วิธีการตอบคำถามสัมภาษณ์การจัดการโครงการ

ผู้จัดการโครงการที่ดีจะต้องมีการสื่อสาร การจัดระเบียบ และทักษะในการแก้ปัญหาที่ดีเยี่ยม ต่อไปนี้คือวิธีการแสดงข้อมูลทั้งหมดนี้ในระหว่างการสัมภาษณ์

ในฐานะผู้สมัครงานด้านการจัดการโครงการ คุณรู้อยู่แล้วว่าคำตอบในการสัมภาษณ์ที่ไม่ดีประเภทใดที่ควรหลีกเลี่ยงจากระยะหนึ่งไมล์ (“จุดอ่อนที่ใหญ่ที่สุดของฉันคือฉันเป็นพวกชอบความสมบูรณ์แบบ!”)

แต่อาจยากขึ้นเล็กน้อยในการเตรียมตัวสำหรับคำถามโค้งบางข้อที่ผู้จัดการว่าจ้างชอบที่จะโยนผู้สมัครเพื่อดูว่าพวกเขาทำได้ดีเพียงใด ในฐานะผู้สมัครงานผู้จัดการโครงการที่กำลังเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์ครั้งใหญ่ครั้งต่อไป คุณจำเป็นต้องเตรียมพร้อมที่จะแสดงให้ผู้จัดการการจ้างงานเห็นว่าคุณสื่อสารได้ดี มีทักษะการจัดการองค์กรและการแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยม สามารถเจรจาและไกล่เกลี่ยได้ และคุณเป็นผู้นำโดยธรรมชาติ .

เพื่อความชัดเจน ผู้จัดการฝ่ายว่าจ้างไม่ต้องการให้ผู้สมัครถามคำถามที่ชาญฉลาดซ้ำแล้วซ้ำเล่า อันที่จริง การสำรวจกลยุทธ์การสรรหาพนักงานในปี 2021 ของเรา (วิธีการด้านล่าง) พบว่าผู้สรรหามากกว่าครึ่งที่สำรวจพบว่าต้องใช้เวลามากกว่าปกติในการสรรหาตำแหน่งงาน และการขาดแคลนผู้หางานที่มีคุณสมบัติเป็นอุปสรรคใหญ่ที่สุดในการจ้างงาน คุณไม่คิดหรือว่าพวกเขาต้องการหาคนที่สามารถตอบคำถามสัมภาษณ์การจัดการโครงการได้สำเร็จ เพื่อที่จะจ้างผู้สมัครที่มีคุณสมบัติ (คุณ!) แล้วดำเนินการต่อเพื่อบรรจุตำแหน่งถัดไป

อย่างไรก็ตาม ไม่เพียงแต่เป็นกระบวนการที่ลำบากและเสียเวลาในการว่าจ้างผู้จัดการเท่านั้น จากข้อมูลของ Indeed ผู้หางานโดยเฉลี่ยใช้เวลาระหว่างห้าถึง 10 ชั่วโมงในการเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์งาน ครั้งเดียว ในบทความนี้ เราจะช่วยคุณใช้เวลาเตรียมตัวให้คุ้มค่าที่สุด เพื่อให้คุณพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์งานและได้รับการว่าจ้าง

วิธีตอบคำถามสัมภาษณ์การจัดการโครงการทั่วไป 7 ข้อ

โดยพื้นฐานแล้วต้องใช้เวลาทำงานเต็มวัน (นอกเหนือจากงานประจำที่คุณอาจมีอยู่แล้ว) เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับบางสิ่งที่อาจไม่นำไปสู่การได้งานใหม่ด้วยซ้ำ และสมมติว่าคุณต้องผ่านการสัมภาษณ์หลายครั้งก่อนที่จะได้งานใหม่ เวลาที่เพิ่มขึ้นนั้นอาจเพิ่มขึ้นและทำให้ทรัพยากรของคุณหมดไป นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์ผู้บริหารโครงการหลาย ๆ ครั้งด้วยวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้จึงสำคัญมาก

