Bagaimana Menjawab Pertanyaan Wawancara Manajemen Proyek

Manajer proyek yang baik memiliki keterampilan komunikasi, organisasi, dan pemecahan masalah yang sangat baik. Inilah cara menampilkan semua itu selama wawancara.

Sebagai kandidat pekerjaan manajemen proyek, Anda sudah tahu jenis jawaban wawancara buruk apa yang harus dihindari dari jarak satu mil. (“Kelemahan terbesar saya adalah saya perfeksionis!”)

Tetapi akan sedikit lebih sulit untuk mempersiapkan beberapa pertanyaan bola lengkung yang suka diajukan oleh manajer perekrutan kepada kandidat hanya untuk melihat seberapa baik mereka berada di kaki mereka. Sebagai kandidat pekerjaan manajer proyek yang bersiap untuk wawancara besar berikutnya, Anda harus siap untuk menunjukkan kepada manajer perekrutan bahwa Anda berkomunikasi dengan baik, memiliki keterampilan organisasi dan pemecahan masalah yang luar biasa, dapat bernegosiasi dan menengahi, dan bahwa Anda adalah pemimpin alami. .

Untuk lebih jelasnya, manajer perekrutan tidak ingin membingungkan kandidat demi kandidat dengan pertanyaan cerdas mereka. Faktanya, survei Strategi Perekrutan 2021 kami (metodologi di bawah) menemukan bahwa lebih dari separuh perekrut yang disurvei menemukan bahwa dibutuhkan lebih banyak waktu daripada biasanya untuk mengisi lowongan pekerjaan, dan kurangnya pencari kerja yang memenuhi syarat adalah hambatan terbesar mereka untuk merekrut. Tidakkah menurut Anda mereka lebih suka menemukan seseorang yang dapat menjawab pertanyaan wawancara manajemen proyek mereka dengan sukses sehingga mereka dapat mempekerjakan kandidat yang memenuhi syarat (Anda!) Dan kemudian melanjutkan untuk mengisi lowongan berikutnya?

Namun, ini bukan hanya proses yang melelahkan dan memakan waktu untuk mempekerjakan manajer. Menurut Memang, rata-rata pencari kerja menghabiskan waktu antara lima hingga 10 jam untuk mempersiapkan satu wawancara kerja. Dalam artikel ini, kami akan membantu Anda memanfaatkan waktu persiapan itu sebaik-baiknya sehingga Anda siap menghadapi wawancara dan dipekerjakan.

Bagaimana menjawab 7 pertanyaan wawancara manajemen proyek yang umum

Pada dasarnya dibutuhkan satu hari kerja penuh (selain pekerjaan penuh waktu yang mungkin sudah Anda miliki) hanya untuk mempersiapkan sesuatu yang bahkan mungkin tidak mengarah ke pekerjaan baru. Dan dengan asumsi bahwa Anda akan melalui beberapa wawancara sebelum mendapatkan pekerjaan berikutnya, waktu ekstra itu benar-benar dapat bertambah dan menguras sumber daya Anda. Itulah mengapa sangat penting untuk mempersiapkan beberapa wawancara manajemen proyek dengan cara yang seefisien mungkin.

Wawancara Anda tidak boleh menjadi versi lisan dari ujian PMP. Lagi pula, survei Kecerdasan Emosional di Tempat Kerja 2021 kami (metodologi di bawah) menemukan bahwa kurang dari 10% dari lebih dari 500 manajer proyek penuh waktu yang disurvei tidak bersertifikat dan tidak berencana untuk mendapatkan sertifikasi.

Itu berarti membuktikan sertifikasi Anda bona fides dan keterampilan teknis lebih merupakan item daftar periksa untuk masuk ke wawancara di tempat pertama daripada cara untuk membedakan diri Anda dari kandidat lain.

Itulah mengapa wawancara manajer proyek yang baik lebih tentang memamerkan soft skill Anda—seberapa baik Anda dapat memimpin dan bekerja dalam tim proyek, berkomunikasi, dan menengahi—daripada membuktikan keterampilan penganggaran dan penjadwalan Anda atau menjadi puitis tentang manajemen proyek yang gesit.

“Secara umum, jawaban (kandidat) harus menunjukkan bahwa (mereka) seorang pemecah masalah, dan orang yang beretika, dan menangani orang dengan baik,” kata Ferenc Csizmas , PMP di Budapest.

Dengan kata lain, Anda ingin menunjukkan kepada pembuat keputusan yang duduk di seberang meja Anda bahwa Anda bekerja dengan baik dengan orang lain sambil memimpin proyek yang sukses. (Tidak berkeringat, kan?)

