Los 10 mejores software de reuniones gratuito para la eficiencia de la oficina

Si bien creo que hay muchas reuniones que cualquiera podría resumir en un correo electrónico, es importante reunirse con sus compañeros de trabajo u otras personas de interés cuando los temas requieren un toque más personal.

Por ejemplo, si necesito respuestas a algunas preguntas sobre un proyecto, es probable que no necesite organizar una reunión completa para obtener esas respuestas; solo puedo chatear, enviar un correo electrónico o hablar con mis colegas. Por otra parte, discutir el futuro estratégico de ese proyecto con mis superiores requeriría una reunión debido al largo hilo de correo electrónico que se produciría de otra manera.

Coordinar reuniones es bastante fácil con el software de planificación de eventos de hoy en día, ya sea que usted sea local o esté disperso en diferentes continentes. Con el software puede evitar confusiones acerca de las horas, las fechas y los lugares de las reuniones, así como el tema de las reuniones en sí. Sin software, tendrás que confiar en su memoria, que no es tan confiable ya que recordamos el 10% de lo que leemos y el 20% de lo que aquí.

Tú y tu equipo pueden usar estas herramientas de reunión para acceder a toda la información que necesitarán para garantizar una reunión efectiva donde todos se lleven algo.

Software de reuniones asequible y gratuito

Para agilizar sus reuniones, he compilado una lista de nueve opciones de software para reuniones que van desde la planificación de reuniones hasta la ejecución y todo lo demás.

Las aplicaciones se eligieron en función de la longitud de la lista de características, las capacidades móviles, su facilidad de uso, sus capacidades de integración y sus precios.

Los umbrales de precios para las aplicaciones debían cumplir al menos uno de estos criterios:

• Libre
• Al menos un nivel "por mes por usuario" que no exceda los $15
• Un nivel con una tarifa mensual de no más de $1,000 por año.

Estas aplicaciones se enumeran en orden alfabético en cada sección:

• Software de programación y planificación.
• software para tomar notas
• Software de videoconferencia

Estas tres secciones se eligieron para exponer lo que necesitará para preparar y llevar a cabo una reunión eficaz.

Software de programación y planificación.

1. Calendario de Google

Google Calendar es completamente gratuito, a menos que esté buscando almacenamiento adicional en la nube y de correo electrónico para grandes empresas que buscan posicionar su marca y centralizar sus operaciones en Google. Afortunadamente, esto no es un problema si no necesita todo el ancho de banda adicional de la edición Business de pago.

Google Calendar es una herramienta de programación personalizable y social. No solo puede enviar invitaciones a reuniones a los participantes, sino que también puede agregar ubicaciones, códigos de color para las reuniones y programar recordatorios para la reunión. Otras características incluyen invitaciones por correo electrónico, uso compartido de calendarios y capacidad para tomar notas en Google Docs. Más sobre eso más adelante.

Google Calendar está disponible en cualquier navegador web importante y se sincroniza con sus aplicaciones nativas de calendario móvil para Android, iOS y Blackberry.

¿Busca soluciones con características comparables? Comience con estas alternativas de Google Calendar.

2. Ir a la reunión

GoToMeeting es la última aplicación de mi lista. GoToMeeting incluye todas las funciones de reunión necesarias, incluida la programación, videoconferencia, toma de notas, grabación de reuniones, toma de notas y funciones de presentación (documentos, hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas).

Esta comodidad tiene un precio. GoToMeeting no cobra por usuario como algunas de las aplicaciones de esta lista, sino que cobra una tarifa mensual fija según el nivel que elija.

La versión de inicio incluye funciones básicas como videoconferencia HD, uso compartido de pantalla y marcación de audio para diez participantes a $ 19 por mes. Pro lo lleva aún más lejos por $ 29 por mes, incluidas todas las funciones de inicio, así como herramientas de dibujo, grabación, aplicaciones móviles y salas de reuniones personales en línea para hasta cincuenta participantes. Finalmente, el nivel Plus ofrece todo lo mencionado anteriormente, así como un directorio de participantes activo para cien participantes a $49 por mes.

