Proje Yönetimi Mülakat Soruları Nasıl Cevaplanır?

İyi bir proje yöneticisi mükemmel iletişim, organizasyon ve problem çözme becerilerine sahiptir. Bir röportaj sırasında tüm bunları nasıl sergileyeceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

Bir proje yönetimi iş adayı olarak, ne tür kötü bir mülakattan kaçınılması gerektiğini zaten bir mil öteden biliyorsunuz. (“En büyük zayıflığım mükemmeliyetçi olmam!”)

Ancak, işe alım yöneticilerinin adaylara sırf ayak parmaklarında ne kadar iyi olduklarını görmek için sormaktan hoşlandıkları bazı kıvrımlı sorulara hazırlanmak biraz daha zor olabilir. Bir sonraki büyük görüşmenize hazırlanan bir proje yöneticisi iş adayı olarak, işe alım yöneticilerine iyi iletişim kurduğunuzu, olağanüstü organizasyon ve problem çözme becerilerine sahip olduğunuzu, müzakere ve arabuluculuk yapabildiğinizi ve doğal bir lider olduğunuzu göstermeye hazır olmanız zorunludur. .

Açık olmak gerekirse, işe alım müdürleri zekice sorularıyla adayları şaşırtmak istemezler. Aslında, 2021 İşe Alım Stratejisi anketimiz (metodoloji aşağıdadır), ankete katılan işe alım uzmanlarının yarısından fazlasının açık pozisyonları doldurmanın normalden daha uzun sürdüğünü ve kalifiye iş arayan eksikliğinin işe alım önündeki en büyük engel olduğunu keşfetti. Nitelikli adayı (sizi) işe alıp bir sonraki açıklığı doldurmaya devam edebilmek için proje yönetimi mülakat sorularını başarıyla yanıtlayabilecek birini bulmayı tercih edeceklerini düşünmüyor musunuz?

Ancak, yöneticileri işe almak için yalnızca zahmetli, zaman alıcı bir süreç değildir. Indeed'e göre, ortalama bir iş arayan, tek bir iş görüşmesine hazırlanmak için beş ila 10 saat harcıyor. Bu yazıda, mülakatta başarılı olmaya ve işe alınmaya hazır olmanız için bu hazırlık süresinden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacağız.

7 ortak proje yönetimi mülakat sorusu nasıl cevaplanır?

Yeni bir işe bile yol açmayabilecek bir şeye hazırlanmak için (zaten sahip olabileceğiniz tam zamanlı işin yanı sıra) tam bir çalışma günü gerekir. Ve bir sonraki işinize gelmeden önce birden çok görüşmeden geçeceğinizi varsayarsak, bu fazladan zaman gerçekten artabilir ve kaynaklarınızı tüketebilir. Bu nedenle, birden çok proje yönetimi görüşmesine mümkün olan en verimli şekilde hazırlanmak çok önemlidir.

Mülakatınız PMP sınavının sözlü versiyonu olmamalıdır. Ne de olsa, 2021 İşyerinde Duygusal Zeka anketimiz (metodoloji aşağıdadır), ankete katılan 500'den fazla tam zamanlı proje yöneticisinin %10'undan azının sertifikalı olmadığını ve sertifika almayı planlamadığını ortaya çıkardı.

Bu, sertifikanızın iyi niyetli olduğunu ve teknik becerilerinizi kanıtlamanın, kendinizi diğer adaylardan farklılaştırmanın bir yolundan ziyade, ilk etapta mülakata girmek için bir kontrol listesi öğesi olduğu anlamına gelir.

Bu nedenle, iyi bir proje yöneticisi görüşmesi, bütçeleme ve zamanlama becerilerinizi kanıtlamaktan veya çevik proje yönetimi hakkında şiirselleşmekten çok, sosyal becerilerinizi (bir proje ekibinde ne kadar iyi liderlik edip çalışabileceğinizi, iletişim kurabileceğinizi ve aracılık edebileceğinizi) sergilemekle ilgilidir.

Budapeşte'de bir PMP olan Ferenc Csizmas , "Genel olarak, (bir adayın) yanıtları, problem çözücü ve etik bir kişi (olduğunu) göstermeli ve insanlarla iyi başa çıkmalıdır" diyor .

Diğer bir deyişle, başarılı projelere liderlik ederken başkalarıyla iyi çalıştığınızı masanın karşısında oturan karar vericiye göstermek istiyorsunuz. (Ter yok, değil mi?)