Jangan khawatir: Ketujuh pertanyaan wawancara manajemen proyek ini—bersama dengan pedoman spesifik tentang apa yang harus disentuh dalam jawaban Anda—akan membantu Anda menonjol dari kerumunan dan mendapatkan panggilan kembali setelah wawancara manajemen proyek berikutnya.

Mari kita mulai.

1. Bisakah Anda ceritakan tentang keterampilan organisasi Anda?

Versi lain dari pertanyaan wawancara ini:

• Bagaimana Anda memprioritaskan beban kerja Anda?

• Kapan keterampilan organisasi Anda membantu menjaga proyek tetap pada jalurnya?

• Bagaimana Anda mengatur minggu kerja rata-rata?

Tidak ada yang namanya proyek yang tidak terorganisir dan sukses. Anda mungkin beruntung dan memiliki proyek yang berhasil sukses meskipun mengalami banyak masalah, tetapi pada titik tertentu setiap proyek membutuhkan seseorang untuk bertanggung jawab atas jadwal, anggaran, dan ruang lingkup.

Tidak terlalu penting sistem mana yang Anda gunakan untuk tetap teratur, selama Anda menunjukkan kepada pewawancara bahwa Anda memiliki sistem untuk tetap teratur. Aplikasi manajemen tugas seluler? Perangkat lunak desktop? Spreadsheet? Buku catatan? Kombinasi dari semua hal di atas?

Sistem apa pun baik-baik saja, selama Anda dapat membuat kasus yang kuat bahwa sistem itu telah berfungsi dan akan terus berfungsi di lingkungan tempat Anda akan bekerja untuk bergerak maju. Poin bonus jika Anda dapat mengilustrasikannya dengan contoh dunia nyata: “Saya memeriksa aplikasi manajemen proyek saya di kereta setiap pagi untuk melihat tugas mana yang harus diselesaikan hari itu. Faktanya, bulan lalu saya menyelamatkan sebuah proyek dari keterlambatan jadwal dengan sistem ini.”

Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah memberi tahu manajer perekrutan bahwa Anda hanya duduk dan menunggu masalah muncul dan kemudian mencoba memadamkan api.

2. Ceritakan tentang saat pemangku kepentingan Anda tidak menyepakati suatu proyek. Bagaimana Anda melanjutkan?

Versi lain dari pertanyaan wawancara ini:

• Ceritakan tentang pengalaman Anda mengelola hingga pemangku kepentingan senior.

• Bagaimana Anda mendorong kerja sama dalam tim Anda?

• Keterampilan lunak apa yang paling penting untuk dimiliki oleh manajer proyek yang baik?

Monster.com mencatat bahwa perusahaan tertarik pada manajer proyek yang dapat menginspirasi kerja sama antara semua pihak.

Pewawancara cenderung menanyakan pertanyaan ini kepada Anda untuk menarik cerita yang akan mengungkapkan apakah Anda memiliki soft skill yang diperlukan untuk mengatasi gesekan dalam pekerjaan. Pengalaman kerja masa lalu menunjukkan perilaku kerja di masa depan, jadi lengkapi dengan contoh yang menunjukkan bagaimana kepribadian, prioritas, dan keterampilan Anda membantu menyelesaikan konflik dan memajukan proyek.

Cobalah untuk mengingat cerita dari pengalaman manajemen proyek Anda sebelumnya yang menggarisbawahi keterampilan mediasi Anda, pastikan untuk memberikan konteks dan garis besar tindakan yang Anda ambil sebagai tanggapan, dan bagaimana tindakan tersebut membantu memastikan keberhasilan proyek.

“Salah satu pertanyaan favorit saya adalah 'Ceritakan tentang proyek paling menantang yang pernah Anda pimpin dan bagaimana Anda mengatasi tantangan (dan) masalah?' Kemudian biarkan mereka berbicara. Saya akan menuliskan beberapa pertanyaan lanjutan, tetapi pertanyaan itu telah mengungkap banyak hal bagi saya,” kata Jason Orloske , VP operasi di Fargo, ND.

Cobalah untuk menghindari jawaban yang tidak jelas dan mengelak, atau berbicara tentang bagaimana Anda harus bersikap tegas dengan pemangku kepentingan untuk menyelesaikan konflik. Ingat, membentak seseorang bukanlah soft skill.

3. Apakah Anda pernah mengalami kegagalan proyek? Apa yang terjadi?

Versi lain dari pertanyaan wawancara ini:

• Ceritakan tentang saat Anda gagal.

