5 elemente cheie de luat în considerare atunci când vă dezvoltați mesajele în așteptare

Publicat: 2022-04-27

În lumea noastră extrem de digitală a tehnologiei în continuă schimbare, poate fi ușor să treci cu vederea instrumentele care există de zeci de ani.

În timp ce încearcă să țină pasul cu strategiile moderne de marketing, să creeze site-uri web și să actualizeze profilurile de rețele sociale, multe mărci pur și simplu uită să acorde atenție unui element mai puțin strălucitor, dar extrem de important al afacerii lor - telefoanele lor.

Experiența unui client atunci când vă apelează compania este la fel de importantă ca și experiența unui client în timp ce vă vizitează site-ul sau pagina de Facebook. Având în vedere acest lucru, este vital să ai un fel de mesaje în așteptare pentru a oferi clienților tăi o experiență pozitivă de brand în timp ce îți sună afacerea.

Mesageria în așteptare poate fi utilizată pentru:

construiți încredere cu clientul dvs
consolidați vocea mărcii dvs
reduce timpul de așteptare perceput
vă permit să vorbiți direct unui public bine vizat
maximizați eficiența resurselor dumneavoastră umane

Dacă aceste beneficii nu validează nevoia de mesaje în așteptare, luați în considerare acest fapt dintr-un sondaj CNN.

Fără un tip de media în așteptare, 60% dintre apelanți vor închide.

Aceasta înseamnă că afacerea dvs. ar putea pierde trei din cinci apelanți, deoarece ați decis să nu utilizați mesageria în așteptare.

Deci, când vine vorba de mesageria în așteptare, nu există nicio îndoială dacă ar trebui sau nu să o utilizați. Cu toate acestea, există câteva elemente pe care trebuie să le luați în considerare atunci când vă dezvoltați strategia.

1. Doresc mesaje muzicale sau Voice-Over Hold?

Dacă doriți să păstrați totul simplu, puteți folosi muzica pentru a-ți implica apelanții. Aceasta este o opțiune bună pentru companiile care abia au început cu mesageria în așteptare, deoarece este rapid și ușor de configurat și necesită mai puțină luare în considerare a preferințelor.

Dacă alegeți traseul muzical, trebuie doar să selectați ce stil de muzică se aliniază cel mai bine cu publicul dvs. Veți dori să selectați un sunet care să stabilească tonul și să vă conducă mesajele de branding.

Pentru multe companii, ascultarea ușoară sau jazzul va fi cea mai bună opțiune, deoarece este acceptabilă pentru un public numeros și variat. Dar dacă aveți o bază de clienți cu gusturi foarte speciale, puteți alege dintre country, oldies, rock sau chiar techno. Dacă aveți nevoie de ceva mai specific, Spectrio poate crea chiar și un amestec personalizat de muzică care se potrivește cu marca dvs. unică.

Cu toate acestea, dacă alegeți să mergeți pe calea mesageriei vocale, luați-vă afacerea prin următoarele considerații.

2. Cum ar trebui să sune marca mea?

Luați în considerare care s-ar potrivi cel mai bine cu marca dvs. Așa cum ați potrivi marca dvs. cu un stil muzical, va trebui să vă potriviți marca cu un stil de voce și ton.

Prietenos sau autoritar?
Bărbat sau femeie?
Personal sau în stil crainic?
Tânăr sau distins?
Energic și vânzător sau relaxat și casual?

Dacă definirea vocii mărcii dvs. prin terminologie este dificilă, completați spațiul liber din această afirmație: Dacă aș putea alege o celebritate sau o persoană binecunoscută care să-mi reprezinte marca, ar fi [gol].

Apoi enumerați caracteristicile acelei persoane și veți avea un plan pentru vocea care vă va reprezenta cel mai bine marca.

3. Cum pot folosi mesajele în așteptare pentru a răspunde la întrebările frecvente?

Mesajul dvs. de suspendare este locul perfect pentru a răspunde la întrebările frecvente ale clienților dvs.

