Jak zbudować i wdrożyć plan przejrzystości projektu w 4 prostych krokach

W drugiej części naszej serii znajdziesz praktyczne wskazówki, jak zbudować plan przejrzystości projektu.

Plany komunikacji w ramach zarządzania projektami muszą uwzględniać przejrzystość wszystkich interesariuszy, aby projekt posuwał się naprzód zgodnie z planem. Dzięki temu interesariusze są skupieni na zadaniu, na czas i na palcach. Plany przejrzystości projektu pozwalają właścicielowi małej firmy lub kierownikowi projektu zobowiązać wszystkich do dotrzymywania terminów, aby projekt mógł posuwać się naprzód.

W rzeczywistości pracownicy i kierownicy projektów wolą mieć oprogramowanie do współpracy wraz z narzędziami do zarządzania projektami. Ten i inne powody, dla których warto mieć przejrzystość projektu, przedstawiliśmy w pierwszej części naszej serii poświęconej nadawaniu priorytetu przejrzystości w planowaniu zarządzania projektami, zamiast poświęcania jej później.

W części drugiej przyjrzymy się kluczowym czynnikom, które sprawiają, że plany komunikacji w ramach zarządzania projektami są skuteczne, omówimy cztery kroki tworzenia skutecznego planu komunikacji oraz narzędzia, które pomogą Ci osiągnąć sukces.

Jakie są krytyczne czynniki w komunikacji zarządzania projektami?

W ramach szerszego zakresu strategii PM (zarządzania projektami), plan komunikacji w ramach zarządzania projektami powinien koncentrować się na czterech kluczowych elementach skutecznej komunikacji. Jasna komunikacja pomaga zespołom wewnętrznym wykonywać zadania i terminowo, co prowadzi do pomyślnego zakończenia projektu.

Kanały

Każdy powinien korzystać z tych samych kanałów komunikacji do omawiania projektów, mając do nich równy dostęp. Dla wygody możesz tworzyć grupy w systemach przesyłania wiadomości i nazywać je zgodnie z kategorią projektu, poziomami interesariuszy (menedżerowie, dyrektorzy, liderzy zespołów), rodzajami zadań (badania i rozwój, prototypowanie, inżynieria) lub nazwami zespołów (tygrys, lew, dziobak).

Na przykład możesz skonfigurować grupy e-mail w swoim systemie, które wysyłają wiadomości do każdego członka zespołu w celu omówienia. Aby ułatwić komunikację, wiele opcji oprogramowania do czatu na żywo pozwala grupom rozmawiać jednocześnie.

Wyniki

Jakie wyniki lub cele próbujesz osiągnąć? Jakie są cele końcowe każdego zadania, które muszą wykonać interesariusze, aby projekt posuwał się naprzód? Komunikacja między interesariuszami musi odnosić się do konkretnego zadania, aby wszyscy rozumieli, do czego się odwołuje, aby osiągnąć cele zadania i uzyskać wyniki.

Publiczność

Publiczność, która widzi przekaz, musi otrzymać przekaz w jak najprostszy sposób. Jest to ważne, ponieważ interesariusze wewnętrzni i interesariusze zewnętrzni mogą nie mieć takiego samego poziomu zaangażowania w projekt. Możesz wyznaczyć, kto się z kim kontaktuje, kiedy nakreślasz plan komunikacji zarządzania projektem.

Załóżmy, że kierownik projektu spotyka się z zarządem klienta raz w miesiącu. Menedżer powinien przekazywać komunikaty, które będą łatwo zrozumiałe, bez wdawania się w zbyt wiele szczegółów, a jednocześnie mieć możliwość wypowiadania się na temat wszelkich pisemnych raportów rozpowszechnianych w tym czasie.

Wiadomość

Komunikaty dla interesariuszy muszą przekazywać znaczenie przy minimalnym tarciu iw jak największym stopniu jasne, proste znaczenie. Czemu? Dzięki temu osoby otrzymujące wiadomość mogą w razie potrzeby podjąć odpowiednie działania.

Przykład

Powiedzmy, że Stacy wysyła Chuckowi wiadomość, że jej szczegółowa analiza nie zostanie wykonana na czas, co opóźni pracę Chucka. Chuck może wtedy zdecydować się poprosić o przedłużenie terminu, zapytać Stacy, czy potrzebuje pomocy, lub zasięgnąć porady przełożonego.