• Apa situasi menantang yang Anda alami saat mengerjakan sebuah proyek? Bagaimana Anda menghadapinya? Apa yang kamu pelajari?

• Dapatkah Anda memikirkan waktu di mana Anda belajar dari kesalahan Anda?

Itu terjadi pada semua orang: Sebuah proyek terlalu jauh dari jangkauan, menjadi terlalu mahal, atau terlambat dalam pengiriman—dan akhirnya gagal. Dan jika ini belum terjadi pada Anda, itu mungkin berarti Anda belum mengerjakan cukup banyak proyek.

Hal yang penting adalah Anda tidak melihat kegagalan proyek di jam tangan Anda sebagai sesuatu yang disembunyikan atau dipermalukan, tetapi sebagai kesempatan untuk mengilustrasikan bagaimana Anda belajar dan tumbuh dari kesalahan. Pewawancara umumnya mengajukan pertanyaan ini untuk melihat bagaimana Anda menanggapi kemunduran, bukan untuk mengetahui apakah Anda memiliki tingkat keberhasilan proyek 100%.

Lily Zhang dari The Muse menyarankan bahwa jika Anda tidak dapat memberikan jawaban yang realistis (“Saya sebenarnya tidak pernah mengalami kegagalan proyek!”), pewawancara tidak akan cukup mempercayai Anda untuk membawa Anda ke dalam organisasi mereka.

Datanglah ke wawancara dilengkapi dengan beberapa cerita tentang bagaimana Anda menangani kemunduran proyek atau kegagalan langsung, dan terus terang tentang apa yang terjadi, bahkan jika itu sebagian karena kesalahan Anda. Hindari mencoba meremehkan tanggung jawab Anda atau mengalihkan kesalahan, dan jelaskan apa yang Anda pelajari dari pengalaman tersebut dan bagaimana Anda menerapkannya pada proyek mendatang.

4. Proyek apa yang tidak ingin Anda kerjakan?

Versi lain dari pertanyaan wawancara ini:

• Jenis proyek apa yang paling menarik bagi Anda? Mengapa?

• Apakah Anda bekerja lebih baik dengan orang introvert atau ekstrovert?

• Beri tahu kami tentang proyek yang menurut Anda tidak menyenangkan.

Setiap manajer proyek ingin percaya bahwa mereka dapat menangani semua jenis proyek, mulai dari pertanian hingga kedirgantaraan, bekerja dengan setiap jenis orang. Tetapi kenyataannya adalah sebagian besar manajer proyek memiliki kekuatan dan kelemahan, dengan industri pilihan dan jenis proyek yang mereka kuasai.

Jika Anda memberi tahu pewawancara bahwa Anda suka mengelola proyek dalam situasi apa pun dan Anda ahli di setiap jenis proyek, mereka secara mental akan beralih ke wawancara berikutnya.

Kandidat yang baik jujur. Apakah Anda lebih dari seorang manajer proyek pengembangan perangkat lunak, atau apakah Anda berkembang dengan kampanye media kreatif? Jika Anda belum pernah bekerja di lantai manufaktur, beri tahu pewawancara, meskipun pekerjaan itu mungkin melibatkan jenis pekerjaan itu. Jika Anda jujur, dan wawancara berjalan dengan baik, kesenjangan pengalaman itu mungkin tidak terlalu penting.

Nyaman memberi tahu pewawancara apa yang Anda suka dan tidak suka; dengan cara itu ketika Anda dipekerjakan, manajer baru Anda akan tahu di mana letak kekuatan Anda dan bagaimana mereka dapat membantu Anda membangun pengalaman di bidang lain.

5. Apakah Anda terbiasa dengan perangkat lunak manajemen proyek?

Versi lain dari pertanyaan wawancara ini:

• Alat manajemen proyek mana yang pernah Anda gunakan? Apakah Anda memiliki preferensi perangkat lunak?

• Bagaimana Anda ingin mendokumentasikan kemajuan proyek Anda?

• Apakah Anda memiliki latar belakang TI? Bisakah Anda membuat kode?

Perangkat lunak manajemen proyek digunakan di mana-mana. Dan itu bukan hanya untuk organisasi yang sangat teknis. Riset kami menunjukkan bahwa setiap industri mulai dari pemasaran hingga perawatan kesehatan (dan segala sesuatu di antaranya) menggunakan perangkat lunak manajemen proyek.

