Cara Membuat dan Menerapkan Rencana Transparansi Proyek dalam 4 Langkah Sederhana

Bagian kedua dari seri kami memberi Anda langkah-langkah praktis untuk membuat rencana transparansi proyek.

Rencana komunikasi manajemen proyek harus mencakup transparansi di semua pemangku kepentingan untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana. Hal ini membuat para pemangku kepentingan tetap pada tugas, tepat waktu, dan waspada. Rencana transparansi proyek memungkinkan Anda, sebagai pemilik usaha kecil atau manajer proyek, meminta pertanggungjawaban setiap orang pada tenggat waktu sehingga proyek dapat bergerak maju.

Faktanya, staf dan manajer proyek lebih suka memiliki beberapa jenis perangkat lunak kolaborasi bersama alat manajemen proyek mereka. Kami menguraikan ini dan alasan lain untuk memiliki transparansi proyek di bagian pertama dari seri kami tentang memprioritaskan transparansi dalam perencanaan manajemen proyek, alih-alih menjadikannya sebagai renungan.

Untuk bagian kedua, kita akan mendalami faktor kunci yang membuat rencana komunikasi manajemen proyek menjadi efektif, empat langkah untuk membangun rencana komunikasi yang efektif, dan alat untuk membantu menyiapkan Anda menuju kesuksesan.

Apa faktor kritis dalam komunikasi manajemen proyek?

Dalam cakupan strategi PM (manajemen proyek) Anda yang lebih luas, rencana komunikasi manajemen proyek Anda harus berfokus pada empat komponen utama komunikasi yang efektif. Komunikasi yang jelas membantu tim internal Anda tetap pada tugas dan tepat waktu, yang mengarah pada keberhasilan penyelesaian proyek.

Saluran

Setiap orang harus menggunakan saluran komunikasi yang sama untuk mendiskusikan proyek sambil memiliki akses yang sama ke sana. Untuk kenyamanan, Anda dapat menyiapkan grup dalam sistem perpesanan dan menamainya sesuai dengan kategori proyek, tingkat pemangku kepentingan (manajer, direktur, pimpinan tim), jenis tugas (penelitian dan pengembangan, pembuatan prototipe, teknik), atau nama tim (harimau, singa, platipus).

Misalnya, Anda dapat mengatur grup email dalam sistem Anda yang mengirim pesan ke setiap anggota tim untuk didiskusikan. Untuk cara berkomunikasi yang lebih mudah, banyak opsi perangkat lunak obrolan langsung memungkinkan grup untuk berbicara secara bersamaan.

Hasil

Hasil atau tujuan apa yang ingin Anda capai? Apa tujuan akhir dari setiap tugas yang harus dilakukan pemangku kepentingan Anda agar proyek tetap berjalan? Komunikasi antar pemangku kepentingan harus mengacu pada tugas tertentu, sehingga setiap orang memahami apa yang dirujuk untuk memenuhi tujuan tugas dan mendapatkan hasil.

Hadirin

Penonton yang melihat pesan tersebut harus memiliki makna yang disampaikan kepada mereka sesederhana mungkin. Ini penting karena pemangku kepentingan internal dan pemangku kepentingan eksternal mungkin tidak memiliki tingkat keterlibatan yang sama dalam proyek. Anda dapat menunjuk siapa yang menghubungi siapa ketika Anda menguraikan rencana komunikasi manajemen proyek.

Katakanlah manajer proyek bertemu dengan dewan direksi klien sebulan sekali. Manajer harus menyampaikan pesan yang akan mereka pahami dengan mudah, tanpa terlalu banyak detail, sambil dapat berbicara tentang laporan tertulis yang disebarluaskan pada saat itu.

Pesan

Pesan kepada pemangku kepentingan harus menyampaikan makna dengan sesedikit mungkin gesekan dan makna yang jelas dan sederhana. Mengapa? Sehingga orang yang menerima pesan dapat mengambil tindakan yang tepat jika diperlukan.

Contoh

Katakanlah Stacy mengirim pesan ke Chuck bahwa analisis mendetailnya tidak akan selesai tepat waktu, yang akan menunda pekerjaan Chuck. Chuck kemudian dapat memutuskan untuk meminta perpanjangan tenggat waktunya, bertanya kepada Stacy apakah dia membutuhkan bantuan, atau meminta nasihat dari penyelia.

