أفضل 10 برامج اجتماعات مجانية لكفاءة المكتب

على الرغم من أنني أعتقد أن هناك الكثير من الاجتماعات التي يمكن لأي شخص تلخيصها في رسالة بريد إلكتروني ، فمن المهم مقابلة زملائك في العمل أو الأشخاص الآخرين الذين تهتم بهم عندما تتطلب الموضوعات لمسة شخصية أكثر.

على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى إجابة على بعض الأسئلة حول مشروع ما ، فمن المحتمل أنني لست بحاجة إلى تنظيم اجتماع كامل للحصول على هذه الإجابات - يمكنني فقط الدردشة أو البريد الإلكتروني أو التحدث مع زملائي. ثم مرة أخرى ، فإن مناقشة المستقبل الاستراتيجي لهذا المشروع مع كبار المسؤولين عندي سيتطلب اجتماعًا بسبب سلسلة رسائل البريد الإلكتروني الطويلة التي ستترتب على خلاف ذلك.

يعد تنسيق الاجتماعات أمرًا سهلاً إلى حد ما باستخدام برنامج تخطيط الأحداث اليوم ، سواء كنتم محليًا أو منتشرين في قارات مختلفة. باستخدام البرنامج ، يمكنك تجنب الخلط بين الأوقات والتواريخ وأماكن الاجتماعات ، بالإضافة إلى موضوع الاجتماعات نفسها. بدون برامج ، سيتعين عليك الاعتماد على ذاكرتهم ، والتي لا يمكن الاعتماد عليها تمامًا نظرًا لأننا نتذكر 10٪ مما قرأناه و 20٪ مما نقرأه هنا.

يمكنك أنت وفريقك استخدام أدوات الاجتماع هذه للوصول إلى جميع المعلومات التي سيحتاجون إليها لضمان اجتماع فعال حيث يأخذ الجميع شيئًا معهم

برنامج اجتماعات مجاني وبأسعار معقولة

من أجل تبسيط اجتماعاتك ، قمت بتجميع قائمة من تسعة خيارات لبرامج الاجتماعات تتراوح من التخطيط للاجتماعات وصولاً إلى التنفيذ وكل شيء بينهما.

تم اختيار التطبيقات بناءً على طول قائمة الميزات وإمكانيات الهاتف المحمول وسهولة استخدامها وإمكانيات تكاملها وأسعارها.

يجب أن تفي حدود السعر للتطبيقات بواحد على الأقل من هذه المعايير:

• حر
• فئة واحدة على الأقل "شهريًا لكل مستخدم" لا تتجاوز 15 دولارًا
• فئة واحدة برسوم شهرية لا تزيد عن 1000 دولار في السنة.

يتم سرد هذه التطبيقات بالترتيب الأبجدي تحت كل قسم:

• برامج الجدولة والتخطيط
• برنامج تدوين الملاحظات
• برنامج مؤتمرات الفيديو

تم اختيار هذه الأقسام الثلاثة من أجل تحديد ما ستحتاج إليه للتحضير لاجتماع فعال وتنفيذه.

برامج الجدولة والتخطيط

1. تقويم Google

تقويم Google مجاني تمامًا إلا إذا كنت تبحث عن مساحة تخزين إضافية على السحابة والبريد الإلكتروني للشركات الكبيرة التي تتطلع إلى العلامة التجارية ومركزية عملياتها على Google. لحسن الحظ ، هذه ليست مشكلة إذا لم تطلب كل النطاق الترددي الإضافي لإصدار الأعمال المدفوع.

تقويم Google هو أداة جدولة اجتماعية وقابلة للتخصيص. لا يمكنك فقط إرسال دعوات الاجتماع إلى المشاركين ، ولكن يمكنك أيضًا إضافة المواقع ورموز الألوان للاجتماعات وتذكيرات الجدول الزمني للاجتماع. تشمل الميزات الأخرى دعوات البريد الإلكتروني ومشاركة التقويم وقدرات تدوين الملاحظات في محرر مستندات Google. المزيد عن ذلك لاحقًا.

يتوفر تقويم Google على أي متصفح ويب رئيسي ويتزامن مع تطبيقات تقويم الهاتف المحمول الأصلية لنظام التشغيل Android و iOS و Blackberry.

هل تبحث عن حلول ذات ميزات مماثلة؟ ابدأ ببدائل تقويم Google هذه.