Lebih penting lagi, 92% dari organisasi tersebut senang dengan alat manajemen proyek mereka. Jadi, jika Anda memiliki pengalaman nyata dengan alat pilihan manajemen proyek perusahaan, Anda dapat menempatkan diri sebagai pemimpin kelas kandidat.

Bersiaplah dengan daftar perangkat lunak manajemen proyek yang pernah Anda gunakan di masa lalu, apa yang Anda suka dan tidak suka tentang sistem manajemen proyek yang berbeda, dan bagaimana Anda berencana menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk mengelola proyek di perusahaan tempat Anda mewawancarai.

6. Bagaimana Anda menghadapi anggota tim yang sulit?

Versi lain dari pertanyaan wawancara ini:

• Apa yang Anda lakukan sebagai pemimpin proyek ketika anggota tim berjuang untuk menyelesaikan tugas proyek mereka tepat waktu?

• Bagaimana Anda menangani pembangkangan, pertikaian tim, dan/atau komunikasi tim yang buruk?

• Bagaimana Anda menangani klien yang kasar?

Manajemen proyek mengalir jauh lebih lancar ketika semua orang memenuhi tenggat waktu dan menghasilkan hasil yang berkualitas. Sayangnya, akan selalu ada saat-saat ketika beberapa individu berjuang untuk mewujudkannya. Mempekerjakan manajer ingin tahu bagaimana Anda berencana untuk menangani masalah interpersonal dan personalia ini sebelum mereka merasa nyaman untuk menambahkan Anda ke tim mereka.

Anda akan ingin menunjukkan bahwa Anda memiliki pemahaman bawaan tentang pendekatan yang tepat untuk menghadapi anggota tim yang sulit berkomunikasi dengan buruk, melewatkan tenggat waktu, menghasilkan pekerjaan berkualitas rendah, atau semua hal di atas. Anda dapat memperoleh poin bonus dengan memberikan contoh bagaimana Anda membantu meningkatkan proses kerja anggota tim dalam peran sebelumnya.

"Sebagian besar pertanyaan PM [wawancara] akan menjadi pertanyaan skenario (misalnya, Apa yang akan Anda lakukan dalam situasi ini?) dan lebih baik lagi, akan menjadi permainan peran yang mengharuskan kandidat untuk memberikan rekomendasi," kata Kiron Bondale , pelatih PMP dan Agile.

7. Berapa jumlah SPBU di Kota New York?

Versi lain dari pertanyaan wawancara ini (bersumber dari akun wawancara Glassdoor):

• Menurut Anda, berapa banyak grand piano yang ada di Austin, dan beri tahu saya bagaimana Anda sampai pada nomor itu?

• Bagaimana Anda menentang rasa puas diri?

• Sponsor proyek Anda masuk ke kantor Anda pada Senin pagi dan memberi tahu Anda bahwa Anda dapat menggandakan anggaran Anda karena dia keluar dari perusahaan untuk bergabung dengan sirkus dan dia tidak peduli apa yang Anda lakukan dengan uang itu. Apa yang Anda lakukan selanjutnya?

Manajer proyek yang baik akan mampu menjawab pertanyaan yang muncul entah dari mana. Tetapi pewawancara Anda tidak hanya berusaha membuat Anda lengah untuk membuat Anda tidak nyaman dan melihat Anda menggeliat.

Mereka mencoba untuk menilai ketajaman bisnis dan kemampuan memecahkan masalah Anda dengan pertanyaan studi kasus terselubung. Jangan buang waktu atau energi mencoba mengingat jawaban yang tepat untuk pertanyaan seperti ini—bukan itu intinya. Bersiaplah untuk mengajukan pertanyaan lanjutan (Apakah SPBU swasta dihitung? SPBU laut? Haruskah jumlahnya termasuk SPBU tertutup atau SPBU yang sedang dibangun?)

Buat catatan, ajukan pertanyaan, tetap tenang, gunakan logika dan kreativitas, dan berikan perkiraan yang masuk akal. Anda tidak sedang mencoba menebak jumlah pasti kacang jeli di dalam toples, Anda sedang mencoba menunjukkan bahwa Anda mampu menghadapi tantangan yang tidak terduga.

Dapatkan kecepatan untuk pekerjaan manajer proyek baru Anda

Sekarang setelah Anda menggunakan pertanyaan-pertanyaan ini untuk menyelesaikan wawancara manajer proyek dan mengamankan pekerjaan manajemen proyek baru Anda yang hebat, pastikan Anda memiliki semua sumber daya yang Anda butuhkan untuk berkembang dan berkontribusi pada kesuksesan organisasi baru Anda.