7 ขั้นตอนของวงจรการจัดการโครงการที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เหมาะสมที่สุด

การทำความเข้าใจขั้นตอนของโครงการตั้งแต่ต้นจนจบทำให้คุณสามารถกำหนดเป้าหมายที่ทำได้

คุณเป็นผู้จัดการโครงการที่เพิ่งส่งโครงการที่มีชื่อเสียงกับลูกค้ารายใหม่ มีกำหนดเส้นตายที่รัดกุม และคุณต้องการให้ทุกคนในทีมอยู่จุดสูงสุดของเกม

วงจรการจัดการโครงการของคุณมีลักษณะอย่างไร วงจรการจัดการโครงการสร้างแผนทีละขั้นตอนพร้อมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการย้ายโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ ผู้จัดการโครงการทำตามเทมเพลตที่มีโครงสร้างเดียวกันสำหรับแต่ละโครงการ ทำการปรับแต่งเมื่อพวกเขาพบวิธีปรับปรุง มีวิธีที่มีโครงสร้างในการสร้าง ดำเนินการ และเสร็จสิ้นโครงการ

ความสวยงามของวงจร PM คือปรับขนาดได้และทำซ้ำได้ทั่วทั้งทีมและโครงการต่างๆ

เมื่อคุณสร้างกระบวนการจัดการโครงการขั้นพื้นฐานแล้ว ทีมของคุณจะทำงานได้ดีขึ้นในการทำงานที่เผชิญหน้าลูกค้าและงานภายในให้สำเร็จ ดูเจ็ดขั้นตอนของวงจรชีวิตการจัดการโครงการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดโดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรมของคุณ

1. การวางแผน

เรียกอีกอย่างว่าการเริ่มต้น ขั้นตอนการวางแผนเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของวงจรการจัดการโครงการ ดังที่ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์กล่าวไว้ว่า "แผนไร้ประโยชน์ แต่การวางแผนเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้" การวางแผนหมายความว่าคุณเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นและปล่อยให้มีช่องว่างสำหรับการพัฒนาที่ไม่คาดคิด

คุณสามารถแบ่งการวางแผนออกเป็นสี่กิจกรรมหลัก:

• พิจารณา ว่าทำไม คุณถึงเดินหน้าโครงการต่อไป สร้างกรณีสำหรับมัน ระบุปัญหาที่คุณกำลังพยายามแก้ไข และกำหนดแผนงานเพื่อแก้ไข

• สร้างโครงร่างคร่าวๆ ว่าโครงการเกี่ยวข้องกับอะไร โครงร่างพื้นฐานควรมีการประมาณขอบเขต เวลา และทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับโครงการของคุณ

• ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเข้ามามีส่วนร่วม เนื่องจากพวกเขานำข้อมูลเชิงลึกอันมีค่ามาสู่โครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ได้แก่ พนักงาน ผู้รับเหมาอิสระ ลูกค้า ซัพพลายเออร์ หน่วยงานรัฐบาล ชุมชน และองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร

• พัฒนาลำดับชั้นของโครงการ ลำดับชั้นมักจะรวมถึงผู้จัดการโครงการเป็นผู้นำ ผู้จัดการแผนกเป็นจุดถัดไปในห่วงโซ่ รองลงมาคือผู้ใต้บังคับบัญชาของแผนก บริษัทขนาดใหญ่อาจมีลำดับชั้นที่ซับซ้อนกว่า ดังนั้นให้เลือกสิ่งที่ดีที่สุดกับโครงสร้างธุรกิจของคุณ

• เมื่อคุณมีการวางแผนแล้ว ให้เจาะลึกลงไปถึงสิ่งที่ต้องทำเพื่อขับเคลื่อนโครงการ

2. การวิเคราะห์

เมื่อคุณได้ร่างแผนงานที่มั่นคงสำหรับโครงการของคุณแล้ว ขั้นตอนต่อไปของการจัดการโครงการจะเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้เชี่ยวชาญ สิ่งนี้จะแสดงให้เห็นว่าคุณสามารถก้าวไปข้างหน้าได้หรือไม่

ทำการศึกษาความเป็นไปได้

การศึกษาความเป็นไปได้ช่วยให้ทีมของคุณตัดสินได้ว่าเป้าหมายของโครงการนั้นสามารถทำได้หรือไม่ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดประเมินข้อดีและข้อเสียของโครงการ และดูว่าคุณมีทรัพยากรเพียงพอหรือไม่ รวมถึงเครื่องมือทางเทคโนโลยี ข้อมูล และความเชี่ยวชาญของทีม

สรุปสิ่งที่คุณค้นพบ

เมื่อการศึกษาความเป็นไปได้ของคุณเสร็จสิ้น ให้สรุปผลการวิจัยของคุณต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย บทสรุปสำหรับผู้บริหาร (หนึ่งถึงสองหน้า) ควรเพียงพอ หากผู้คนต้องการข้อมูลเพิ่มเติม คุณสามารถให้รายละเอียดการวิเคราะห์ของคุณได้

ขออนุมัติจากผู้มีอำนาจตัดสินใจ

ตอนนี้โครงการของคุณอยู่ในมือของผู้ที่สามารถอนุมัติบทสรุปได้ เพราะหลังจากจุดนี้ การลงทุนในโครงการจะมีความชัดเจนมากขึ้น

3. การออกแบบและการวิเคราะห์

ในขั้นตอนการวางแผน คุณได้ร่างโครงร่างที่ครอบคลุมเกี่ยวกับขอบเขตของโครงการ ขั้นตอนการออกแบบการจัดการโครงการให้คุณกรอกรายละเอียดของกลยุทธ์เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก้าวไปข้างหน้าตามข้อมูลที่คุณพบในการศึกษาความเป็นไปได้

