5 Schlüsselelemente, die Sie bei der Entwicklung Ihres Warteschleifen-Messaging berücksichtigen sollten

Veröffentlicht: 2022-04-27

In unserer extrem digitalen Welt der sich ständig ändernden Technologie kann es leicht sein, Tools zu übersehen, die es seit Jahrzehnten gibt.

Bei dem Versuch, mit modernen Marketingstrategien Schritt zu halten, Websites zu erstellen und Social-Media-Profile zu aktualisieren, vergessen viele Marken einfach, auf ein weniger auffälliges, aber äußerst wichtiges Element ihres Geschäfts zu achten – ihre Telefone.

Die Erfahrung eines Kunden beim Anruf bei Ihrem Unternehmen ist genauso wichtig wie die Erfahrung eines Kunden beim Besuch Ihrer Website oder Facebook-Seite. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, eine Art Warteschleifennachricht zu haben, um Ihren Kunden ein positives Markenerlebnis zu vermitteln, während sie Ihr Unternehmen anrufen.

Warteschleifennachrichten können verwendet werden, um:

Bauen Sie Vertrauen zu Ihren Kunden auf
stärken Sie Ihre Markenstimme
gefühlte Wartezeit reduzieren
ermöglichen es Ihnen, direkt mit einem sehr zielgerichteten Publikum zu sprechen
Maximieren Sie die Effizienz Ihrer Humanressourcen

Wenn diese Vorteile die Notwendigkeit von Warteschleifennachrichten nicht bestätigen, ziehen Sie diese Tatsache aus einer CNN-Umfrage in Betracht.

Ohne irgendeine Art von Warteschleifenmedien legen 60 % der Anrufer auf.

Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen drei von fünf Anrufern verlieren könnte, weil Sie sich gegen die Verwendung von Warteschleifen entschieden haben.

Wenn es also um Warteschleifen-Messaging geht, steht außer Frage, ob Sie es verwenden sollten oder nicht. Es gibt jedoch einige Elemente, die Sie bei der Entwicklung Ihrer Strategie berücksichtigen müssen.

1. Möchte ich Musik- oder Voice-Over-Hold-Messaging?

Wenn Sie es einfach halten möchten, können Sie Ihre Anrufer mit Musik ansprechen. Dies ist eine gute Option für Unternehmen, die gerade erst mit Warteschleifennachrichten beginnen, da sie schnell und einfach einzurichten sind und weniger Präferenzen berücksichtigen müssen.

Wenn Sie sich für die Musikroute entscheiden, müssen Sie nur auswählen, welcher Musikstil am besten zu Ihrem Publikum passt. Sie sollten einen Ton auswählen, der den Ton angibt und Ihre Markenbotschaften vorantreibt.

Für viele Unternehmen ist Easy Listening oder Jazz die beste Option, da es für ein großes, vielfältiges Publikum akzeptabel ist. Aber wenn Sie einen Kundenstamm mit ganz bestimmten Vorlieben haben, können Sie zwischen Country, Oldies, Rock oder sogar Techno wählen. Wenn Sie etwas Spezifischeres benötigen, kann Spectrio sogar eine benutzerdefinierte Musikmischung erstellen, die zu Ihrer einzigartigen Marke passt.

Wenn Sie sich jedoch für den Weg des Voice-Over-Messaging entscheiden, sollten Sie Ihr Unternehmen durch die folgenden Überlegungen führen.

2. Wie soll meine Marke klingen?

Überlegen Sie, was am besten zu Ihrer Marke passt. So wie Sie Ihre Marke an einen Musikstil anpassen würden, müssen Sie Ihre Marke an einen Sprach- und Tonstil anpassen.

Freundlich oder autoritär?
Männlich oder weiblich?
Persönlich oder Ansager-Stil?
Jung oder vornehm?
Energiegeladen und verkaufsstark oder entspannt und lässig?

Wenn es schwierig ist, Ihre Markenstimme durch Terminologie zu definieren, füllen Sie die Lücke dieser Aussage aus: Wenn ich einen Prominenten oder eine bekannte Person auswählen könnte, um meine Marke zu repräsentieren, wäre es [leer].

Listen Sie dann die Eigenschaften dieser Person auf, und Sie haben eine Blaupause für die Stimme, die Ihre Marke am besten repräsentiert.

3. Wie kann ich Warteschleifennachrichten verwenden, um häufig gestellte Fragen zu beantworten?

Ihre Wartenachricht ist der perfekte Ort, um die häufig gestellten Fragen Ihrer Kunden zu beantworten.

Sie können Ihre Nachrichten als Gelegenheit nutzen, um Informationen zu Fragen zu geben, von denen sie nicht wussten, dass sie sie haben, und was noch wichtiger ist, Sie können möglicherweise die Frage beantworten, die der Grund für ihren Anruf ist.