การสัมภาษณ์ของคุณไม่ควรเป็นแบบสอบปากเปล่าของ PMP ท้ายที่สุดแล้ว แบบสำรวจความฉลาดทางอารมณ์ในที่ทำงานประจำปี 2021 ของเรา (วิธีการด้านล่าง) พบว่าผู้จัดการโครงการที่ทำงานเต็มเวลาน้อยกว่า 10% ที่ทำการสำรวจกว่า 500 คนไม่ได้รับการรับรองและไม่ได้วางแผนที่จะได้รับการรับรอง

ซึ่งหมายความว่าการพิสูจน์การรับรองโดยสุจริตและทักษะทางเทคนิคของคุณเป็นรายการตรวจสอบมากกว่าที่จะเข้าสู่การสัมภาษณ์ตั้งแต่แรก แทนที่จะเป็นวิธีสร้างความแตกต่างจากผู้สมัครคนอื่นๆ

นั่นเป็นเหตุผลที่การสัมภาษณ์ผู้จัดการโครงการที่ดีนั้นเกี่ยวกับการแสดงทักษะด้านอารมณ์ของคุณมากกว่า คุณสามารถนำและทำงานภายในทีมโครงการ สื่อสาร และไกล่เกลี่ยได้ดีเพียงใด มากกว่าที่จะพิสูจน์ทักษะในการจัดทำงบประมาณและการจัดตารางเวลาหรือไขบทกวีเกี่ยวกับการจัดการโครงการที่คล่องตัว

“โดยทั่วไปแล้ว คำตอบ (ของผู้สมัคร) ควรระบุว่า (พวกเขา) เป็นนักแก้ปัญหา มีจริยธรรม และจัดการกับผู้คนได้ดี” Ferenc Csizmas , PMP ในบูดาเปสต์กล่าว

กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณต้องการแสดงให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจซึ่งนั่งอยู่ตรงข้ามคุณเห็นว่าคุณทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดีในขณะที่นำโครงการที่ประสบความสำเร็จ (ไม่มีเหงื่อใช่มั้ย?)

ไม่ต้องกังวล: คำถามสัมภาษณ์การจัดการโครงการทั้งเจ็ดนี้ พร้อมด้วยหลักเกณฑ์เฉพาะเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องกล่าวถึงในคำตอบของคุณ จะช่วยให้คุณโดดเด่นกว่าใครและได้รับการติดต่อกลับหลังจากการสัมภาษณ์การจัดการโครงการครั้งต่อไป

มาเริ่มกันเลย.

1. คุณช่วยบอกฉันเกี่ยวกับทักษะการจัดองค์กรของคุณได้ไหม?

คำถามสัมภาษณ์เวอร์ชันอื่น:

• คุณจัดลำดับความสำคัญของภาระงานอย่างไร?

• เมื่อใดที่ทักษะการจัดองค์กรของคุณช่วยให้โครงการดำเนินไปได้

• คุณจัดเวลาทำงานเฉลี่ยอย่างไร?

ไม่มีสิ่งที่เรียกว่าโครงการที่ไม่เป็นระเบียบและประสบความสำเร็จ คุณอาจโชคดีและมีโปรเจกต์ที่สามารถประสบความสำเร็จได้แม้จะเจอปัญหามากมาย แต่ในบางจุด ทุกโปรเจกต์ก็ต้องการคนมาดูแลเรื่องไทม์ไลน์ งบประมาณ และขอบเขต

ไม่สำคัญว่าระบบใดที่คุณใช้เพื่อจัดระเบียบ ตราบใดที่คุณแสดงให้ผู้สัมภาษณ์เห็นว่าคุณ มี ระบบ ที่ จะจัดระเบียบตั้งแต่แรก แอพจัดการงานบนมือถือ? ซอฟต์แวร์เดสก์ท็อป? สเปรดชีต? แผ่นจดบันทึก? การรวมกันของทั้งหมดข้างต้น?

