7 เคล็ดลับที่ใช้ได้จริงเกี่ยวกับงบประมาณสำหรับเทคโนโลยีและทรัพยากรไอทีใหม่

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดลำดับความสำคัญความต้องการสูงสุดของคุณเป็นอันดับแรกเมื่อกำหนดงบประมาณสำหรับเทคโนโลยีไอทีใหม่

เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และธุรกิจทุกขนาดจำเป็นต้องตามให้ทันเทรนด์หากต้องการแข่งขัน ปัจจัยหลายอย่าง เช่น การวิเคราะห์ข้อมูล การประมวลผลบนคลาวด์ อุปกรณ์พกพา การเรียนรู้ของเครื่อง/AI และอินเทอร์เน็ตในทุกสิ่ง (IoT) เปลี่ยนแปลงภูมิทัศน์ของเทคโนโลยีทางธุรกิจที่เชื่อมโยงถึงกันมากขึ้นเรื่อย ๆ

เมื่อการทำงานจากระยะไกลกลายเป็นเรื่องปกติ บางบริษัทอาจลงทุนด้านเทคโนโลยีและทรัพยากรด้านไอทีมากเกินไป และตอนนี้ก็มีเครื่องมือมากเกินไป ข้อกังวลรวมถึงการติดตามทรัพย์สินด้านไอทีที่ไม่ได้อยู่ในสำนักงานแบบดั้งเดิมและการรักษาความมั่นคงปลอดภัยทางไซเบอร์ ธุรกิจที่ไม่ได้ลงทุนเพียงพออาจยังตามไม่ทัน และไม่มีเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ธุรกิจเพียงพอที่จะช่วยขยายธุรกิจ

ผู้จัดการฝ่ายไอทีในธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางมักเผชิญกับการตัดสินใจที่ยากลำบากประจำปีโดยถามคำถามหนึ่งข้อ: เราจะอยู่ได้โดยปราศจากอะไร ค้นหาคำตอบโดยดูเคล็ดลับที่ใช้ได้จริง 7 ข้อของเราเกี่ยวกับวิธีจัดงบประมาณสำหรับเทคโนโลยีและทรัพยากรไอทีใหม่

1. จัดทำแผนงบประมาณด้านไอที

คุณมีงบประมาณในฝันและงบประมาณขั้นต่ำในใจในระหว่างกระบวนการจัดทำงบประมาณ จากข้อมูลจริงและการคาดการณ์ งบประมาณจริงที่คุณได้รับอนุมัติอาจอยู่ระหว่างนั้น เริ่มด้วยงบประมาณปีนี้เป็นพื้นฐาน จากนั้นพิจารณาว่าที่ไหน (และถ้า) คุณสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายเพื่อให้มีงบประมาณมากขึ้นสำหรับปีหน้า

ขั้นตอนต่อไปคือการจัดลำดับความสำคัญของความต้องการเร่งด่วนของบริษัทที่คุณต้องมีในปีหน้า คุณต้องการพนักงานเพิ่มหรือไม่? คุณต้องการเครื่องมือเพิ่มเติมเพื่อทำให้ทีมปัจจุบันของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่? คุณสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติและประหยัดค่าแรงในภายหลังได้หรือไม่?

ทำการประเมินความต้องการซอฟต์แวร์เพื่อกำหนดระดับการลงทุนที่เหมาะกับรูปแบบธุรกิจของคุณ คุณสังเกตเห็นแนวโน้มอะไรในอดีต? อุตสาหกรรมของคุณไปทางไหน? มีซอฟต์แวร์ที่แพงเกินไปเมื่อสองสามปีที่แล้วที่มีราคาไม่แพงมากในตอนนี้หรือไม่? การทำการประเมินนี้ให้เสร็จสมบูรณ์จะนำไปสู่การวิจัยผลิตภัณฑ์สำหรับงบประมาณด้านเทคโนโลยีและทรัพยากรด้านไอทีใหม่ของคุณ

