Jak odpowiadać na pytania z wywiadu dotyczącego zarządzania projektami

Dobry kierownik projektu ma doskonałe umiejętności komunikacyjne, organizacyjne i rozwiązywania problemów. Oto jak pokazać to wszystko podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Jako kandydat do pracy w zarządzaniu projektami wiesz już, jakiego rodzaju złych odpowiedzi na rozmowie kwalifikacyjnej należy unikać z odległości mili. („Moją największą słabością jest to, że jestem perfekcjonistą!”)

Ale może być trochę trudniej przygotować się na niektóre z podkręconych pytań, które menedżerowie ds. Rekrutacji lubią rzucać kandydatom tylko po to, aby zobaczyć, jak dobrze sobie radzą. Jako kandydat na stanowisko kierownika projektu, przygotowujący się do następnej ważnej rozmowy kwalifikacyjnej, musisz być przygotowany na pokazanie menedżerom ds. rekrutacji, że dobrze się komunikujesz, posiadasz wyjątkowe umiejętności organizacyjne i umiejętności rozwiązywania problemów, potrafisz negocjować i mediować oraz że jesteś naturalnym liderem .

Żeby było jasne, menedżerowie ds. rekrutacji nie chcą zaskoczyć kandydata za kandydatem swoimi sprytnymi pytaniami. Nasze badanie Strategii Rekrutacyjnej 2021 (metodologia poniżej) wykazało, że ponad połowa ankietowanych rekruterów uważa, że ​​obsadzanie wakatów zajmuje więcej czasu niż zwykle, a brak wykwalifikowanych osób poszukujących pracy jest ich największą przeszkodą w zatrudnieniu. Czy nie sądzisz, że woleliby raczej znaleźć kogoś, kto może z powodzeniem odpowiedzieć na ich pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej dotyczącej zarządzania projektami, aby mogli zatrudnić tego wykwalifikowanego kandydata (ciebie!), A następnie przejść do obsadzenia następnego wakatu?

Jednak to nie tylko pracochłonny i czasochłonny proces zatrudniania menedżerów. Według Indeed, przeciętna osoba poszukująca pracy spędza od 5 do 10 godzin przygotowując się do jednej rozmowy kwalifikacyjnej. W tym artykule pomożemy Ci jak najlepiej wykorzystać ten czas na przygotowanie, abyś był gotowy, aby przejść rozmowę kwalifikacyjną i zostać zatrudnionym.

Jak odpowiedzieć na 7 typowych pytań podczas rozmowy kwalifikacyjnej na temat zarządzania projektami

Zasadniczo zajmuje to cały dzień pracy (oprócz pracy na pełny etat, którą możesz już mieć), aby przygotować się na coś, co może nawet nie prowadzić do nowej pracy. A zakładając, że przed znalezieniem kolejnej pracy przejdziesz przez wiele rozmów kwalifikacyjnych, ten dodatkowy czas może naprawdę się sumować i stać się drenażem Twoich zasobów. Dlatego tak ważne jest, aby przygotować się do wielu rozmów kwalifikacyjnych z kierownictwem projektu w możliwie najbardziej efektywny sposób.

Twoja rozmowa kwalifikacyjna nie powinna być ustną wersją egzaminu PMP. W końcu nasze badanie inteligencji emocjonalnej w miejscu pracy z 2021 r. (metodologia poniżej) wykazało, że mniej niż 10% z ponad 500 przebadanych pełnoetatowych kierowników projektów nie posiadało certyfikatu i nie planowało go uzyskać.

Oznacza to, że udowodnienie wiarygodności certyfikacji i umiejętności technicznych jest raczej elementem listy kontrolnej, aby dostać się na rozmowę kwalifikacyjną, a nie sposobem na odróżnienie się od innych kandydatów.

Dlatego dobra rozmowa kwalifikacyjna na kierownika projektu polega bardziej na zaprezentowaniu umiejętności miękkich — na tym, jak dobrze potrafisz przewodzić i pracować w zespole projektowym, komunikować się i mediować — niż na udowodnieniu swoich umiejętności w zakresie budżetowania i planowania lub poezji o zwinnym zarządzaniu projektami.

„Ogólnie rzecz biorąc, odpowiedzi (kandydata) powinny wskazywać, że (kandydat) potrafi rozwiązywać problemy, jest osobą etyczną i dobrze radzi sobie z ludźmi”, mówi Ferenc Csizmas , PMP w Budapeszcie.