ระบบใดๆ ก็ใช้ได้ ตราบใดที่คุณสร้างกรณีที่ชัดเจนได้ว่ามันใช้การได้ และมันจะทำงานต่อไปในสภาพแวดล้อมที่คุณจะดำเนินการต่อไป คะแนนโบนัสหากคุณสามารถอธิบายสิ่งนี้ด้วยตัวอย่างในโลกแห่งความเป็นจริง: “ฉันตรวจสอบแอปการจัดการโครงการของฉันบนรถไฟทุกเช้าเพื่อดูว่างานใดต้องทำให้เสร็จในวันนั้น ในความเป็นจริงเมื่อเดือนที่แล้วฉันบันทึกโครงการไม่ให้ล่าช้ากว่ากำหนดด้วยระบบนี้”

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือบอกผู้จัดการการจ้างงานว่าคุณเพียงแค่นั่งรอให้เกิดปัญหาขึ้น จากนั้นจึง พยายามดับไฟ

2. บอกฉันเกี่ยวกับเวลาที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณไม่เห็นด้วยกับโครงการ คุณดำเนินการอย่างไร

คำถามสัมภาษณ์เวอร์ชันอื่น:

• บอกเล่าประสบการณ์ของคุณในการจัดการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียระดับสูง

• คุณส่งเสริมความร่วมมือในทีมของคุณอย่างไร?

• ทักษะด้านอารมณ์ใดที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้จัดการโครงการที่ดี

Monster.com ตั้งข้อสังเกตว่าบริษัทต่าง ๆ สนใจผู้จัดการโครงการที่สามารถสร้างแรงบันดาลใจให้เกิดความร่วมมือระหว่างทุกฝ่าย

ผู้สัมภาษณ์มักจะถามคำถามนี้กับคุณเพื่อดึงเรื่องราวที่จะเปิดเผยว่าคุณมีทักษะด้านอารมณ์ที่จำเป็นในการจัดการกับความไม่ลงรอยกันในงานหรือไม่ ประสบการณ์การทำงานในอดีตบ่งบอกถึงพฤติกรรมการทำงานในอนาคต ดังนั้น เตรียมตัวอย่างที่แสดงให้เห็นว่าบุคลิกภาพ ลำดับความสำคัญ และทักษะของคุณช่วยแก้ไขข้อขัดแย้งและขับเคลื่อนโครงการไปข้างหน้าได้อย่างไร

พยายามระลึกถึงเรื่องราวจากประสบการณ์การจัดการโครงการก่อนหน้านี้ที่เน้นทักษะการไกล่เกลี่ย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้บริบทและสรุปการดำเนินการที่คุณดำเนินการเพื่อตอบสนอง และวิธีที่การดำเนินการเหล่านั้นช่วยรับประกันความสำเร็จของโครงการ

“หนึ่งในคำถามที่ฉันชอบคือ 'บอกฉันเกี่ยวกับโครงการที่ท้าทายที่สุดที่คุณเคยเป็นผู้นำและคุณเอาชนะความท้าทาย (และ) ปัญหาได้อย่างไร' จากนั้นให้พวกเขาคุยกัน ฉันจะจดคำถามติดตามผลสองสามข้อ แต่คำถามนั้นได้เปิดเผยอะไรมากมายสำหรับฉัน” Jason Orloske รองประธานฝ่ายปฏิบัติการใน Fargo, ND กล่าว

พยายามหลีกเลี่ยงคำตอบที่คลุมเครือ หลีกเลี่ยง หรือพูดถึงวิธีที่คุณต้องรับมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อแก้ไขข้อขัดแย้ง จำไว้ว่าการตะโกนใส่ใครสักคนไม่ใช่ทักษะที่ละเอียดอ่อน

3. คุณเคยประสบปัญหาความล้มเหลวของโครงการหรือไม่? เกิดอะไรขึ้น

คำถามสัมภาษณ์เวอร์ชันอื่น:

• บอกฉันเกี่ยวกับเวลาที่คุณล้มเหลว

• สถานการณ์ที่ท้าทายที่คุณประสบขณะทำงานในโครงการคืออะไร คุณจัดการกับมันอย่างไร? คุณเรียนอะไร?

