10 Perangkat Lunak Rapat Gratis Terbaik Untuk Efisiensi Kantor

Meskipun saya pikir ada banyak rapat yang dapat diringkas oleh siapa pun dalam email, penting untuk bertemu dengan rekan kerja Anda atau orang lain yang menarik ketika subjek memerlukan sentuhan yang lebih pribadi.

Misalnya, jika saya memerlukan jawaban atas beberapa pertanyaan tentang suatu proyek, kemungkinan besar saya tidak perlu mengatur seluruh rapat untuk mendapatkan jawaban itu—saya cukup mengobrol, mengirim email, atau berbicara dengan rekan kerja saya. Kemudian lagi, mendiskusikan masa depan strategis proyek itu dengan atasan saya akan membutuhkan pertemuan karena utas email panjang yang akan terjadi sebaliknya.

Rapat koordinasi cukup mudah dengan perangkat lunak perencanaan acara hari ini, apakah Anda semua lokal atau tersebar di berbagai benua. Dengan perangkat lunak, Anda dapat menghindari kebingungan tentang waktu, tanggal, dan lokasi rapat, serta pokok bahasan rapat itu sendiri. Tanpa perangkat lunak, Anda harus mengandalkan memori mereka, yang tidak terlalu andal karena kami mengingat 10% dari apa yang kami baca dan 20% dari apa yang kami di sini.

Anda dan tim Anda dapat menggunakan alat rapat ini untuk mengakses semua informasi yang mereka perlukan untuk menjamin rapat yang efektif di mana setiap orang membawa sesuatu bersama mereka

Perangkat lunak pertemuan yang terjangkau dan gratis

Untuk merampingkan rapat Anda, saya telah menyusun daftar sembilan opsi perangkat lunak rapat yang berkisar dari perencanaan rapat hingga eksekusi dan segala sesuatu di antaranya.

Aplikasi dipilih berdasarkan panjang daftar fitur, kemampuan seluler, kemudahan penggunaannya, kemampuan integrasinya, dan harganya.

Ambang harga untuk aplikasi harus memenuhi setidaknya satu dari kriteria berikut:

• Gratis
• Setidaknya satu tingkat “per bulan per pengguna” tidak melebihi $15
• Satu tingkat dengan biaya bulanan tidak lebih dari $1.000 per tahun.

Aplikasi ini tercantum dalam urutan abjad di bawah setiap bagian:

• Perangkat lunak penjadwalan dan perencanaan
• Perangkat lunak pencatat
• Perangkat lunak konferensi video

Ketiga bagian ini dipilih untuk menjelaskan apa yang Anda perlukan untuk mempersiapkan dan melaksanakan rapat yang efektif.

Perangkat lunak penjadwalan dan perencanaan

1. Kalender Google

Google Kalender sepenuhnya gratis kecuali Anda mencari penyimpanan cloud dan email tambahan untuk bisnis besar yang ingin merek dan memusatkan operasi mereka di Google. Untungnya ini bukan masalah jika Anda tidak memerlukan semua bandwidth ekstra dari edisi Bisnis berbayar.

Google Kalender adalah alat penjadwalan sosial dan dapat disesuaikan. Anda tidak hanya dapat mengirim undangan rapat kepada peserta, tetapi Anda juga dapat menambahkan lokasi, kode warna untuk rapat, dan menjadwalkan pengingat untuk rapat. Fitur lainnya termasuk undangan email, berbagi kalender, dan kemampuan membuat catatan di Google Documents. Lebih lanjut tentang itu nanti.

Google Kalender tersedia di semua browser web utama dan disinkronkan dengan aplikasi kalender seluler asli Anda untuk Android, iOS, dan Blackberry.

Mencari solusi dengan fitur yang sebanding? Mulailah dengan alternatif Google Kalender ini.

2. GoToMeeting

GoToMeeting adalah aplikasi terakhir dalam daftar saya. GoToMeeting mencakup semua fitur rapat yang diperlukan, termasuk penjadwalan, konferensi video, pembuatan catatan, perekaman rapat, pembuatan catatan, dan fitur presentasi (dokumen, spreadsheet, dan tayangan slide).

Kenyamanan ini memang ada harganya. GoToMeeting tidak membebankan biaya per pengguna seperti beberapa aplikasi dalam daftar ini, melainkan membebankan biaya bulanan tetap berdasarkan tingkat yang Anda pilih.

Versi Pemula mencakup fitur dasar seperti konferensi video HD, berbagi layar, dan panggilan audio untuk sepuluh peserta dengan biaya $19 per bulan. Pro membawanya lebih jauh dengan $29 per bulan, termasuk semua fitur Pemula serta alat menggambar, perekaman, aplikasi seluler, dan ruang rapat online pribadi untuk hingga lima puluh peserta. Terakhir, tingkat Plus menawarkan semua yang tercantum di atas serta direktori peserta aktif untuk seratus peserta dengan harga $49 per bulan.