Innymi słowy, chcesz pokazać decydentowi siedzącemu po drugiej stronie stołu, że dobrze współpracujesz z innymi, prowadząc udane projekty. (Bez potu, prawda?)

Nie martw się: te siedem pytań do rozmowy kwalifikacyjnej na kierownictwo projektu — wraz ze szczegółowymi wskazówkami dotyczącymi tego, co należy poruszyć w odpowiedzi — pomoże Ci wyróżnić się z tłumu i uzyskać oddzwonienie po następnej rozmowie z kierownikiem projektu.

Zacznijmy.

1. Czy możesz opowiedzieć o swoich zdolnościach organizacyjnych?

Inne wersje tego pytania z wywiadu:

• Jak ustalasz priorytety w swoim obciążeniu pracą?

• Kiedy twoje umiejętności organizacyjne pomogły utrzymać projekt na właściwej drodze?

• Jak zorganizować przeciętny tydzień pracy?

Nie ma czegoś takiego jak zdezorganizowany, udany projekt. Możesz mieć szczęście i mieć projekt, który odniesie sukces pomimo napotkania wielu problemów, ale w pewnym momencie każdy projekt potrzebuje kogoś, kto przejmie kontrolę nad terminami, budżetem i zakresem.

Nie jest tak ważne, jakiego dokładnie systemu używasz do zachowania porządku, o ile przede wszystkim pokażesz ankieterowi, że masz system do zachowania porządku. Mobilna aplikacja do zarządzania zadaniami? Oprogramowanie komputerowe? Arkusz? Notatnik? Połączenie wszystkich powyższych?

Każdy system jest w porządku, o ile możesz udowodnić, że zadziałał i będzie nadal działał w środowisku, w którym będziesz pracować. Dodatkowe punkty, jeśli zilustrujesz to przykładami z prawdziwego świata: „Każdego ranka sprawdzam aplikację do zarządzania projektami w pociągu, aby zobaczyć, które zadania należy wykonać danego dnia. W rzeczywistości w zeszłym miesiącu dzięki temu systemowi uratowałem projekt przed opóźnieniem”.

Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to powiedzieć kierownikowi ds. rekrutacji, że po prostu usiądź i zaczekaj, aż pojawią się problemy, a następnie spróbuj ugasić pożary.

2. Opowiedz mi o sytuacji, w której interesariusze nie zgodzili się na projekt. Jak postępowałeś?

Inne wersje tego pytania z wywiadu:

• Opowiedz mi o swoich doświadczeniach w zarządzaniu interesariuszami wyższego szczebla.

• Jak zachęcasz do współpracy w swoich zespołach?

• Jakie umiejętności miękkie są najważniejsze dla dobrego kierownika projektu?

Monster.com zauważa, że ​​firmy są zainteresowane kierownikami projektów, którzy potrafią zainspirować współpracę między wszystkimi stronami.

Ankieterzy prawdopodobnie zadają ci to pytanie, aby wyciągnąć historie, które ujawnią, czy masz niezbędne umiejętności miękkie, aby radzić sobie z tarciami w pracy. Dotychczasowe doświadczenia zawodowe zapowiadają przyszłe zachowania w pracy, więc uzbrój się w przykłady pokazujące, w jaki sposób Twoja osobowość, priorytety i umiejętności pomagają rozwiązywać konflikty i posuwać projekt do przodu.

Spróbuj przypomnieć sobie historie z poprzedniego doświadczenia w zarządzaniu projektami, które podkreślają twoje umiejętności mediacyjne, pamiętaj o przedstawieniu kontekstu i nakreśleniu działań, które podjąłeś w odpowiedzi, oraz o tym, w jaki sposób te działania pomogły zapewnić sukces projektu.

„Jedno z moich ulubionych pytań brzmi: „Opowiedz mi o najbardziej wymagającym projekcie, jakim kiedykolwiek kierowałeś, i o tym, jak przezwyciężyłeś wyzwania (i) problemy?” Potem pozwól im mówić. Zanotuję kilka dodatkowych pytań, ale to pytanie wiele mi wyjaśniło” — mówi Jason Orloske , wiceprezes ds. operacji w Fargo w Północnej Karolinie.

Staraj się unikać niejasnych, wymijających odpowiedzi lub rozmów o tym, jak musiałeś być twardy z interesariuszem, aby rozwiązać konflikt. Pamiętaj, że krzyczenie na kogoś nie jest umiejętnością miękką.

