Cum să construiți și să implementați un plan de transparență a proiectului în 4 pași simpli

Partea a doua a seriei noastre vă oferă pași practici pentru a construi un plan de transparență a proiectului.

Planurile de comunicare pentru managementul proiectului trebuie să includă transparență pentru toate părțile interesate pentru a se asigura că proiectul merge mai departe conform planificării. Acest lucru îi menține pe părțile interesate la sarcină, la timp și la îndemână. Planurile de transparență a proiectelor vă permit, în calitate de proprietar de afaceri mici sau de manager de proiect, să trageți toată lumea la răspundere față de termenele limită, astfel încât proiectul să poată merge mai departe.

De fapt, angajații și managerii de proiect preferă să aibă un anumit tip de software de colaborare alături de instrumentele lor de management de proiect. Am subliniat acesta și alte motive pentru a avea transparența proiectului în prima parte a seriei noastre despre prioritizarea transparenței în planificarea managementului de proiect, în loc să o facem o idee ulterioară.

Pentru partea a doua, vom aborda factorii cheie care fac planurile de comunicare pentru managementul proiectelor eficiente, cei patru pași pentru a construi un plan de comunicare eficient și instrumentele care vă ajută să vă pregătiți pentru succes.

Care sunt factorii critici în comunicarea managementului de proiect?

În domeniul mai larg al strategiei dvs. de PM (managementul de proiect), planul dvs. de comunicare pentru managementul de proiect ar trebui să se concentreze pe patru componente cheie ale comunicării eficiente. Comunicarea clară ajută echipele tale interne să rămână la sarcină și la timp, ducând la finalizarea cu succes a unui proiect.

Canale

Toată lumea ar trebui să folosească aceleași canale de comunicare pentru a discuta proiecte, având în același timp acces egal la acestea. Pentru comoditate, puteți configura grupuri în cadrul sistemelor de mesagerie și le puteți numi în funcție de categoria de proiect, nivelurile părților interesate (manageri, directori, lideri de echipă), tipuri de sarcini (cercetare și dezvoltare, prototipare, inginerie) sau numele echipei (tigru, leu, ornitorinc).

De exemplu, puteți configura grupuri de e-mail în sistemul dvs. care trimit mesaje fiecărui membru al echipei pentru discuții. Pentru o modalitate mai ușoară de a comunica, o mulțime de opțiuni de software de chat live permit grupurilor să vorbească simultan.

Rezultate

Ce rezultate sau obiective încercați să obțineți? Care sunt obiectivele finale ale fiecărei sarcini pe care părțile interesate trebuie să o îndeplinească pentru ca proiectul să continue? Comunicarea între părțile interesate trebuie să facă referire la o anumită sarcină, astfel încât toată lumea să înțeleagă la ce se face referire pentru a îndeplini obiectivele sarcinii și a obține rezultate.

Public

Publicul care vede mesajul trebuie să aibă sensul transmis cât mai simplu posibil. Acest lucru este important deoarece părțile interesate interne și părțile interesate externe pot să nu aibă același nivel de implicare în proiect. Puteți desemna cine contactează pe cine atunci când schițați planul de comunicare pentru managementul proiectului.

Să presupunem că managerul de proiect se întâlnește cu consiliul de administrație al clientului o dată pe lună. Managerul ar trebui să transmită mesaje pe care le va înțelege cu ușurință, fără a intra în prea multe detalii, putând vorbi în același timp despre orice rapoarte scrise difuzate în acel moment.

Mesaj

Mesajele către părțile interesate trebuie să transmită un sens cu frecare minimă și un sens clar și simplu, pe cât posibil. De ce? Astfel, persoanele care primesc mesajul pot lua măsurile adecvate dacă este necesar.

Exemplu

Să spunem că Stacy îi trimite lui Chuck că analiza ei detaliată nu va fi făcută la timp, ceea ce va întârzia munca lui Chuck. Chuck poate decide apoi să solicite o prelungire a termenului limită, să o întrebe pe Stacy dacă are nevoie de ajutor sau să ceară sfatul unui supervizor.