GoToMeetings también ofrece una aplicación de planificación de reuniones gratuita que le brinda capacidades para compartir pantalla y conferencias de audio para hasta tres participantes a la vez.

¿Necesita encontrar soluciones de software con características similares? Estas alternativas de GoToMeeting podrían ser lo que estás buscando.

3. Calendario

Calendly es una herramienta de programación de reuniones que lo ayudará a omitir los "correos electrónicos de ida y vuelta".

Esta herramienta se integra con la mayoría de los programas de calendario, incluidos Google Calendar, Outlook y el calendario de iCloud. Lo que diferencia a esta aplicación de la programación estándar en las aplicaciones de calendario son las funciones inteligentes que detectan las diferencias de zona horaria, establecen tiempos intermedios entre reuniones para evitar la superposición y limitan la cantidad de reuniones programadas en un día.

Este programa también es versátil en su integración con otras aplicaciones existentes, como Salesforce, GoToMeeting, Zapier, Slack y MailChimp.

Calendly ofrece una opción gratuita y dos actualizaciones pagas. El nivel gratuito ofrece todas las funciones básicas enumeradas anteriormente, pero carece de la personalización en la marca, las métricas y los informes, y las integraciones de aplicaciones externas con la excepción de las aplicaciones de calendario.

Sus niveles Premium ($ 8 por mes por usuario) y Pro ($ 12 por mes por usuario) ofrecen todas las funciones enumeradas, pero Pro carece de la integración y el soporte de Salesforce que ofrece la versión Premium.

Si desea explorar productos con características similares, estas alternativas de Calendly son un excelente punto de partida.

software para tomar notas

1. Evernote

Evernote es una aplicación colaborativa para tomar notas, que es perfecta para reuniones. Los usuarios pueden copiar información importante durante las reuniones, mientras que los observadores pueden comentar y discutir notas en tiempo real.

Además de la toma de notas, Evernote también incluye funciones de lista de tareas pendientes, incrustación de imágenes, recorte de páginas web y almacenamiento de correos electrónicos directamente en sus notas.

Evernote está disponible de forma gratuita con todas las funciones básicas enumeradas anteriormente, pero la falta de una etiqueta de precio viene con un límite de carga de 60 MB.

Los otros dos niveles (Plus: a $34.99 por año y Premium a $69.99 por año) ofrecen todas las funciones básicas, así como límites de carga más altos, atención al cliente, exploración del historial, integración de PDF y Word y presentaciones de notas. También tienen aplicaciones móviles para teléfonos iOS, Android y Windows.

¿Quiere encontrar soluciones de software con características comparables? Estas alternativas de Evernote pueden ser lo que estás buscando.

2. Documentos de Google

Es útil tener un sistema perfecto que viene con el uso de aplicaciones del mismo proveedor. No hay problemas de compatibilidad. Es por eso que personalmente uso Google Docs para la mayor parte de mis notas.

Cuando estaba entrenando para convertirme en un especialista en tecnología para Apple, estaba tomando notas furiosamente mientras estaba en entrenamiento, mientras agregaba imágenes y otras ayudas al texto usando las capacidades de búsqueda de la aplicación. Es útil tener el motor de búsqueda más grande del mundo como su aplicación de notas.

Google Docs no es solo un software para tomar notas. Es un procesador de textos completo, pero las características sociales que vienen con el uso de las aplicaciones de Google Suite lo convierten en una alternativa comparable a los programas tradicionales para tomar notas, como Evernote. La mejor parte de Google Docs es el precio gratuito, siempre que no necesite toneladas de espacio para miles de documentos o archivos grandes.

Sin embargo, si sus reuniones usan muchas presentaciones grandes y videos que requieren mucho almacenamiento, una cuenta paga es la mejor opción.

También ayuda que esta aplicación sea igual de fácil de usar en formato de aplicación móvil en iOS y Android.

¿Quiere explorar soluciones de software con características similares? Estas alternativas de Google Docs son un buen lugar para comenzar.

3. Cuaderno de Zoho

Zoho Notebook es una aplicación única para tomar notas.

