7 etapów cyklu życia zarządzania projektami, które należy wykonać, aby uzyskać optymalne wyniki

Zrozumienie przebiegu projektu od początku do końca pozwala wyznaczyć osiągalne cele.

Jesteś kierownikiem projektu, któremu właśnie powierzono głośny projekt z nowym klientem. Ma napięty termin i potrzebujesz, aby wszyscy w zespole byli na szczycie swojej gry.

Jak wygląda cykl życia zarządzania projektami? Cykl życia zarządzania projektem tworzy plan krok po kroku z najlepszymi praktykami, aby przenieść projekt od początku do końca. Kierownik projektu stosuje ten sam ustrukturyzowany szablon dla każdego projektu, wprowadzając poprawki w miarę znajdowania sposobów na poprawę. Zapewnia uporządkowany sposób tworzenia, wykonywania i kończenia projektu.

Piękno cyklu życia PM polega na tym, że jest skalowalny i powtarzalny w różnych zespołach i projektach.

Po ustaleniu podstawowego procesu zarządzania projektami Twoje zespoły lepiej radzą sobie z wykonywaniem zadań skierowanych do klienta i zadań wewnętrznych. Przyjrzyj się siedmiu etapom cyklu życia zarządzania projektami, aby osiągnąć optymalne wyniki niezależnie od branży.

1. Planowanie

Etap planowania, zwany także inicjowaniem, jest najważniejszą częścią cyklu życia zarządzania projektem. Jak powiedział Dwight D. Eisenhower: „Plany są bezużyteczne, ale planowanie jest niezbędne”. Planowanie oznacza przygotowanie się na możliwe ewentualności i pozostawienie miejsca na nieoczekiwane wydarzenia.

Planowanie można podzielić na cztery główne czynności:

• Określ, dlaczego posuwasz się naprzód z projektem. Zbuduj sprawę, określ problem, który próbujesz rozwiązać, i opracuj mapę drogową, aby to naprawić.

• Stwórz ogólny zarys tego, co obejmuje projekt. Podstawowy zarys powinien zawierać oszacowanie zakresu, czasu i zasobów potrzebnych do realizacji projektu.

• Zaangażuj wszystkich interesariuszy, ponieważ wnoszą oni cenne informacje do projektu. Interesariusze to pracownicy, niezależni kontrahenci, klienci, dostawcy, agencje rządowe, społeczności i organizacje non-profit.

• Opracuj hierarchię projektu. Hierarchia zazwyczaj obejmuje kierownika projektu jako lidera, kierowników działów jako następny punkt w łańcuchu, a następnie podwładnych działów. Większe firmy mogą mieć bardziej złożone hierarchie, więc wybierz to, co najlepiej pasuje do Twojej struktury biznesowej.

• Po ustaleniu planu przejdź głębiej do tego, co będzie potrzebne, aby posunąć projekt do przodu.

2. Analiza

Po naszkicowaniu solidnego planu projektu następna faza zarządzania projektem obejmuje głębszą analizę danych od interesariuszy i ekspertów. To pokaże, czy możesz iść do przodu.

Przeprowadź studia wykonalności

Studia wykonalności pozwalają Twojemu zespołowi określić, czy cele projektu są osiągalne. Wszyscy interesariusze oceniają zalety i wady projektu oraz to, czy dysponujesz wystarczającymi zasobami, w tym narzędziami technologicznymi, danymi i wiedzą zespołu.

Podsumuj swoje ustalenia

Po ukończeniu studiów wykonalności podsumuj swoje ustalenia zainteresowanym stronom. Streszczenie wykonawcze (jedna do dwóch stron) powinno wystarczyć. Jeśli ludzie potrzebują więcej informacji, możesz podać szczegóły swojej analizy.

Uzyskaj zgodę decydentów

Teraz Twój projekt przechodzi w ręce tych, którzy mogą zatwierdzić podsumowanie, ponieważ po tym momencie inwestycja w projekt staje się bardziej wyraźna.

3. Projektowanie i analiza

Na etapie planowania przedstawiliście Państwo kompleksowy zarys zakresu projektu. Etap projektowania zarządzania projektami pozwala uzupełnić szczegóły strategii, aby umożliwić zainteresowanym stronom posuwanie się naprzód w oparciu o dane znalezione w studium wykonalności.