2. ค้นคว้าทางเลือกของคุณ

การทำความเข้าใจว่ามีอะไรให้คุณลงทุน (ซอฟต์แวร์ พนักงานเพิ่มเติม) เป็นเพียงส่วนหนึ่งของสูตรงบประมาณด้านเทคโนโลยีและทรัพยากรด้านไอทีของคุณ ผู้จัดการฝ่ายไอทีต้องคำนึงถึงทุกแง่มุมของการลงทุน

การลงทุนของคุณจะคุ้มค่ากับงบประมาณด้านเทคโนโลยีไอทีของคุณเร็วแค่ไหน? งบประมาณของคุณช่วยประหยัดเงินของบริษัทได้อย่างไร? คุณในฐานะผู้จัดการฝ่ายไอทีจะแสดง ROI อย่างไร

ไม่ว่าจะมีงบประมาณเท่าใดก็ตาม ทุกบริษัทลงทุนในการปรับปรุงทุนหรือพนักงานโดยพิจารณาจากผลตอบแทนของทรัพยากรเหล่านั้นจากการลงทุน ทรัพย์สินของแผนกไอทีก็ไม่ต่างกันเมื่อคุณจำกัดทางเลือกของคุณว่าจะใช้จ่ายเงินไปกับอะไรในปีหน้า

3. ประเมินจุดแข็งและจุดอ่อนของทุกทางเลือก

ตอนนี้คุณได้จัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องมาก่อนแล้ว ก็ถึงเวลาเจาะลึกการวิจัยเพื่อจำกัดตัวเลือกของคุณให้แคบลง คุณสามารถสร้างแผนภูมิหรือสเปรดชีตอย่างง่ายเพื่อประเมินจุดแข็งและจุดอ่อนของแต่ละทางเลือก คุณสามารถสร้างมาตราส่วนถ่วงน้ำหนักหรือระบบคะแนนเพื่อนับรวมสิ่งที่เลือกออกมาด้านบน

ตัวอย่างเช่น ลำดับความสำคัญของคุณคือการรักษาความปลอดภัยของสินทรัพย์ไอที เนื่องจาก 90% ของพนักงานของคุณทำงานจากระยะไกล ดังนั้น คุณจึงตัดสินใจลงทุนในแพลตฟอร์มปัญญาประดิษฐ์เพื่อเข้ารหัสและปรับปรุงมาตรการรักษาความปลอดภัยของคุณ เพื่อรักษาข้อมูลของบริษัทของคุณให้ปลอดภัยในสภาพแวดล้อมการทำงานบนคลาวด์ คุณดูที่โปรแกรมห้าอันดับแรกในพื้นที่นี้ และคุณเก็บแผ่นงานเพื่อจำกัดให้แคบลงว่าโปรแกรมใดเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับงบประมาณของคุณ

อย่าลืมคำนึงถึงต้นทุนแฝงและต้นทุนล่วงหน้าเทียบกับผลตอบแทนระยะยาว การจ่ายเงินสำหรับซอฟต์แวร์ใหม่ในขณะนี้อาจเป็นค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างมาก แต่ ROI ของคุณสามารถตอบแทนได้อย่างมหาศาลเมื่อเวลาผ่านไป เมื่อคุณกำหนดงบประมาณด้านเทคโนโลยีไอทีหรือทรัพยากรอย่างเหมาะสม

4. กำหนด ROI ของคุณ

เมื่อคุณตรวจสอบ ROI ของการลงทุนที่เป็นไปได้ คุณต้องประเมินมากกว่าแค่ต้นทุนเทียบกับผลประโยชน์ คุณต้องดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของอุตสาหกรรมในปัจจุบัน เมื่อใดและถ้าผลิตภัณฑ์จะล้าสมัย และคุณจะได้รับการสนับสนุนมากเพียงใดสำหรับผลิตภัณฑ์ในปีต่อๆ ไป

เนื้อหาที่คุณเลือกสามารถอัปเกรดได้หรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ การอัพเกรดมักจะถูกกว่าการซื้อของใหม่ อย่ากลัวที่จะซื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์มือสองหรือขายส่ง หากการอัพเกรดอุปกรณ์นั้นถูกกว่าหรืออุปกรณ์ใหม่กว่านั้นไม่สามารถใช้งานได้ในตอนนี้ มองหาผู้ซ่อมแซมที่ผ่านการรับรองซึ่งนำอุปกรณ์ใช้แล้วให้ใกล้เคียงกับข้อกำหนดสมัยใหม่มากที่สุด

