Die 10 besten kostenlosen Meeting-Software für die Effizienz im Büro

Obwohl ich denke, dass es viele Meetings gibt, die jeder in einer E-Mail zusammenfassen könnte, ist es wichtig, sich mit Ihren Kollegen oder anderen Interessenten zu treffen, wenn Themen eine persönlichere Note erfordern.

Wenn ich beispielsweise Antworten auf ein paar Fragen zu einem Projekt benötige, muss ich wahrscheinlich kein ganzes Meeting organisieren, um diese Antworten zu erhalten – ich kann einfach mit meinen Kollegen chatten, eine E-Mail senden oder mit ihnen sprechen. Andererseits würde die Erörterung der strategischen Zukunft dieses Projekts mit meinen Vorgesetzten aufgrund des langen E-Mail-Threads, der sich sonst ergeben würde, ein Treffen erfordern.

Die Koordination von Meetings ist mit der heutigen Veranstaltungsplanungssoftware ziemlich einfach, egal ob Sie alle vor Ort sind oder auf verschiedenen Kontinenten verstreut sind. Mit Software können Sie Verwirrung über Zeiten, Daten und Orte von Meetings sowie über die Themen der Meetings selbst vermeiden. Ohne Software müssen Sie sich auf ihr Gedächtnis verlassen, das nicht so zuverlässig ist, da wir uns an 10 % dessen erinnern, was wir lesen, und an 20 % dessen, was wir hier lesen.

Sie und Ihr Team können diese Meeting-Tools verwenden, um auf alle Informationen zuzugreifen, die sie benötigen, um ein effektives Meeting zu gewährleisten, bei dem jeder etwas mitnimmt

Erschwingliche und kostenlose Meeting-Software

Um Ihre Meetings zu optimieren, habe ich eine Liste mit neun Meeting-Softwareoptionen zusammengestellt, die von der Meeting-Planung bis zur Durchführung und allem dazwischen reichen.

Die Apps wurden basierend auf der Länge der Funktionsliste, den mobilen Fähigkeiten, ihrer Benutzerfreundlichkeit, ihren Integrationsmöglichkeiten und ihren Preisen ausgewählt.

Preisschwellen für Apps mussten mindestens eines dieser Kriterien erfüllen:

• Frei
• Mindestens eine „pro Monat pro Benutzer“-Stufe, die 15 $ nicht übersteigt
• Eine Stufe mit einer monatlichen Gebühr von nicht mehr als 1.000 $ pro Jahr.

Diese Apps sind unter jedem Abschnitt in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt:

• Planungs- und Planungssoftware
• Notizsoftware
• Software für Videokonferenzen

Diese drei Abschnitte wurden ausgewählt, um darzulegen, was Sie für die Vorbereitung und Durchführung eines effektiven Meetings benötigen.

Planungs- und Planungssoftware

1. Google Kalender

Google Kalender ist völlig kostenlos, es sei denn, Sie suchen nach zusätzlichem Cloud- und E-Mail-Speicher für große Unternehmen, die ihre Abläufe auf Google brandmarken und zentralisieren möchten. Glücklicherweise ist dies kein Problem, wenn Sie nicht die gesamte zusätzliche Bandbreite der kostenpflichtigen Business-Edition benötigen.

Google Kalender ist ein anpassbares und soziales Planungstool. Sie können nicht nur Meeting-Einladungen an Teilnehmer senden, sondern auch Orte und Farbcodes für Meetings hinzufügen und Erinnerungen für das Meeting planen. Weitere Funktionen sind E-Mail-Einladungen, Kalenderfreigabe und Notizfunktionen in Google Docs. Dazu später mehr.

Google Kalender ist in jedem gängigen Webbrowser verfügbar und synchronisiert sich mit Ihren nativen mobilen Kalender-Apps für Android, iOS und Blackberry.

Suchen Sie nach Lösungen mit vergleichbaren Funktionen? Beginnen Sie mit diesen Google Kalender-Alternativen.