GoToMeetings juga menawarkan aplikasi perencanaan rapat gratis yang memberi Anda kemampuan berbagi layar dan konferensi audio hingga tiga peserta sekaligus.

Perlu mencari solusi perangkat lunak dengan fitur serupa? Alternatif GoToMeeting ini mungkin yang Anda cari.

3. Kalender

Calendly adalah alat penjadwalan rapat yang akan membantu Anda melewati “email bolak-balik”.

Alat ini terintegrasi dengan sebagian besar program kalender, termasuk Kalender Google, Outlook, dan kalender iCloud. Apa yang membedakan aplikasi ini dari penjadwalan standar pada aplikasi kalender adalah fitur pintar yang mendeteksi perbedaan zona waktu, mengatur waktu buffer antara rapat untuk mencegah tumpang tindih, dan membatasi jumlah rapat yang dijadwalkan dalam sehari.

Program ini juga serbaguna dalam integrasinya dengan aplikasi lain yang sudah ada, seperti Salesforce, GoToMeeting, Zapier, Slack, dan MailChimp.

Calendly menawarkan opsi gratis serta dua peningkatan berbayar. Tingkat gratis menawarkan semua fitur dasar yang tercantum di atas tetapi tidak memiliki penyesuaian dalam pencitraan merek, metrik dan pelaporan, dan integrasi aplikasi luar dengan pengecualian aplikasi kalender.

Tingkat Premium ($8 per bulan per pengguna) dan Pro ($12 per bulan per pengguna) menawarkan semua fitur yang terdaftar, tetapi Pro tidak memiliki integrasi dan dukungan Salesforce yang ditawarkan versi Premium.

Jika Anda ingin menjelajahi produk dengan fitur serupa, alternatif Calendly ini adalah titik awal yang bagus.

Perangkat lunak pencatat

1. Evernote

Evernote adalah aplikasi pencatat kolaboratif, yang sempurna untuk rapat. Pengguna dapat menyalin informasi penting selama rapat, sementara pengamat memiliki kemampuan untuk berkomentar dan mendiskusikan catatan secara real-time.

Selain mencatat, Evernote juga menyertakan fitur daftar tugas, penyematan gambar, kliping halaman web, dan menyimpan email langsung ke catatan Anda.

Evernote tersedia secara gratis dengan semua fitur dasar yang tercantum di atas tetapi kekurangan label harga itu disertai dengan batas unggahan 60 MB.

Dua tingkatan lainnya (Plus: pada $34,99 per tahun dan Premium pada $69,99 per tahun) menawarkan semua fitur dasar serta batas unggah yang lebih tinggi, dukungan pelanggan, penelusuran riwayat, integrasi PDF dan Word, dan presentasi catatan. Mereka juga memiliki aplikasi seluler untuk iOS, Android, dan Windows Phone.

Ingin mencari solusi perangkat lunak dengan fitur yang sebanding? Alternatif Evernote ini mungkin yang Anda cari.

2. Google Dokumen

Ini membantu untuk memiliki sistem mulus yang datang dengan menggunakan semua aplikasi dari penyedia yang sama. Tidak ada masalah kompatibilitas. Itulah mengapa saya pribadi menggunakan Google Documents untuk sebagian besar pencatatan saya.

Ketika saya berlatih untuk menjadi spesialis teknologi untuk Apple, saya dengan marah membuat catatan saat dalam pelatihan, sambil menambahkan visual dan bantuan lain ke dalam teks dengan menggunakan kemampuan pencarian aplikasi. Ini membantu untuk memiliki mesin pencari terbesar di dunia sebagai aplikasi catatan Anda.

Google Documents bukan hanya perangkat lunak pencatat. Ini adalah pengolah kata yang lengkap, tetapi fitur sosial yang menyertai penggunaan aplikasi Google Suite menjadikannya alternatif yang sebanding dengan program pencatatan tradisional, seperti Evernote. Bagian terbaik tentang Google Documents adalah label harga gratis selama Anda tidak memerlukan banyak ruang untuk ribuan dokumen atau file besar.

Namun, jika rapat Anda menggunakan banyak presentasi dan video besar yang membutuhkan banyak penyimpanan, akun berbayar adalah cara yang lebih baik.

Ini juga membantu bahwa aplikasi ini mudah digunakan dalam format aplikasi seluler di iOS dan Android.

Ingin menjelajahi solusi perangkat lunak dengan fitur serupa? Alternatif Google Documents ini adalah tempat yang baik untuk memulai.

3. Notebook Zoho

Zoho Notebook adalah aplikasi pencatat yang unik.

