7 estágios do ciclo de vida do gerenciamento de projetos a serem seguidos para resultados ideais

Entender o fluxo do projeto do início ao fim permite que você defina metas alcançáveis.

Você é um gerente de projeto que acabou de receber um projeto de alto nível com um novo cliente. Tem um prazo apertado e você precisa de todos na equipe no topo de seu jogo.

Como é o seu ciclo de vida de gerenciamento de projetos? Um ciclo de vida de gerenciamento de projeto cria um plano passo a passo com as melhores práticas para mover um projeto do início ao fim. Um gerente de projeto segue o mesmo modelo estruturado para cada projeto, fazendo ajustes conforme encontra maneiras de melhorar. Ele fornece uma maneira estruturada de criar, executar e finalizar um projeto.

A beleza de um ciclo de vida de PM é que ele é escalável e repetível entre equipes e projetos.

Depois de estabelecer seu processo básico de gerenciamento de projetos, suas equipes melhoram a conclusão de tarefas internas e voltadas para o cliente. Dê uma olhada nas sete etapas do ciclo de vida do gerenciamento de projetos para obter os melhores resultados, independentemente do seu setor.

1. Planejamento

Também chamado de iniciação, o estágio de planejamento é a parte mais importante do ciclo de vida do gerenciamento do projeto. Como disse Dwight D. Eisenhower: "Os planos são inúteis, mas o planejamento é indispensável." Planejamento significa que você se prepara para possíveis contingências e deixa algum espaço de manobra para desenvolvimentos inesperados.

Você pode subdividir o planejamento em quatro atividades principais:

• Determine por que você está avançando com o projeto. Crie um caso para isso, determine o problema que você está tentando resolver e elabore um roteiro para corrigi-lo.

• Crie um esboço aproximado do que o projeto envolve. O esboço básico deve incluir uma estimativa do escopo, tempo e recursos necessários para o seu projeto.

• Envolva todas as partes interessadas, pois elas trazem insights valiosos para o projeto. As partes interessadas incluem funcionários, contratados independentes, clientes, fornecedores, agências governamentais, comunidades e organizações sem fins lucrativos.

• Desenvolva uma hierarquia de projeto. A hierarquia geralmente inclui o gerente de projeto como líder, os gerentes de departamento como o próximo ponto da cadeia, seguidos pelos subordinados do departamento. Empresas maiores podem ter hierarquias mais complexas, portanto, escolha o que funciona melhor com sua estrutura de negócios.

• Depois de planejar, mergulhe mais fundo no que será necessário para levar o projeto adiante.

2. Análise

Depois de esboçar um plano sólido para o seu projeto, a próxima fase do gerenciamento do projeto envolve uma análise mais profunda dos dados das partes interessadas e especialistas. Isso mostrará se você pode seguir em frente.

Realizar estudos de viabilidade

Os estudos de viabilidade permitem que sua equipe determine se as metas do projeto são alcançáveis. Todas as partes interessadas avaliam os prós e contras do projeto e se você possui recursos suficientes, incluindo ferramentas tecnológicas, dados e experiência da equipe.

Resuma suas descobertas

Depois que seus estudos de viabilidade estiverem concluídos, resuma suas descobertas para as partes interessadas. Um resumo executivo (uma a duas páginas) deve ser suficiente. Se as pessoas precisarem de mais informações, você pode fornecer os detalhes de sua análise.

Busque a aprovação dos tomadores de decisão

Agora o seu projeto passa para as mãos de quem pode aprovar o sumário porque, a partir desta altura, o investimento num projeto torna-se mais acentuado.

3. Projeto e análise

No estágio de planejamento, você criou um esboço abrangente do escopo do projeto. O estágio de design do gerenciamento de projetos permite que você preencha os detalhes da estratégia para permitir que as partes interessadas avancem com base nos dados encontrados no estudo de viabilidade.

Por exemplo, seu estudo de viabilidade determina que a transformação digital custará à empresa um investimento inicial de $ 75.000 em custos de mão de obra e ferramentas tecnológicas. No entanto, seu estudo determina que o plano permitirá que as equipes gerem $ 250.000 a mais de receita a cada ano, porque a equipe pode se concentrar em tarefas de nível superior. O estágio de design fornece mais dados para ajudar a tomar decisões relevantes ao avançar um projeto.

Se sua análise provar que o projeto ainda pode seguir em frente, é hora de prosseguir para a próxima etapa.

4. Desenvolvimento

Também chamado de execução, o desenvolvimento é onde mais tempo e trabalho são gastos durante o gerenciamento do projeto. Até agora, todos que trabalham em um projeto sabem quais tarefas precisam ser concluídas. As pessoas podem se reunir regularmente (conforme descrito no estágio de design do gerenciamento de projetos) para discutir os sucessos e os desafios de avançar no projeto.

Inevitavelmente, alguns aspectos do projeto podem mudar durante a fase de desenvolvimento, à medida que as pessoas se aprofundam em suas tarefas diárias. É essencial fazer anotações detalhadas sobre os problemas da equipe e como eles os resolvem, especialmente quando você passa pelos estágios posteriores do gerenciamento do projeto.

5. Teste

O teste, também conhecido como monitoramento, ocorre simultaneamente com o desenvolvimento. É aqui que você remove os bugs do sistema e testa novamente até acertar.

Se você é uma empresa de software, a fase de teste do ciclo de vida do gerenciamento de projetos ocorre quando você depura o código, testa-o novamente e continua a depuração até obter os resultados desejados. Para os profissionais de marketing digital, a fase de teste é quando você garante que todos os plug-ins do site funcionem corretamente.

O teste em um projeto também lhe dá uma ideia de quão eficientemente você alcançará seus principais indicadores de desempenho (KPIs) antes de entrar na próxima fase. Neste ponto, seu projeto está prestes a se concretizar com a recompensa à vista.

6. Implementação

Todo o trabalho árduo da sua equipe compensa durante a implementação. Pedaços de código se juntam como software ou plataforma. Uma campanha de marketing digital começa com um site sendo lançado e anúncios apontando para ele. Seu antigo sistema de computador foi substituído por ferramentas digitais mais rápidas e eficazes.

A implementação parece que o trabalho está completo e seus clientes podem aceitar a entrega de um novo produto ou serviço. No entanto, seu ciclo de vida de gerenciamento de projetos ainda não está concluído.

7. Manutenção

A manutenção não é tão trabalhosa quanto o desenvolvimento, teste ou implementação no gerenciamento de projetos. Mas ainda é vital para o sucesso de um projeto.

Um site e seus plug-ins podem exigir atualizações. Um fabricante determina que um novo tipo de matéria-prima funciona melhor para criar parafusos de haste autovedantes em sua linha de produção, então eles aprimoram seus processos.

A manutenção assume muitas formas, e esse estágio do gerenciamento de projetos significa que sua equipe evolui, se adapta e melhora continuamente seus produtos ou serviços.

Depois de desenvolver os estágios de gerenciamento do projeto, você está pronto para

O gerenciamento de projetos pode parecer complicado se você ainda não o tiver implementado. Mas uma vez que sua infraestrutura de gerenciamento de projetos é estabelecida, ela funciona sozinha com ajustes ocasionais. Realize pesquisas mensais para continuar melhorando e analise relatórios mensais, trimestrais e anuais para encontrar maneiras de tornar o processo de gerenciamento de projetos mais eficiente. Considere reuniões trimestrais para discutir o que está funcionando, o que não está e como você pode melhorar seus processos.