2. GoToMeeting

GoToMeeting ist die letzte App auf meiner Liste. GoToMeeting enthält alle erforderlichen Meeting-Funktionen, einschließlich Planung, Videokonferenzen, Notizen, Meeting-Aufzeichnung, Notizen und Präsentationsfunktionen (Dokumente, Tabellenkalkulationen und Diashows).

Dieser Komfort hat seinen Preis. GoToMeeting berechnet nicht pro Benutzer wie einige der Apps auf dieser Liste, sondern berechnet eine monatliche Pauschalgebühr basierend auf der von Ihnen gewählten Stufe.

Die Starter-Version enthält grundlegende Funktionen wie HD-Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe und Audio-Einwahl für zehn Teilnehmer für 19 US-Dollar pro Monat. Pro geht sogar noch weiter für 29 US-Dollar pro Monat, einschließlich aller Starter-Funktionen sowie Zeichenwerkzeuge, Aufzeichnung, mobile Apps und persönliche Online-Meeting-Räume für bis zu fünfzig Teilnehmer. Schließlich bietet die Plus-Stufe alles, was oben aufgeführt ist, sowie ein aktives Teilnehmerverzeichnis für hundert Teilnehmer für 49 $ pro Monat.

GoToMeetings bietet auch eine kostenlose Meeting-Planungs-App, die Ihnen Bildschirmfreigabefunktionen und Audiokonferenzen für bis zu drei Teilnehmer gleichzeitig bietet.

Müssen Sie Softwarelösungen mit ähnlichen Funktionen finden? Diese GoToMeeting-Alternativen könnten genau das sein, wonach Sie suchen.

3. Kalender

Calendly ist ein Meeting-Planungstool, mit dem Sie das „Hin- und Her-E-Mails“ überspringen können.

Dieses Tool lässt sich in die meisten Kalenderprogramme integrieren, einschließlich Google Kalender, Outlook und iCloud-Kalender. Was diese App von der Standardplanung in Kalender-Apps unterscheidet, sind die intelligenten Funktionen, die Zeitzonenunterschiede erkennen, Pufferzeiten zwischen Besprechungen festlegen, um Überschneidungen zu vermeiden, und die Anzahl der an einem Tag geplanten Besprechungen begrenzen.

Dieses Programm ist auch vielseitig in seiner Integration mit anderen bestehenden Apps wie Salesforce, GoToMeeting, Zapier, Slack und MailChimp.

Calendly bietet eine kostenlose Option sowie zwei kostenpflichtige Upgrades. Die kostenlose Stufe bietet alle oben aufgeführten grundlegenden Funktionen, es fehlen jedoch die Anpassung von Branding, Metriken und Berichten sowie die externen App-Integrationen mit Ausnahme von Kalender-Apps.

Ihre Premium- (8 USD pro Monat und Benutzer) und Pro-Stufen (12 USD pro Monat und Benutzer) bieten alle aufgeführten Funktionen, aber Pro fehlt die Salesforce-Integration und -Unterstützung, die die Premium-Version bietet.

Wenn Sie Produkte mit ähnlichen Funktionen erkunden möchten, sind diese Calendly-Alternativen ein guter Ausgangspunkt.

Notizsoftware

1. Evernote

Evernote ist eine kollaborative Notizen-App, die sich perfekt für Meetings eignet. Benutzer können während Meetings wichtige Informationen aufschreiben, während Beobachter Notizen in Echtzeit kommentieren und diskutieren können.

Neben Notizen enthält Evernote auch To-Do-Listen-Funktionen, Bildeinbettung, Webseiten-Ausschnitt und das direkte Speichern von E-Mails in Ihren Notizen.

Evernote ist mit allen oben aufgeführten Grundfunktionen kostenlos erhältlich, aber das Fehlen eines Preisschilds ist mit einem Upload-Limit von 60 MB verbunden.

Die anderen beiden Stufen (Plus: für 34,99 $ pro Jahr und Premium für 69,99 $ pro Jahr) bieten alle Basisfunktionen sowie höhere Upload-Limits, Kundensupport, Durchsuchen des Verlaufs, PDF- und Word-Integration und Notizenpräsentationen. Sie haben auch mobile Apps für iOS-, Android- und Windows-Telefone.