2. GoToMeeting

GoToMeeting هو التطبيق الأخير في قائمتي. يتضمن GoToMeeting جميع ميزات الاجتماع الضرورية ، بما في ذلك الجدولة ومؤتمرات الفيديو وتدوين الملاحظات وتسجيل الاجتماع وتدوين الملاحظات وميزات العرض (المستندات وجداول البيانات وعروض الشرائح).

هذه الراحة تأتي بسعر. لا يتقاضى GoToMeeting رسومًا لكل مستخدم مثل بعض التطبيقات الموجودة في هذه القائمة ، ولكنه يتقاضى رسومًا شهرية ثابتة بناءً على المستوى الذي تختاره.

يتضمن إصدار Starter ميزات أساسية مثل مؤتمرات الفيديو عالية الدقة ومشاركة الشاشة والاتصال الصوتي لعشرة مشاركين بسعر 19 دولارًا في الشهر. يأخذ Pro الأمر إلى أبعد من ذلك مقابل 29 دولارًا شهريًا ، بما في ذلك جميع ميزات Starter بالإضافة إلى أدوات الرسم والتسجيل وتطبيقات الهاتف المحمول وغرف الاجتماعات الشخصية عبر الإنترنت لما يصل إلى خمسين مشاركًا. أخيرًا ، تقدم الطبقة Plus كل ما هو مذكور أعلاه بالإضافة إلى دليل مشارك نشط لمائة مشارك بسعر $ 49 شهريًا.

يوفر GoToMeetings أيضًا تطبيقًا مجانيًا لتخطيط الاجتماعات يمنحك إمكانات مشاركة الشاشة والمؤتمرات الصوتية لما يصل إلى ثلاثة مشاركين في المرة الواحدة.

هل تحتاج إلى إيجاد حلول برمجية ذات ميزات مشابهة؟ قد تكون بدائل GoToMeeting هي ما تبحث عنه.

3. ودية

Cal Friendly هي أداة لجدولة الاجتماعات ستساعدك على تخطي "رسائل البريد الإلكتروني المستلمة والواردة".

تتكامل هذه الأداة مع معظم برامج التقويم ، بما في ذلك تقويم Google و Outlook وتقويم iCloud. ما يميز هذا التطبيق عن الجدولة القياسية في تطبيقات التقويم هو الميزات الذكية التي تكتشف اختلافات المنطقة الزمنية ، وتعيين أوقات التخزين المؤقت بين الاجتماعات لمنع التداخل ، والحد من عدد الاجتماعات المجدولة في اليوم.

هذا البرنامج متعدد الاستخدامات أيضًا في تكامله مع التطبيقات الأخرى الموجودة ، مثل Salesforce و GoToMeeting و Zapier و Slack و MailChimp.

يوفر Cal Friendly خيارًا مجانيًا بالإضافة إلى ترقيتين مدفوعتين. تقدم الطبقة المجانية جميع الميزات الأساسية المذكورة أعلاه ولكنها تفتقر إلى التخصيص في العلامات التجارية والمقاييس وإعداد التقارير ، وتكامل التطبيقات الخارجية باستثناء تطبيقات التقويم.

تقدم مستويات Premium (8 دولارات شهريًا لكل مستخدم) و Pro (12 دولارًا شهريًا لكل مستخدم) جميع الميزات المدرجة ، لكن Pro يفتقر إلى تكامل Salesforce والدعم الذي يقدمه الإصدار Premium.

إذا كنت ترغب في استكشاف منتجات ذات ميزات متشابهة ، فإن هذه البدائل الصديقة هي نقطة انطلاق رائعة.

برنامج تدوين الملاحظات

1. Evernote

Evernote هو تطبيق تعاوني لتدوين الملاحظات ، وهو مثالي للاجتماعات. يمكن للمستخدمين نسخ المعلومات المهمة أثناء الاجتماعات ، بينما يتمتع المراقبون بالقدرة على التعليق ومناقشة الملاحظات في الوقت الفعلي.

بالإضافة إلى تدوين الملاحظات ، يتضمن Evernote أيضًا ميزات قائمة المهام ، وتضمين الصور ، وقص صفحة الويب ، وحفظ رسائل البريد الإلكتروني مباشرة في ملاحظاتك.

يتوفر Evernote مجانًا مع جميع الميزات الأساسية المذكورة أعلاه ولكن هذا النقص في السعر يأتي مع حد تحميل يبلغ 60 ميغابايت.

