提高辦公效率的 10 款最佳免費會議軟件

雖然我認為任何人都可以在電子郵件中總結很多會議，但當主題需要更多個人風格時，與你的同事或其他感興趣的人會面很重要。

例如，如果我需要回答有關項目的幾個問題，我可能不需要組織整個會議來獲得這些答案——我可以與同事聊天、發送電子郵件或交談。 再說一次，與我的上級討論該項目的戰略未來將需要開會，因為否則會出現很長的電子郵件線程。

使用當今的活動策劃軟件協調會議相當容易，無論您是本地人還是分散在不同的大陸。 使用軟件，您可以避免混淆會議的時間、日期和地點，以及會議本身的主題。 如果沒有軟件，您將不得不依賴他們的記憶力，這並不是那麼可靠，因為我們記住了我們閱讀的 10% 的內容和我們這裡的 20% 的內容。

您和您的團隊可以使用這些會議工具來訪問他們需要的所有信息，以確保召開有效的會議，每個人都隨身攜帶一些東西

經濟實惠的免費會議軟件

為了簡化您的會議，我編制了一個包含九個會議軟件選項的列表，從會議計劃一直到執行以及介於兩者之間的所有內容。

應用程序的選擇基於功能列表的長度、移動功能、易用性、集成能力和價格。

應用程序的價格門檻必須至少滿足以下標準之一：

• 自由的
• 至少一個“每個用戶每月”等級不超過 15 美元
• 一層，月費每年不超過 1,000 美元。

這些應用程序在每個部分下按字母順序列出：

• 調度和計劃軟件
• 筆記軟件
• 視頻會議軟件

選擇這三個部分是為了列出準備和執行有效會議所需的內容。

調度和計劃軟件

1.谷歌日曆

Google 日曆是完全免費的，除非您正在為希望在 Google 上打造品牌並集中運營的大型企業尋找額外的雲和電子郵件存儲空間。 幸運的是，如果您不需要付費商業版的所有額外帶寬，這不是問題。

Google 日曆是一種可定制的社交日程安排工具。 您不僅可以向參與者發送會議邀請，還可以添加會議地點、顏色代碼以及安排會議提醒。 其他功能包括電子郵件邀請、日曆共享和 Google Docs 中的筆記功能。 稍後再談。

Google 日曆可在任何主要的網絡瀏覽器上使用，並與您的 Android、iOS 和黑莓本機移動日曆應用程序同步。

正在尋找具有類似功能的解決方案？ 從這些 Google 日曆替代品開始。

2.轉到會議

GoToMeeting 是我列表中的最後一個應用程序。 GoToMeeting 包括所有必要的會議功能，包括日程安排、視頻會議、筆記、會議記錄、筆記和演示功能（文檔、電子表格和幻燈片）。

這種便利是有代價的。 GoToMeeting 不像此列表中的某些應用程序那樣按用戶收費，而是根據您選擇的層級收取固定的月費。

入門版包括高清視頻會議、屏幕共享和音頻撥入等基本功能，可供 10 名參與者使用，每月 19 美元。 Pro 更進一步，每月 29 美元，包括所有 Starter 功能以及繪圖工具、錄音、移動應用程序和最多可容納 50 名參與者的個人在線會議室。 最後，Plus 層提供上面列出的所有內容，以及 100 名參與者的活躍參與者目錄，每月 49 美元。

GoToMeetings 還提供免費的會議計劃應用程序，為您提供屏幕共享功能和一次最多三個參與者的音頻會議。

需要尋找具有類似功能的軟件解決方案？ 這些 GoToMeeting 替代方案可能正是您所尋找的。

3.日曆

Calendly 是一個會議安排工具，可幫助您跳過“來回發送電子郵件”。

該工具與大多數日曆程序集成，包括 Google 日曆、Outlook 和 iCloud 日曆。 該應用程序與日曆應用程序的標準日程安排不同之處在於其智能功能可檢測時區差異，設置會議之間的緩衝時間以防止重疊，並限制一天中安排的會議數量。

