คู่มือแบบครบวงจรสำหรับการเขียนข้อเสนอทางธุรกิจที่สมบูรณ์แบบ

ลูกค้าของคุณเข้าใจได้อย่างไรว่าธุรกิจของคุณตอบสนองความต้องการของพวกเขาโดยตรง ด้วยความช่วยเหลือของข้อเสนอทางธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษร เมื่อสิ้นสุดการประชุมที่ประสบความสำเร็จ ลูกค้าของคุณจะขอให้คุณส่งต่อข้อเสนอทางธุรกิจเพื่อให้เข้าใจถึงแง่มุมต่างๆ ที่ประกอบเป็นธุรกิจของคุณมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม ก่อนที่คุณจะเตรียมข้อเสนอทางธุรกิจที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ ก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจจุดประสงค์หลักของข้อเสนอทางธุรกิจเสียก่อน ข้อเสนอทางธุรกิจคือเอกสารทางการที่ทำงานเป็นข้อเสนอเพื่อจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า นอกจากนี้ยังให้รายละเอียดราคาเสนอของผู้มีโอกาสเป็นผู้ซื้ออีกด้วย

ปัจจัยที่รวมอยู่ในแผนธุรกิจควรอธิบายปัญหาที่ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าต้องเผชิญ วิธีที่ธุรกิจของคุณจะแก้ปัญหาได้ดีกว่าวิธีอื่นๆ และแนวทางทั่วไปที่คุณตามมาในการจัดหาแนวทางแก้ไขดังกล่าว นอกจากนั้น ข้อเสนอทางธุรกิจควรร่างโครงร่างองค์กรของคุณและวิธีการทำงานด้วย

ข้อเสนอทางธุรกิจและแผนธุรกิจมีความแตกต่างกันหรือไม่?

ผู้ที่เพิ่งตั้งธุรกิจหรือสตาร์ทอัพมักจะนิ่งงันในขณะที่กำหนดความแตกต่างระหว่างข้อเสนอทางธุรกิจและแผนธุรกิจ

ความสับสนในองค์ประกอบของข้อเสนอทางธุรกิจสำหรับแผนธุรกิจสามารถสร้างความประทับใจที่ไม่เป็นทางการต่อลูกค้าและผู้ซื้อที่มีศักยภาพ แม้ว่าข้อเสนอทางธุรกิจจะระบุรายละเอียดว่าคุณสามารถเสนอวิธีแก้ปัญหาให้กับลูกค้าที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าได้อย่างไร แผนธุรกิจคือเอกสารอย่างเป็นทางการที่อธิบายเป้าหมายทางธุรกิจและวิธีการที่ธุรกิจได้รับเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านี้ รวมถึงลักษณะของบริษัทและโครงร่างพื้นหลังขององค์กร

ดังนั้น ขณะสร้างข้อเสนอทางธุรกิจ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อเสนอนั้นมุ่งตรงไปยังผู้อ่าน ซึ่งก็คือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ควรแก้ไขปัญหาของพวกเขาและวิธีที่องค์กรของคุณสามารถให้แนวทางแก้ไขได้ดีที่สุด

แนวทางทั่วไปในการเขียนข้อเสนอทางธุรกิจ

ต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ทั่วไปบางประการขณะเขียนข้อเสนอทางธุรกิจ หลักเกณฑ์เหล่านี้ช่วยให้แน่ใจว่าข้อเสนอของคุณสามารถเข้าใจและนำทางได้ง่ายโดยลูกค้า ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ในองค์กรหรืออุตสาหกรรมใดก็ตาม หลักเกณฑ์นี้จะช่วยให้คุณสร้างความน่าเชื่อถือต่อหน้าผู้ซื้อที่มีศักยภาพ