Na przykład Twoje studium wykonalności wskazuje, że transformacja cyfrowa będzie kosztować firmę początkową inwestycję w wysokości 75 000 USD na koszty pracy i narzędzia technologiczne. Jednak twoje badanie wykazało, że plan pozwoli zespołom na zwiększenie przychodów o 250 000 USD rocznie, ponieważ personel może skoncentrować się na zadaniach wyższego poziomu. Etap projektowania dostarcza więcej danych, które pomagają w podejmowaniu odpowiednich decyzji podczas realizacji projektu.

Jeśli Twoja analiza wykaże, że projekt może nadal iść do przodu, nadszedł czas, aby przejść do następnego etapu.

4. Rozwój

Nazywany również wykonaniem, rozwój to miejsce, w którym spędza się najwięcej czasu i pracy podczas zarządzania projektem. Do tej pory wszyscy pracujący nad projektem wiedzą, jakie zadania należy wykonać. Ludzie mogą spotykać się regularnie (jak określono na etapie projektowania zarządzania projektem), aby omówić sukcesy i wyzwania związane z przejściem przez projekt.

Nieuchronnie niektóre aspekty projektu mogą ulec zmianie na etapie opracowywania, gdy ludzie zagłębiają się w swoje codzienne zadania. Istotne jest robienie szczegółowych notatek na temat problemów personelu i sposobów ich rozwiązywania, szczególnie podczas przechodzenia przez kolejne etapy zarządzania projektami.

5. Testowanie

Testowanie, znane również jako monitorowanie, odbywa się równolegle z rozwojem. W tym miejscu usuwasz błędy z systemu i ponownie testujesz, dopóki nie zrobisz tego dobrze.

Jeśli jesteś firmą programistyczną, faza testowania cyklu życia zarządzania projektami ma miejsce, gdy debugujesz kod, ponownie go testujesz i kontynuujesz debugowanie, aż uzyskasz pożądane wyniki. W przypadku sprzedawców cyfrowych faza testowania polega na upewnieniu się, że wszystkie wtyczki witryny działają poprawnie.

Testowanie w projekcie daje również wyobrażenie o tym, jak skutecznie osiągniesz kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) przed przejściem do następnej fazy. W tym momencie twój projekt zbliża się ku końcowi, a wypłata jest w zasięgu wzroku.

6. Wdrożenie

Cała ciężka praca Twojego zespołu procentuje podczas wdrażania. Bity kodu składają się na oprogramowanie lub platformę. Cyfrowa kampania marketingowa rozpoczyna się od uruchomienia strony internetowej i kierowania do niej reklam. Twój stary system komputerowy zniknął i został zastąpiony szybszymi, bardziej efektywnymi narzędziami cyfrowymi.

Wygląda na to, że wdrożenie zostało zakończone, a Twoi klienci mogą zaakceptować dostawę zupełnie nowego produktu lub usługi. Jednak cykl życia zarządzania projektami jeszcze się nie zakończył.

7. Konserwacja

Konserwacja nie jest tak pracochłonna jak opracowywanie, testowanie lub wdrażanie w zarządzaniu projektami. Ale nadal ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu.

Witryna i jej wtyczki mogą wymagać aktualizacji. Producent stwierdza, że ​​nowy rodzaj surowca lepiej sprawdza się przy tworzeniu samouszczelniających śrub trzpieniowych na jego linii produkcyjnej, dlatego usprawnia swoje procesy.

Konserwacja przybiera różne formy, a ten etap zarządzania projektem oznacza, że ​​Twój zespół stale ewoluuje, dostosowuje i ulepsza Twoje produkty lub usługi.

Po opracowaniu etapów zarządzania projektami gotowe

Zarządzanie projektami może wydawać się skomplikowane, jeśli jeszcze go nie masz. Jednak po utworzeniu infrastruktury zarządzania projektami działa ona sama z okazjonalnymi poprawkami. Przeprowadzaj comiesięczne badania w celu ciągłego doskonalenia i analizuj miesięczne, kwartalne i roczne raporty, aby znaleźć sposoby na usprawnienie procesu zarządzania projektami. Rozważ spotkania kwartalne w celu omówienia tego, co działa, a co nie i jak możesz ulepszyć swoje procesy.