Fue creado específicamente para teléfonos móviles con Android e iOS (aunque han lanzado una versión de escritorio para Mac). Zoho Notebook no solo toma notas, sino que también tiene tarjetas preformateadas para listas de tareas pendientes e incluso tiene una excelente función de notas de audio. Esta característica es perfecta para planificar y realizar reuniones cuando sus manos pueden estar ocupadas con otras tareas.

Zoho Notebook organiza todas sus notas en pilas de tarjetas de notas basadas en asuntos y temas personalizados. Esto hace que encontrar notas para reuniones específicas sea mucho más fácil de encontrar, en lugar de largas listas de documentos.

La mejor parte de Zoho Notebook es su precio gratuito en las tiendas de aplicaciones de Android, iOS, Windows y Mac.

¿Interesado en productos con características similares? Estas alternativas de Zoho Notebook podrían ser lo que está buscando.

4. Todoista

Este software gratuito para reuniones es una de mis aplicaciones favoritas.

Como alguien que tiene problemas para mantenerse organizado, ya sea que esté en una reunión o en mi escritorio, Todoist ha sido de gran ayuda para mí (¡y también para otras personas en Capterra!). Esta aplicación es perfecta para mantener las reuniones organizadas y para detallar información procesable después de una reunión específica.

Con ToDoist puede configurar recordatorios y programar tareas para realizar antes, durante y después de las reuniones para que nunca se pierda ninguna solicitud importante. Uso Todoist para programar las tareas que me da mi editor en las reuniones, así como los proyectos personales que quiero completar de manera oportuna y ese recordatorio adicional marca la diferencia.

Mi característica favorita de esta aplicación es lo fácil que es usarla en dispositivos móviles. Todo lo que hago en mi escritorio se refleja automáticamente en mi teléfono inteligente a través de la nube. Esto hace que configurar tareas sobre la marcha sea muy conveniente, especialmente si no tengo acceso a mi computadora en ese momento.

Todoist tiene tres niveles: gratis, premium y comercial.

Uso la opción gratuita, que me permite programar tareas, realizar un seguimiento de la finalización, priorizar tareas y establecer recordatorios. Sin embargo, hay un límite. La opción gratuita solo le permite programar ochenta proyectos a la vez e invitar solo a cinco personas por proyecto.

El siguiente nivel, Todoist Premium, también está más orientado a individuos que a equipos completos, pero aumenta el límite de proyectos activos a doscientos y el número de personas por proyecto a veinticinco. Algunos beneficios adicionales de premium incluyen recordatorios basados ​​en la ubicación, copias de seguridad automáticas de su lista de tareas pendientes y carga de archivos. Todo esto está disponible por $28.99 al año.

Finalmente, Todoist Business está hecho para un equipo, lo que significa que todas las funciones disponibles de Premium se expanden junto con algunas funciones diferentes. Todoist mantiene el límite de proyectos activos en doscientos, pero aumenta el número de personas por proyecto a cincuenta.

El nivel Business también incluye administración de equipos, facturas, soporte de software prioritario y seguimiento de inicio de sesión. Esta opción es más adecuada para equipos grandes, mientras que los equipos más pequeños de diez o quince o menos pueden salirse con la suya usando la opción Premium. Todoist Business tiene un precio de $28.99 por usuario por año.

Todoist está disponible en Windows, Mac, Android e iOS.

¿Quieres encontrar productos con características similares? Estas alternativas de Todoist son un buen lugar para comenzar.

Software de videoconferencia

1. Google Hangouts

Google Hangouts es el último de los productos de Google Suite en esta lista. La mejor parte de usar Google Hangouts es su estabilidad. Debido a su tiempo de actividad del 99%, rara vez tendrá que preocuparse por la falta de acceso a su software. Google Hangouts Meet incluye sus funciones estándar de chat de video grupal, como chat en vivo y transferencias de archivos, pero también incluye presentaciones de documentos y hojas de cálculo.

Google Hangouts no tiene una opción gratuita, a diferencia de sus otros productos de Suite. Su opción básica para Hangouts Meet comienza en $5 por usuario por mes. A este precio, los usuarios obtienen 30 GB de almacenamiento en la nube, controles de seguridad y administración, y soporte las 24 horas, los 7 días de la semana.