Examinați acești patru pași practici pentru a construi un plan de comunicare PM

Sunteți gata să creați un plan de comunicare transparent pentru managementul proiectelor?

Luați în considerare utilizarea metodologiei agile și a metodelor integrate de management al proiectelor. Fiecare manager de proiect are o abordare diferită pentru gestionarea ciclului de viață al proiectului. În sondajul nostru[*], am constatat că doar 17% dintre manageri se bazează exclusiv pe metode agile, în timp ce 51% cred în metode integrate de management de proiect. Combinarea ambelor obține rezultate mai bune.

1. Alegeți un format de document sau un instrument pentru a găzdui planul

Opțiunile software de management de proiect abundă. Cu peste 1.350 disponibile, puteți alege unul care se potrivește nevoilor dvs. dacă nu aveți deja unul. Software-ul potrivit facilitează colaborarea, cu canale de comunicare și sisteme de alertă simple.

Software-ul PM cu platforme cuprinzătoare oferă automatizare care poate avansa în mod automat cronologia când sarcinile sunt finalizate, urmărind în același timp timpul pe sarcini și proiecte. Alegeți unul care este ușor de utilizat și are capabilități de raportare.

2. Identificați părțile interesate

Toată lumea dintr-un proiect ar trebui să înțeleagă rolul fiecărui membru al echipei în cadrul unui sistem de management de proiect. Puteți sublinia acest lucru într-un document de planificare pe care toată lumea îl examinează în timpul unei întâlniri la nivel de părți interesate pentru a începe proiectul. Motivul întâlnirii este ca oamenii să pună întrebări precum: „Cui mă raportez dacă se întâmplă X?” Țineți întâlniri regulate după începerea inițială pentru întrebări și răspunsuri, deoarece nu știți niciodată cine poate avea nevoie să le asculte.

3. Planificați pentru variabile și flexibilitate

Dwight Eisenhower ^{[ 1 ]} a spus odată: „Planurile sunt inutile, dar planificarea este indispensabilă”.

Indiferent cât de bine ai expune planurile, ceva va merge prost sau, cel puțin, va sugera un alt curs de acțiune. De aceea trebuie să planificați variabilele și flexibilitatea în cadrul unui proiect. Termenele ar trebui respectate cât mai mult posibil, dar să permită o anumită marjă de mișcare pe tot parcursul proiectului pentru circumstanțe neprevăzute, cum ar fi persoanele care părăsesc compania sau clienții/clienții cu respingere.

4. Setați un program de actualizare și comunicare care să se alinieze cu reperele

Pe lângă întâlnirile regulate, organizați întâlniri de actualizare atunci când echipele îndeplinesc anumite etape. Acestea sunt importante pentru a le comunica tuturor părților interesate pentru a vă asigura că toată lumea știe care sunt pașii următori și ce trebuie să se întâmple în continuare.

Selectați instrumentele potrivite de management de proiect pentru a stimula transparența și comunicarea

Instrumentele digitale vă pot permite planul de comunicare pentru managementul proiectelor, oferindu-i un cadru practic pentru ca oamenii, inclusiv echipele de la distanță, să discute, să trimită documente, să facă revizuiri, să stabilească termene limită și să trimită livrabile.

Căutați platforme de management de proiect complet integrate, care au calendare partajate pe care toată lumea le poate vedea, portaluri de chat pentru discuții în echipă, capabilități de conferințe video, partajare de fișiere și alerte automate pentru finalizarea sarcinilor.

Transparența ta dă roade atunci când toată lumea se află în același proiect și pe aceeași pagină. Aruncă o privire la cele mai bune cinci soluții de management de proiect pentru vizualizarea proiectelor ca o alegere posibilă.

Utilizarea instrumentelor corecte și a celor patru pași practici menționați mai sus vă permit să obțineți transparență între părțile interesate de la început până la sfârșit. Echipa ta va finaliza proiectele la timp, în timp ce îndeplinește sau depășește așteptările, iar cu niveluri mai ridicate de satisfacție a clienților, tu și compania ta veți avea un succes mai mare și veți continua să creșteți.