Come costruire e implementare un piano di trasparenza del progetto in 4 semplici passaggi

La seconda parte della nostra serie fornisce passaggi pratici per costruire un piano di trasparenza del progetto.

I piani di comunicazione della gestione del progetto devono includere la trasparenza tra tutte le parti interessate per garantire che il progetto proceda come previsto. Ciò mantiene le parti interessate in attività, puntuali e all'erta. I piani di trasparenza del progetto ti consentono, in qualità di proprietario di una piccola impresa o project manager, di ritenere tutti responsabili delle scadenze in modo che il progetto possa andare avanti.

In effetti, i membri dello staff e i project manager preferiscono avere un qualche tipo di software di collaborazione insieme ai loro strumenti di gestione dei progetti. Abbiamo delineato questo e altri motivi per avere la trasparenza del progetto nella prima parte della nostra serie sulla priorità della trasparenza nella pianificazione della gestione del progetto, invece di renderla un ripensamento.

Per la seconda parte, ci immergeremo nei fattori chiave che rendono efficaci i piani di comunicazione per la gestione del progetto, i quattro passaggi per costruire un piano di comunicazione efficace e gli strumenti per aiutarti a prepararti al successo.

Quali sono i fattori critici nella comunicazione del project management?

Nell'ambito più ampio della tua strategia PM (project management), il tuo piano di comunicazione per la gestione del progetto dovrebbe concentrarsi su quattro componenti chiave di una comunicazione efficace. Una comunicazione chiara aiuta i tuoi team interni a rimanere concentrati e puntuali, portando al completamento con successo di un progetto.

Canali

Tutti dovrebbero utilizzare gli stessi canali di comunicazione per discutere i progetti pur avendo pari accesso ad essi. Per comodità, puoi creare gruppi all'interno dei sistemi di messaggistica e denominarli in base alla categoria del progetto, ai livelli delle parti interessate (manager, direttori, responsabili del team), ai tipi di attività (ricerca e sviluppo, prototipazione, ingegneria) o ai nomi dei team (tigre, leone, ornitorinco).

Ad esempio, puoi impostare gruppi di posta elettronica all'interno del tuo sistema che inviano messaggi a ciascun membro del team per la discussione. Per un modo più semplice di comunicare, numerose opzioni di software di chat dal vivo consentono ai gruppi di parlare contemporaneamente.

Risultati

Quali risultati o obiettivi stai cercando di raggiungere? Quali sono gli obiettivi finali di ciascuna attività che i tuoi stakeholder devono svolgere per far avanzare il progetto? La comunicazione tra le parti interessate deve fare riferimento a un'attività particolare, in modo che tutti comprendano a cosa si fa riferimento per raggiungere gli obiettivi dell'attività e ottenere risultati.

Pubblico

Il pubblico che vede il messaggio deve avere il significato trasmesso loro nel modo più semplice possibile. Questo è importante perché gli stakeholder interni e gli stakeholder esterni potrebbero non avere gli stessi livelli di coinvolgimento nel progetto. Potresti designare chi contatta chi quando delinei il piano di comunicazione per la gestione del progetto.

Diciamo che il project manager incontra il consiglio di amministrazione del cliente una volta al mese. Il manager dovrebbe fornire messaggi facilmente comprensibili, senza entrare troppo nei dettagli, pur essendo in grado di parlare di eventuali rapporti scritti diffusi in quel momento.

Messaggio

I messaggi agli stakeholder devono trasmettere un significato con il minimo attrito e un significato chiaro e semplice il più possibile. Come mai? Quindi le persone che ricevono il messaggio possono intraprendere le azioni appropriate se necessario.

Esempio

Diciamo che Stacy invia un messaggio a Chuck che la sua analisi dettagliata non verrà eseguita in tempo, il che ritarderà il lavoro di Chuck. Chuck può quindi decidere di richiedere una proroga per la sua scadenza, chiedere a Stacy se ha bisogno di aiuto o chiedere consiglio a un supervisore.