Zapoznaj się z tymi czterema praktycznymi krokami, aby zbudować plan komunikacji PM

Gotowy do stworzenia przejrzystego planu komunikacji zarządzania projektami?

Rozważ zastosowanie metodologii zwinnej i zintegrowanych metod zarządzania projektami. Każdy kierownik projektu ma inne podejście do zarządzania cyklem życia projektu. W naszej ankiecie[*] odkryliśmy, że tylko 17% menedżerów polega wyłącznie na metodach zwinnych, podczas gdy 51% wierzy w zintegrowane metody zarządzania projektami. Połączenie obu daje lepsze rezultaty.

1. Wybierz format dokumentu lub narzędzie do umieszczenia planu

Wybór oprogramowania do zarządzania projektami jest ogromny. Z ponad 1350 dostępnych, możesz wybrać taki, który odpowiada Twoim potrzebom, jeśli jeszcze go nie masz. Odpowiednie oprogramowanie ułatwia współpracę dzięki prostym kanałom komunikacji i systemom ostrzegania.

Oprogramowanie PM z wszechstronnymi platformami oferuje automatyzację, która może automatycznie przesuwać harmonogramy do przodu po zakończeniu zadań, jednocześnie śledząc czas wykonywania zadań i projektów. Wybierz taki, który jest łatwy w użyciu i ma możliwości raportowania.

2. Zidentyfikuj interesariuszy

Każdy w projekcie powinien rozumieć rolę każdego członka zespołu w systemie zarządzania projektami. Możesz to nakreślić w dokumencie planistycznym, który wszyscy przeglądają podczas spotkania z udziałem wszystkich interesariuszy, aby rozpocząć projekt. Celem spotkania jest zadawanie przez ludzi pytań, takich jak: „Do kogo mam się zgłosić, jeśli zdarzy się X?” Organizuj regularne spotkania po początkowym rozpoczęciu w celu uzyskania pytań i odpowiedzi, ponieważ nigdy nie wiadomo, kto może potrzebować ich wysłuchania.

3. Zaplanuj zmienne i elastyczność

Dwight Eisenhower ^{[ 1 ]} powiedział kiedyś: „Plany są bezużyteczne, ale planowanie jest niezbędne”.

Bez względu na to, jak dobrze ułożysz swoje plany, coś pójdzie nie tak lub przynajmniej zasugerujesz inny sposób działania. Dlatego musisz zaplanować zmienne i elastyczność w ramach projektu. Terminów należy przestrzegać w jak największym stopniu, ale należy pozostawić pewną swobodę w całym projekcie na nieprzewidziane okoliczności, takie jak odejście ludzi z firmy lub klienci/klienci z odrzuceniem.

4. Ustaw harmonogram aktualizacji i komunikacji zgodny z kamieniami milowymi

Oprócz regularnych spotkań organizuj spotkania aktualizacyjne, gdy zespoły osiągną określone kamienie milowe. Ważne jest, aby przekazać je wszystkim zainteresowanym stronom, aby upewnić się, że wszyscy wiedzą, jakie są kolejne kroki i co musi się dalej wydarzyć.

Wybierz odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami, aby zwiększyć przejrzystość i komunikację

Narzędzia cyfrowe mogą usprawnić plan komunikacji zarządzania projektem, zapewniając praktyczne ramy dla ludzi, w tym zespołów zdalnych, do czatowania, przesyłania dokumentów, wprowadzania poprawek, ustalania terminów i wysyłania rezultatów.

Poszukaj w pełni zintegrowanych platform do zarządzania projektami, które mają wspólne kalendarze, które każdy może zobaczyć, portale czatowe do dyskusji zespołowych, możliwości wideokonferencji, udostępnianie plików i automatyczne alerty o ukończeniu zadań.

Twoja przejrzystość się opłaca, gdy wszyscy są w tym samym projekcie i na tej samej stronie. Zapoznaj się z naszymi pięcioma najlepszymi rozwiązaniami do zarządzania projektami w zakresie wizualizacji projektów jako jedną z możliwych opcji.

Wykorzystanie odpowiednich narzędzi i czterech praktycznych kroków wymienionych powyżej pozwala osiągnąć przejrzystość wśród interesariuszy od początku do końca. Twój zespół zakończy projekty na czas, spełniając lub przekraczając oczekiwania, a dzięki wyższemu poziomowi zadowolenia klientów Ty i Twoja firma odniesiecie większy sukces i dalszy rozwój.