Möchten Sie Softwarelösungen mit vergleichbaren Funktionen finden? Diese Evernote-Alternativen könnten das sein, wonach Sie suchen.

2. Google-Dokumente

Es hilft, ein nahtloses System zu haben, das mit der Verwendung von Apps alle vom selben Anbieter geliefert wird. Es gibt keine Kompatibilitätsprobleme. Aus diesem Grund verwende ich persönlich Google Docs für die meisten meiner Notizen.

Als ich bei Apple zum Tech-Spezialisten ausgebildet wurde, habe ich während der Ausbildung wie wild Notizen gemacht, während ich mithilfe der Suchfunktionen der App Bilder und andere Hilfsmittel in den Text eingefügt habe. Es hilft, die größte Suchmaschine der Welt als Notizen-App zu haben.

Google Docs ist nicht nur eine Notizensoftware. Es ist ein vollwertiges Textverarbeitungsprogramm, aber die sozialen Funktionen, die mit der Verwendung von Google Suite-Apps einhergehen, machen es zu einer vergleichbaren Alternative zu herkömmlichen Notizprogrammen wie Evernote. Das Beste an Google Docs ist der kostenlose Preis, solange Sie nicht viel Platz für Tausende von Dokumenten oder große Dateien benötigen.

Wenn Ihre Meetings jedoch viele große Präsentationen und Videos verwenden, die viel Speicherplatz benötigen, ist ein kostenpflichtiges Konto der bessere Weg.

Es hilft auch, dass diese App im mobilen App-Format auf iOS und Android genauso einfach zu verwenden ist.

Möchten Sie Softwarelösungen mit ähnlichen Funktionen erkunden? Diese Google Docs-Alternativen sind ein guter Ausgangspunkt.

3. Zoho-Notebook

Zoho Notebook ist eine einzigartige Notiz-App.

Es wurde speziell für Android- und iOS-Mobiltelefone entwickelt (obwohl sie eine Desktop-Version für Mac veröffentlicht haben). Zoho Notebook macht nicht nur Notizen, sondern hat auch vorformatierte Karten für Aufgabenlisten und sogar eine coole Funktion für Audionotizen. Diese Funktion eignet sich perfekt für die Planung und Durchführung von Meetings, wenn Ihre Hände mit anderen Aufgaben beschäftigt sind.

Zoho Notebook organisiert alle Ihre Notizen in Notizkartenstapeln basierend auf benutzerdefinierten Themen und Themen. Dies macht das Auffinden von Notizen für bestimmte Besprechungen viel einfacher als lange Dokumentenlisten.

Das Beste an Zoho Notebook ist der kostenlose Preis in den App-Stores für Android, iOS, Windows und Mac.

Interessiert an Produkten mit ähnlichen Eigenschaften? Diese Zoho Notebook-Alternativen könnten genau das sein, wonach Sie suchen.

4. Todoist

Diese kostenlose Meeting-Software ist eine meiner persönlichen Lieblings-Apps.

Als jemand, der Probleme hat, organisiert zu bleiben, egal ob ich in einem Meeting oder an meinem Schreibtisch bin, war Todoist eine große Hilfe für mich (und auch für andere Leute bei Capterra!). Diese App eignet sich perfekt, um Besprechungen zu organisieren und umsetzbare Informationen nach einer bestimmten Besprechung aufzulisten.

Mit ToDoist können Sie Erinnerungen festlegen und Aufgaben planen, die vor, während und nach Besprechungen zu erledigen sind, damit Sie keine wichtigen Anfragen verpassen. Ich verwende Todoist, um alle Aufgaben zu planen, die mir mein Redakteur in Meetings gibt, sowie persönliche Projekte, die ich rechtzeitig abschließen möchte, und diese zusätzliche Erinnerung macht den Unterschied.