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อเสนอทางธุรกิจของคุณเขียนบนสเตชันเนอรีที่เหมาะกับองค์กรของคุณ ควรมีโลโก้ขององค์กรและสี หากมี
• ใช้แบบอักษรมาตรฐานสำหรับเอกสารฉบับสมบูรณ์ แบบอักษรที่ใช้กันทั่วไปและปลอดภัยที่สุดคือแบบอักษร Times New Roman ที่มีขนาด 12 จุดและระยะขอบ 1 นิ้วทั่ว
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเพิ่มหมายเลขหน้าและทำเครื่องหมายเอกสารฉบับสมบูรณ์ว่าเป็นความลับ
• คุณสามารถปรับแต่งแผนธุรกิจของคุณตามรูปแบบของ RFP ที่คุณได้รับ นอกจากนี้ คุณสามารถจัดรูปแบบตามการสนทนาและการนำเสนอที่ดำเนินการระหว่างคุณและผู้มีโอกาสเป็นผู้ซื้อ
• อย่าใช้ศัพท์แสงหรือคำศัพท์ทางเทคนิคที่เฉพาะเจาะจงสำหรับอุตสาหกรรมที่คุณทำงาน ผู้ซื้อของคุณอาจไม่ได้อยู่ในอุตสาหกรรมเดียวกัน และอาจทำให้เกิดความสับสนได้
• หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาของข้อเสนอทางธุรกิจที่ตลกขบขันหรือไม่เป็นทางการ ใช้ภาษาธุรกิจเพื่อไม่ให้ส่วนใดส่วนหนึ่งของข้อเสนอกลายเป็นที่น่ารังเกียจ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณแสดงความขอบคุณต่อลูกค้าหากคุณได้รับ RFP
• จัดรูปแบบเนื้อหาของข้อเสนอทางธุรกิจของคุณเพื่อให้สามารถอ่านคร่าวๆ ได้ เน้นจุดที่คุณต้องการให้โดดเด่นและแยกเนื้อหาออกเป็นหัวข้อย่อยและหัวข้อย่อย
• หากคุณต้องการส่งข้อเสนอทางธุรกิจทางออนไลน์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดรูปแบบให้อ่านบนแท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟน
• อย่าขยายความยาวของข้อเสนอทางธุรกิจเป็นมากกว่า 5 ถึง 6 หน้า ข้อมูลที่รวมอยู่ในข้อเสนอทางธุรกิจควรมีความชัดเจนและสื่อถึงประเด็นโดยปราศจากขนลุก

องค์ประกอบสำคัญขององค์ประกอบทางธุรกิจ

ข้อเสนอทางธุรกิจที่มีศักยภาพในการโน้มน้าวให้ผู้ซื้อที่มีศักยภาพกลายเป็นผู้ซื้อมีดังนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรวมพวกเขาไว้ในข้อเสนอทางธุรกิจในลักษณะที่สร้างผลกระทบต่อลูกค้า

หน้าชื่อเรื่อง

สิ่งแรกที่ลูกค้าควรเห็นเมื่อได้รับข้อเสนอทางธุรกิจของคุณคือหน้าชื่อเรื่อง หน้าชื่อเรื่องที่ออกแบบมาอย่างดีควรมีรูปภาพและข้อความที่เกี่ยวข้องซึ่งระบุถึงลูกค้าและให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาคาดหวังได้จากข้อเสนอทางธุรกิจนี้ ในระยะสั้นใบหน้าของข้อเสนอธุรกิจของคุณ

บทนำ

การแนะนำข้อเสนอทางธุรกิจเรียกว่าบทสรุปผู้บริหาร นี่เป็นส่วนที่คุณต้องโน้มน้าวให้ลูกค้ามีส่วนร่วมกับเนื้อหาทั้งหมดของข้อเสนอ และในทางกลับกัน กับองค์กรของคุณด้วย เป็นส่วนที่อ่านมากที่สุดและควรสื่อถึงลูกค้าว่าคุณทราบสถานการณ์ของพวกเขาและวิธีที่คุณสามารถส่งเสริมและทำให้การเดินทางของพวกเขาไปสู่เป้าหมายของพวกเขาง่ายขึ้น

ไทม์สเกล

ส่วนถัดไปที่คุณต้องรวมไว้ในข้อเสนอทางธุรกิจคือช่วงเวลาที่คุณวางแผนไว้ มาตราส่วนเวลาอาจสั้นเพียงสองสามสัปดาห์หรือขยายเป็นเดือนก็ได้ ส่วนนี้ควรมีรายละเอียดเมื่อคุณวางแผนที่จะเสร็จสิ้นความรับผิดชอบ อะไรและเมื่อใดที่งานจะเสร็จสมบูรณ์ในช่วงเวลานี้ และคุณจะจัดการกับสถานการณ์อย่างไรเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น

