วิธีสร้างและดำเนินการตามแผนความโปร่งใสของโครงการใน 4 ขั้นตอนง่ายๆ

ส่วนที่ 2 ของซีรี่ส์ของเราจะแสดงขั้นตอนที่นำไปใช้ได้จริงในการสร้างแผนความโปร่งใสของโครงการ

แผนการสื่อสารการจัดการโครงการต้องมีความโปร่งใสสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการเดินหน้าต่อไปตามแผนที่วางไว้ สิ่งนี้ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทำงานตรงเวลาและเตรียมพร้อม แผนความโปร่งใสของโครงการช่วยให้คุณ ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้จัดการโครงการ ให้ทุกคนรับผิดชอบต่อกำหนดเวลาเพื่อให้โครงการเดินหน้าต่อไปได้

ในความเป็นจริง พนักงานและผู้จัดการโครงการต้องการมีซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันบางประเภทควบคู่ไปกับเครื่องมือการจัดการโครงการ เราได้สรุปเหตุผลนี้และเหตุผลอื่นๆ ที่ทำให้โครงการมีความโปร่งใสในส่วนที่หนึ่งของซีรี่ส์ของเราเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญของความโปร่งใสในการวางแผนการจัดการโครงการ แทนที่จะคิดในภายหลัง

สำหรับส่วนที่สอง เราจะเจาะลึกถึงปัจจัยสำคัญที่ทำให้แผนการสื่อสารเพื่อการจัดการโครงการมีประสิทธิภาพ สี่ขั้นตอนในการสร้างแผนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณพร้อมสำหรับความสำเร็จ

อะไรคือปัจจัยสำคัญในการสื่อสารการบริหารโครงการ?

ภายในขอบเขตที่กว้างขึ้นของกลยุทธ์ PM (การจัดการโครงการ) ของคุณ แผนการสื่อสารการจัดการโครงการของคุณควรมุ่งเน้นไปที่องค์ประกอบหลักสี่ประการของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การสื่อสารที่ชัดเจนช่วยให้ทีมภายในของคุณทำงานและตรงต่อเวลา ทำให้โครงการสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี

ช่องทาง

ทุกคนควรใช้ช่องทางการสื่อสารเดียวกันเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการในขณะที่เข้าถึงช่องทางเหล่านั้นได้อย่างเท่าเทียมกัน เพื่อความสะดวก คุณสามารถตั้งค่ากลุ่มภายในระบบการส่งข้อความและตั้งชื่อตามหมวดหมู่โครงการ ระดับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (ผู้จัดการ ผู้อำนวยการ หัวหน้าทีม) ประเภทของงาน (การวิจัยและพัฒนา การสร้างต้นแบบ วิศวกรรม) หรือชื่อทีม (เสือ สิงโตตุ่นปากเป็ด)

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่ากลุ่มอีเมลภายในระบบของคุณเพื่อส่งข้อความถึงสมาชิกแต่ละคนในทีมเพื่อการสนทนา สำหรับวิธีการสื่อสารที่ง่ายขึ้น ตัวเลือกซอฟต์แวร์แชทสดมากมายช่วยให้กลุ่มสนทนาพร้อมกันได้

ผลลัพธ์

คุณพยายามบรรลุผลลัพธ์หรือวัตถุประสงค์อะไร อะไรคือเป้าหมายสุดท้ายของงานแต่ละอย่างที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณต้องทำเพื่อให้โครงการก้าวไปข้างหน้า? การสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องอ้างอิงงานใดงานหนึ่ง เพื่อให้ทุกคนเข้าใจสิ่งที่ถูกอ้างอิงเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของงานและได้ผลลัพธ์

ผู้ชม

ผู้ชมที่เห็นข้อความต้องสื่อความหมายให้เข้าใจง่ายที่สุด สิ่งนี้มีความสำคัญเนื่องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกอาจไม่มีส่วนร่วมในโครงการในระดับเดียวกัน คุณอาจกำหนดผู้ติดต่อเมื่อคุณร่างแผนการสื่อสารการจัดการโครงการ

สมมติว่าผู้จัดการโครงการพบกับคณะกรรมการบริหารของลูกค้าเดือนละครั้ง ผู้จัดการควรส่งข้อความที่พวกเขาจะเข้าใจได้ง่ายโดยไม่ต้องลงรายละเอียดมากเกินไป ในขณะที่สามารถพูดเกี่ยวกับรายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่เผยแพร่ในขณะนั้นได้

ข้อความ

ข้อความถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องสื่อความหมายโดยมีการเสียดสีน้อยที่สุดและมีความหมายที่ชัดเจนและเรียบง่ายมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ทำไม ดังนั้นผู้ที่ได้รับข้อความสามารถดำเนินการตามความเหมาะสมได้หากจำเป็น

ตัวอย่าง

สมมติว่า Stacy ส่งข้อความถึง Chuck ว่าการวิเคราะห์โดยละเอียดของเธอจะไม่เสร็จทันเวลา ซึ่งจะทำให้งานของ Chuck ล่าช้า จากนั้นชัคสามารถตัดสินใจขอขยายกำหนดเวลา ถามสเตซีว่าเธอต้องการความช่วยเหลือหรือไม่ หรือขอคำแนะนำจากหัวหน้างาน

ตรวจสอบขั้นตอนการปฏิบัติสี่ขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างแผนการสื่อสาร PM

พร้อมจัดทำแผนสื่อสารการบริหารโครงการที่โปร่งใสแล้วหรือยัง?