El nivel Business incluye todas estas funciones, pero aumenta su almacenamiento en la nube a ilimitado y agrega funciones de archivo, informes de actividad del usuario e integración en programas de correo electrónico como Outlook.

¿Busca soluciones con características comparables? Estas alternativas de Google Hangouts pueden ser lo que necesitas.

2. Skype Empresarial

Skype es el nombre más importante en aplicaciones de chat de video, en gran parte debido a la calidad de su producto (aunque también vale la pena buscar alternativas de Skype).

Skype es gratuito para usuarios individuales y si sus reuniones consisten en usted y solo otro cliente o compañero de trabajo, entonces no hay necesidad de actualizar. Sin embargo, una vez que sus reuniones de video crucen el umbral de las reuniones grupales, deberá actualizar a Skype Empresarial.

Dado que Skype for Business es propiedad de Microsoft, ofrece la solución incluida con todas las aplicaciones de Office 365, como Word, Excel y PowerPoint. Estas herramientas también son útiles cuando se realizan reuniones como ayudas visuales a través de la pantalla compartida.

La función más impresionante de Skype for Business es la función de "Transmisión de reuniones", que permite reuniones masivas en línea de hasta diez mil personas. Eso significa que este software para reuniones no solo es una herramienta efectiva para videoconferencias, sino que también tiene el potencial de funcionar como una aplicación de transmisión de eventos.

El precio se basa en las tarifas de Office 365, que incluyen: Plan en línea 2 (solo la aplicación Skype Empresarial) por $5.50/por usuario/mes con compromiso anual, Office 365 Business Essentials (Skype Empresarial más las versiones en línea de las aplicaciones de Office) por $5 por usuario por mes con compromiso anual y Office 365 Business Premium (Skype for Business y todas las aplicaciones de Office) por $12.50 por usuario por mes.

Skype Empresarial está disponible para teléfonos Windows, Mac, iOS, Android, Blackberry y Windows.

3. Holgura

Slack es una poderosa herramienta de chat que hace más que solo enviar mensajes. El sistema organizativo de Slack te permite crear grupos separados destinados a tareas y equipos específicos. Estos grupos son perfectos para planificar reuniones con compañeros de trabajo o para organizar sesiones de chat durante una videoconferencia.

Slack tiene tres niveles de precios. La primera es su opción para equipos nuevos en Slack, que ofrecen de forma gratuita. Ellos archivarán hasta diez mil mensajes bajo el plan gratuito y ofrecerán videollamadas/llamadas de voz para uso individual.

Su siguiente opción es el nivel Estándar a $6 por mes por usuario activo. este plan viene con un archivo ilimitado, integración ilimitada de aplicaciones y llamadas grupales de video y voz.

El último plan, Plus, ofrece todo lo del plan Estándar junto con soporte de software 24/7, almacenamiento de archivos de 20 GB por miembro del equipo, 99% de tiempo de actividad garantizado y exportación completa de archivos de mensajes. Además cuesta $12.50 por mes por usuario.

Slack está disponible para Windows, Mac, Android e iOS.

¿Tienes curiosidad por un software similar? Consulte estas alternativas de Slack para productos con características comparables.

Otros recursos de planificación de reuniones y gestión de eventos

Capterra no solo le proporciona listas de software recomendados, sino que también proporciona una gran cantidad de contenido procesable para la planificación de reuniones y eventos en nuestro blog de gestión de eventos. Aquí hay algunos otros recursos que lo ayudarán con ambos:

• 5 consejos para planificar la reunión virtual definitiva
• La guía definitiva sobre cómo iniciar su negocio de planificación de eventos
• 4 herramientas de videoconferencia de código abierto para pequeñas empresas
• Los 10 mejores libros que todo administrador de eventos debería leer

¿Hay alguna otra aplicación de planificación de reuniones que creas que debería haber estado en esta lista? O debe ser eliminado?

¿Cuál es el aspecto más importante de la planificación de reuniones? ¿Hay algún secreto para la planificación de reuniones que se pasa por alto constantemente? ¡Déjame saber tus pensamientos en la sección de comentarios a continuación!