Meine Lieblingsfunktion dieser App ist, wie einfach sie auf dem Handy zu verwenden ist. Alles, was ich auf meinem Desktop mache, spiegelt sich automatisch über die Cloud auf meinem Smartphone wider. Das macht das Einstellen von Aufgaben unterwegs sehr bequem, besonders wenn ich gerade keinen Zugriff auf meinen Computer habe.

Todoist hat drei Stufen: kostenlos, Premium und Business.

Ich verwende die kostenlose Option, mit der ich Aufgaben planen, den Abschluss verfolgen, Aufgaben priorisieren und Erinnerungen festlegen kann. Allerdings gibt es eine Grenze. Mit der kostenlosen Option können Sie nur achtzig Projekte gleichzeitig planen und nur fünf Personen pro Projekt einladen.

Die nächste Stufe, Todoist Premium, richtet sich ebenfalls eher an Einzelpersonen als an ganze Teams, erhöht jedoch das Limit für aktive Projekte auf zweihundert und die Anzahl der Personen pro Projekt auf fünfundzwanzig. Einige zusätzliche Premium-Vorteile umfassen standortbasierte Erinnerungen, automatische Sicherungen Ihrer To-do-Liste und Datei-Uploads. All dies ist für 28,99 $ pro Jahr erhältlich.

Schließlich ist Todoist Business für ein Team gemacht, was bedeutet, dass alle verfügbaren Funktionen von Premium zusammen mit einigen anderen Funktionen erweitert werden. Todoist hält das aktive Projektlimit bei zweihundert, erhöht aber die Anzahl der Personen pro Projekt auf fünfzig.

Die Business-Stufe umfasst auch Teammanagement, Rechnungen, vorrangigen Softwaresupport und Anmeldeverfolgung. Diese Option eignet sich eher für große Teams, während kleinere Teams mit zehn oder fünfzehn oder weniger mit der Premium-Option davonkommen. Todoist Business kostet 28,99 $ pro Benutzer und Jahr.

Todoist ist für Windows, Mac, Android und iOS verfügbar.

Möchten Sie Produkte mit ähnlichen Funktionen finden? Diese Todoist-Alternativen sind ein guter Ausgangspunkt.

Software für Videokonferenzen

1. Google-Hangouts

Google Hangouts ist das letzte der Google Suite-Produkte auf dieser Liste. Das Beste an der Verwendung von Google Hangouts ist seine Stabilität. Aufgrund der Verfügbarkeit von 99 % müssen Sie sich selten, wenn überhaupt, Sorgen über mangelnden Zugriff auf ihre Software machen. Google Hangouts Meet enthält Ihre Standard-Gruppen-Video-Chat-Funktionen wie Live-Chat und Dateiübertragungen, aber auch Dokument- und Tabellenpräsentationen.

Google Hangouts hat im Gegensatz zu den anderen Suite-Produkten keine kostenlose Option. Ihre Basisoption für Hangouts Meet beginnt bei 5 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Zu diesem Preis erhalten Benutzer 30 GB Cloud-Speicher, Sicherheits- und Verwaltungskontrollen und Support rund um die Uhr.

Die Business-Stufe umfasst alle diese Funktionen, erhöht jedoch Ihren Cloud-Speicher auf unbegrenzt und fügt Archivierungsfunktionen, Benutzeraktivitätsberichte und die Integration in E-Mail-Programme wie Outlook hinzu.

Suchen Sie nach Lösungen mit vergleichbaren Funktionen? Diese Google Hangouts-Alternativen könnten das sein, was Sie brauchen.

2. Skype für Unternehmen

Skype ist der größte Name bei Video-Chat-Apps, vor allem wegen ihrer Produktqualität (obwohl es sich lohnt, sich auch Skype-Alternativen anzusehen).

Skype ist für einzelne Benutzer kostenlos, und wenn Ihre Meetings aus Ihnen und nur einem anderen Kunden oder Kollegen bestehen, ist kein Upgrade erforderlich. Sobald Ihre Videokonferenzen jedoch die Schwelle zu Gruppenkonferenzen überschreiten, müssen Sie auf Skype for Business upgraden.

