4 Basit Adımda Proje Şeffaflık Planı Nasıl Oluşturulur ve Uygulanır?

Dizimizin ikinci bölümü, size bir proje şeffaflık planı oluşturmak için pratik adımlar sunuyor.

Proje yönetimi iletişim planları, projenin planlandığı gibi ilerlemesini sağlamak için tüm paydaşlar arasında şeffaflığı içermelidir. Bu, paydaşları görevde, zamanında ve tetikte tutar. Proje şeffaflık planları, bir küçük işletme sahibi veya proje yöneticisi olarak, projenin ilerleyebilmesi için herkesi son teslim tarihlerine karşı sorumlu tutmanıza olanak tanır.

Aslında, çalışanlar ve proje yöneticileri, proje yönetimi araçlarının yanında bir tür işbirliği yazılımına sahip olmayı tercih ederler. Bunu ve proje şeffaflığına sahip olmanın diğer nedenlerini, proje yönetimi planlamasında şeffaflığı sonradan düşünülmek yerine önceliklendirme hakkındaki serimizin birinci bölümünde özetledik.

İkinci bölümde, proje yönetimi iletişim planlarını etkili kılan temel faktörleri, etkili bir iletişim planı oluşturmanın dört adımını ve sizi başarıya hazırlamanıza yardımcı olacak araçları inceleyeceğiz.

Proje yönetimi iletişiminde kritik faktörler nelerdir?

PM (proje yönetimi) stratejinizin daha geniş kapsamı dahilinde, proje yönetimi iletişim planınız etkili iletişimin dört temel bileşenine odaklanmalıdır. Net iletişim, dahili ekiplerinizin görevde ve zamanında kalmasına yardımcı olarak bir projenin başarıyla tamamlanmasına yol açar.

Kanallar

Herkes projeleri tartışmak için aynı iletişim kanallarını kullanmalı ve onlara eşit erişim sağlamalıdır. Kolaylık sağlamak için mesajlaşma sistemlerinde gruplar oluşturabilir ve bunları proje kategorisine, paydaş seviyelerine (yöneticiler, direktörler, ekip liderleri), görev türlerine (araştırma ve geliştirme, prototip oluşturma, mühendislik) veya ekip adlarına (kaplan, aslan, ornitorenk).

Örneğin, sisteminizde tartışma için ekibin her üyesine mesaj gönderen e-posta grupları oluşturabilirsiniz. İletişim kurmanın daha kolay bir yolu için, birçok canlı sohbet yazılımı seçeneği, grupların aynı anda konuşmasına olanak tanır.

Sonuçlar

Hangi sonuçlara veya hedeflere ulaşmaya çalışıyorsunuz? Paydaşlarınızın projenin ilerlemesini sağlamak için gerçekleştirmesi gereken her bir görevin nihai hedefleri nelerdir? Paydaşlar arasındaki iletişim belirli bir göreve atıfta bulunmalıdır, böylece herkes görev hedeflerini karşılamak ve sonuç almak için neye atıfta bulunulduğunu anlar.

Kitle

Mesajı gören izleyici, kendisine aktarılan anlamı olabildiğince basit bir şekilde anlamalıdır. Bu önemlidir, çünkü iç paydaşlar ve dış paydaşlar projede aynı düzeyde katılıma sahip olmayabilir. Proje yönetimi iletişim planını ana hatlarıyla çizdiğinizde kimin kiminle iletişim kuracağını belirleyebilirsiniz.

Diyelim ki proje yöneticisi müşterinin yönetim kurulu ile ayda bir kez buluşuyor. Yönetici, o sırada dağıtılan herhangi bir yazılı rapor üzerinde konuşabilecekken, çok fazla ayrıntıya girmeden kolayca anlayacakları bir mesaj vermelidir.

İleti

Paydaşlara yönelik mesajlar, anlamı mümkün olduğunca minimum sürtüşme ile ve açık, basit anlam iletmelidir. Neden? Niye? Böylece mesajı alan kişiler gerekirse uygun işlemi yapabilir.

Örnek

Diyelim ki Stacy, Chuck'a ayrıntılı analizinin zamanında yapılmayacağını ve bunun da Chuck'ın işini geciktireceğini bildirdi. Chuck daha sonra son teslim tarihinin uzatılmasını talep etmeye, Stacy'ye yardıma ihtiyacı olup olmadığını sormaya veya bir amirden tavsiye almaya karar verebilir.