المستويان الآخران (بالإضافة إلى: 34.99 دولارًا سنويًا و Premium بسعر 69.99 دولارًا سنويًا) يقدمان جميع الميزات الأساسية بالإضافة إلى حدود تحميل أعلى ودعم العملاء وتصفح السجل وتكامل PDF و Word وعروض تقديمية للملاحظات. لديهم أيضًا تطبيقات جوال لهواتف iOS و Android و Windows.

هل تريد إيجاد حلول برمجية ذات ميزات مماثلة؟ قد تكون بدائل Evernote هذه هي ما تبحث عنه.

2. محرر مستندات Google

يساعد في الحصول على نظام سلس يأتي مع استخدام التطبيقات كلها من نفس المزود. لا توجد مشاكل التوافق. هذا هو السبب في أنني شخصياً أستخدم محرر مستندات Google في معظم تدوين الملاحظات.

عندما كنت أتدرب لأصبح متخصصًا تقنيًا لشركة Apple ، كنت أقوم بتدوين الملاحظات بشدة أثناء التدريب ، مع إضافة عناصر مرئية ومساعدات أخرى إلى النص باستخدام إمكانات البحث في التطبيق. من المفيد أن يكون لديك أكبر محرك بحث في العالم كتطبيق ملاحظاتك.

محرر مستندات Google ليس مجرد برنامج لتدوين الملاحظات. إنه معالج نصوص كامل ، لكن الميزات الاجتماعية التي تأتي مع استخدام تطبيقات Google Suite تجعله بديلاً مشابهًا لبرامج تدوين الملاحظات التقليدية ، مثل Evernote. أفضل جزء في محرر مستندات Google هو السعر المجاني طالما أنك لا تحتاج إلى مساحة كبيرة لآلاف المستندات أو الملفات الكبيرة.

ومع ذلك ، إذا كانت اجتماعاتك تستخدم الكثير من العروض التقديمية ومقاطع الفيديو الكبيرة التي تتطلب مساحة تخزين كبيرة ، فإن الحساب المدفوع هو أفضل طريقة للذهاب.

من المفيد أيضًا أن يكون هذا التطبيق سهل الاستخدام في تنسيق تطبيقات الأجهزة المحمولة على iOS و Android.

هل تريد استكشاف حلول برمجية ذات ميزات مماثلة؟ تعد بدائل محرر مستندات Google مكانًا جيدًا للبدء.

3. Zoho Notebook

Zoho Notebook هو تطبيق فريد لتدوين الملاحظات.

تم تصميمه خصيصًا للهواتف المحمولة التي تعمل بنظام Android و iOS (على الرغم من إصدارها لإصدار سطح المكتب لنظام التشغيل Mac). لا يقتصر تطبيق Zoho Notebook على تدوين الملاحظات فحسب ، بل يحتوي أيضًا على بطاقات مسبقة التنسيق لقوائم المهام ، كما أنه يحتوي على ميزة الملاحظات الصوتية الرائعة. هذه الميزة مثالية للتخطيط للاجتماعات وعقدها عندما تكون يداك مقيدتين بمهام أخرى.

ينظم Zoho Notebook كل ملاحظاتك في حزم بطاقات الملاحظات بناءً على الموضوعات والسمات المخصصة. هذا يجعل العثور على الملاحظات الخاصة باجتماعات معينة أسهل بكثير من العثور على قوائم المستندات الطويلة.

أفضل جزء في Zoho Notebook هو سعره المجاني في متاجر تطبيقات Android و iOS و Windows و Mac.

هل أنت مهتم بمنتجات ذات ميزات مماثلة؟ قد تكون بدائل Zoho Notebook هي ما تبحث عنه.

4. تودويست

برنامج الاجتماعات المجاني هذا هو تطبيق شخصي مفضل لي.

باعتباري شخصًا يعاني من صعوبة في البقاء منظمًا ، سواء كنت في اجتماع أو على مكتبي ، فقد ساعدني Todoist كثيرًا (وللآخرين في Capterra أيضًا!). هذا التطبيق مثالي للحفاظ على تنظيم الاجتماعات وكذلك تحديد المعلومات القابلة للتنفيذ بعد اجتماع محدد.

باستخدام ToDoist ، يمكنك تعيين تذكيرات وجدولة المهام التي يتعين القيام بها قبل الاجتماعات وأثناءها وبعدها حتى لا تفوتك أي طلبات مهمة. أستخدم Todoist لجدولة أي مهام يكلفني بها المحرر في الاجتماعات وكذلك المشاريع الشخصية التي أرغب في إكمالها في الوقت المناسب وهذا التذكير الإضافي يصنع الفارق.

