如何通过 4 个简单步骤制定和实施项目透明度计划

我们系列的第二部分为您提供了构建项目透明度计划的实用步骤。

项目管理沟通计划必须包括所有利益相关者的透明度，以确保项目按计划推进。 这使利益相关者能够按时完成任务并保持警惕。 项目透明度计划允许您，作为小企业主或项目经理，让每个人对最后期限负责，以便项目能够向前推进。

事实上，员工和项目经理更喜欢将某种类型的协作软件与他们的项目管理工具一起使用。 我们在我们关于优先考虑项目管理计划透明度的系列文章的第一部分中概述了项目透明度的这个和其他原因，而不是事后才想到。

对于第二部分，我们将深入探讨使项目管理沟通计划有效的关键因素、制定有效沟通计划的四个步骤以及帮助您取得成功的工具。

项目管理沟通的关键因素是什么？

在更广泛的 PM（项目管理）策略范围内，您的项目管理沟通计划应侧重于有效沟通的四个关键组成部分。 清晰的沟通有助于您的内部团队按时完成任务，从而成功完成项目。

频道

每个人都应该使用相同的沟通渠道来讨论项目，同时具有平等的访问权限。 为了方便起见，您可以在消息系统中设置组，并根据项目类别、利益相关者级别（经理、主管、团队领导）、任务类型（研发、原型设计、工程）或团队名称（老虎、狮子、鸭嘴兽）。

例如，您可以在您的系统中设置电子邮件组，将消息发送给团队的每个成员进行讨论。 为了更轻松地进行交流，许多实时聊天软件选项允许群组同时交谈。

结果

你想达到什么结果或目标？ 利益相关者必须执行的每项任务的最终目标是什么，以保持项目向前推进？ 利益相关者之间的沟通必须参考特定的任务，这样每个人都明白所参考的是什么来满足任务目标并取得结果。

观众

看到消息的听众必须尽可能简单地了解传达给他们的含义。 这很重要，因为内部利益相关者和外部利益相关者对项目的参与程度可能不同。 在概述项目管理沟通计划时，您可以指定谁与谁联系。

假设项目经理每月与客户的董事会开会一次。 经理应该传达他们容易理解的消息，而无需过多的细节，同时能够就当时分发的任何书面报告发表讲话。

信息

向利益相关者传达的信息必须以最小的摩擦和尽可能清晰、简单的含义传达意义。 为什么？ 因此，收到消息的人可以在必要时采取适当的行动。

例子

假设 Stacy 向 Chuck 发送消息说她的详细分析无法按时完成，这会耽误 Chuck 的工作。 Chuck 然后可以决定请求延期截止日期，询问 Stacy 是否需要帮助，或者寻求主管的建议。

检查这四个实用步骤来制定 PM 沟通计划

准备好创建透明的项目管理沟通计划了吗？

考虑使用敏捷方法和集成项目管理方法。 每个项目经理都有不同的方法来管理项目生命周期。 在我们的调查中[*]，我们发现只有 17% 的管理人员完全依赖敏捷方法，而 51% 的管理人员相信集成项目管理方法。 将两者结合起来可以获得更好的效果。

1. 选择文件格式或工具来存放计划

项目管理软件的选择比比皆是。 有超过 1,350 种可供选择，如果您还没有，可以选择适合您需要的一种。 合适的软件通过直接的沟通渠道和警报系统使协作变得容易。

具有综合平台的 PM 软件具有自动化功能，可以在任务完成时自动向前移动时间表，同时跟踪任务和项目的时间。 选择一个易于使用且具有报告功能的工具。

2. 确定利益相关者

项目中的每个人都应该了解每个团队成员在项目管理系统中的角色。 您可以在计划文件中概述这一点，每个人都可以在利益相关者范围内的会议上审查该文件以启动项目。 开会的目的是让人们提出诸如“如果 X 发生，我应该向谁报告？”之类的问题。 在最初的问题和答案启动后举行定期会议，因为你永远不知道谁可能需要听他们。

3. 为变量和灵活性做计划

德怀特·艾森豪威尔^{[ 1 ]}曾说过，“计划是无用的，但计划必不可少。”

不管你的计划有多好，总会有事情出错，或者至少会建议不同的行动方案。 这就是为什么您需要在项目框架内规划变量和灵活性。 应尽可能遵守最后期限，但在整个项目中为不可预见的情况留出一些回旋余地，例如人们离开公司或客户/客户受到阻碍。

4. 设置与里程碑一致的更新和沟通时间表

除了定期会议外，当团队达到某些里程碑时举行更新会议。 这些对于与所有利益相关者进行沟通非常重要，以确保每个人都知道下一步是什么以及接下来需要做什么。

选择正确的项目管理工具以促进透明度和沟通

数字工具可以通过为包括远程团队在内的人员提供实用的框架来聊天、提交文档、进行修订、设置截止日期和发送可交付成果，从而使您的项目管理沟通计划成为可能。

寻找具有每个人都可以看到的共享日历、用于团队讨论的聊天门户、视频会议功能、文件共享和任务完成自动警报的完全集成的项目管理平台。

当每个人都在同一个项目中并在同一页面上时，你的透明度就会得到回报。 将我们的项目可视化前五名项目管理解决方案作为一种可能的选择。

利用正确的工具和上述四个实用步骤，您可以从头到尾实现利益相关者之间的透明度。 您的团队将按时完成项目，同时达到或超过预期，并且随着客户满意度的提高，您和您的公司将取得更大的成功并继续发展。