Bir PM iletişim planı oluşturmak için bu dört pratik adımı inceleyin

Şeffaf bir proje yönetimi iletişim planı oluşturmaya hazır mısınız?

Çevik metodoloji ve entegre proje yönetimi metotları kullanmayı düşünün. Her proje yöneticisinin, proje yaşam döngüsünü yönetmek için farklı bir yaklaşımı vardır. Anketimizde[*], yöneticilerin yalnızca %17'sinin yalnızca çevik yöntemlere güvendiğini, %51'inin ise entegre proje yönetimi yöntemlerine inandığını bulduk. Her ikisini birleştirmek daha iyi sonuçlar verir.

1. Planı barındırmak için bir belge biçimi veya araç seçin

Proje yönetimi yazılımı seçenekleri boldur. 1.350'den fazla mevcut ile, henüz sahip değilseniz, ihtiyaçlarınıza uygun olanı seçebilirsiniz. Doğru yazılım, anlaşılır iletişim kanalları ve uyarı sistemleriyle işbirliğini kolaylaştırır.

Kapsamlı platformlara sahip PM yazılımı, görevler tamamlandığında zaman çizelgelerini otomatik olarak ileriye taşıyabilen ve aynı zamanda görevler ve projelerdeki süreyi takip edebilen otomasyona sahiptir. Kullanımı kolay ve raporlama özelliklerine sahip olanı seçin.

2. Paydaşları belirleyin

Bir projedeki herkes, her ekip üyesinin bir proje yönetim sistemi içindeki rolünü anlamalıdır. Bunu, projeyi başlatmak için paydaş çapında bir toplantı sırasında herkesin incelediği bir planlama belgesinde ana hatlarıyla belirtebilirsiniz. Toplantının nedeni, insanların "X olursa kime rapor vereceğim?" Sorular ve cevaplar için ilk açılıştan sonra düzenli toplantılar yapın çünkü bunları kimin duymaya ihtiyaç duyabileceğini asla bilemezsiniz.

3. Değişkenler ve esneklik için plan yapın

Dwight Eisenhower ^{[ 1 ]} bir keresinde "Planlar işe yaramaz, ancak planlama vazgeçilmezdir" demişti.

Planlarınızı ne kadar iyi yaparsanız yapın, bir şeyler ters gidecek veya en azından farklı bir hareket tarzı önerecektir. Bu nedenle, bir proje çerçevesinde değişkenleri ve esnekliği planlamanız gerekir. Son teslim tarihlerine mümkün olduğunca uyulmalıdır, ancak proje boyunca şirketten ayrılan kişiler veya geri itilen müşteriler/müşteriler gibi öngörülemeyen durumlar için biraz esneklik payı bırakın.

4. Kilometre taşlarıyla uyumlu bir güncelleme ve iletişim programı belirleyin

Düzenli toplantılara ek olarak, ekipler belirli kilometre taşlarına ulaştığında güncelleme toplantıları düzenleyin. Bunlar, herkesin bir sonraki adımların ne olduğunu ve bundan sonra ne olması gerektiğini bildiğinden emin olmak için tüm paydaşlara iletilmesi açısından önemlidir.

Şeffaflığı ve iletişimi geliştirmek için doğru proje yönetimi araçlarını seçin

Dijital araçlar, uzaktaki ekipler de dahil olmak üzere kişilerin sohbet etmesi, belgeleri göndermesi, revizyonlar yapması, son tarihler belirlemesi ve çıktıları göndermesi için pratik bir çerçeve sunarak proje yönetimi iletişim planınızı etkinleştirebilir.

Herkesin görebileceği paylaşılan takvimlere, ekip tartışmaları için sohbet portallarına, video konferans özelliklerine, dosya paylaşımına ve görev tamamlama için otomatik uyarılara sahip tam entegre proje yönetimi platformlarını arayın.

Şeffaflığınız, herkes aynı projede ve aynı sayfada olduğunda karşılığını verir. Olası seçeneklerden biri olarak proje görselleştirme için en iyi beş proje yönetimi çözümümüze bir göz atın.

Yukarıda belirtilen doğru araçlardan ve dört pratik adımdan yararlanmak, paydaşlar arasında baştan sona şeffaflık elde etmenizi sağlar. Ekibiniz, beklentileri karşılayarak veya aşarak projeleri zamanında bitirecek ve daha yüksek müşteri memnuniyeti ile siz ve şirketiniz daha büyük başarılar elde edecek ve büyümeye devam edeceksiniz.