7 fasi del ciclo di vita della gestione del progetto da seguire per ottenere risultati ottimali

Comprendere il flusso del progetto dall'inizio alla fine consente di fissare obiettivi raggiungibili.

Sei un project manager a cui è stato appena affidato un progetto di alto profilo con un nuovo cliente. Ha una scadenza ravvicinata e hai bisogno che tutti i membri del team siano al massimo del loro gioco.

Com'è il tuo ciclo di vita di gestione del progetto? Un ciclo di vita della gestione del progetto crea un piano dettagliato con le best practice per spostare un progetto dall'inizio alla fine. Un project manager segue lo stesso modello strutturato per ogni progetto, apportando modifiche man mano che trova modi per migliorare. Fornisce un modo strutturato per creare, eseguire e terminare un progetto.

La bellezza di un ciclo di vita PM è che è scalabile e ripetibile tra team e progetti.

Una volta stabilito il processo di gestione del progetto di base, i tuoi team migliorano nel completare le attività interne e rivolte al cliente. Dai un'occhiata alle sette fasi del ciclo di vita della gestione del progetto per ottenere risultati ottimali indipendentemente dal tuo settore.

1. Pianificazione

Chiamata anche inizio, la fase di pianificazione è la parte più importante del ciclo di vita della gestione del progetto. Come disse Dwight D. Eisenhower, "I piani sono inutili, ma la pianificazione è indispensabile". Pianificare significa prepararsi a possibili imprevisti e lasciare un po' di spazio per sviluppi imprevisti.

È possibile suddividere la pianificazione in quattro attività principali:

• Determina perché stai andando avanti con il progetto. Costruisci un caso per questo, determina il problema che stai cercando di risolvere e escogita una tabella di marcia per risolverlo.

• Crea uno schema approssimativo di ciò che il progetto prevede. Lo schema di base dovrebbe includere una stima dell'ambito, del tempo e delle risorse necessarie per il progetto.

• Coinvolgi tutte le parti interessate, poiché apportano preziose informazioni al progetto. Le parti interessate includono membri del personale, appaltatori indipendenti, clienti, fornitori, agenzie governative, comunità e organizzazioni non profit.

• Sviluppare una gerarchia di progetto. La gerarchia in genere include il project manager come leader, i responsabili di dipartimento come punto successivo della catena, seguiti dai subordinati del dipartimento. Le aziende più grandi possono avere gerarchie più complesse, quindi scegli ciò che funziona meglio con la tua struttura aziendale.

• Una volta che hai messo in atto la pianificazione, approfondisci ciò che servirà per portare avanti il ​​progetto.

2. Analisi

Dopo aver abbozzato un solido piano per il tuo progetto, la fase successiva della gestione del progetto prevede un'analisi più approfondita dei dati da parti interessate ed esperti. Questo mostrerà se puoi andare avanti.

Condurre studi di fattibilità

Gli studi di fattibilità consentono al tuo team di determinare se gli obiettivi del progetto sono realizzabili. Tutte le parti interessate valutano i pro ei contro del progetto e se si dispone di risorse sufficienti, inclusi strumenti tecnologici, dati e competenze del team.

Riassumi le tue scoperte

Una volta completati gli studi di fattibilità, riassumi i risultati alle parti interessate. Un sommario esecutivo (da una a due pagine) dovrebbe essere sufficiente. Se le persone hanno bisogno di maggiori informazioni, puoi fornire i dettagli della tua analisi.

Cercare l'approvazione dei decisori

Ora il tuo progetto passa nelle mani di coloro che possono approvare il riassunto perché, dopo questo punto, l'investimento in un progetto diventa più pronunciato.

3. Progettazione e analisi

Nella fase di pianificazione, hai elaborato una descrizione completa dell'ambito del progetto. La fase di progettazione della gestione del progetto ti consente di compilare i dettagli della strategia per consentire alle parti interessate di andare avanti in base ai dati che hai trovato nello studio di fattibilità.