คุณสามารถใช้ไทม์สเกลโดยให้เวลาตัวเองเพิ่มขึ้นเล็กน้อยในไทม์ไลน์ คุณสามารถสร้างความประทับใจให้ลูกค้าของคุณเมื่อคุณทำงานเสร็จก่อนกำหนดเส้นตายที่สัญญาไว้

การพิสูจน์

คุณจะพิสูจน์ได้อย่างไรว่าคุณสามารถทำงานที่คุณให้รายละเอียดไว้ในไทม์ไลน์ได้จริง โดยแสดงตัวอย่างและผลงานที่ผ่านมา คุณอาจมีกรณีศึกษาและพอร์ตโฟลิโอของลูกค้าในอดีตอยู่แล้วบนเว็บไซต์ของคุณ แต่ควรรวมพวกเขาไว้ในข้อเสนอทางธุรกิจด้วย

คุณยังสามารถรวมข้อมูลประจำตัวและใบรับรองที่ได้รับจากพนักงานของคุณที่เกี่ยวข้องกับงานที่ทำอยู่ สิ่งนี้จะพิสูจน์ความน่าเชื่อถือของคุณมากยิ่งขึ้น

ราคา

เป็นส่วนที่อ้างอิงมากที่สุดเป็นอันดับสองของข้อเสนอทางธุรกิจของคุณ ราคาที่คุณเสนอบริการและผลิตภัณฑ์ของคุณควรมีความชัดเจนและมีรายละเอียดในส่วนนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการกำหนดราคาทุกด้านอย่างถูกต้อง คุณยังสามารถใช้ความพยายามที่จำเป็นเพื่อทำให้ระบบการกำหนดราคาของคุณง่ายขึ้นเพื่อให้ตรงไปตรงมามากขึ้น

นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มโอกาสในการเพิ่มความน่าเชื่อถือและยอดขายได้ด้วยการยืนยันว่าคุณเสนอรูปแบบการกำหนดราคาเพียงรูปแบบเดียว ดังนั้น แทนที่จะเลือกจากรูปแบบการกำหนดราคาที่หลากหลาย ลูกค้าต้องตัดสินใจว่าพวกเขาต้องการซื้อบริการของคุณหรือไม่

รับประกัน

การรับประกันกำหนดว่าลูกค้าสามารถไว้วางใจคุณและองค์กรของคุณได้ อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เสนอการรับประกันคืนเงินแบบเดิมเพื่อหลีกเลี่ยงการละเมิดบริการของคุณที่ไม่ต้องการ คุณสามารถให้การรับประกันโดยเสนอส่วนหนึ่งของบริการหรือไทม์ไลน์ของคุณด้วย

ดำเนินคดีต่อไป

หลายคนมองข้ามส่วนนี้ในข้อเสนอทางธุรกิจของพวกเขา อย่างไรก็ตาม มันสามารถช่วยให้คุณสร้างการเชื่อมต่อแบบถาวรกับไคลเอนต์ได้ ลูกค้าจะลงทะเบียนกับคุณได้อย่างไรหากพวกเขาชอบข้อเสนอทางธุรกิจของคุณ รวมขั้นตอนและกระบวนการเหล่านี้ไว้ในส่วนนี้

อธิบายว่าพวกเขาสามารถลงนามในข้อตกลง ชำระใบแจ้งหนี้ และเริ่มด้วยการให้คำปรึกษาเบื้องต้นได้อย่างไร

ข้อกำหนดและเงื่อนไข

ข้อกำหนดและเงื่อนไข หรือข้อกำหนดของธุรกิจ เป็นส่วนที่ครอบคลุมคุณและลูกค้า เมื่อลูกค้าเซ็นสัญญากับคุณ พวกเขายังยอมรับข้อกำหนดและเงื่อนไขเหล่านี้

คุณสามารถทำให้กระบวนการสร้างข้อเสนอทางธุรกิจง่ายขึ้นได้โดยใช้เทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า พวกเขาสามารถให้เอกสารที่ดูเป็นมืออาชีพแก่คุณได้ในทันที ซึ่งสามารถปรับแต่งและแก้ไขได้ตามความต้องการของคุณ