Dies erspart dem Kunden das Warten in der Warteschleife und Ihrem Unternehmen die Bereitstellung der erforderlichen Personalressourcen, um seinen Anruf entgegenzunehmen.

Beantworten Sie beim Erstellen Ihrer Hold-Nachricht häufig gestellte Fragen, die speziell für Ihr Unternehmen gelten, und geben Sie immer Folgendes an:

Ihre Geschäftszeiten
Ihre Adresse (mit kurzer Wegbeschreibung von einer Hauptverkehrsstraße)
Wo Sie zusätzliche Informationen finden (Website)

Die Bereitstellung von Mehrwert und die Verringerung der Wartezeit führen zu glücklicheren und zufriedeneren Kunden.

4. Was möchte ich bewerben?

Wie oben erwähnt, ist Ihre Warteschleifennachricht der perfekte Zeitpunkt, um direkt mit einem hochgradig zielgerichteten Publikum zu sprechen.

Wenn ein Kunde Ihr Unternehmen anruft, interessiert er sich bereits für Ihre Produkte oder Dienstleistungen. Das macht sie zu einem sehr engagierten, wertvollen Lead.

Eine Umfrage eines Telemarketing-Magazins ergab, dass 15 % bis 20 % der Kunden Einkäufe auf der Grundlage von Informationen tätigten, die sie in der Warteschleife hörten.

Verpassen Sie also nicht die Gelegenheit, zusätzliche Verkäufe anzukurbeln. Integrieren Sie Verkaufs- und Marketingstrategien in Ihre Botschaften.

Fügen Sie Informationen hinzu über Ihre:

Verkäufe/Sonderangebote
Ein Überblick über Ihre Produkte und Dienstleistungen
Das Leitbild Ihrer Marke

Und rufen:

Schmerzpunkte des Kunden
Vorteile Ihrer Produkte und Dienstleistungen
Warum Sie Ihren Mitbewerbern überlegen sind

Verpassen Sie nicht diese Gelegenheit, einer Gruppe interessierter Leads kostenlose Werbung anzubieten.

5. Wie oft werde ich meine Warteschleifennachrichten aktualisieren?

Das Einzige, was schlimmer ist, als keine Warteschleifennachricht zu haben, ist eine veraltete Warteschleifennachricht.

Erstellen Sie also zu Beginn Ihrer Strategie einen Plan, wie oft und wann Sie Ihre Nachrichten aktualisieren.

Berücksichtigen Sie die Aktualität der Informationen in Ihrer Nachricht und entscheiden Sie dann, wie oft Sie Ihre Updates planen müssen.

Wenn Sie Sonderangebote und Werbeaktionen haben, die sich häufig ändern, sollten Sie Ihre Nachrichten häufiger überarbeiten. Wenn Sie Informationen festgelegt haben, die sich selten ändern, können Sie weniger häufig aktualisieren.

Wir empfehlen, Ihre Nachricht nach einem der folgenden Zeitpläne zu aktualisieren:

Monatlich (12 Updates/Jahr)
Zweimonatlich (6 Updates/Jahr)
Vierteljährlich (4 Updates/Jahr)
Halbjährlich (2 Updates/Jahr)
Jährlich (1 Update/Jahr)

Selbst wenn Sie nur einmal im Jahr aktualisieren möchten, stellen Sie es nicht einfach ein und vergessen Sie es.

Planen Sie einmal im Monat oder einmal pro Woche, wenn Sie Ihr Skript häufig aktualisieren, einen Termin ein, um anzurufen und die Nachricht abzuhören. Wenn Sie selbst zuhören, können Sie überprüfen, ob alle Informationen aktuell sind, und Ihnen möglicherweise sogar Ideen geben, was Sie in Ihr nächstes Update aufnehmen sollten.

Wenn es aufgrund Ihres vollen Terminkalenders schwierig ist, Aktualisierungen und Überprüfungen zu planen, sollten Sie einen Anbieter in Betracht ziehen, der Ihre Warteschleifen-Messaging-Kampagnen für Sie verwaltet.

Es gibt mehrere Überlegungen bei der Auswahl eines Programms für Ihre Warteschleifennachrichten, aber die Faktoren bleiben immer konstant.

Sie benötigen Warteschleifennachrichten, um Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten. Es könnte der Unterschied zwischen 60 % Ihrer Kunden sein, die in der Leitung bleiben, um mit Ihnen in Verbindung zu treten, oder 100 %.

Was würdest du bevorzugen?

Lassen Sie sich von einem unserer Experten zeigen, wie Spectrio Ihre Warteschleifennachrichten einrichten kann, um Ihre Kunden anzusprechen, aufzuklären und zu inspirieren.