Ad esempio, il tuo studio di fattibilità determina che la trasformazione digitale costerà all'azienda un investimento iniziale di $ 75.000 per costi di manodopera e strumenti tecnologici. Tuttavia, il tuo studio determina che il piano consentirà ai team di ottenere $ 250.000 in più di entrate ogni anno perché il personale può concentrarsi su attività di livello superiore. La fase di progettazione fornisce più dati per aiutare a prendere decisioni pertinenti durante l'avanzamento di un progetto.

Se la tua analisi dimostra che il progetto può ancora andare avanti, è il momento di passare alla fase successiva.

4. Sviluppo

Chiamato anche esecuzione, lo sviluppo è il luogo in cui viene spesa la maggior parte del tempo e del lavoro durante la gestione del progetto. Ormai, tutti coloro che lavorano a un progetto sanno quali attività devono essere completate. Le persone possono incontrarsi regolarmente (come delineato nella fase di progettazione della gestione del progetto) per discutere i successi e le sfide dell'avanzamento del progetto.

Inevitabilmente, alcuni aspetti del progetto possono cambiare durante la fase di sviluppo, man mano che le persone approfondiscono le loro attività quotidiane. È essenziale prendere appunti dettagliati sui problemi del personale e su come li risolvono, in particolare quando si passa alle successive fasi di gestione del progetto.

5. Test

Il test, noto anche come monitoraggio, avviene in concomitanza con lo sviluppo. Qui è dove estrai i bug dal sistema e ripeti il ​​​​test fino a quando non lo fai bene.

Se sei un'azienda di software, la fase di test del ciclo di vita della gestione dei progetti si verifica quando esegui il debug del codice, lo ripeti e continui a eseguirne il debug finché non ottieni i risultati desiderati. Per i professionisti del marketing digitale, la fase di test è quando ti assicuri che tutti i plug-in del sito Web funzionino correttamente.

Il test in un progetto ti dà anche un'idea di quanto efficientemente raggiungerai i tuoi indicatori chiave di prestazione (KPI) prima di entrare nella fase successiva. A questo punto, il tuo progetto sta per concretizzarsi con il payoff in vista.

6. Attuazione

Tutto il duro lavoro del tuo team ripaga durante l'implementazione. Bit di codice si uniscono come software o piattaforma. Una campagna di marketing digitale prende il via con la pubblicazione di un sito Web e annunci che puntano ad esso. Il tuo vecchio sistema informatico è andato e sostituito con strumenti digitali più veloci ed efficaci.

L'implementazione sembra che il lavoro sia completo e che i tuoi clienti possano accettare la consegna di un nuovo prodotto o servizio. Tuttavia, il ciclo di vita della gestione dei progetti non è ancora del tutto concluso.

7. Manutenzione

La manutenzione non è così laboriosa come lo sviluppo, il test o l'implementazione nella gestione dei progetti. Ma è ancora vitale per il successo di un progetto.

Un sito Web e i relativi plug-in potrebbero richiedere aggiornamenti. Un produttore determina che un nuovo tipo di materia prima funziona meglio per creare bulloni con stelo autosigillanti nella sua linea di produzione, quindi migliora i suoi processi.

La manutenzione assume molte forme e questa fase della gestione del progetto significa che il tuo team si evolve, adatta e migliora continuamente i tuoi prodotti o servizi.

Una volta sviluppate le fasi di gestione del progetto, sei a posto

La gestione del progetto può sembrare complicata se non è già in atto. Ma una volta stabilita l'infrastruttura di gestione del progetto, funziona da sola con modifiche occasionali. Conduci ricerche mensili per continuare a migliorare e assimila rapporti mensili, trimestrali e annuali per trovare modi per rendere più efficiente il processo di gestione del progetto. Prendi in considerazione l'idea di incontrarti trimestralmente per discutere cosa funziona, cosa no e come puoi migliorare i tuoi processi.