พิจารณาใช้วิธีการที่คล่องตัวและวิธีการจัดการโครงการแบบบูรณาการ ผู้จัดการโครงการทุกคนมีแนวทางที่แตกต่างกันในการจัดการวงจรชีวิตของโครงการ ในการสำรวจของเรา[*] เราพบว่ามีผู้จัดการเพียง 17% เท่านั้นที่พึ่งพาวิธีการที่คล่องตัวเพียงอย่างเดียว ในขณะที่ 51% เชื่อในวิธีการจัดการโครงการแบบบูรณาการ การผสมผสานทั้งสองอย่างทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

1. เลือกรูปแบบเอกสารหรือเครื่องมือในการจัดทำแผน

ตัวเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมีมากมาย ด้วยตัวเลือกมากกว่า 1,350 รายการ คุณสามารถเลือกรายการที่เหมาะกับความต้องการของคุณได้ หากคุณยังไม่มี ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมทำให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่าย ด้วยช่องทางการสื่อสารและระบบแจ้งเตือนที่ไม่ซับซ้อน

ซอฟต์แวร์ PM พร้อมแพลตฟอร์มที่ครอบคลุมมีคุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติที่สามารถเลื่อนลำดับเวลาไปข้างหน้าโดยอัตโนมัติเมื่องานเสร็จสิ้น ในขณะที่ติดตามเวลาของงานและโครงการ เลือกอันที่ใช้งานง่ายและมีความสามารถในการรายงาน

2. ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ทุกคนในโครงการควรเข้าใจบทบาทของสมาชิกในทีมแต่ละคนในระบบการจัดการโครงการ คุณสามารถสรุปสิ่งนี้ในเอกสารการวางแผนที่ทุกคนทบทวนระหว่างการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเพื่อเริ่มโครงการ เหตุผลของการประชุมคือเพื่อให้ผู้คนถามคำถามเช่น "ฉันจะรายงานใครถ้า X เกิดขึ้น" จัดการประชุมเป็นประจำหลังจากเริ่มการแข่งขันครั้งแรกเพื่อถามคำถามและคำตอบ เพราะคุณไม่มีทางรู้ว่าใครอาจต้องฟังพวกเขาบ้าง

3. วางแผนสำหรับตัวแปรและความยืดหยุ่น

ดไวต์ ไอเซนฮาวร์ (Dwight Eisenhower ^{) [ 1 ]} เคยกล่าวไว้ว่า "แผนการไม่มีประโยชน์ แต่การวางแผนเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้"

ไม่ว่าคุณจะวางแผนไว้ดีแค่ไหน จะมีบางอย่างผิดพลาดหรืออย่างน้อยก็แนะนำแนวทางปฏิบัติที่แตกต่างออกไป นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องวางแผนสำหรับตัวแปรและความยืดหยุ่นภายในกรอบของโครงการ ควรปฏิบัติตามกำหนดเวลาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่ควรเผื่อเวลาไว้บ้างตลอดทั้งโครงการสำหรับสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน เช่น ผู้คนออกจากบริษัทหรือลูกค้า/ลูกค้าที่มีการตอบกลับ

4. กำหนดการอัปเดตและกำหนดการสื่อสารที่สอดคล้องกับเหตุการณ์สำคัญ

นอกจากการประชุมปกติแล้ว ให้จัดการประชุมอัปเดตเมื่อทีมบรรลุเหตุการณ์สำคัญบางอย่าง สิ่งเหล่านี้มีความสำคัญในการสื่อสารไปยังผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าขั้นตอนต่อไปคืออะไรและอะไรจะต้องเกิดขึ้นต่อไป

เลือกเครื่องมือการจัดการโครงการที่เหมาะสมเพื่อส่งเสริมความโปร่งใสและการสื่อสาร

เครื่องมือดิจิทัลสามารถเปิดใช้งานแผนการสื่อสารการจัดการโครงการของคุณโดยให้เฟรมเวิร์กที่ใช้งานได้จริงสำหรับผู้คน รวมถึงทีมระยะไกล เพื่อแชท ส่งเอกสาร แก้ไข กำหนดเส้นตาย และส่งสิ่งที่ส่งมอบ

มองหาแพลตฟอร์มการจัดการโครงการแบบครบวงจรที่มีปฏิทินที่ใช้ร่วมกันซึ่งทุกคนสามารถเห็นได้ พอร์ทัลแชทสำหรับการสนทนาในทีม ความสามารถในการประชุมทางวิดีโอ การแชร์ไฟล์ และการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่องานเสร็จสิ้น

ความโปร่งใสของคุณจะได้ผลเมื่อทุกคนอยู่ในโครงการเดียวกันและอยู่ในหน้าเดียวกัน ลองดูโซลูชันการจัดการโครงการห้าอันดับแรกของเราสำหรับการแสดงภาพโครงการเป็นทางเลือกหนึ่งที่เป็นไปได้

การใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่ถูกต้องและสี่ขั้นตอนการปฏิบัติที่กล่าวถึงข้างต้น ช่วยให้คุณบรรลุความโปร่งใสในหมู่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตั้งแต่ต้นจนจบ ทีมของคุณจะเสร็จสิ้นโครงการตรงเวลาในขณะที่ตอบสนองหรือเกินความคาดหวัง และด้วยระดับความพึงพอใจของลูกค้าที่สูงขึ้น คุณและบริษัทของคุณจะประสบความสำเร็จมากขึ้นและเติบโตต่อไป