Esamina questi quattro passaggi pratici per costruire un piano di comunicazione PM

Pronto a creare un piano di comunicazione trasparente per la gestione del progetto?

Prendi in considerazione l'utilizzo di una metodologia agile e di metodi di gestione integrata dei progetti. Ogni project manager ha un approccio diverso alla gestione del ciclo di vita del progetto. Nel nostro sondaggio[*], abbiamo rilevato che solo il 17% dei manager si affida esclusivamente a metodi agili, mentre il 51% crede nei metodi di gestione integrata dei progetti. Combinando entrambi si ottengono risultati migliori.

1. Scegli un formato di documento o uno strumento per ospitare il piano

Le scelte di software per la gestione dei progetti abbondano. Con più di 1.350 disponibili, puoi sceglierne uno adatto alle tue esigenze se non ne hai già uno. Il software giusto semplifica la collaborazione, con canali di comunicazione diretti e sistemi di avviso.

Il software PM con piattaforme complete è dotato di automazione che può far avanzare automaticamente le tempistiche quando le attività sono state completate, tenendo traccia del tempo su attività e progetti. Scegline uno facile da usare e dotato di funzionalità di reporting.

2. Identificare le parti interessate

Tutti all'interno di un progetto dovrebbero comprendere il ruolo di ciascun membro del team all'interno di un sistema di gestione del progetto. Puoi delinearlo in un documento di pianificazione che tutti rivedono durante una riunione con le parti interessate per avviare il progetto. Il motivo dell'incontro è che le persone facciano domande come: "A chi devo riferire se succede X?" Tieni riunioni regolari dopo il calcio d'inizio iniziale per domande e risposte perché non sai mai chi potrebbe aver bisogno di ascoltarle.

3. Piano per variabili e flessibilità

Dwight Eisenhower ^{[ 1 ]} una volta disse: "I piani sono inutili, ma la pianificazione è indispensabile".

Non importa quanto bene esponi i tuoi piani, qualcosa andrà storto o, almeno, suggerirà una diversa linea d'azione. Ecco perché è necessario prevedere variabili e flessibilità all'interno della struttura di un progetto. Le scadenze dovrebbero essere rispettate il più possibile, ma lasciare un po' di spazio di manovra durante tutto il progetto per circostanze impreviste, come persone che lasciano l'azienda o clienti con respingimento.

4. Impostare un programma di aggiornamento e comunicazione allineato con le pietre miliari

Oltre alle riunioni regolari, organizza riunioni di aggiornamento quando i team raggiungono determinati traguardi. Questi sono importanti da comunicare a tutte le parti interessate per assicurarsi che tutti sappiano quali sono i prossimi passi e cosa deve accadere dopo.

Seleziona gli strumenti di gestione del progetto giusti per favorire la trasparenza e la comunicazione

Gli strumenti digitali possono abilitare il tuo piano di comunicazione per la gestione del progetto fornendogli un quadro pratico per le persone, inclusi i team remoti, per chattare, inviare documenti, apportare revisioni, fissare scadenze e inviare risultati.

Cerca piattaforme di gestione dei progetti completamente integrate con calendari condivisi che tutti possono vedere, portali di chat per discussioni di gruppo, funzionalità di videoconferenza, condivisione di file e avvisi automatici per il completamento delle attività.

La tua trasparenza ripaga quando tutti sono nello stesso progetto e sulla stessa pagina. Dai un'occhiata alle nostre cinque migliori soluzioni di gestione dei progetti per la visualizzazione dei progetti come una possibile scelta.

Sfruttando gli strumenti corretti e i quattro passaggi pratici sopra menzionati, è possibile ottenere trasparenza tra le parti interessate dall'inizio alla fine. Il tuo team completerà i progetti in tempo soddisfacendo o superando le aspettative e, con livelli più elevati di soddisfazione del cliente, tu e la tua azienda sperimenterete un successo maggiore e continuerete a crescere.