간단한 4단계로 프로젝트 투명성 계획을 수립하고 구현하는 방법

시리즈 2부에서는 프로젝트 투명성 계획을 수립하기 위한 실용적인 단계를 제공합니다.

프로젝트 관리 커뮤니케이션 계획에는 프로젝트가 계획대로 진행될 수 있도록 모든 이해 관계자에 대한 투명성이 포함되어야 합니다. 이를 통해 이해관계자는 작업을 제 시간에 정확하게 수행할 수 있습니다. 프로젝트 투명성 계획을 통해 소기업 소유자 또는 프로젝트 관리자는 프로젝트가 진행될 수 있도록 모든 사람이 기한을 책임질 수 있도록 합니다.

실제로 직원과 프로젝트 관리자는 프로젝트 관리 도구와 함께 일종의 협업 소프트웨어를 선호합니다. 우리는 프로젝트 관리 계획에서 투명성을 나중에 생각하지 않고 우선순위에 두는 것에 대한 시리즈의 1부에서 프로젝트 투명성을 유지해야 하는 이유와 기타 이유를 설명했습니다.

2부에서는 프로젝트 관리 커뮤니케이션 계획을 효과적으로 만드는 핵심 요소, 효과적인 커뮤니케이션 계획을 구축하기 위한 4단계 및 성공을 위한 도구에 대해 자세히 설명합니다.

프로젝트 관리 커뮤니케이션의 중요한 요소는 무엇입니까?

PM(프로젝트 관리) 전략의 더 넓은 범위 내에서 프로젝트 관리 커뮤니케이션 계획은 효과적인 커뮤니케이션의 네 가지 핵심 구성 요소에 초점을 맞춰야 합니다. 명확한 커뮤니케이션은 내부 팀이 작업을 제 시간에 수행하여 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 도움이 됩니다.

채널

모든 사람은 프로젝트에 대해 동등한 액세스 권한을 가지면서 동일한 커뮤니케이션 채널을 사용하여 프로젝트를 논의해야 합니다. 편의를 위해 메시징 시스템 내에서 그룹을 설정하고 프로젝트 범주, 이해 관계자 수준(관리자, 이사, 팀 리더), 작업 유형(연구 및 개발, 프로토타이핑, 엔지니어링) 또는 팀 이름(타이거, 사자, 오리너구리).

예를 들어, 토론을 위해 팀의 각 구성원에게 메시지를 보내는 시스템 내에서 이메일 그룹을 설정할 수 있습니다. 더 쉬운 의사소통 방법을 위해 다양한 라이브 채팅 소프트웨어 옵션을 통해 그룹이 동시에 대화할 수 있습니다.

결과

달성하려는 결과 또는 목표는 무엇입니까? 이해 관계자가 프로젝트를 계속 진행하기 위해 수행해야 하는 각 작업의 최종 목표는 무엇입니까? 이해 관계자 간의 커뮤니케이션은 특정 작업을 참조해야 하므로 모든 사람이 작업 목표를 달성하고 결과를 얻기 위해 참조되는 내용을 이해합니다.

청중

메시지를 보는 청중은 가능한 한 간단하게 의미를 전달해야 합니다. 이는 내부 이해관계자와 외부 이해관계자가 프로젝트에 동일한 수준으로 참여하지 않을 수 있기 때문에 중요합니다. 프로젝트 관리 커뮤니케이션 계획을 개략적으로 설명할 때 누가 누구에게 연락할지 지정할 수 있습니다.

프로젝트 관리자가 한 달에 한 번 클라이언트의 이사회와 만난다고 가정해 보겠습니다. 관리자는 당시 유포된 모든 서면 보고서에 대해 말할 수 있으면서도 너무 자세하게 설명하지 않고 쉽게 이해할 수 있는 메시지를 전달해야 합니다.

메시지

이해관계자에게 보내는 메시지는 마찰을 최소화하고 가능한 한 명확하고 단순한 의미로 의미를 전달해야 합니다. 왜요? 따라서 메시지를 받는 사람들은 필요한 경우 적절한 조치를 취할 수 있습니다.

예시

Stacy가 Chuck에게 그녀의 자세한 분석이 제 시간에 완료되지 않아 Chuck의 작업이 지연될 것이라고 메시지를 보낸다고 가정해 보겠습니다. 그런 다음 Chuck은 기한 연장을 요청하거나 Stacy에게 도움이 필요한지 물어보거나 상사에게 조언을 구할 수 있습니다.

