5 elementi chiave da considerare quando si sviluppa la messaggistica in attesa

Pubblicato: 2022-04-27

Nel nostro mondo estremamente digitale di tecnologia in continua evoluzione, può essere facile trascurare strumenti che esistono da decenni.

Mentre tentano di stare al passo con le moderne strategie di marketing, creando siti Web e aggiornando i profili dei social media, molti marchi semplicemente dimenticano di prestare attenzione a un elemento meno appariscente, ma estremamente importante della loro attività: i loro telefoni.

L'esperienza di un cliente quando chiama la tua attività è importante quanto l'esperienza di un cliente quando visita il tuo sito Web o la tua pagina Facebook. Con questo in mente, è fondamentale disporre di una sorta di messaggistica di attesa per offrire ai tuoi clienti un'esperienza positiva del marchio mentre chiamano la tua attività.

La messaggistica in attesa può essere utilizzata per:

creare fiducia con il tuo cliente
rafforza la voce del tuo marchio
ridurre il tempo di attesa percepito
consentono di parlare direttamente a un pubblico altamente mirato
massimizzare l'efficienza delle vostre risorse umane

Se questi vantaggi non convalidano la necessità della messaggistica in attesa, considera questo fatto da un sondaggio della CNN.

Senza alcun tipo di supporto in attesa, il 60% dei chiamanti riattacca.

Ciò significa che la tua azienda potrebbe perdere tre chiamanti su cinque perché hai deciso di non utilizzare la messaggistica in attesa.

Quindi, quando si tratta di messaggistica in attesa, non c'è dubbio se dovresti usarla o meno. Tuttavia, ci sono alcuni elementi che devi considerare quando sviluppi la tua strategia.

1. Voglio musica o messaggistica di attesa con voce fuori campo?

Se vuoi mantenerlo semplice, puoi usare la musica per coinvolgere i tuoi chiamanti. Questa è una buona opzione per le aziende che hanno appena iniziato con la messaggistica in attesa poiché è veloce e facile da configurare e richiede una minore considerazione delle preferenze.

Se scegli il percorso musicale, devi solo selezionare quale stile musicale si allinea meglio con il tuo pubblico. Ti consigliamo di selezionare un suono che imposta il tono e guida i tuoi messaggi di branding.

Per molte aziende, l'ascolto facile o il jazz saranno l'opzione migliore in quanto sono accettabili per un pubblico ampio e variegato. Ma se hai una base di clienti con gusti molto particolari, puoi scegliere tra country, oldies, rock o anche techno. Se hai bisogno di qualcosa di più specifico, Spectrio può persino creare una miscela personalizzata di musica che corrisponda al tuo marchio unico.

Tuttavia, se scegli di seguire la strada della messaggistica vocale, guida la tua attività attraverso le seguenti considerazioni.

2. Come dovrebbe suonare il mio marchio?

Considera quale si adatta meglio al tuo marchio. Proprio come abbineresti il tuo marchio a uno stile musicale, dovrai abbinare il tuo marchio a uno stile di voce e tono.

Amichevole o autorevole?
Maschio o femmina?
Stile personale o annunciatore?
Giovane o distinto?
Alta energia e commerciale o rilassato e casual?

Se definire la voce del tuo marchio attraverso la terminologia è difficile, riempi lo spazio vuoto di questa affermazione: se potessi scegliere una celebrità o una persona famosa per rappresentare il mio marchio, sarebbe [vuoto].

Quindi elenca le caratteristiche di quella persona e avrai un progetto per la voce che rappresenterà al meglio il tuo marchio.

3. Come posso utilizzare la messaggistica in attesa per rispondere alle domande frequenti?

Il tuo messaggio di attesa è il luogo perfetto per rispondere alle domande frequenti dei tuoi clienti.

Puoi usare i tuoi messaggi come un'opportunità per fornire informazioni a domande che non sapevano di avere e, cosa più importante, potresti essere in grado di rispondere alla domanda che è il motivo della loro chiamata.