Endişelenmeyin: Bu yedi proje yönetimi mülakat sorusu, yanıtınızda nelere değineceğinize ilişkin özel yönergelerle birlikte, kalabalığın arasından sıyrılmanıza ve bir sonraki proje yönetimi görüşmenizden sonra aranmanıza yardımcı olacaktır.

Başlayalım.

1. Organizasyon becerilerinizden bahseder misiniz?

Bu görüşme sorusunun diğer versiyonları:

• İş yükünüze nasıl öncelik verirsiniz?

• Organizasyon becerileriniz ne zaman bir projenin yolunda gitmesine yardımcı oldu?

• Ortalama bir çalışma haftasını nasıl organize edersiniz?

Düzensiz, başarılı bir proje diye bir şey yoktur. Şanslı olabilirsiniz ve bir dizi sorunla karşılaşmanıza rağmen başarılı olmayı başaran bir projeniz olabilir, ancak bir noktada her projenin zaman çizelgeleri, bütçe ve kapsamdan sorumlu olacak birine ihtiyacı vardır.

Görüşmeci(ler)e ilk etapta düzenli kalmak için bir sisteminiz olduğunu gösterdiğiniz sürece, düzenli kalmak için tam olarak hangi sistemi kullandığınız o kadar önemli değildir. Mobil görev yönetimi uygulaması? Masaüstü yazılımı? elektronik tablo? Not defteri? Yukarıdakilerin hepsinin bir kombinasyonu mu?

İşe yaradığına ve ilerlemek için çalışacağınız ortamda çalışmaya devam edeceğine dair güçlü bir iddia oluşturabildiğiniz sürece her sistem iyidir. Bunu gerçek dünyadan örneklerle gösterebilirseniz bonus puanlar: "Her sabah trende o gün hangi görevlerin tamamlanması gerektiğini görmek için proje yönetimi uygulamamı kontrol ediyorum. Hatta geçen ay bu sistemle bir projeyi programın gerisinde kalmaktan kurtardım.”

Yapmak isteyeceğiniz son şey, işe alma müdürüne arkanıza yaslanıp sorunların çıkmasını beklemenizi ve ardından yangınları söndürmeye çalışmanızı söylemektir.

2. Paydaşlarınızın bir proje üzerinde anlaşmaya varmadığı bir zamanı anlatın. Nasıl devam ettin?

Bu görüşme sorusunun diğer versiyonları:

• Kıdemli paydaşları yönetme deneyiminizden bahsedin.

• Ekiplerinizde işbirliğini nasıl teşvik edersiniz?

• İyi bir proje yöneticisinin sahip olması için en önemli sosyal beceriler nelerdir?

Monster.com, şirketlerin tüm taraflar arasında işbirliğine ilham verebilecek proje yöneticileriyle ilgilendiğini belirtiyor.

Mülakat yapanlar, işteki sürtüşmelerle başa çıkmak için gerekli yumuşak becerilere sahip olup olmadığınızı ortaya çıkaracak hikayeler çıkarmak için bu soruyu muhtemelen size soracaktır. Geçmiş iş deneyimi, gelecekteki iş davranışlarının habercisidir, bu nedenle kişiliğinizin, önceliklerinizin ve becerilerinizin çatışmayı çözmeye ve bir projeyi ilerletmeye nasıl yardımcı olduğunu gösteren örneklerle silahlanın.

Bağlamı sağladığınızdan ve yanıt olarak aldığınız eylemleri ve bu eylemlerin projenin başarısını sağlamaya nasıl yardımcı olduğunu ana hatlarıyla belirttiğinizden emin olarak, önceki proje yönetimi deneyiminizden arabuluculuk becerilerinizin altını çizen hikayeleri hatırlamaya çalışın.

“En sevdiğim sorulardan biri, 'Bana şimdiye kadar yönettiğiniz en zorlu projeden ve zorlukların (ve) sorunların üstesinden nasıl geldiğinizden bahseder misiniz?' O zaman bırakın konuşsunlar. Birkaç takip sorusu yazacağım, ancak bu soru benim için çok şey ortaya çıkardı, ”diyor Fargo, ND operasyonlardan sorumlu Başkan Yardımcısı Jason Orloske .

Belirsiz, kaçamak cevaplardan veya bir anlaşmazlığı çözmek için bir paydaşa nasıl sert davranmanız gerektiğinden bahsetmekten kaçının. Unutma, birine bağırmak kolay bir beceri değildir.