الميزة المفضلة لدي في هذا التطبيق هي سهولة استخدامه على الهاتف المحمول. كل ما أفعله على سطح المكتب ينعكس تلقائيًا على هاتفي الذكي عبر السحابة. هذا يجعل إعداد المهام أثناء التنقل أمرًا مريحًا للغاية ، خاصةً إذا لم يكن لدي وصول إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بي في ذلك الوقت.

يحتوي Todoist على ثلاثة مستويات: مجاني ، ومتميز ، وعملي.

أستخدم الخيار المجاني ، الذي يسمح لي بجدولة المهام ، وتتبع الإنجاز ، وتحديد أولويات المهام ، وتعيين التذكيرات. ومع ذلك ، هناك حد. يسمح لك الخيار المجاني فقط بجدولة ثمانين مشروعًا في وقت واحد ودعوة خمسة أشخاص فقط لكل مشروع.

المستوى التالي ، Todoist Premium ، موجه أيضًا بشكل أكبر نحو الأفراد بدلاً من الفرق بأكملها ، ولكنه يزيد من حد المشروع النشط إلى مائتين والأشخاص لكل مشروع إلى خمسة وعشرين شخصًا. تتضمن بعض المزايا الإضافية إلى الإصدار المميز التذكيرات المستندة إلى الموقع والنسخ الاحتياطي التلقائي لقائمة المهام الخاصة بك وتحميل الملفات. كل هذا متاح مقابل 28.99 دولارًا في السنة.

أخيرًا ، تم تصميم Todoist Business لفريق ، مما يعني أنه يتم توسيع جميع الميزات المتوفرة في Premium جنبًا إلى جنب مع بعض الميزات المختلفة. يحتفظ Todoist بالحد الأقصى للمشروع النشط عند مائتي شخص ، لكنه يرتفع بعدد الأشخاص لكل مشروع إلى خمسين شخصًا.

يتضمن مستوى الأعمال أيضًا إدارة الفريق والفواتير ودعم البرامج ذات الأولوية وتتبع تسجيل الدخول. يعد هذا الخيار أكثر ملاءمة للفرق الكبيرة بينما يمكن للفرق الأصغر المكونة من عشرة أو خمسة عشر عامًا أو أقل الابتعاد عن استخدام خيار Premium. يبلغ سعر Todoist Business 28.99 دولارًا لكل مستخدم سنويًا.

Todoist متاح على أنظمة Windows و Mac و Android و iOS.

هل تريد العثور على منتجات ذات ميزات مماثلة؟ تعد بدائل Todoist هذه مكانًا جيدًا للبدء.

برنامج مؤتمرات الفيديو

1. جوجل Hangouts

Google Hangouts هو آخر منتجات Google Suite في هذه القائمة. أفضل جزء في استخدام Google Hangouts هو استقراره. نظرًا لوقت تشغيله بنسبة 99 ٪ ، فنادراً ما تقلق ، إذا حدث ذلك ، بشأن عدم الوصول إلى برامجهم. يتضمن Google Hangouts Meet ميزات الدردشة المرئية الجماعية القياسية ، مثل الدردشة الحية ونقل الملفات ، ولكنه يتضمن أيضًا عروض المستندات وجداول البيانات.

ليس لدى Google Hangouts خيار مجاني ، على عكس منتجات Suite الأخرى. يبدأ خيارهم الأساسي لـ Hangouts Meet بسعر 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا. عند نقطة السعر هذه ، يحصل المستخدمون على 30 غيغابايت من التخزين السحابي وأدوات التحكم في الأمان والإدارة ودعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

يتضمن مستوى الأعمال كل هذه الميزات ولكنه يزيد من سعة التخزين السحابية لديك إلى عدد غير محدود ويضيف ميزات الأرشفة وتقارير نشاط المستخدم والتكامل في برامج البريد الإلكتروني مثل Outlook.

هل تبحث عن حلول ذات ميزات مماثلة؟ قد تكون بدائل Google Hangouts هي ما تحتاجه.

2. سكايب للأعمال

Skype هو الاسم الأكبر في تطبيقات الدردشة المرئية ، ويرجع ذلك إلى حد كبير إلى جودة منتجاتهم (على الرغم من أنه يستحق البحث عن بدائل Skype أيضًا).

Skype مجاني للمستخدمين الفرديين وإذا كانت اجتماعاتك تتكون منك وعميل أو زميل عمل آخر ، فلا داعي للترقية. ومع ذلك ، بمجرد عبور اجتماعات الفيديو الخاصة بك إلى اجتماعات جماعية ، سيتعين عليك الترقية إلى Skype for Business.