• คุณนึกถึงเวลาที่คุณเรียนรู้จากความผิดพลาดของคุณได้ไหม?

มันเกิดขึ้นกับทุกคน: โปรเจกต์ไปไกลเกินขอบเขต แพงเกินไป หรือส่งมอบไม่ทัน—และล้มเหลวในที่สุด และหากสิ่งนี้ยังไม่เกิดขึ้นกับคุณ ก็อาจหมายความว่าคุณยังทำงานในโครงการไม่เพียงพอ

สิ่งสำคัญคือคุณอย่ามองความล้มเหลวของโปรเจ็กต์บนนาฬิกาว่าเป็นสิ่งที่ต้องซ่อนหรือละอายใจ แต่ให้มองว่าเป็นโอกาสในการแสดงให้เห็นว่าคุณเรียนรู้และเติบโตจากความผิดพลาดได้อย่างไร โดยทั่วไป ผู้สัมภาษณ์จะถามคำถามนี้เพื่อดูว่าคุณตอบสนองต่อความพ่ายแพ้อย่างไร ไม่ใช่เพื่อดูว่าคุณมีอัตราความสำเร็จของโครงการ 100% หรือไม่

Lily Zhang จาก The Muse แนะนำว่าหากคุณไม่สามารถให้คำตอบที่เป็นจริงได้ (“ฉันไม่เคยประสบกับความล้มเหลวของโปรเจ็กต์เลย!”) ผู้สัมภาษณ์ก็ไม่น่าจะไว้วางใจคุณมากพอที่จะดึงคุณเข้าสู่องค์กรของพวกเขา

เข้าร่วมการสัมภาษณ์พร้อมกับเรื่องราว 2-3 เรื่องที่คุณจัดการกับความพ่ายแพ้ของโครงการหรือความล้มเหลวอย่างสิ้นเชิง และตรงไปตรงมาเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น แม้ว่านั่นจะเป็นความผิดของคุณบางส่วนก็ตาม หลีกเลี่ยงการพยายามมองข้ามความรับผิดชอบของคุณหรือโยนความผิด และอธิบายสิ่งที่คุณได้เรียนรู้จากประสบการณ์และวิธีที่คุณได้นำไปใช้กับโครงการในอนาคต

4. โครงการใดที่คุณไม่ต้องการทำงาน

คำถามสัมภาษณ์เวอร์ชันอื่น:

• โครงการประเภทใดที่คุณสนใจมากที่สุด? ทำไม

• คุณทำงานได้ดีขึ้นกับคนที่เก็บตัวหรือคนเปิดเผยหรือไม่?

• บอกเราเกี่ยวกับโครงการที่คุณไม่สนุก

ผู้จัดการโครงการทุกคนอยากจะเชื่อว่าพวกเขาสามารถจัดการโครงการประเภทใดก็ได้ ตั้งแต่เกษตรกรรมไปจนถึงอวกาศ และทำงานร่วมกับคนทุกประเภท แต่ความจริงก็คือผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่มีจุดแข็ง และ จุดอ่อน โดยมีอุตสาหกรรมที่ต้องการและประเภทของโครงการที่พวกเขาเชี่ยวชาญ

หากคุณบอกผู้สัมภาษณ์ว่าคุณชอบจัดการโครงการในสภาพแวดล้อมต่างๆ และคุณเป็นคนเก่งในโครงการทุกประเภท พวกเขาจะมุ่งไปสู่การสัมภาษณ์ครั้งต่อไป