3. Hiç proje başarısızlığı yaşadınız mı? Ne oldu?

Bu görüşme sorusunun diğer versiyonları:

• Bana başarısız olduğun bir zamandan bahset.

• Bir proje üzerinde çalışırken yaşadığınız zorlu bir durum nedir? Bununla nasıl başa çıktın? Ne öğrendin?

• Hatalarından ders aldığın bir zaman düşünebilir misin?

Bu herkesin başına gelir: Bir proje kapsamının çok dışına çıktı, çok pahalı hale geldi veya teslimatı gecikti ve sonunda başarısız oldu. Ve bu henüz başınıza gelmediyse, bu muhtemelen yeterince proje üzerinde çalışmadığınız anlamına gelir.

Önemli olan, nöbetinizdeki proje başarısızlıklarına saklanacak veya utanılacak bir şey olarak değil, nasıl öğrendiğinizi ve hatalardan nasıl büyüdüğünüzü göstermek için bir fırsat olarak bakmanızdır. Görüşmeciler genellikle bu soruyu başarısızlıklara nasıl yanıt verdiğinizi görmek için sorarlar, %100 proje başarı oranınız olup olmadığını öğrenmek için değil.

The Muse'dan Lily Zhang, gerçekçi bir yanıt veremezseniz ("aslında proje başarısızlığını hiç yaşamadım!"), görüşmecinin sizi kendi organizasyonuna dahil edecek kadar size güvenemeyeceğini öne sürüyor.

Mülakata, proje aksaklıkları veya tamamen başarısızlıklarla nasıl başa çıktığınıza dair birkaç hikaye ile gelin ve kısmen sizin hatanız olsa bile, olanlar hakkında açık sözlü olun. Sorumluluğunuzu küçümsemeye çalışmaktan veya suçu başkasına yüklemekten kaçının ve bu deneyimden ne öğrendiğinizi ve bunu gelecekteki projelere nasıl uyguladığınızı açıklayın.

4. Hangi projeler üzerinde çalışmak istemezsiniz?

Bu görüşme sorusunun diğer versiyonları:

• En çok ne tür projeler ilginizi çekiyor? Neden? Niye?

• İçedönüklerle mi yoksa dışadönüklerle mi daha iyi çalışırsınız?

• Bize eğlenceli bulmadığınız bir projeden bahsedin.

Her proje yöneticisi, her türden insanla çalışarak, tarımdan havacılığa kadar her tür projeyi yönetebileceklerine inanmak ister. Ancak gerçek şu ki, çoğu proje yöneticisinin, tercih ettikleri sektörler ve üstün oldukları proje türleri ile birlikte güçlü ve zayıf yönleri vardır.

Bir görüşmeciye herhangi bir ortamda projeleri yönetmeyi sevdiğinizi ve her tür projede usta olduğunuzu söylerseniz, zihinsel olarak bir sonraki görüşmeye geçerler.

İyi adaylar dürüsttür. Daha çok bir yazılım geliştirme proje yöneticisi misiniz, yoksa yaratıcı medya kampanyalarıyla başarılı oldunuz mu? Daha önce bir imalat katında çalışmadıysanız, iş bu tür bir işi içerse bile görüşmeciye bunu bildirin. Dürüst olursanız ve görüşme iyi giderse, bu deneyim boşlukları o kadar önemli olmayabilir.

Görüşmeciye neyi sevip neyi sevmediğinizi söylemek konusunda rahat olun; bu şekilde işe alındığınızda, yeni yöneticiniz güçlü yönlerinizin nerede olduğunu ve bunların diğer alanlarda deneyim kazanmanıza nasıl yardımcı olabileceğini bilecektir.

5. Proje yönetimi yazılımına aşina mısınız?

Bu görüşme sorusunun diğer versiyonları:

• Hangi proje yönetimi araçlarıyla çalıştınız? Yazılım tercihiniz var mı?

• Proje ilerlemenizi nasıl belgelemek istersiniz?

• BT geçmişiniz var mı? Kodlayabilir misin?

Proje yönetimi yazılımı her yerde kullanılmaktadır. Ve bu sadece son derece teknik organizasyonlar için değil. Araştırmamız, pazarlamadan sağlığa (ve aradaki her şeye) kadar her sektörün proje yönetimi yazılımı kullandığını gösteriyor.

Daha da önemlisi, bu kuruluşların %92'si proje yönetimi araçlarından memnun. Dolayısıyla, bir şirketin tercih ettiği proje yönetimi aracıyla ilgili gerçek deneyiminiz varsa, kendinizi aday sınıfının başına koyuyor olabilirsiniz.