Itu dibuat khusus untuk ponsel Android dan iOS (meskipun mereka telah merilis versi desktop untuk Mac). Zoho Notebook tidak hanya membuat catatan, tetapi juga memiliki kartu yang telah diformat sebelumnya untuk daftar tugas dan bahkan memiliki fitur catatan audio yang keren. Fitur ini sangat cocok untuk merencanakan dan melakukan rapat saat tangan Anda mungkin terikat dengan tugas lain.

Zoho Notebook mengatur semua catatan Anda ke dalam tumpukan kartu catatan berdasarkan subjek dan tema khusus. Hal ini membuat pencarian catatan untuk rapat tertentu menjadi lebih mudah ditemukan, daripada daftar dokumen yang panjang.

Bagian terbaik tentang Zoho Notebook adalah label harga gratisnya di toko aplikasi Android, iOS, Windows, dan Mac.

Tertarik dengan produk dengan fitur serupa? Alternatif Zoho Notebook ini mungkin yang Anda cari.

4. Todoist

Perangkat lunak pertemuan gratis ini adalah aplikasi favorit pribadi saya.

Sebagai seseorang yang mengalami kesulitan untuk tetap teratur, apakah saya sedang rapat atau di meja saya, Todoist telah sangat membantu saya (dan juga untuk orang lain di Capterra!). Aplikasi ini sangat cocok untuk menjaga agar rapat tetap teratur serta merinci informasi yang dapat ditindaklanjuti setelah rapat tertentu.

Dengan ToDoist Anda dapat mengatur pengingat dan menjadwalkan tugas yang harus dilakukan sebelum, selama, dan setelah rapat sehingga Anda tidak akan melewatkan permintaan penting apa pun. Saya menggunakan Todoist untuk menjadwalkan tugas apa pun yang diberikan editor saya dalam rapat serta proyek pribadi yang ingin saya selesaikan tepat waktu dan pengingat ekstra itu membuat semua perbedaan.

Fitur favorit saya dari aplikasi ini adalah betapa mudahnya digunakan di ponsel. Semua yang saya lakukan di desktop saya secara otomatis tercermin di ponsel cerdas saya melalui cloud. Ini membuat pengaturan tugas saat bepergian menjadi sangat nyaman, terutama jika saya tidak memiliki akses ke komputer saat itu.

Todoist memiliki tiga tingkatan: gratis, premium, dan bisnis.

Saya menggunakan opsi gratis, yang memungkinkan saya menjadwalkan tugas, melacak penyelesaian, memprioritaskan tugas, dan mengatur pengingat. Namun, ada batasnya. Opsi gratis hanya memungkinkan Anda untuk menjadwalkan delapan puluh proyek sekaligus dan hanya mengundang lima orang per proyek.

Tingkat berikutnya, Todoist Premium, juga lebih ditujukan untuk individu daripada seluruh tim, tetapi meningkatkan batas proyek aktif menjadi dua ratus dan orang per proyek menjadi dua puluh lima. Beberapa manfaat tambahan untuk premium termasuk pengingat berbasis lokasi, pencadangan otomatis daftar tugas Anda, dan unggahan file. Semua ini tersedia dengan harga $28,99 per tahun.

Terakhir, Todoist Business dibuat untuk tim, yang berarti semua fitur Premium yang tersedia diperluas bersama dengan beberapa fitur berbeda. Todoist mempertahankan batas proyek aktif pada dua ratus, tetapi meningkatkan jumlah orang per proyek menjadi lima puluh.

Tingkat Bisnis juga mencakup manajemen tim, faktur, dukungan perangkat lunak prioritas, dan pelacakan masuk. Opsi ini lebih cocok untuk tim besar sementara tim yang lebih kecil yang terdiri dari sepuluh atau lima belas atau kurang dapat lolos dengan menggunakan opsi Premium. Todoist Business dihargai $28,99 per pengguna per tahun.

Todoist tersedia di Windows, Mac, Android, dan iOS.

Ingin mencari produk dengan fitur serupa? Alternatif Todoist ini adalah tempat yang baik untuk memulai.

Perangkat lunak konferensi video

1. Google Hangouts

Google Hangouts adalah yang terakhir dari produk Google Suite dalam daftar ini. Bagian terbaik tentang menggunakan Google Hangouts adalah stabilitasnya. Karena uptime 99%, Anda jarang, jika pernah, harus khawatir tentang kurangnya akses ke perangkat lunak mereka. Google Hangouts Meet menyertakan fitur obrolan video grup standar Anda, seperti obrolan langsung dan transfer file, tetapi juga mencakup presentasi dokumen dan spreadsheet.

Google Hangouts tidak memiliki opsi gratis, tidak seperti produk Suite lainnya. Opsi dasar mereka untuk Hangouts Meet mulai dari $5 per pengguna per bulan. Pada titik harga ini, pengguna mendapatkan penyimpanan cloud sebesar 30 GB, kontrol keamanan dan administrasi, dan dukungan 24/7.