該程序在與其他現有應用程序（如 Salesforce、GoToMeeting、Zapier、Slack 和 MailChimp）的集成方面也很通用。

Calendly 提供免費選項以及兩次付費升級。 免費層提供上面列出的所有基本功能，但缺乏品牌、指標和報告的自定義，以及除日曆應用程序之外的外部應用程序集成。

他們的高級版（每位用戶每月 8 美元）和專業版（每位用戶每月 12 美元）提供所有列出的功能，但 Pro 缺乏高級版提供的 Salesforce 集成和支持。

如果您想探索具有類似功能的產品，這些 Calendly 替代品是一個很好的起點。

筆記軟件

1.印象筆記

Evernote 是一款協作式筆記應用程序，非常適合開會。 用戶可以在會議期間複製重要信息，而觀察員可以實時評論和討論筆記。

除了記筆記，Evernote 還包括待辦事項列表功能、圖像嵌入、網頁剪輯以及將電子郵件直接保存到筆記中。

Evernote 可免費使用，具有上面列出的所有基本功能，但沒有價格標籤，上傳限制為 60 MB。

其他兩個層級（Plus：每年 34.99 美元，Premium 每年 69.99 美元）提供所有基本功能以及更高的上傳限制、客戶支持、歷史瀏覽、PDF 和 Word 集成以及註釋演示。 他們還有適用於 iOS、Android 和 Windows 手機的移動應用程序。

想找到具有類似功能的軟件解決方案嗎？ 這些 Evernote 替代品可能正是您正在尋找的。

2.谷歌文檔

它有助於擁有一個無縫系統，使用來自同一提供商的所有應用程序。 不存在兼容性問題。 這就是為什麼我個人在大部分筆記中都使用 Google Docs。

當我接受培訓以成為 Apple 的技術專家時，我在培訓期間瘋狂地記筆記，同時使用應用程序的搜索功能在文本中添加視覺效果和其他輔助工具。 擁有世界上最大的搜索引擎作為您的筆記應用程序會有所幫助。

Google Docs 不僅僅是筆記軟件。 它是一個成熟的文字處理器，但使用 Google Suite 應用程序附帶的社交功能使其成為傳統筆記程序（如 Evernote）的可比替代品。 Google Docs 最好的部分是免費的價格標籤，只要您不需要大量空間來存儲數千個文檔或大文件。

但是，如果您的會議使用大量需要大量存儲空間的大型演示文稿和視頻，則付費帳戶是更好的選擇。

這也有助於此應用程序在 iOS 和 Android 上以移動應用程序格式易於使用。

想探索具有類似功能的軟件解決方案嗎？ 這些 Google Docs 替代品是一個很好的起點。

3. Zoho筆記本

Zoho Notebook 是一款獨特的筆記應用。

它是專門為 Android 和 iOS 手機構建的（儘管他們已經發布了 Mac 的桌面版本）。 Zoho Notebook 不僅可以做筆記，而且還有預先格式化的待辦事項卡片，甚至還有很酷的音頻筆記功能。 當您的雙手可能忙於其他任務時，此功​​能非常適合計劃和召開會議。

Zoho Notebook 根據自定義主題和主題將您的所有筆記組織到筆記卡堆棧中。 這使得查找特定會議的筆記更容易找到，而不是冗長的文檔列表。

Zoho Notebook 最好的部分是它在 Android、iOS、Windows 和 Mac 應用商店上的免費價格標籤。

對具有類似功能的產品感興趣？ 這些 Zoho Notebook 替代品可能正是您想要的。

4. Todoist

這個免費的會議軟件是我個人最喜歡的應用程序。

作為一個難以保持井井有條的人，無論我是在開會還是在辦公桌前，Todoist 對我來說都是巨大的幫助（對 Capterra 的其他人也是如此！）。 此應用程序非常適合保持會議井井有條，以及在特定會議後逐項列出可操作的信息。

使用 ToDoist，您可以設置提醒並安排要在會議之前、期間和之後完成的任務，這樣您就不會錯過任何重要的請求。 我使用 Todoist 來安排我的編輯在會議中給我的任何任務以及我想及時完成的個人項目，而額外的提醒會讓一切變得不同。

這個應用程序我最喜歡的功能是它在移動設備上使用起來非常容易。 我在桌面上所做的一切都會通過云自動反映在我的智能手機上。 這使得在旅途中設置任務非常方便，特別是如果我當時無法訪問我的計算機。

Todoist 分為三層：免費、高級和商業。

我使用免費選項，它允許我安排任務、跟踪完成情況、確定任務的優先級和設置提醒。 但是，有一個限制。 免費選項僅允許您一次安排 80 個項目，並且每個項目僅邀請 5 人。

下一層，Todoist Premium，也更適合個人而不是整個團隊，但將活動項目限制增加到 200 人，每個項目的人數增加到 25 人。 高級版的一些額外好處包括基於位置的提醒、待辦事項列表的自動備份和文件上傳。 所有這些的費用為每年 28.99 美元。

最後，Todoist Business 是為團隊打造的，這意味著 Premium 的所有可用功能都得到了擴展以及一些不同的功能。 Todoist 將活動項目限制保持在 200 人，但將每個項目的人數增加到 50 人。

