Como responder a perguntas de entrevista de gerenciamento de projetos

Um bom gerente de projeto tem excelentes habilidades de comunicação, organização e resolução de problemas. Veja como colocar tudo isso em exibição durante uma entrevista.

Como candidato a um emprego de gerenciamento de projetos, você já sabe que tipo de respostas ruins de entrevista deve evitar a um quilômetro de distância. (“Minha maior fraqueza é que sou perfeccionista!”)

Mas pode ser um pouco mais difícil se preparar para algumas das perguntas complicadas que os gerentes de contratação gostam de fazer aos candidatos apenas para ver como eles são bons em seus dedos. Como um candidato a gerente de projeto se preparando para sua próxima grande entrevista, é imperativo que você esteja preparado para mostrar aos gerentes de contratação que você se comunica bem, possui habilidades organizacionais e de resolução de problemas excepcionais, pode negociar e mediar e que você é um líder natural .

Para ser claro, os gerentes de contratação não querem confundir candidato após candidato com suas perguntas inteligentes. Na verdade, nossa pesquisa de Estratégia de Recrutamento para 2021 (metodologia abaixo) descobriu que mais da metade dos recrutadores pesquisados ​​está descobrindo que leva mais tempo do que o normal para preencher as vagas de emprego e que a falta de candidatos qualificados é o maior obstáculo para a contratação. Você não acha que eles preferem encontrar alguém que possa responder suas perguntas de entrevista de gerenciamento de projeto com sucesso para que possam contratar aquele candidato qualificado (você!) e depois passar para preencher a próxima vaga?

No entanto, não é apenas um processo trabalhoso e demorado para contratar gerentes. De acordo com o Indeed, o candidato a emprego médio gasta entre cinco a 10 horas se preparando para uma única entrevista de emprego. Neste artigo, vamos ajudá-lo a aproveitar ao máximo esse tempo de preparação para estar pronto para a entrevista e ser contratado.

Como responder a 7 perguntas comuns em entrevistas de gerenciamento de projetos

Leva essencialmente um dia inteiro de trabalho (além do emprego de tempo integral que você já pode ter) apenas para se preparar para algo que pode nem levar a um novo emprego. E supondo que você passará por várias entrevistas antes de conseguir seu próximo emprego, esse tempo extra pode realmente aumentar e drenar seus recursos. É por isso que é tão importante se preparar para várias entrevistas de gerenciamento de projetos da maneira mais eficiente possível.

Sua entrevista não deve ser uma versão oral do exame PMP. Afinal, nossa pesquisa de Inteligência Emocional no Local de Trabalho de 2021 (metodologia abaixo) descobriu que menos de 10% dos mais de 500 gerentes de projeto em tempo integral pesquisados ​​não eram certificados e não planejavam obtê-la.

Isso significa que provar a boa-fé e as habilidades técnicas de sua certificação é mais um item da lista de verificação para entrar na entrevista em primeiro lugar do que uma maneira de se diferenciar dos outros candidatos.

É por isso que uma boa entrevista de gerente de projeto é mais sobre exibir suas habilidades interpessoais - o quão bem você pode liderar e trabalhar dentro de uma equipe de projeto, se comunicar e mediar - do que provar suas habilidades de orçamento e cronograma ou tornar-se poético sobre o gerenciamento ágil de projetos.

“Em geral, as respostas (de um candidato) devem indicar que (ele é) um solucionador de problemas, uma pessoa ética e que lida bem com as pessoas”, diz Ferenc Csizmas , um PMP em Budapeste.

Em outras palavras, você quer mostrar ao tomador de decisão sentado à sua mesa que você trabalha bem com outras pessoas enquanto lidera projetos bem-sucedidos. (Sem suor, certo?)

Não se preocupe: essas sete perguntas da entrevista de gerenciamento de projetos - juntamente com orientações específicas sobre o que abordar em sua resposta - ajudarão você a se destacar da multidão e a receber uma ligação após sua próxima entrevista de gerenciamento de projetos.

Vamos começar.

1. Você pode me falar sobre suas habilidades organizacionais?

Outras versões desta pergunta da entrevista:

• Como você prioriza sua carga de trabalho?

• Quando suas habilidades organizacionais ajudaram a manter um projeto nos trilhos?

• Como você organiza uma semana de trabalho média?

Não existe projeto desorganizado e bem-sucedido. Você pode ter sorte e ter um projeto que consegue ser um sucesso apesar de enfrentar vários problemas, mas em algum momento todo projeto precisa de alguém para se encarregar dos cronogramas, orçamento e escopo.

Não é tão importante exatamente qual sistema você usa para se manter organizado, desde que mostre ao(s) entrevistador(es) que você tem um sistema para se manter organizado em primeiro lugar. Aplicativo de gerenciamento de tarefas móvel? Software de área de trabalho? Planilha? Bloco de anotações? Uma combinação de todos os itens acima?