Ciò evita al cliente di aspettare in attesa e salva la tua azienda dal fornire le risorse umane necessarie per rispondere alla sua chiamata.

Quando crei il tuo messaggio di attesa, rispondi alle domande frequenti specifiche per la tua attività e fornisci sempre:

I tuoi orari di lavoro
Il tuo indirizzo (con brevi indicazioni da una grande autostrada)
Dove trovare informazioni aggiuntive (sito Web)

Fornire valore e ridurre i tempi di attesa porterà a clienti più felici e soddisfatti.

4. Cosa voglio promuovere?

Come accennato in precedenza, i tuoi messaggi di attesa sono il momento perfetto per parlare direttamente a un pubblico altamente mirato.

Se un cliente chiama la tua attività, è già interessato ai tuoi prodotti o servizi. Ciò li rende un vantaggio prezioso e altamente coinvolto.

Un sondaggio di una rivista di telemarketing ha rilevato che dal 15% al 20% dei clienti ha effettuato acquisti in base alle informazioni ascoltate in attesa.

Quindi, non perdere l'opportunità di aumentare le vendite. Incorpora strategie di vendita e marketing nei tuoi messaggi.

Aggiungi informazioni sul tuo:

Saldi/Offerte Speciali
Una carrellata dei tuoi prodotti e servizi
La missione del tuo marchio

E chiama:

Punti deboli del cliente
Vantaggi dei tuoi prodotti e servizi
Perché sei superiore ai tuoi concorrenti

Non perdere questa occasione per offrire pubblicità gratuita a un gruppo di contatti interessati.

5. Con quale frequenza aggiornerò la mia messaggistica in attesa?

L'unica cosa peggiore dell'assenza di un messaggio di attesa è avere un messaggio di attesa obsoleto.

Quindi, quando inizi la tua strategia, crea un piano per quanto spesso e quando aggiornerai i tuoi messaggi.

Considera la tempestività delle informazioni nel tuo messaggio e poi decidi con quale frequenza dovrai pianificare i tuoi aggiornamenti.

Se hai offerte speciali e promozioni che cambiano frequentemente, valuta la possibilità di rivedere i tuoi messaggi più spesso. Se hai impostato informazioni che cambiano raramente, puoi aggiornare meno frequentemente.

Ti suggeriamo di aggiornare il tuo messaggio secondo uno dei seguenti orari:

Mensile (12 aggiornamenti/anno)
Bimestrale (6 aggiornamenti/anno)
Trimestrale (4 aggiornamenti/anno)
Semestrale (2 aggiornamenti/anno)
Annuale (1 aggiornamento/anno)

Anche se scegli di aggiornare solo una volta all'anno, non limitarti a impostarlo e dimenticarlo.

Calendario una volta al mese, o una volta alla settimana se aggiorni frequentemente lo script, per chiamare e ascoltare il messaggio. Ascoltare te stesso ti aiuterà a verificare che tutte le informazioni siano aggiornate e potrebbe persino darti idee su cosa includere nel tuo prossimo aggiornamento.

Se la tua agenda fitta rende difficile programmare aggiornamenti e revisioni, prendi in considerazione l'utilizzo di un provider che gestirà le tue campagne di messaggistica in sospeso per te.

Ci sono più considerazioni quando si sceglie un programma per la messaggistica in attesa, ma i fattori rimarranno sempre costanti.

Hai bisogno di messaggi di attesa per mantenere i tuoi clienti in linea. Potrebbe essere la differenza tra il 60% dei tuoi clienti che rimangono in linea per connettersi con te o il 100%.

Quale preferiresti?

Lascia che uno dei nostri esperti ti aiuti a vedere come Spectrio può impostare i tuoi messaggi di attesa per coinvolgere, educare e ispirare i tuoi clienti.