ผู้สมัครที่ดีมีความซื่อสัตย์ คุณเป็นมากกว่าผู้จัดการโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ หรือเคยประสบความสำเร็จกับแคมเปญสื่อสร้างสรรค์หรือไม่? หากคุณไม่เคยทำงานในโรงงาน โปรดแจ้งให้ผู้สัมภาษณ์ทราบ แม้ว่างานนั้นอาจเกี่ยวข้องกับงานประเภทนั้นก็ตาม หากคุณซื่อสัตย์และการสัมภาษณ์ผ่านไปด้วยดี ช่องว่างระหว่างประสบการณ์เหล่านั้นอาจไม่ใช่เรื่องสำคัญนัก

สบายใจที่จะบอกผู้สัมภาษณ์ว่าคุณชอบและไม่ชอบอะไร ด้วยวิธีนี้เมื่อคุณได้รับการว่าจ้าง ผู้จัดการคนใหม่ของคุณจะรู้ว่าจุดแข็งของคุณอยู่ที่ใด และพวกเขาจะช่วยคุณสร้างประสบการณ์ในด้านอื่นๆ ได้อย่างไร

5. คุณคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรือไม่?

คำถามสัมภาษณ์เวอร์ชันอื่น:

• เครื่องมือการจัดการโครงการใดที่คุณเคยใช้งาน คุณมีการตั้งค่าซอฟต์แวร์หรือไม่?

• คุณต้องการบันทึกความคืบหน้าของโครงการอย่างไร?

• คุณมีพื้นฐานด้านไอทีหรือไม่? คุณสามารถรหัส?

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการถูกใช้ทุกที่ และไม่ใช่แค่สำหรับองค์กรที่มีเทคนิคสูงเท่านั้น การวิจัยของเราแสดงให้เห็นว่าทุกอุตสาหกรรมตั้งแต่การตลาดไปจนถึงการดูแลสุขภาพ (และทุกอย่างในระหว่างนั้น) ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ที่สำคัญกว่านั้น 92% ขององค์กรเหล่านั้นพอใจกับเครื่องมือการจัดการโครงการของตน ดังนั้น หากคุณมีประสบการณ์จริงกับเครื่องมือการจัดการโครงการของบริษัทที่เป็นตัวเลือก คุณก็อาจเป็นผู้นำของกลุ่มผู้สมัครได้

เตรียมรายชื่อซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่คุณเคยใช้ในอดีต สิ่งที่คุณชอบและไม่ชอบเกี่ยวกับระบบการจัดการโครงการต่างๆ และวิธีที่คุณวางแผนจะใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อจัดการโครงการในบริษัทที่คุณกำลังสัมภาษณ์ด้วย

6. คุณจัดการกับสมาชิกในทีมที่มีปัญหาอย่างไร?

คำถามสัมภาษณ์เวอร์ชันอื่น:

• คุณจะทำอย่างไรในฐานะหัวหน้าโครงการเมื่อสมาชิกในทีมประสบปัญหาในการทำงานโครงการให้เสร็จทันเวลา

• คุณจัดการกับการดื้อรั้น การทะเลาะวิวาทในทีม และ/หรือการสื่อสารในทีมที่ไม่ดีอย่างไร?

• คุณจัดการกับลูกค้าที่หยาบคายอย่างไร?

การจัดการโครงการไหลลื่นขึ้นมากเมื่อทุกคนทำตามกำหนดเวลาและสร้างผลลัพธ์ที่มีคุณภาพ น่าเสียดายที่มักจะมีบางครั้งที่บางคนมีปัญหาในการส่งมอบ ผู้จัดการฝ่ายว่าจ้างต้องการทราบว่าคุณวางแผนที่จะจัดการกับปัญหาด้านความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและบุคลากรเหล่านี้อย่างไร ก่อนที่พวกเขาจะสะดวกใจที่จะเพิ่มคุณเข้าร่วมทีม