Qualquer sistema é bom, contanto que você possa provar que funcionou e continuará a funcionar no ambiente em que trabalhará no futuro. Pontos de bônus se você puder ilustrar isso com exemplos do mundo real: “Verifico meu aplicativo de gerenciamento de projetos no trem todas as manhãs para ver quais tarefas precisam ser concluídas naquele dia. Na verdade, no mês passado, evitei que um projeto atrasasse o cronograma com este sistema.”

A última coisa que você quer fazer é dizer ao gerente de contratação que você apenas senta e espera que surjam problemas e depois tente apagar os incêndios.

2. Conte-me sobre uma ocasião em que as partes interessadas não concordaram com um projeto. Como você procedeu?

Outras versões desta pergunta da entrevista:

• Conte-me sobre sua experiência gerenciando até stakeholders seniores.

• Como você incentiva a cooperação em suas equipes?

• Quais soft skills são mais importantes para um bom gerente de projetos?

Monster.com observa que as empresas estão interessadas em gerentes de projeto que possam inspirar a cooperação entre todas as partes.

Os entrevistadores provavelmente farão essa pergunta para extrair histórias que revelarão se você possui as habilidades interpessoais necessárias para lidar com o atrito no trabalho. A experiência de trabalho anterior prenuncia comportamentos de trabalho futuros, então venha armado com exemplos que mostram como sua personalidade, prioridades e habilidades ajudam a resolver conflitos e levar um projeto adiante.

Tente relembrar histórias de sua experiência anterior em gerenciamento de projetos que destacam suas habilidades de mediação, certificando-se de fornecer o contexto e delinear as ações que você tomou em resposta e como essas ações ajudaram a garantir o sucesso do projeto.

“Uma das minhas perguntas favoritas é 'Fale-me sobre o projeto mais desafiador que você já liderou e como você superou os desafios (e) problemas?' Então deixe-os falar. Vou anotar algumas perguntas de acompanhamento, mas essa pergunta revelou muito para mim”, diz Jason Orloske , vice-presidente de operações em Fargo, ND.

Tente evitar respostas vagas e evasivas, ou falar sobre como você teve que ser duro com uma parte interessada para resolver um conflito. Lembre-se, gritar com alguém não é uma habilidade suave.

3. Você já experimentou o fracasso do projeto? O que aconteceu?

Outras versões desta pergunta da entrevista:

• Conte-me sobre uma vez que você falhou.

• Qual é a situação desafiadora que você experimentou enquanto trabalhava em um projeto? Como você lidou com isso? O que você aprendeu?

• Você consegue pensar em um momento em que aprendeu com seus erros?

Acontece com todo mundo: um projeto saiu muito do escopo, ficou muito caro ou atrasou a entrega - e acabou falhando. E se isso ainda não aconteceu com você, provavelmente significa apenas que você não trabalhou em projetos suficientes.

O importante é que você não olhe para as falhas do projeto como algo para se esconder ou se envergonhar, mas como uma oportunidade para ilustrar como você aprende e cresce com os erros. Os entrevistadores geralmente fazem essa pergunta para ver como você responde aos contratempos, não para descobrir se você tem uma taxa de sucesso de projeto de 100%.

Lily Zhang, do The Muse, sugere que, se você não puder dar uma resposta realista (“Na verdade, nunca experimentei um fracasso de projeto!”), é improvável que o entrevistador confie em você o suficiente para trazê-lo para a organização.

Venha para a entrevista munido de algumas histórias de como você lidou com contratempos de projetos ou falhas absolutas e seja direto sobre o que aconteceu, mesmo que tenha sido parcialmente sua culpa. Evite tentar minimizar sua responsabilidade ou transferir a culpa e explique o que aprendeu com a experiência e como a aplicou em projetos futuros.

4. Em quais projetos você não quer trabalhar?

Outras versões desta pergunta da entrevista:

• Que tipos de projetos mais lhe interessam? Por quê?

• Você trabalha melhor com pessoas introvertidas ou extrovertidas?

• Conte-nos sobre um projeto que você não achou agradável.

Todo gerente de projeto gostaria de acreditar que pode lidar com qualquer tipo de projeto, desde agricultura até aeroespacial, trabalhando com todo tipo de pessoa. Mas a realidade é que a maioria dos gerentes de projeto tem pontos fortes e fracos, com setores preferidos e tipos de projetos nos quais se destacam.

Se você disser a um entrevistador que adora gerenciar projetos em qualquer ambiente e que é um ás em todos os tipos de projeto, ele passará mentalmente para a próxima entrevista.