3. Czy kiedykolwiek doświadczyłeś niepowodzenia projektu? Co się stało?

Inne wersje tego pytania z wywiadu:

• Opowiedz mi o sytuacji, w której ci się nie udało.

• Jakiej trudnej sytuacji doświadczyłeś podczas pracy nad projektem? Jak sobie z tym poradziłeś? Czego się nauczyłeś?

• Czy przypominasz sobie sytuację, w której nauczyłeś się na własnych błędach?

Każdemu się to zdarza: projekt za bardzo wykraczał poza zakres, stał się zbyt kosztowny lub opóźniał się z dostawą — i ostatecznie zakończył się fiaskiem. A jeśli jeszcze ci się to nie przydarzyło, prawdopodobnie oznacza to, że nie pracowałeś nad wystarczającą liczbą projektów.

Ważne jest, aby nie patrzeć na niepowodzenia projektów na zegarku jako na coś do ukrycia lub wstydu, ale jako okazję do zilustrowania, w jaki sposób uczysz się i rozwijasz na błędach. Ankieterzy zazwyczaj zadają to pytanie, aby zobaczyć, jak reagujesz na niepowodzenia, a nie, aby dowiedzieć się, czy masz 100% wskaźnik sukcesu projektu.

Lily Zhang z The Muse sugeruje, że jeśli nie możesz udzielić realistycznej odpowiedzi („Właściwie nigdy nie doświadczyłem niepowodzenia projektu!”), jest mało prawdopodobne, aby osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną zaufała ci na tyle, by zaprosić cię do swojej organizacji.

Przyjdź na rozmowę kwalifikacyjną z kilkoma historiami o tym, jak poradziłeś sobie z niepowodzeniami w projekcie lub całkowitymi porażkami, i mów wprost, co się stało, nawet jeśli częściowo była to twoja wina. Unikaj prób bagatelizowania swojej odpowiedzialności lub zrzucania winy i wyjaśnij, czego nauczyłeś się z tego doświadczenia i jak zastosowałeś to w przyszłych projektach.

4. Nad jakimi projektami nie chcesz pracować?

Inne wersje tego pytania z wywiadu:

• Jakiego rodzaju projekty najbardziej Cię interesują? Czemu?

• Lepiej pracuje ci się z introwertykami czy ekstrawertykami?

• Opowiedz nam o projekcie, który nie był dla Ciebie przyjemny.

Każdy kierownik projektu chciałby wierzyć, że poradzi sobie z każdym typem projektu, od rolnictwa po przemysł lotniczy, współpracując z każdym typem osoby. Ale rzeczywistość jest taka, że ​​większość kierowników projektów ma mocne i słabe strony, z preferowanymi branżami i typami projektów, w których przodują.

Jeśli powiesz rekruterowi, że uwielbiasz zarządzać projektami w dowolnym środowisku i jesteś asem w każdym rodzaju projektu, mentalnie przejdzie do następnej rozmowy kwalifikacyjnej.

Dobrzy kandydaci są uczciwi. Czy jesteś bardziej kierownikiem projektu rozwoju oprogramowania, czy może prosperowałeś dzięki kreatywnym kampaniom medialnym? Jeśli nigdy nie pracowałeś na hali produkcyjnej, poinformuj o tym osobę przeprowadzającą rozmowę kwalifikacyjną, nawet jeśli praca może wiązać się z tego rodzaju pracą. Jeśli jesteś szczery, a rozmowa kwalifikacyjna przebiegnie pomyślnie, te luki w doświadczeniu mogą nie być tak ważne.

Czuj się komfortowo, mówiąc ankieterowi, co lubisz, a czego nie; w ten sposób, gdy zostaniesz zatrudniony, Twój nowy menedżer będzie wiedział, jakie są Twoje mocne strony i jak może pomóc Ci zdobyć doświadczenie w innych obszarach.

5. Czy znasz oprogramowanie do zarządzania projektami?

Inne wersje tego pytania z wywiadu:

• Z jakimi narzędziami do zarządzania projektami pracowałeś? Czy masz preferencje dotyczące oprogramowania?

• Jak lubisz dokumentować postępy w projekcie?

• Czy masz wykształcenie informatyczne? Czy potrafisz kodować?

Oprogramowanie do zarządzania projektami jest używane wszędzie. I to nie tylko dla wysoce technicznych organizacji. Nasze badania pokazują, że każda branża, od marketingu po opiekę zdrowotną (i wszystko pomiędzy), korzysta z oprogramowania do zarządzania projektami.