Tingkat Bisnis mencakup semua fitur ini tetapi meningkatkan penyimpanan cloud Anda menjadi tidak terbatas dan menambahkan fitur pengarsipan, laporan aktivitas pengguna, dan integrasi ke dalam program email seperti Outlook.

Mencari solusi dengan fitur yang sebanding? Alternatif Google Hangouts ini mungkin yang Anda butuhkan.

2. Skype untuk Bisnis

Skype adalah nama terbesar dalam aplikasi obrolan video, sebagian besar karena kualitas produknya (walaupun perlu juga melihat alternatif Skype).

Skype gratis untuk pengguna individu dan jika rapat Anda terdiri dari Anda dan hanya satu klien atau rekan kerja lain, maka tidak perlu memutakhirkan. Namun, setelah rapat video Anda melewati ambang batas ke rapat grup, Anda harus memutakhirkan ke Skype for Business.

Karena Skype for Business dimiliki oleh Microsoft, ia menawarkan solusi yang dibundel dengan semua aplikasi Office 365, seperti Word, Excel, dan PowerPoint. Alat-alat ini juga membantu saat melakukan rapat sebagai alat bantu visual melalui berbagi layar.

Fitur Skype for Business yang paling mengesankan adalah fitur "Siaran Rapat", yang memungkinkan pertemuan online massal hingga sepuluh ribu orang. Artinya, perangkat lunak rapat ini bukan hanya alat rapat video yang efektif, tetapi juga berpotensi berfungsi ganda sebagai aplikasi penyiaran acara.

Harga didasarkan pada tarif Office 365, yang meliputi: Paket Online 2 (hanya aplikasi Skype for Business) seharga $5,50/per pengguna/bulan dengan komitmen tahunan, Office 365 Business Essentials (Skype for Business plus versi online aplikasi Office) seharga $5 per pengguna per bulan dengan komitmen tahunan, dan Office 365 Bisnis Premium (Skype for Business dan semua aplikasi Office) seharga $12,50 per pengguna per bulan.

Skype for Business tersedia untuk Windows, Mac, iOS, Android, Blackberry, dan Windows Phone.

3. Lemas

Slack adalah alat obrolan hebat yang melakukan lebih dari sekadar mengirim pesan. Sistem organisasi Slack memungkinkan Anda membuat grup terpisah yang ditujukan untuk tugas dan tim tertentu. Grup ini sempurna untuk merencanakan pertemuan dengan rekan kerja atau mengadakan sesi obrolan selama konferensi video.

Slack memiliki tiga tingkatan harga. Yang pertama adalah opsi mereka untuk tim yang baru mengenal Slack, yang mereka tawarkan secara gratis. Mereka akan mengarsipkan hingga sepuluh ribu pesan di bawah paket gratis dan menawarkan panggilan video/suara untuk penggunaan satu lawan satu.

Opsi mereka berikutnya adalah tingkat Standar dengan harga $6 per bulan per pengguna aktif. paket ini dilengkapi dengan arsip tak terbatas, integrasi aplikasi tak terbatas, dan panggilan video dan suara grup.

Paket terakhir, Plus, menawarkan semuanya dalam paket Standar bersama dengan dukungan perangkat lunak 24/7, penyimpanan file 20 GB per anggota tim, jaminan waktu hingga 99%, dan ekspor arsip pesan lengkap. Ditambah biaya $12,50 per bulan per pengguna.

Slack tersedia untuk Windows, Mac, Android, dan iOS.

Penasaran dengan software serupa? Lihat alternatif Slack ini untuk produk dengan fitur yang sebanding.

Sumber daya perencanaan pertemuan dan manajemen acara lainnya

Capterra tidak hanya memberi Anda daftar perangkat lunak yang direkomendasikan, tetapi kami juga menyediakan banyak konten yang dapat ditindaklanjuti untuk rapat dan perencanaan acara di blog manajemen acara kami. Berikut adalah beberapa sumber lain yang akan membantu Anda dengan keduanya:

• 5 Tips untuk Merencanakan Pertemuan Virtual Terbaik
• Panduan Utama tentang Cara Memulai Bisnis Perencanaan Acara Anda
• 4 Alat Konferensi Video Sumber Terbuka untuk Usaha Kecil
• 10 Buku Teratas Yang Harus Dibaca Setiap Manajer Acara

Apakah ada aplikasi perencanaan rapat lain yang menurut Anda seharusnya membuat daftar ini? Atau harus dihilangkan?

Apa aspek terpenting dari perencanaan pertemuan? Apakah ada rahasia perencanaan rapat yang selalu terlewatkan? Beri tahu saya pendapat Anda di bagian komentar di bawah!