ตัวอย่างเช่น การศึกษาความเป็นไปได้ของคุณระบุว่าการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลจะทำให้บริษัทต้องลงทุนล่วงหน้า 75,000 ดอลลาร์สำหรับค่าแรงงานและเครื่องมือทางเทคโนโลยี อย่างไรก็ตาม การศึกษาของคุณระบุว่าแผนดังกล่าวจะช่วยให้ทีมมีรายได้เพิ่มขึ้น $250,000 ทุกปี เนื่องจากพนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานระดับที่สูงขึ้นได้ ขั้นตอนการออกแบบให้ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องเมื่อดำเนินโครงการ

หากการวิเคราะห์ของคุณพิสูจน์ได้ว่าโครงการยังคงเดินหน้าต่อไปได้ ก็ถึงเวลาดำเนินการขั้นต่อไป

4. การพัฒนา

เรียกอีกอย่างว่าการดำเนินการ การพัฒนาเป็นที่ที่ใช้เวลาและแรงงานมากที่สุดในการจัดการโครงการ ถึงตอนนี้ ทุกคนที่ทำงานในโครงการรู้ว่างานใดต้องทำให้เสร็จ ผู้คนอาจพบปะกันเป็นประจำ (ตามที่ระบุไว้ในขั้นตอนการออกแบบของการจัดการโครงการ) เพื่อหารือเกี่ยวกับความสำเร็จและความท้าทายในการดำเนินโครงการ

บางแง่มุมของโครงการอาจเปลี่ยนแปลงในระหว่างขั้นตอนการพัฒนาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เมื่อผู้คนลงลึกเข้าไปในงานประจำวันของพวกเขา จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจดบันทึกโดยละเอียดเกี่ยวกับปัญหาของพนักงานและวิธีแก้ปัญหา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณเลื่อนผ่านขั้นตอนการจัดการโครงการในภายหลัง

5. การทดสอบ

การทดสอบหรือที่เรียกว่าการเฝ้าติดตามนั้นเกิดขึ้นพร้อมกับการพัฒนา นี่คือที่ที่คุณจะกำจัดจุดบกพร่องออกจากระบบและทดสอบใหม่จนกว่าคุณจะทำถูกต้อง

หากคุณเป็นบริษัทซอฟต์แวร์ ขั้นตอนการทดสอบของวงจรการจัดการโครงการจะเกิดขึ้นเมื่อคุณแก้ไขข้อบกพร่องของโค้ด ทดสอบซ้ำ และแก้ไขข้อบกพร่องต่อไปจนกว่าคุณจะได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ สำหรับนักการตลาดดิจิทัล ขั้นตอนการทดสอบคือเมื่อคุณแน่ใจว่าปลั๊กอินของเว็บไซต์ทั้งหมดทำงานได้อย่างถูกต้อง

การทดสอบในโครงการยังช่วยให้คุณทราบว่าคุณจะไปถึงตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใดก่อนที่คุณจะเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป ณ จุดนี้ โครงการของคุณกำลังจะมาพร้อมกับผลตอบแทนที่เห็น

6. การนำไปใช้

การทำงานอย่างหนักของทีมของคุณให้ผลตอบแทนระหว่างการใช้งาน บิตของรหัสมารวมกันเป็นซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์ม แคมเปญการตลาดดิจิทัลเริ่มต้นด้วยเว็บไซต์ที่ใช้งานจริงและมีโฆษณาชี้ไปที่เว็บไซต์นั้น ระบบคอมพิวเตอร์เก่าของคุณหายไปและแทนที่ด้วยเครื่องมือดิจิทัลที่เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การใช้งานดูเหมือนงานเสร็จสมบูรณ์และลูกค้าของคุณสามารถยอมรับการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ล่าสุดได้ อย่างไรก็ตาม วงจรการจัดการโครงการของคุณยังไม่เสร็จสิ้น

7. การบำรุงรักษา

การบำรุงรักษาแทบไม่ลำบากเท่ากับการพัฒนา การทดสอบ หรือการนำไปใช้ในการจัดการโครงการ แต่ก็ยังมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ

เว็บไซต์และปลั๊กอินอาจต้องมีการอัปเดต ผู้ผลิตพิจารณาว่าวัตถุดิบชนิดใหม่ทำงานได้ดีกว่าในการสร้างสเต็มโบลต์แบบซีลเองในสายการผลิตของตน ดังนั้นพวกเขาจึงปรับปรุงกระบวนการของตน

การบำรุงรักษามีหลายรูปแบบ และขั้นตอนของการจัดการโครงการหมายความว่าทีมของคุณพัฒนา ปรับเปลี่ยน และปรับปรุงผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณอย่างต่อเนื่อง

เมื่อคุณพัฒนาขั้นตอนการจัดการโครงการแล้ว คุณก็พร้อม

การจัดการโครงการอาจดูซับซ้อนหากคุณยังไม่มี แต่เมื่อโครงสร้างพื้นฐานการจัดการโครงการของคุณได้รับการจัดตั้งขึ้นแล้ว โครงสร้างพื้นฐานดังกล่าวจะทำงานเองโดยมีการปรับแต่งเป็นครั้งคราว ดำเนินการวิจัยรายเดือนเพื่อปรับปรุงและสรุปรายงานรายเดือน รายไตรมาส และประจำปี เพื่อหาวิธีทำให้กระบวนการจัดการโครงการดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น พิจารณาการประชุมรายไตรมาสเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ผล สิ่งใดไม่ได้ผล และวิธีที่คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการของคุณ