5 kluczowych elementów, które należy wziąć pod uwagę podczas opracowywania wiadomości po wstrzymaniu

Opublikowany: 2022-04-27

W naszym niezwykle cyfrowym świecie ciągle zmieniającej się technologii łatwo przeoczyć narzędzia, które istnieją od dziesięcioleci.

Próbując nadążyć za nowoczesnymi strategiami marketingowymi, tworzeniem stron internetowych i aktualizowaniem profili w mediach społecznościowych, wiele marek po prostu zapomina zwrócić uwagę na mniej krzykliwy, ale niezwykle ważny element ich biznesu — telefony.

Doświadczenie klienta podczas dzwonienia do Twojej firmy jest tak samo ważne, jak doświadczenie klienta podczas odwiedzania Twojej witryny lub strony na Facebooku. Mając to na uwadze, niezbędne jest posiadanie pewnego rodzaju wiadomości oczekujących, aby zapewnić klientom pozytywne wrażenia z marki podczas dzwonienia do Twojej firmy.

Komunikaty o wstrzymaniu mogą być używane do:

  • buduj zaufanie u swojego klienta
  • wzmocnić głos swojej marki
  • skrócić postrzegany czas oczekiwania
  • pozwalają rozmawiać bezpośrednio z precyzyjnie ukierunkowaną publicznością
  • zmaksymalizuj efektywność swoich zasobów ludzkich

Jeśli te korzyści nie potwierdzają potrzeby wstrzymania wiadomości, rozważ ten fakt z ankiety CNN.

Bez jakiegoś typu wstrzymanych multimediów 60% rozmówców rozłącza się.

Oznacza to, że Twoja firma może stracić trzech na pięciu rozmówców, ponieważ zdecydowałeś się nie korzystać z wiadomości opóźnionych.

Więc jeśli chodzi o wiadomości oczekujące, nie ma wątpliwości, czy powinieneś z niego korzystać. Jest jednak kilka elementów, które należy wziąć pod uwagę przy opracowywaniu strategii.

1. Czy chcę otrzymywać wiadomości z muzyką lub funkcją Voice-Over?

Jeśli chcesz zachować prostotę, możesz użyć muzyki, aby zaangażować rozmówców. Jest to dobra opcja dla firm, które dopiero zaczynają korzystać z wiadomości oczekujących, ponieważ jest szybka i łatwa w konfiguracji oraz wymaga mniej rozważania preferencji.

Jeśli wybierzesz ścieżkę muzyczną, musisz tylko wybrać, który styl muzyki najlepiej pasuje do Twoich odbiorców. Będziesz chciał wybrać dźwięk, który nadaje ton i napędza przekaz Twojej marki.

Dla wielu firm najlepszym rozwiązaniem będzie easy listening lub jazz, ponieważ są akceptowane przez dużą, zróżnicowaną publiczność. Ale jeśli masz klientów o bardzo szczególnych gustach, możesz wybierać spośród country, oldies, rocka, a nawet techno. Jeśli potrzebujesz czegoś bardziej konkretnego, Spectrio może nawet stworzyć niestandardową mieszankę muzyki, która pasuje do Twojej unikalnej marki.

Jeśli jednak zdecydujesz się na przesyłanie wiadomości głosowych, przeprowadź swoją firmę przez następujące kwestie.

2. Jak powinna brzmieć moja marka?

Zastanów się, który z nich najlepiej pasuje do Twojej marki. Tak jak dopasowujesz swoją markę do stylu muzycznego, będziesz musiał dopasować swoją markę do stylu głosu i tonu.

  • Przyjazny czy autorytatywny?
  • Mężczyzna czy kobieta?
  • Osobisty czy w stylu komentatora?
  • Młody czy zasłużony?
  • Energiczny i wyprzedażowy czy wyluzowany i swobodny?

Jeśli zdefiniowanie głosu Twojej marki za pomocą terminologii jest trudne, wypełnij puste miejsce w tym oświadczeniu: Gdybym mógł wybrać jedną celebrytę lub dobrze znaną osobę do reprezentowania mojej marki, byłoby to [puste].

Następnie wymień cechy tej osoby, a otrzymasz projekt głosu, który najlepiej będzie reprezentował Twoją markę.

3. Jak mogę użyć wiadomości o wstrzymaniu, aby odpowiedzieć na często zadawane pytania?

Twoja wiadomość wstrzymana to idealne miejsce, aby odpowiedzieć na często zadawane pytania klientów.

Możesz wykorzystać swoją wiadomość jako okazję do udzielenia informacji na pytania, o których nie wiedzieli, a co ważniejsze, możesz być w stanie odpowiedzieć na pytanie, które jest powodem ich rozmowy.

Dzięki temu klient nie musi czekać, a Twoja firma nie musi zapewniać zasobów ludzkich potrzebnych do odebrania połączenia.

Tworząc wiadomości dotyczące wstrzymania, odpowiedz na często zadawane pytania dotyczące Twojej firmy i zawsze podawaj:

  • Twoje godziny pracy
  • Twój adres (z krótkimi wskazówkami dojazdu z głównej autostrady)
  • Gdzie znaleźć dodatkowe informacje (witryna)

Zapewnienie wartości i skrócenie czasu oczekiwania doprowadzi do szczęśliwszych, bardziej zadowolonych klientów.

4. Co chcę promować?

Jak wspomniano powyżej, wiadomości dotyczące wstrzymania to doskonały czas na bezpośrednią rozmowę z wysoce ukierunkowaną grupą odbiorców.

Jeśli klient dzwoni do Twojej firmy, jest już zainteresowany Twoimi produktami lub usługami. To sprawia, że ​​są bardzo zaangażowanym, wartościowym leadem.

Badanie magazynu telemarketingowego wykazało, że 15% do 20% klientów dokonało zakupów na podstawie informacji, które usłyszeli po wstrzymaniu.

Nie przegap więc okazji do zwiększenia sprzedaży. Włącz strategie sprzedaży i marketingu do swojego przekazu.

Dodaj informacje o swoim:

  • Wyprzedaż/oferty specjalne
  • Zestawienie Twoich produktów i usług
  • Misja Twojej marki

I zawołaj:

  • Punkty bólu klienta
  • Korzyści z Twoich produktów i usług
  • Dlaczego jesteś lepszy od swoich konkurentów

Nie przegap tej szansy na zaoferowanie bezpłatnej reklamy grupie zainteresowanych potencjalnych klientów.

5. Jak często będę aktualizować komunikaty o wstrzymaniu?

Jedyną gorszą rzeczą niż brak wiadomości o wstrzymaniu jest posiadanie przestarzałej wiadomości o wstrzymaniu.

Tak więc, rozpoczynając swoją strategię, stwórz plan określający, jak często i kiedy będziesz aktualizować swoje wiadomości.

Rozważ aktualność informacji zawartych w wiadomości, a następnie zdecyduj, jak często będziesz musiał planować aktualizacje.

Jeśli masz oferty specjalne i promocje, które często się zmieniają, rozważ częstsze korygowanie wiadomości. Jeśli masz ustawione informacje, które rzadko się zmieniają, możesz aktualizować rzadziej.

Sugerujemy aktualizację wiadomości zgodnie z jednym z następujących harmonogramów:

  • Co miesiąc (12 aktualizacji/rok)
  • Co dwa miesiące (6 aktualizacji/rok)
  • Kwartalnie (4 aktualizacje/rok)
  • Półroczna (2 aktualizacje/rok)
  • Rocznie (1 aktualizacja/rok)

Nawet jeśli zdecydujesz się aktualizować tylko raz w roku, nie ustawiaj jej i zapomnij.

Kalendarz raz w miesiącu lub raz w tygodniu, jeśli często aktualizujesz swój skrypt, aby zadzwonić i wysłuchać wiadomości. Słuchanie siebie pomoże ci zweryfikować, czy wszystkie informacje są aktualne, a nawet może dać ci pomysły na to, co umieścić w następnej aktualizacji.

Jeśli Twój napięty harmonogram utrudnia planowanie aktualizacji i przeglądów, rozważ skorzystanie z usług dostawcy, który będzie zarządzał Twoimi wstrzymanymi kampaniami komunikacyjnymi.

Przy wyborze programu do obsługi wiadomości oczekujących należy wziąć pod uwagę wiele kwestii, ale czynniki zawsze pozostaną niezmienne.

Potrzebujesz wiadomości o wstrzymaniu, aby utrzymać klientów na linii. Może to być różnica między 60% Twoich klientów pozostających na linii, aby połączyć się z Tobą, a 100%.

Które wolisz?

Jeden z naszych ekspertów pomoże Ci zobaczyć, w jaki sposób Spectrio może skonfigurować komunikaty oczekujące, aby angażować, edukować i inspirować klientów.