نظرًا لأن Skype for Business مملوك لشركة Microsoft ، فإنه يقدم الحل المجمّع مع جميع تطبيقات Office 365 ، مثل Word و Excel و PowerPoint. هذه الأدوات مفيدة أيضًا عند عقد الاجتماعات كمساعدات بصرية عبر مشاركة الشاشة.

الميزة الأكثر إثارة للإعجاب في Skype for Business هي ميزة "بث الاجتماعات" ، والتي تسمح بالتجمعات الجماعية عبر الإنترنت لما يصل إلى عشرة آلاف شخص. هذا يعني أن برنامج الاجتماع هذا ليس فقط أداة فعالة لاجتماع الفيديو ، ولكن لديه أيضًا إمكانية مضاعفة كتطبيق لبث الأحداث.

تعتمد الأسعار على أسعار Office 365 ، والتي تشمل: Online Plan 2 (فقط تطبيق Skype for Business) مقابل 5.50 دولارات أمريكية / لكل مستخدم / شهر مع التزام سنوي ، Office 365 Business Essentials (Skype for Business بالإضافة إلى إصدارات عبر الإنترنت من تطبيقات Office) مقابل 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا بالتزام سنوي ، و Office 365 Business Premium (Skype for Business وجميع تطبيقات Office) مقابل 12.50 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.

يتوفر Skype for Business لهواتف Windows و Mac و iOS و Android و Blackberry و Windows.

3. سلاك

Slack هي أداة دردشة قوية تقوم بأكثر من مجرد إرسال الرسائل. يسمح لك نظام Slack التنظيمي بإنشاء مجموعات منفصلة مخصصة لمهام وفرق محددة. هذه المجموعات مثالية إما للتخطيط للاجتماعات مع زملاء العمل أو لاستضافة جلسات الدردشة أثناء مؤتمر الفيديو.

يحتوي Slack على ثلاث مستويات تسعير. الأول هو خيارهم للفرق الجديدة على Slack ، والذي يقدمونه مجانًا. سيقومون بأرشفة ما يصل إلى عشرة آلاف رسالة في إطار الخطة المجانية وتقديم مكالمات فيديو / صوتية للاستخدام الفردي.

خيارهم التالي هو المستوى القياسي بسعر 6 دولارات شهريًا لكل مستخدم نشط. تأتي هذه الخطة مع أرشيف غير محدود وتكامل تطبيقات غير محدود ومكالمات فيديو ومكالمات صوتية جماعية.

تقدم الخطة الأخيرة ، Plus ، كل شيء في الخطة القياسية جنبًا إلى جنب مع دعم البرامج على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، وتخزين ملفات 20 جيجابايت لكل عضو في الفريق ، ووقت تشغيل مضمون بنسبة 99٪ ، وتصدير كامل لأرشيف الرسائل. بالإضافة إلى تكلفة 12.50 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل مستخدم.

Slack متاح لأنظمة Windows و Mac و Android و iOS.

هل تشعر بالفضول حيال برامج مماثلة؟ تحقق من بدائل Slack للمنتجات ذات الميزات المماثلة.

الموارد الأخرى لتخطيط الاجتماعات وإدارة الأحداث

لا توفر Capterra لك قوائم البرامج الموصى بها فحسب ، بل نوفر أيضًا الكثير من المحتوى القابل للتنفيذ للاجتماعات والتخطيط للأحداث على مدونة إدارة الأحداث الخاصة بنا. إليك بعض الموارد الأخرى التي ستساعدك في كليهما:

• 5 نصائح للتخطيط للاجتماع الافتراضي النهائي
• الدليل النهائي حول كيفية بدء أعمال التخطيط للأحداث الخاصة بك
• 4 أدوات مؤتمرات الفيديو مفتوحة المصدر للشركات الصغيرة
• أفضل 10 كتب يجب على كل مدير حدث قراءتها

هل هناك أي تطبيقات أخرى للتخطيط للاجتماعات تشعر أنه كان يجب عليك إعداد هذه القائمة؟ أم يجب إزالتها؟

ما هو أهم جانب من جوانب التخطيط للاجتماعات؟ هل هناك أي أسرار يتم إغفالها باستمرار حول التخطيط للاجتماعات؟ اسمحوا لي أن أعرف أفكارك في قسم التعليقات أدناه!