Periksa keempat langkah praktis ini untuk membangun rencana komunikasi PM

Siap membuat rencana komunikasi manajemen proyek yang transparan?

Pertimbangkan untuk menggunakan metodologi tangkas dan metode manajemen proyek terintegrasi. Setiap manajer proyek memiliki pendekatan yang berbeda untuk mengelola siklus hidup proyek. Dalam survei kami[*], kami menemukan bahwa hanya 17% manajer yang hanya mengandalkan metode gesit, sedangkan 51% percaya pada metode manajemen proyek terpadu. Menggabungkan keduanya mencapai hasil yang lebih baik.

1. Pilih format dokumen atau alat untuk menyimpan rencana

Pilihan perangkat lunak manajemen proyek berlimpah. Dengan lebih dari 1.350 tersedia, Anda dapat memilih satu yang sesuai dengan kebutuhan Anda jika Anda belum memilikinya. Perangkat lunak yang tepat memudahkan kolaborasi, dengan saluran komunikasi langsung dan sistem peringatan.

Perangkat lunak PM dengan platform komprehensif menampilkan otomatisasi yang dapat memajukan garis waktu secara otomatis saat tugas selesai, sambil melacak waktu pada tugas dan proyek. Pilih salah satu yang mudah digunakan dan memiliki kemampuan pelaporan.

2. Identifikasi pemangku kepentingan

Setiap orang dalam proyek harus memahami peran masing-masing anggota tim dalam sistem manajemen proyek. Anda dapat menguraikan ini dalam dokumen perencanaan yang ditinjau setiap orang selama pertemuan pemangku kepentingan untuk memulai proyek. Alasan pertemuan tersebut adalah agar orang-orang mengajukan pertanyaan seperti, "Kepada siapa saya melapor jika X terjadi?" Adakan rapat rutin setelah kickoff awal untuk tanya jawab karena Anda tidak pernah tahu siapa yang mungkin perlu mendengarnya.

3. Rencanakan variabel dan fleksibilitas

Dwight Eisenhower ^{[ 1 ]} pernah berkata, "Rencana tidak berguna, tetapi perencanaan sangat diperlukan."

Tidak peduli seberapa baik Anda menyusun rencana Anda, sesuatu akan salah atau, setidaknya, menyarankan tindakan yang berbeda. Itu sebabnya Anda perlu merencanakan variabel dan fleksibilitas dalam kerangka proyek. Tenggat waktu harus dipatuhi sebanyak mungkin, tetapi berikan ruang gerak selama proyek untuk keadaan yang tidak terduga, seperti orang yang meninggalkan perusahaan atau klien/pelanggan dengan penolakan.

4. Tetapkan jadwal pembaruan dan komunikasi yang selaras dengan pencapaian

Selain rapat rutin, adakan rapat pembaruan saat tim mencapai pencapaian tertentu. Ini penting untuk dikomunikasikan kepada semua pemangku kepentingan untuk memastikan semua orang tahu apa langkah selanjutnya dan apa yang perlu dilakukan selanjutnya.

Pilih alat manajemen proyek yang tepat untuk mendorong transparansi dan komunikasi

Alat digital dapat memungkinkan rencana komunikasi manajemen proyek Anda dengan memberikannya kerangka kerja praktis bagi orang-orang, termasuk tim jarak jauh, untuk mengobrol, mengirim dokumen, membuat revisi, menetapkan tenggat waktu, dan mengirim kiriman.

Cari platform manajemen proyek terintegrasi penuh yang memiliki kalender bersama yang dapat dilihat semua orang, portal obrolan untuk diskusi tim, kemampuan konferensi video, berbagi file, dan peringatan otomatis untuk penyelesaian tugas.

Transparansi Anda terbayar ketika semua orang berada dalam proyek yang sama dan pada halaman yang sama. Lihatlah lima solusi manajemen proyek teratas kami untuk visualisasi proyek sebagai salah satu pilihan yang memungkinkan.

Memanfaatkan alat yang tepat dan empat langkah praktis yang disebutkan di atas memungkinkan Anda mencapai transparansi di antara para pemangku kepentingan dari awal hingga akhir. Tim Anda akan menyelesaikan proyek tepat waktu sambil memenuhi atau melebihi harapan, dan dengan tingkat kepuasan pelanggan yang lebih tinggi, Anda dan perusahaan Anda akan mengalami kesuksesan yang lebih besar dan terus berkembang.