คุณจะต้องแสดงให้เห็นว่าคุณมีความเข้าใจโดยธรรมชาติเกี่ยวกับวิธีการที่เหมาะสมในการจัดการกับสมาชิกในทีมที่เข้าใจยากซึ่งสื่อสารได้ไม่ดี พลาดกำหนดเวลา ผลิตงานคุณภาพต่ำ หรือทั้งหมดข้างต้น คุณสามารถทำคะแนนโบนัสได้โดยให้ตัวอย่างว่าคุณช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานของสมาชิกในทีมในบทบาทก่อนหน้าอย่างไร

"คำถาม PM [สัมภาษณ์] ที่ดีที่สุดจะเป็นคำถามตามสถานการณ์ (เช่น คุณจะทำอย่างไรในสถานการณ์นี้) และที่ดีกว่านั้น จะเป็นการสวมบทบาทที่กำหนดให้ผู้สมัครเสนอคำแนะนำ" Kiron Bondale โค้ช PMP และ Agile กล่าว

7. ปั๊มน้ำมันในนครนิวยอร์กมีกี่แห่ง?

คำถามสัมภาษณ์เวอร์ชันอื่น (ที่มาจากบัญชีสัมภาษณ์ Glassdoor):

• คุณคิดว่ามีแกรนด์เปียโนกี่หลังในออสติน และบอกฉันว่าคุณได้จำนวนนั้นมาได้อย่างไร

• คุณได้ท้าทายความพึงพอใจอย่างไร?

• ผู้สนับสนุนโครงการของคุณเดินเข้ามาในสำนักงานของคุณในเช้าวันจันทร์และบอกคุณว่าคุณสามารถเพิ่มงบประมาณเป็นสองเท่าได้ เพราะเธอกำลังจะออกจากบริษัทเพื่อเข้าร่วมคณะละครสัตว์ และเธอไม่สนใจว่าคุณจะทำอะไรกับเงิน คุณจะทำอย่างไรต่อไป?

ผู้จัดการโครงการที่ดีจะสามารถตอบคำถามที่ดูเหมือนไม่มีที่ไหนเลยได้อย่างรอบคอบ แต่ผู้สัมภาษณ์ของคุณไม่ได้แค่พยายามจับผิดคุณเพื่อทำให้คุณอึดอัดและดูคุณดิ้น

พวกเขากำลังพยายามประเมินความเฉียบแหลมทางธุรกิจและทักษะการแก้ปัญหาของคุณด้วยคำถามกรณีศึกษา อย่าเสียเวลาหรือพลังงานไปกับการพยายามจำคำตอบที่ถูกต้องสำหรับคำถามเหล่านี้ นั่นไม่ใช่ประเด็น เพียงเตรียมพร้อมที่จะถามคำถามติดตามผล (สถานีบริการน้ำมันของเอกชนนับรวมสถานีบริการน้ำมันในทะเลหรือไม่ จำนวนดังกล่าวควรรวมสถานีบริการน้ำมันที่ปิดแล้วหรือสถานีบริการน้ำมันที่อยู่ระหว่างการก่อสร้างด้วย) และพยายามให้เหตุผลในการเดาสนามบอล

จดบันทึก ถามคำถาม สงบสติอารมณ์ ใช้ตรรกะและความคิดสร้างสรรค์ และคิดค่าประมาณที่สมเหตุสมผล คุณไม่ได้พยายามเดาจำนวนที่แน่นอนของเยลลี่บีนในโหล คุณกำลังพยายามแสดงให้เห็นว่าคุณสามารถรับความท้าทายที่คาดไม่ถึงได้

รับความเร็วสำหรับงานผู้จัดการโครงการใหม่ของคุณ

ตอนนี้คุณได้ใช้คำถามเหล่านี้เพื่อตอกย้ำการสัมภาษณ์ผู้จัดการโครงการและรับประกันงานการจัดการโครงการใหม่ที่ยอดเยี่ยมของคุณแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีทรัพยากรทั้งหมดที่จำเป็นต่อการเติบโตและมีส่วนร่วมในความสำเร็จขององค์กรใหม่ของคุณ