如何通過 4 個簡單步驟制定和實施項目透明度計劃

我們系列的第二部分為您提供了構建項目透明度計劃的實用步驟。

項目管理溝通計劃必須包括所有利益相關者的透明度，以確保項目按計劃推進。 這使利益相關者能夠按時完成任務並保持警惕。 項目透明度計劃允許您，作為小企業主或項目經理，讓每個人對最後期限負責，以便項目能夠向前推進。

事實上，員工和項目經理更喜歡將某種類型的協作軟件與他們的項目管理工具一起使用。 我們在我們關於優先考慮項目管理計劃透明度的系列文章的第一部分中概述了項目透明度的這個和其他原因，而不是事後才想到。

對於第二部分，我們將深入探討使項目管理溝通計劃有效的關鍵因素、制定有效溝通計劃的四個步驟以及幫助您取得成功的工具。

項目管理溝通的關鍵因素是什麼？

在更廣泛的 PM（項目管理）策略範圍內，您的項目管理溝通計劃應側重於有效溝通的四個關鍵組成部分。 清晰的溝通有助於您的內部團隊按時完成任務，從而成功完成項目。

頻道

每個人都應該使用相同的溝通渠道來討論項目，同時具有平等的訪問權限。 為了方便起見，您可以在消息系統中設置組，並根據項目類別、利益相關者級別（經理、主管、團隊領導）、任務類型（研發、原型設計、工程）或團隊名稱（老虎、獅子、鴨嘴獸）。

例如，您可以在您的系統中設置電子郵件組，將消息發送給團隊的每個成員進行討論。 為了更輕鬆地進行交流，許多實時聊天軟件選項允許群組同時交談。

結果

你想達到什麼結果或目標？ 利益相關者必須執行的每項任務的最終目標是什麼，以保持項目向前推進？ 利益相關者之間的溝通必須參考特定的任務，這樣每個人都明白所參考的是什麼來滿足任務目標並取得結果。

觀眾

看到消息的聽眾必須盡可能簡單地了解傳達給他們的含義。 這很重要，因為內部利益相關者和外部利益相關者對項目的參與程度可能不同。 在概述項目管理溝通計劃時，您可以指定誰與誰聯繫。

假設項目經理每月與客戶的董事會開會一次。 經理應該傳達他們容易理解的消息，而無需過多的細節，同時能夠就當時分發的任何書面報告發表講話。

信息

向利益相關者傳達的信息必須以最小的摩擦和盡可能清晰、簡單的含義傳達意義。 為什麼？ 因此，收到消息的人可以在必要時採取適當的行動。

例子

假設 Stacy 向 Chuck 發送消息說她的詳細分析無法按時完成，這會耽誤 Chuck 的工作。 Chuck 然後可以決定請求延期截止日期，詢問 Stacy 是否需要幫助，或者尋求主管的建議。

檢查這四個實用步驟來製定 PM 溝通計劃

準備好創建透明的項目管理溝通計劃了嗎？

考慮使用敏捷方法和集成項目管理方法。 每個項目經理都有不同的方法來管理項目生命週期。 在我們的調查中[*]，我們發現只有 17% 的管理人員完全依賴敏捷方法，而 51% 的管理人員相信集成項目管理方法。 將兩者結合起來可以獲得更好的效果。

1. 選擇文件格式或工具來存放計劃

項目管理軟件的選擇比比皆是。 有超過 1,350 種可供選擇，如果您還沒有，可以選擇適合您需要的一種。 合適的軟件通過直接的溝通渠道和警報系統使協作變得容易。

具有綜合平台的 PM 軟件具有自動化功能，可以在任務完成時自動向前移動時間表，同時跟踪任務和項目的時間。 選擇一個易於使用且具有報告功能的工具。

2. 確定利益相關者

項目中的每個人都應該了解每個團隊成員在項目管理系統中的角色。 您可以在計劃文件中概述這一點，每個人都可以在利益相關者範圍內的會議上審查該文件以啟動項目。 開會的目的是讓人們提出諸如“如果 X 發生，我應該向誰報告？”之類的問題。 在最初的問題和答案啟動後舉行定期會議，因為你永遠不知道誰可能需要聽他們。

3. 為變量和靈活性做計劃

德懷特·艾森豪威爾^{[ 1 ]}曾說過，“計劃是無用的，但計劃必不可少。”

不管你的計劃有多好，總會有事情出錯，或者至少會建議不同的行動方案。 這就是為什麼您需要在項目框架內規劃變量和靈活性。 應盡可能遵守最後期限，但在整個項目中為不可預見的情況留出一些迴旋餘地，例如人們離開公司或客戶/客戶受到阻礙。

4. 設置與里程碑一致的更新和溝通時間表

除了定期會議外，當團隊達到某些里程碑時舉行更新會議。 這些對於與所有利益相關者進行溝通非常重要，以確保每個人都知道下一步是什麼以及接下來需要做什麼。

選擇正確的項目管理工具以促進透明度和溝通

數字工具可以通過為包括遠程團隊在內的人員提供實用的框架來聊天、提交文檔、進行修訂、設置截止日期和發送可交付成果，從而使您的項目管理溝通計劃成為可能。

尋找具有每個人都可以看到的共享日曆、用於團隊討論的聊天門戶、視頻會議功能、文件共享和任務完成自動警報的完全集成的項目管理平台。

當每個人都在同一個項目中並在同一頁面上時，你的透明度就會得到回報。 將我們的項目可視化前五名項目管理解決方案作為一種可能的選擇。

利用正確的工具和上述四個實用步驟，您可以從頭到尾實現利益相關者之間的透明度。 您的團隊將按時完成項目，同時達到或超過預期，並且隨著客戶滿意度的提高，您和您的公司將取得更大的成功並繼續發展。