Da Skype for Business im Besitz von Microsoft ist, bietet es die Lösung gebündelt mit allen Office 365-Apps wie Word, Excel und PowerPoint an. Auch bei der Durchführung von Meetings sind diese Tools als visuelle Hilfsmittel via Screenshare hilfreich.

Die beeindruckendste Funktion von Skype for Business ist die Funktion „Meetings Broadcast“, die Online-Massenversammlungen für bis zu zehntausend Personen ermöglicht. Das bedeutet, dass diese Meeting-Software nicht nur ein effektives Tool für Videomeetings ist, sondern auch das Potenzial hat, sich als Event-Broadcasting-App zu verdoppeln.

Die Preise basieren auf den Office 365-Tarifen, die Folgendes beinhalten: Online Plan 2 (nur die Skype for Business-App) für 5,50 $/pro Benutzer/Monat mit jährlicher Verpflichtung, Office 365 Business Essentials (Skype for Business plus Online-Versionen von Office-Apps) für 5 $ pro Benutzer und Monat mit jährlicher Verpflichtung und Office 365 Business Premium (Skype for Business und alle Office-Anwendungen) für 12,50 USD pro Benutzer und Monat.

Skype for Business ist für Windows-, Mac-, iOS-, Android-, Blackberry- und Windows-Telefone verfügbar.

3. Locker

Slack ist ein leistungsstarkes Chat-Tool, das mehr kann, als nur Nachrichten zu senden. Das Organisationssystem von Slack ermöglicht es Ihnen, separate Gruppen zu erstellen, die für bestimmte Aufgaben und Teams gedacht sind. Diese Gruppen eignen sich perfekt, um Meetings mit Kollegen zu planen oder Chat-Sitzungen während einer Videokonferenz abzuhalten.

Slack hat drei Preisstufen. Die erste ist ihre Option für Teams, die neu bei Slack sind, die sie kostenlos anbieten. Sie werden im Rahmen des kostenlosen Plans bis zu zehntausend Nachrichten archivieren und Video-/Sprachanrufe für die Einzelnutzung anbieten.

Ihre nächste Option ist die Standard-Stufe für 6 $ pro Monat und aktivem Benutzer. Dieser Plan beinhaltet ein unbegrenztes Archiv, unbegrenzte App-Integration sowie Gruppenvideo- und Sprachanrufe.

Der letzte Plan, Plus, bietet alles im Standardplan zusammen mit 24/7-Softwaresupport, 20 GB Dateispeicher pro Teammitglied, 99 % garantierter Betriebszeit und vollständigem Nachrichtenarchiv-Export. Plus kostet 12,50 $ pro Monat und Benutzer.

Slack ist für Windows, Mac, Android und iOS verfügbar.

Neugierig auf ähnliche Software? Sieh dir diese Slack-Alternativen für Produkte mit vergleichbaren Funktionen an.

Weitere Ressourcen für Meeting-Planung und Event-Management

Capterra stellt Ihnen nicht nur empfohlene Softwarelisten zur Verfügung, sondern wir bieten auch viele umsetzbare Inhalte für die Meeting- und Eventplanung in unserem Eventmanagement-Blog. Hier sind ein paar andere Ressourcen, die Ihnen bei beiden helfen werden:

• 5 Tipps zur Planung des ultimativen virtuellen Meetings
• Der ultimative Leitfaden zum Start Ihres Eventplanungsgeschäfts
• 4 Open-Source-Videokonferenz-Tools für kleine Unternehmen
• Die Top 10 Bücher, die jeder Eventmanager lesen sollte

Gibt es noch andere Meeting-Planungs-Apps, die Ihrer Meinung nach auf dieser Liste stehen sollten? Oder sollte entfernt werden?

Was ist der wichtigste Aspekt bei der Besprechungsplanung? Gibt es Geheimnisse bei der Meeting-Planung, die immer wieder übersehen werden? Teilen Sie mir Ihre Gedanken im Kommentarbereich unten mit!