Co ważniejsze, 92% tych organizacji jest zadowolonych ze swojego narzędzia do zarządzania projektami. Jeśli więc masz rzeczywiste doświadczenie z wybranym przez firmę narzędziem do zarządzania projektami, możesz postawić się na czele klasy kandydatów.

Przyjdź przygotowany z listą oprogramowania do zarządzania projektami, z którego korzystałeś w przeszłości, co lubisz, a czego nie lubisz w różnych systemach zarządzania projektami oraz jak planujesz używać oprogramowania do zarządzania projektami do zarządzania projektami w firmie, z którą rozmawiasz.

6. Jak radzisz sobie z trudnymi członkami zespołu?

Inne wersje tego pytania z wywiadu:

• Co robisz jako lider projektu, gdy członkowie zespołu mają trudności z terminowym wykonaniem zadań projektowych?

• Jak radzisz sobie z niesubordynacją, konfliktami w zespole i/lub słabą komunikacją w zespole?

• Jak sobie radzisz z niemiłymi klientami?

Zarządzanie projektami przebiega o wiele płynniej, gdy wszyscy dotrzymują terminów i osiągają wysokiej jakości wyniki. Niestety, zawsze będą chwile, kiedy niektóre osoby będą miały trudności z dostarczeniem. Menedżerowie ds. Rekrutacji chcą wiedzieć, jak planujesz rozwiązać te problemy interpersonalne i personalne, zanim będą mogli dodać Cię do swojego zespołu.

Będziesz chciał pokazać, że masz wrodzone zrozumienie właściwego podejścia do radzenia sobie z trudnymi członkami zespołu, którzy źle się komunikują, nie dotrzymują terminów, wykonują pracę niskiej jakości lub wszystkie powyższe. Możesz zdobyć dodatkowe punkty, podając przykłady tego, jak pomogłeś usprawnić procesy pracy członków zespołu w poprzednich rolach.

„Większość dobrych pytań PM [wywiadów] będzie pytaniami scenariuszowymi (np. Co byś zrobił w tej sytuacji?), a jeszcze lepiej byłyby to odgrywanie ról wymagające od kandydata przedstawienia rekomendacji” – mówi Kiron Bondale , trener PMP i Agile.

7. Ile stacji benzynowych jest w Nowym Jorku?

Inne wersje tego pytania z wywiadu (zaczerpnięte z kont wywiadu Glassdoor):

• Jak myślisz, ile fortepianów jest w Austin i powiedz mi, jak doszedłeś do tej liczby?

• Jak przeciwstawiłeś się samozadowoleniu?

• Twój sponsor projektu przychodzi do twojego biura w poniedziałek rano i mówi ci, że możesz podwoić budżet, ponieważ odchodzi z firmy, aby dołączyć do cyrku i nie obchodzi go, co zrobisz z pieniędzmi. Co zrobisz następnie?

Dobrzy kierownicy projektów będą w stanie w przemyślany sposób odpowiedzieć na pytania, które pozornie pojawiają się znikąd. Ale twój rozmówca nie tylko próbuje cię zaskoczyć, aby sprawić, że poczujesz się nieswojo i patrzeć, jak się wijesz.

Próbują ocenić twoją świadomość biznesową i umiejętności rozwiązywania problemów za pomocą ukrytego pytania studium przypadku. Nie trać czasu ani energii na zapamiętywanie dokładnych odpowiedzi na takie pytania – nie o to chodzi. Po prostu bądź przygotowany na zadawanie dodatkowych pytań (Czy prywatne stacje benzynowe się liczą? Morskie stacje benzynowe? Czy liczba ta powinna obejmować zamknięte stacje benzynowe lub stacje benzynowe, które są w budowie?) i spróbuj zgadnąć.

Rób notatki, zadawaj pytania, zachowaj spokój, kieruj się logiką i kreatywnością oraz opracuj rozsądne szacunki. Nie próbujesz odgadnąć dokładnej liczby żelków w słoiku, próbujesz pokazać, że jesteś w stanie podjąć nieoczekiwane wyzwanie.

Przygotuj się na nowe stanowisko kierownika projektu

Teraz, gdy wykorzystałeś te pytania, aby przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną na kierownika projektu i zabezpieczyć swoją nową, wspaniałą pracę jako kierownik projektu, upewnij się, że masz wszystkie zasoby potrzebne do rozwoju i przyczynienia się do sukcesu Twojej nowej organizacji.