Puteți folosi mesajele dvs. ca o oportunitate de a oferi informații la întrebările pe care nu știau că le au și, mai important, este posibil să puteți răspunde la întrebarea care este motivul apelului lor.

Acest lucru scutește clientul de așteptarea în așteptare și scutește afacerea dvs. de a furniza resursele umane necesare pentru a-i prelua apelul.

Când creați mesajele de suspendare, răspundeți la întrebările frecvente unice pentru afacerea dvs. și furnizați întotdeauna:

Programul dvs. de lucru
Adresa dvs. (cu indicații scurte de pe o autostradă majoră)
Unde să găsești informații suplimentare (site-ul web)

Oferirea de valoare și reducerea timpului de așteptare va duce la clienți mai fericiți și mai mulțumiți.

4. Ce vreau să promovez?

După cum am menționat mai sus, mesajele dvs. de suspendare sunt un moment perfect pentru a vorbi direct cu un public foarte vizat.

Dacă un client îți sună afacerea, este deja interesat de produsele sau serviciile tale. Asta îi face să fie un lider foarte implicat și valoros.

Un sondaj din revista de telemarketing a constatat că 15% până la 20% dintre clienți au făcut achiziții pe baza informațiilor pe care le-au auzit în așteptare.

Așadar, nu ratați ocazia de a genera vânzări suplimentare. Includeți strategii de vânzări și marketing în mesajele dvs.

Adăugați informații despre dvs.:

Vânzări/Oferte speciale
O prezentare a produselor și serviciilor dvs
Declarația de misiune a mărcii dvs

Și strigă:

Puncte de durere ale clienților
Beneficiile produselor și serviciilor dvs
De ce ești superior concurenților tăi

Nu ratați această șansă de a oferi publicitate gratuită unui grup de clienți potențiali interesați.

5. Cât de des îmi voi actualiza mesajele în așteptare?

Singurul lucru mai rău decât a nu avea un mesaj în așteptare este să ai un mesaj în așteptare învechit.

Deci, pe măsură ce vă începeți strategia, creați un plan pentru cât de des și când vă veți actualiza mesajele.

Luați în considerare actualitatea informațiilor din mesajul dvs. și apoi decideți cât de des va trebui să programați actualizările.

Dacă aveți oferte speciale și promoții care se schimbă frecvent, luați în considerare revizuirea mesajelor mai des. Dacă ați setat informații care se modifică rar, puteți actualiza mai rar.

Vă sugerăm să vă actualizați mesajul conform unuia dintre următoarele programe:

Lunar (12 actualizări/an)
Bilunar (6 actualizări/an)
Trimestrial (4 actualizări/an)
Semianual (2 actualizări/an)
Anual (1 actualizare/an)

Chiar dacă alegi să actualizezi doar o dată pe an, nu doar să-l setezi și să-l uiți.

Calendar o dată pe lună sau o dată pe săptămână dacă actualizați frecvent scriptul, pentru a suna și a asculta mesajul. Ascultarea personală vă va ajuta să verificați dacă toate informațiile sunt actuale și vă poate oferi chiar idei despre ce să includeți în următoarea actualizare.

Dacă programul dvs. încărcat îngreunează programarea actualizărilor și a recenziilor, luați în considerare utilizarea unui furnizor care vă va gestiona campaniile de mesagerie în așteptare.

Există mai multe considerații atunci când alegeți un program pentru mesageria dvs. în așteptare, dar factorii vor rămâne întotdeauna constanti.

Aveți nevoie de mesaje în așteptare pentru a vă menține clienții pe linie. Ar putea fi diferența dintre 60% dintre clienții tăi care rămân pe linie pentru a intra în legătură cu tine sau 100%.

Pe care ai prefera-o?

Lăsați unul dintre experții noștri să vă ajute să vedeți cum vă poate configura Spectrio mesajele în așteptare pentru a implica, educa și inspira clienții.