Como construir e implementar um plano de transparência do projeto em 4 etapas simples

A segunda parte de nossa série fornece etapas práticas para criar um plano de transparência do projeto.

Os planos de comunicação do gerenciamento de projetos devem incluir transparência entre todas as partes interessadas para garantir que o projeto avance conforme planejado. Isso mantém as partes interessadas na tarefa, no prazo e alertas. Os planos de transparência do projeto permitem que você, como proprietário de uma pequena empresa ou gerente de projeto, responsabilize todos os prazos para que o projeto possa avançar.

Na verdade, funcionários e gerentes de projeto preferem ter algum tipo de software de colaboração junto com suas ferramentas de gerenciamento de projeto. Descrevemos esse e outros motivos para ter transparência no projeto na primeira parte de nossa série sobre como priorizar a transparência no planejamento do gerenciamento de projetos, em vez de torná-la uma reflexão tardia.

Para a parte dois, vamos nos aprofundar nos principais fatores que tornam os planos de comunicação de gerenciamento de projetos eficazes, as quatro etapas para criar um plano de comunicação eficaz e as ferramentas para ajudar a prepará-lo para o sucesso.

Quais são os fatores críticos na comunicação do gerenciamento de projetos?

Dentro do escopo mais amplo de sua estratégia de PM (gerenciamento de projetos), seu plano de comunicação de gerenciamento de projetos deve se concentrar em quatro componentes principais da comunicação eficaz. Uma comunicação clara ajuda suas equipes internas a permanecerem focadas na tarefa e no prazo, levando à conclusão bem-sucedida de um projeto.

Canais

Todos devem usar os mesmos canais de comunicação para discutir projetos, tendo igual acesso a eles. Por conveniência, você pode configurar grupos nos sistemas de mensagens e nomeá-los de acordo com a categoria do projeto, níveis de stakeholders (gerentes, diretores, líderes de equipe), tipos de tarefas (pesquisa e desenvolvimento, prototipagem, engenharia) ou nomes de equipe (tigre, leão, ornitorrinco).

Por exemplo, você pode configurar grupos de e-mail em seu sistema que enviam mensagens para cada membro da equipe para discussão. Para facilitar a comunicação, várias opções de software de bate-papo ao vivo permitem que os grupos conversem simultaneamente.

Resultados

Que resultados ou objetivos você está tentando alcançar? Quais são os objetivos finais de cada tarefa que suas partes interessadas devem realizar para manter o projeto em andamento? A comunicação entre as partes interessadas deve fazer referência a uma determinada tarefa, para que todos entendam o que está sendo referenciado para atender aos objetivos da tarefa e obter resultados.

Público

O público que vê a mensagem deve ter o significado transmitido a eles da forma mais simples possível. Isso é importante porque as partes interessadas internas e externas podem não ter os mesmos níveis de envolvimento no projeto. Você pode designar quem contata quem ao delinear o plano de comunicação do gerenciamento do projeto.

Digamos que o gerente de projeto se reúna com a diretoria do cliente uma vez por mês. O gerente deve entregar mensagens que eles entenderão facilmente, sem entrar em muitos detalhes, podendo falar sobre quaisquer relatórios escritos divulgados naquele momento.

Mensagem

As mensagens para as partes interessadas devem transmitir significado com o mínimo de atrito e significado claro e simples, tanto quanto possível. Por quê? Assim, as pessoas que recebem a mensagem podem tomar as medidas adequadas, se necessário.

Exemplo

Digamos que Stacy envie uma mensagem para Chuck dizendo que sua análise detalhada não será feita a tempo, o que atrasará o trabalho de Chuck. Chuck pode então decidir solicitar uma extensão de seu prazo, perguntar a Stacy se ela precisa de ajuda ou buscar o conselho de um supervisor.

Examine estas quatro etapas práticas para criar um plano de comunicação de gerenciamento de projetos

Pronto para criar um plano de comunicação de gerenciamento de projeto transparente?

Considere o uso de metodologia ágil e métodos integrados de gerenciamento de projetos. Cada gerente de projeto tem uma abordagem diferente para gerenciar o ciclo de vida do projeto. Em nossa pesquisa[*], descobrimos que apenas 17% dos gerentes confiam exclusivamente em métodos ágeis, enquanto 51% acreditam em métodos integrados de gerenciamento de projetos. A combinação de ambos alcança melhores resultados.

1. Escolha um formato de documento ou ferramenta para abrigar o plano

As opções de software de gerenciamento de projetos são abundantes. Com mais de 1.350 disponíveis, você pode escolher um que atenda às suas necessidades, caso ainda não tenha um. O software certo facilita a colaboração, com canais de comunicação diretos e sistemas de alerta.

O software PM com plataformas abrangentes apresenta automação que pode avançar os cronogramas automaticamente quando as tarefas são concluídas, enquanto acompanha o tempo em tarefas e projetos. Escolha um que seja fácil de usar e tenha recursos de geração de relatórios.

2. Identifique as partes interessadas

Todos dentro de um projeto devem entender a função de cada membro da equipe dentro de um sistema de gerenciamento de projetos. Você pode delinear isso em um documento de planejamento que todos analisam durante uma reunião com todas as partes interessadas para iniciar o projeto. O motivo da reunião é que as pessoas façam perguntas como: "A quem devo relatar se X acontecer?" Faça reuniões regulares após o pontapé inicial para perguntas e respostas, porque você nunca sabe quem pode precisar ouvi-los.

3. Planeje variáveis ​​e flexibilidade

Dwight Eisenhower ^{[ 1 ]} disse uma vez: "Os planos são inúteis, mas o planejamento é indispensável."

Não importa o quão bem você defina seus planos, algo dará errado ou, pelo menos, sugerirá um curso de ação diferente. É por isso que você precisa planejar variáveis ​​e flexibilidade dentro da estrutura de um projeto. Os prazos devem ser cumpridos o máximo possível, mas deixe algum espaço de manobra ao longo do projeto para circunstâncias imprevistas, como pessoas deixando a empresa ou clientes/consumidores com resistência.

4. Defina um cronograma de atualização e comunicação que se alinhe com os marcos

Além das reuniões regulares, realize reuniões de atualização quando as equipes atingirem determinados marcos. É importante comunicá-los a todas as partes interessadas para garantir que todos saibam quais são os próximos passos e o que precisa acontecer a seguir.

Selecione as ferramentas certas de gerenciamento de projetos para promover a transparência e a comunicação

As ferramentas digitais podem habilitar seu plano de comunicação de gerenciamento de projetos, fornecendo uma estrutura prática para que as pessoas, incluindo equipes remotas, conversem, enviem documentos, façam revisões, estabeleçam prazos e enviem entregas.

Procure plataformas de gerenciamento de projetos totalmente integradas que tenham calendários compartilhados que todos possam ver, portais de bate-papo para discussões em equipe, recursos de videoconferência, compartilhamento de arquivos e alertas automatizados para conclusão de tarefas.

Sua transparência compensa quando todos estão no mesmo projeto e na mesma página. Dê uma olhada em nossas cinco principais soluções de gerenciamento de projetos para visualização de projetos como uma escolha possível.

Aproveitar as ferramentas corretas e as quatro etapas práticas mencionadas acima permite que você obtenha transparência entre as partes interessadas do início ao fim. Sua equipe terminará os projetos no prazo, atendendo ou superando as expectativas e, com níveis mais altos de satisfação do cliente, você e sua empresa terão mais sucesso e continuarão a crescer.