Bons candidatos são honestos. Você é mais um gerente de projeto de desenvolvimento de software ou prosperou com campanhas de mídia criativa? Se você nunca trabalhou em um chão de fábrica, deixe o entrevistador saber disso, mesmo que o trabalho envolva esse tipo de trabalho. Se você for honesto e a entrevista for bem, essas lacunas de experiência podem não ser tão importantes.

Fique à vontade para dizer ao entrevistador o que você gosta e o que não gosta; dessa forma, quando você for contratado, seu novo gerente saberá onde estão seus pontos fortes e como eles podem ajudá-lo a adquirir experiência em outras áreas.

5. Você está familiarizado com o software de gerenciamento de projetos?

Outras versões desta pergunta da entrevista:

• Com quais ferramentas de gerenciamento de projetos você já trabalhou? Você tem uma preferência de software?

• Como você gosta de documentar o progresso do seu projeto?

• Você tem experiência em TI? Você pode codificar?

O software de gerenciamento de projetos é usado em todos os lugares. E não é apenas para organizações altamente técnicas. Nossa pesquisa mostra que todos os setores, do marketing à saúde (e tudo entre eles), usam software de gerenciamento de projetos.

Mais importante, 92% dessas organizações estão satisfeitas com sua ferramenta de gerenciamento de projetos. Portanto, se você tiver experiência real com a ferramenta de gerenciamento de projetos preferida de uma empresa, poderá estar se colocando à frente da classe de candidatos.

Venha preparado com uma lista do software de gerenciamento de projetos que você usou no passado, o que você gosta e não gosta nos diferentes sistemas de gerenciamento de projetos e como planeja usar o software de gerenciamento de projetos para gerenciar projetos na empresa para a qual está entrevistando.

6. Como você lida com membros difíceis da equipe?

Outras versões desta pergunta da entrevista:

• O que você faz como líder de projeto quando os membros da equipe lutam para concluir as tarefas do projeto no prazo?

• Como você lida com insubordinação, brigas de equipe e/ou má comunicação da equipe?

• Como você lida com clientes rudes?

O gerenciamento de projetos flui com muito mais facilidade quando todos cumprem os prazos e produzem resultados de qualidade. Infelizmente, sempre haverá momentos em que alguns indivíduos lutam para entregar. Os gerentes de contratação querem saber como você planeja lidar com essas questões interpessoais e pessoais antes de se sentirem à vontade para adicioná-lo à equipe.

Você deseja mostrar que tem uma compreensão inata da abordagem adequada para lidar com membros difíceis da equipe que se comunicam mal, perdem prazos, produzem trabalho de baixa qualidade ou todos os itens acima. Você pode obter pontos de bônus fornecendo exemplos de como ajudou a melhorar os processos de trabalho dos membros da equipe em funções anteriores.

"A maioria das boas perguntas de PM [entrevista] serão perguntas de cenário (por exemplo, o que você faria nesta situação?) e melhor ainda, seriam dramatizações exigindo que o candidato lance uma recomendação", diz Kiron Bondale , PMP e Agile coach.

7. Quantos postos de gasolina existem na cidade de Nova York?

Outras versões desta pergunta da entrevista (extraídas das contas de entrevista do Glassdoor):

• Quantos pianos de cauda você acha que existem em Austin e me diga como você chegou a esse número?

• Como você desafiou a complacência?

• O patrocinador do seu projeto entra em seu escritório na segunda-feira de manhã e diz que você pode dobrar seu orçamento porque ela está deixando a empresa para se juntar ao circo e não se importa com o que você faz com o dinheiro. O que você faz em seguida?

Bons gerentes de projeto serão capazes de responder cuidadosamente a perguntas que aparentemente surgem do nada. Mas seu entrevistador não está apenas tentando pegá-lo desprevenido para deixá-lo desconfortável e vê-lo se contorcer.

Eles estão tentando avaliar sua perspicácia nos negócios e habilidades de resolução de problemas com uma pergunta de estudo de caso disfarçada. Não perca tempo ou energia tentando memorizar respostas exatas para perguntas como essas — não é essa a questão. Apenas esteja preparado para fazer perguntas de acompanhamento (Postos de gasolina privados contam? Postos de gasolina marítimos? O número deve incluir postos de gasolina fechados ou postos de gasolina que estão em construção?) E tente raciocinar um palpite aproximado.

Faça anotações, faça perguntas, mantenha a calma, use a lógica e a criatividade e faça uma estimativa razoável. Você não está tentando adivinhar o número exato de jujubas no pote, está tentando mostrar que é capaz de enfrentar um desafio inesperado.

Prepare-se para o seu novo trabalho de gerente de projeto

Agora que você já usou essas perguntas para acertar na entrevista de gerente de projeto e garantir seu ótimo novo emprego de gerenciamento de projeto, certifique-se de ter todos os recursos necessários para prosperar e contribuir para o sucesso de sua nova organização.