PM 커뮤니케이션 계획을 수립하기 위한 이 네 가지 실용적인 단계를 검토하십시오.

투명한 프로젝트 관리 커뮤니케이션 계획을 세울 준비가 되셨습니까?

민첩한 방법론과 통합 프로젝트 관리 방법을 사용하는 것을 고려하십시오. 모든 프로젝트 관리자는 프로젝트 수명 주기를 관리하는 방식이 다릅니다. 설문 조사[*]에서 관리자의 17%만이 애자일 방법에만 의존하는 반면 51%는 통합 프로젝트 관리 방법을 신뢰하는 것으로 나타났습니다. 두 가지를 결합하면 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.

1. 계획을 보관할 문서 형식 또는 도구를 선택합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어 선택의 폭이 넓습니다. 1,350개 이상을 사용할 수 있으므로 필요에 맞는 것을 아직 가지고 있지 않은 경우 선택할 수 있습니다. 적합한 소프트웨어를 사용하면 직관적인 커뮤니케이션 채널과 경고 시스템을 통해 협업이 쉬워집니다.

포괄적인 플랫폼을 갖춘 PM 소프트웨어는 작업 및 프로젝트에 대한 시간을 추적하면서 작업이 완료되면 자동으로 타임라인을 앞으로 이동할 수 있는 자동화 기능을 제공합니다. 사용하기 쉽고 보고 기능이 있는 것을 선택하십시오.

2. 이해관계자 식별

프로젝트 내의 모든 사람은 프로젝트 관리 시스템 내에서 각 팀 구성원의 역할을 이해해야 합니다. 프로젝트를 시작하기 위해 이해 관계자 전체 회의에서 모든 사람이 검토하는 계획 문서에 이를 요약할 수 있습니다. 회의를 하는 이유는 사람들이 "X가 발생하면 누구에게 보고해야 합니까?"와 같은 질문을 하기 위해서입니다. 누가 질문을 들어야 할지 모르기 때문에 질문과 답변을 위한 초기 킥오프 후에 정기적인 회의를 개최하십시오.

3. 변수 및 유연성에 대한 계획

드와이트 아이젠하워 ^{[ 1 ]} 는 "계획은 쓸모가 없지만 계획은 필수 불가결하다"고 말했습니다.

계획을 아무리 잘 짜더라도 무언가 잘못되거나 적어도 다른 행동 방침을 제안하게 될 것입니다. 그렇기 때문에 프로젝트 프레임워크 내에서 변수와 유연성을 계획해야 합니다. 마감일은 가능한 한 준수해야 하지만, 사람들이 회사를 떠나거나 클라이언트/고객이 반발하는 것과 같은 예기치 않은 상황을 위해 프로젝트 전반에 걸쳐 약간의 변동 여지를 허용해야 합니다.

4. 이정표에 맞는 업데이트 및 커뮤니케이션 일정 설정

정기적인 회의 외에도 팀이 특정 이정표를 달성하면 업데이트 회의를 개최합니다. 다음 단계가 무엇인지, 다음에 무슨 일이 일어나야 하는지 모두가 알 수 있도록 모든 이해관계자와 의사소통하는 것이 중요합니다.

투명성과 커뮤니케이션을 촉진하는 올바른 프로젝트 관리 도구 선택

디지털 도구는 원격 팀을 비롯한 사람들이 채팅하고, 문서를 제출하고, 수정하고, 마감일을 설정하고, 결과물을 보낼 수 있는 실용적인 프레임워크를 제공하여 프로젝트 관리 커뮤니케이션 계획을 활성화할 수 있습니다.

모든 사람이 볼 수 있는 공유 일정, 팀 토론을 위한 채팅 포털, 화상 회의 기능, 파일 공유 및 작업 완료에 대한 자동 알림이 있는 완전히 통합된 프로젝트 관리 플랫폼을 찾으십시오.

모든 사람이 같은 프로젝트에 있고 같은 페이지에 있을 때 투명성이 빛을 발합니다. 하나의 가능한 선택으로 프로젝트 시각화를 위한 상위 5개 프로젝트 관리 솔루션을 살펴보십시오.

위에서 언급한 올바른 도구와 4가지 실용적인 단계를 활용하면 처음부터 끝까지 이해 관계자 간에 투명성을 확보할 수 있습니다. 귀하의 팀은 기대치를 충족하거나 초과하는 동안 제 시간에 프로젝트를 완료하고 더 높은 수준의 고객 만족으로 귀하와 귀하의 회사는 더 큰 성공을 경험하고 계속 성장할 것입니다.