5. พิสูจน์การลงทุนของคุณในอนาคต

ถามผู้ขายว่าผลิตภัณฑ์ของพวกเขาจะอยู่ได้นานแค่ไหน เครื่องมือเทคโนโลยีไอทีที่คุณเลือกจะสามารถเติบโตไปพร้อมกับบริษัทของคุณได้หรือไม่? เครื่องมือไอทีสามารถอัปเกรดได้หลังจากห้าปีหรือไม่ แล้วสิบปีล่ะ? หากโครงสร้างพื้นฐานด้านโทรคมนาคมของคุณต้องการอุปกรณ์เพิ่มเติม อุปกรณ์และซอฟต์แวร์ของคุณจะตามทันหรือไม่

เครื่องมือและทรัพยากรด้านเทคโนโลยีไอทีที่รองรับอนาคตเป็นมากกว่าการถามผู้ขายว่าพวกเขาคาดหวังว่าผลิตภัณฑ์แต่ละชิ้นจะอยู่ได้นานแค่ไหน คุณต้องประเมินว่าบริษัทของคุณจะก้าวไปสู่จุดใดในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า

6. กำหนดระยะเวลาในการดำเนินการ

เมื่อคุณซื้อทรัพย์สินหรือลงทุนในพนักงานแล้ว ให้กำหนดว่าการลงทุนเหล่านี้จะออนไลน์เมื่อใด เร็วแค่ไหนก่อนที่ธุรกิจของคุณจะเริ่มเห็นประโยชน์ของการซื้อของคุณ?

งบประมาณด้านเทคโนโลยีและทรัพยากรด้านไอทีของคุณควรมีแผนการดำเนินการ คุณจะต้องยกเลิกเทคโนโลยีเก่า หากคุณกำลังปรับขนาดเทคโนโลยีใหม่ คุณสามารถทำขั้นตอนนี้ให้สำเร็จเพื่อลดการหยุดชะงักได้หรือไม่? หรือจะเป็นการดีกว่าที่จะอัปเกรดทุกอย่างพร้อมกันทั่วทั้งบริษัท

7. พิจารณาว่าจ้างบุคคลภายนอกด้านไอทีของคุณ

แม้ว่าคุณอาจต้องการควบคุมสินทรัพย์และทรัพยากรด้านไอทีของคุณให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่อย่าหลีกเลี่ยงการจ้างบุคคลภายนอกด้านเทคโนโลยีด้านไอทีของคุณ บางครั้งวิธีนี้ถูกกว่า และคุณอาจได้รับส่วนลดด้วยการเซ็นสัญญารายปีแทนที่จะเป็นรายเดือน

ตัวเลือกทั่วไปสำหรับการเอาท์ซอร์สความต้องการซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจของคุณ ได้แก่ การจัดการฐานข้อมูล เว็บโฮสติ้ง แมชชีนเลิร์นนิง และเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล คุณอาจพบว่าผู้ขายที่ได้รับเลือกบางรายนั้นเก่งมากในสิ่งที่พวกเขาทำ การลงทุนในสินทรัพย์ภายนอกสามารถเพิ่มพื้นที่ว่างงบประมาณสำหรับสินทรัพย์ไอทีที่คุณยังคงต้องการเก็บไว้ในองค์กร

ใช้งบประมาณเทคโนโลยีไอทีและทรัพยากรของคุณอย่างถี่ถ้วน

เทคโนโลยีด้านไอทีเป็นการลงทุนที่จำเป็น.. แต่คุณต้องปกป้องผลกำไรของบริษัทของคุณด้วยการมีเครื่องมือที่เหมาะสมในคลังแสงของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณอยู่ในระดับแนวหน้าของการอัพเกรดทางเทคโนโลยีที่สามารถทำให้บริษัทของคุณแข่งขันกับกลุ่มเป้าหมายของคุณได้