業務層還包括團隊管理、發票、優先軟件支持和登錄跟踪。 此選項更適合大型團隊，而 10 人或 15 人或更少的小型團隊可以使用高級選項。 Todoist Business 的價格為每位用戶每年 28.99 美元。

Todoist 可在 Windows、Mac、Android 和 iOS 上使用。

想找到具有相似功能的產品嗎？ 這些 Todoist 替代品是一個很好的起點。

視頻會議軟件

1. 谷歌環聊

Google Hangouts 是此列表中的最後一個 Google Suite 產品。 使用 Google Hangouts 最好的部分是它的穩定性。 由於其 99% 的正常運行時間，您很少會擔心無法訪問他們的軟件。 Google Hangouts Meet 包括您的標準群組視頻聊天功能，例如實時聊天和文件傳輸，還包括文檔和電子表格演示文稿。

與其他套件產品不同，Google Hangouts 沒有免費選項。 他們的 Hangouts Meet 基本選項起價為每位用戶每月 5 美元。 在這個價位上，用戶可以獲得 30 GB 的雲存儲、安全和管理控制以及 24/7 支持。

業務層包括所有這些功能，但將您的雲存儲增加到無限，並添加了存檔功能、用戶活動報告以及與 Outlook 等電子郵件程序的集成。

正在尋找具有類似功能的解決方案？ 這些 Google Hangouts 替代品可能正是您所需要的。

2. 商務版Skype

Skype 是視頻聊天應用程序中的佼佼者，主要是因為它們的產品質量（儘管也值得關注 Skype 的替代品）。

Skype 對個人用戶免費，如果您的會議由您和其他一位客戶或同事組成，則無需升級。 但是，一旦您的視頻會議跨入群組會議的門檻，您將不得不升級到 Skype for Business。

由於 Skype for Business 歸 Microsoft 所有，因此它提供與所有 Office 365 應用程序（例如 Word、Excel 和 PowerPoint）捆綁在一起的解決方案。 這些工具在通過屏幕共享作為視覺輔助進行會議時也很有幫助。

Skype for Business 最令人印象深刻的功能是“會議廣播”功能，它允許多達一萬人的大規模在線聚會。 這意味著這款會議軟件不僅是一款有效的視頻會議工具，而且還具有兼作活動直播應用的潛力。

定價基於 Office 365 費率，其中包括：在線計劃 2（僅 Skype for Business 應用程序），每位用戶每月 5.50 美元，有年度承諾；Office 365 Business Essentials（Skype for Business 加上 Office 應用程序的在線版本），5 美元每位用戶每月按年付費，Office 365 商業高級版（Skype for Business 和所有 Office 應用程序）每位用戶每月 12.50 美元。

Skype for Business 適用於 Windows、Mac、iOS、Android、Blackberry 和 Windows 手機。

3. 鬆弛

Slack 是一個功能強大的聊天工具，它不僅可以發送消息。 Slack 的組織系統允許您為特定任務和團隊創建單獨的組。 這些組非常適合計劃與同事的會議或在視頻會議期間主持聊天會話。

Slack 具有三個定價層。 第一個是他們為新加入 Slack 的團隊提供的選項，他們免費提供。 他們將根據免費計劃歸檔多達一萬條消息，並提供一對一使用的視頻/語音通話。

他們的下一個選擇是標準層，每位活躍用戶每月 6 美元。 此計劃附帶無限存檔、無限應用程序集成以及群組視頻和語音通話。

最後一個計劃 Plus 提供標準計劃中的所有內容以及 24/7 軟件支持、每位團隊成員 20 GB 的文件存儲、99% 的正常運行時間保證以及完整的消息存檔導出。 Plus 每位用戶每月收費 12.50 美元。

Slack 適用於 Windows、Mac、Android 和 iOS。

對類似的軟件感到好奇？ 查看具有類似功能的產品的這些 Slack 替代品。

其他會議策劃和活動管理資源

Capterra 不僅為您提供推薦的軟件列表，而且我們還在我們的活動管理博客上為會議和活動策劃提供了大量可操作的內容。 以下是一些其他資源，可以幫助您解決這兩個問題：

• 規劃終極虛擬會議的 5 個技巧
• 如何開始您的活動策劃業務的終極指南
• 4 種適用於小型企業的開源視頻會議工具
• 每個活動經理都應該閱讀的 10 本書

您認為是否還有其他會議計劃應用程序應該列入此列表？ 還是應該刪除？

會議策劃最重要的方面是什麼？ 會議計劃是否有任何秘訣一直被遺漏？ 在下面的評論部分讓我知道你的想法！