Geçmişte kullandığınız proje yönetimi yazılımlarının bir listesiyle, farklı proje yönetim sistemleri hakkında neyi sevdiğinizi ve sevmediğinizi ve görüşme yaptığınız şirketteki projeleri yönetmek için proje yönetimi yazılımını nasıl kullanmayı planladığınızı öğrenin.

6. Zor ekip üyeleriyle nasıl başa çıkıyorsunuz?

Bu görüşme sorusunun diğer versiyonları:

• Ekip üyeleri proje görevlerini zamanında tamamlamakta zorlandıklarında proje lideri olarak ne yaparsınız?

• İtaatsizlik, takım iç çatışması ve/veya zayıf takım iletişimi ile nasıl başa çıkıyorsunuz?

• Kaba müşterilerle nasıl başa çıkıyorsunuz?

Herkes son teslim tarihlerini karşıladığında ve kaliteli sonuçlar ürettiğinde proje yönetimi çok daha sorunsuz akar. Ne yazık ki, bazı kişilerin teslim olmak için mücadele ettiği zamanlar her zaman olacaktır. İşe alma müdürleri, sizi ekiplerine eklemeye karar vermeden önce, bu kişilerarası ve personel sorunlarıyla nasıl başa çıkmayı planladığınızı bilmek ister.

Kötü iletişim kuran, son teslim tarihlerini kaçıran, düşük kaliteli işler üreten veya yukarıdakilerin hepsine sahip olan zor ekip üyeleriyle başa çıkmak için doğru yaklaşım konusunda doğuştan bir anlayışa sahip olduğunuzu göstermek isteyeceksiniz. Önceki rollerde ekip üyelerinin iş süreçlerini iyileştirmeye nasıl yardımcı olduğunuza dair örnekler vererek bonus puan kazanabilirsiniz.

PMP ve Agile koçu Kiron Bondale , "En iyi PM [mülakat] soruları, senaryo soruları olacaktır (örneğin, Bu durumda ne yapardınız?) ve daha da iyisi, adayın bir öneri sunmasını gerektiren rol oyunları olacaktır" diyor .

7. New York'ta kaç tane benzin istasyonu var?

Bu röportaj sorusunun diğer versiyonları (Glassdoor röportaj hesaplarından alınmıştır):

• Sizce Austin'de kaç kuyruklu piyano var ve bana bu sayıya nasıl ulaştığınızı söyleyin?

• Rehavete nasıl meydan okudun?

• Proje sponsorunuz Pazartesi sabahı ofisinize gelir ve bütçenizi ikiye katlayabileceğinizi çünkü sirke katılmak için şirketten ayrılacağını ve parayla ne yaptığınızı umursamadığını söyler. Bundan sonra ne yapacaksın?

İyi proje yöneticileri, birdenbire ortaya çıkan soruları düşünceli bir şekilde yanıtlayabilecektir. Ancak görüşmeciniz sizi rahatsız etmek ve kıvranmanızı izlemek için hazırlıksız yakalamaya çalışmıyor.

Gizli bir vaka çalışması sorusuyla iş zekanızı ve problem çözme becerilerinizi değerlendirmeye çalışıyorlar. Bunun gibi soruların kesin cevaplarını ezberlemeye çalışarak zaman veya enerji harcamayın - mesele bu değil. Sadece takip soruları sormaya hazırlıklı olun (Özel benzin istasyonları sayılır mı? Denizdeki benzin istasyonları? Sayı, kapalı benzin istasyonlarını veya yapım aşamasında olan benzin istasyonlarını da içermeli mi?) ve saçma sapan bir tahminde bulunmaya çalışın.

Notlar alın, sorular sorun, sakin kalın, mantık ve yaratıcılığı kullanın ve makul bir tahminde bulunun. Kavanozdaki jelibonların tam sayısını tahmin etmeye çalışmıyorsunuz, beklenmedik bir zorluğun üstesinden gelebileceğinizi göstermeye çalışıyorsunuz.

Yeni proje yöneticisi işiniz için hızınızı artırın

Artık bu soruları proje yöneticisi görüşmesini tamamlamak ve harika yeni proje yönetimi işinizi güvence altına almak için kullandığınıza göre, gelişmek ve yeni kuruluşunuzun başarısına katkıda bulunmak için ihtiyacınız olan tüm kaynaklara sahip olduğunuzdan emin olun.