5 Elemen Kunci yang Perlu Dipertimbangkan Saat Mengembangkan Pesan yang Ditahan
Diterbitkan: 2022-04-27Dalam dunia teknologi yang selalu berubah yang sangat digital, mudah untuk mengabaikan alat yang telah ada selama beberapa dekade.
Saat mencoba mengikuti strategi pemasaran modern, membuat situs web, dan memperbarui profil media sosial, banyak merek lupa untuk memperhatikan elemen bisnis mereka yang tidak terlalu mencolok, tetapi sangat penting — ponsel mereka.
Pengalaman pelanggan saat menelepon bisnis Anda sama pentingnya dengan pengalaman pelanggan saat mengunjungi situs web atau halaman Facebook Anda. Dengan mengingat hal ini, memiliki semacam pesan yang ditahan untuk memberi pelanggan Anda pengalaman merek yang positif saat menelepon bisnis Anda sangat penting.
Pesan yang Ditahan dapat digunakan untuk:
- membangun kepercayaan dengan pelanggan Anda
- memperkuat suara merek Anda
- kurangi waktu tunggu yang dirasakan
- memungkinkan Anda untuk berbicara langsung kepada audiens yang sangat tertarget
- memaksimalkan efisiensi sumber daya manusia Anda
Jika manfaat tersebut tidak memvalidasi kebutuhan untuk pesan yang ditahan, pertimbangkan fakta ini dari survei CNN.
Tanpa beberapa jenis media yang ditahan, 60% penelepon akan menutup telepon.
Itu berarti bisnis Anda bisa kehilangan tiga dari lima penelepon karena Anda memutuskan untuk tidak menggunakan pesan yang ditahan.
Jadi ketika berbicara tentang pesan yang ditahan, tidak ada pertanyaan apakah Anda harus menggunakannya atau tidak. Namun, ada beberapa elemen yang perlu Anda pertimbangkan ketika mengembangkan strategi Anda.
1. Apakah Saya Ingin Pesan Musik atau Voice-Over Hold?
Jika Anda ingin membuatnya tetap sederhana, Anda dapat menggunakan musik untuk melibatkan penelepon Anda. Ini adalah pilihan yang baik untuk bisnis yang baru memulai dengan perpesanan yang ditahan karena cepat dan mudah disiapkan dan memerlukan pertimbangan preferensi yang lebih sedikit.
Jika Anda memilih rute musik, Anda hanya perlu memilih gaya musik mana yang paling sesuai dengan audiens Anda. Anda akan ingin memilih suara yang mengatur nada dan mendorong pesan branding Anda.
Bagi banyak bisnis, musik easy listening atau jazz akan menjadi pilihan terbaik karena dapat diterima oleh audiens yang besar dan beragam. Tetapi jika Anda memiliki basis pelanggan dengan selera yang sangat khusus, Anda dapat memilih dari country, oldies, rock, atau bahkan techno. Jika Anda membutuhkan sesuatu yang lebih spesifik, Spectrio bahkan dapat membuat campuran musik khusus yang sesuai dengan merek unik Anda.
Namun, jika Anda memilih untuk menempuh rute pengiriman pesan suara, bawa bisnis Anda melalui pertimbangan berikut.
2. Bagaimana Suara Merek Saya?
Pertimbangkan mana yang paling sesuai dengan merek Anda. Sama seperti Anda akan mencocokkan merek Anda dengan gaya musik, Anda harus mencocokkan merek Anda dengan gaya suara dan nada.
- Ramah atau Berwibawa?
- Laki-laki atau perempuan?
- Gaya Pribadi atau Penyiar?
- Muda atau Terhormat?
- Energi tinggi dan Salesy atau Santai dan Santai?
Jika mendefinisikan suara merek Anda melalui terminologi itu sulit, isilah bagian yang kosong dari pernyataan ini: Jika saya dapat memilih satu selebritas atau orang terkenal untuk mewakili merek saya, itu akan menjadi [kosong].
Kemudian buat daftar karakteristik orang itu, dan Anda akan memiliki cetak biru untuk suara yang paling mewakili merek Anda.
3. Bagaimana Saya Dapat Menggunakan Pesan yang Ditahan untuk Menjawab Pertanyaan yang Sering Diajukan?
Pesan penangguhan Anda adalah tempat yang tepat untuk menjawab pertanyaan umum pelanggan Anda.
Anda dapat menggunakan pesan Anda sebagai kesempatan untuk memberikan informasi atas pertanyaan yang tidak mereka ketahui, dan yang lebih penting, Anda mungkin dapat menjawab pertanyaan yang menjadi alasan panggilan mereka.
Ini menyelamatkan pelanggan dari menunggu dan menyelamatkan bisnis Anda dari menyediakan sumber daya manusia yang diperlukan untuk menerima panggilan mereka.
Saat membuat pesan penangguhan, jawab pertanyaan umum yang unik untuk bisnis Anda dan selalu berikan:
- Jam Kerja Anda
- Alamat Anda (Dengan Petunjuk Singkat dari Jalan Raya Utama)
- Tempat Menemukan Informasi Tambahan (Situs Web)
Memberikan nilai dan mengurangi waktu tunggu akan menghasilkan pelanggan yang lebih bahagia dan lebih puas.
4. Apa yang Ingin Saya Promosikan?
Seperti disebutkan di atas, pesan penangguhan Anda adalah waktu yang tepat untuk berbicara langsung kepada audiens yang sangat ditargetkan.
Jika pelanggan menelepon bisnis Anda, mereka sudah tertarik dengan produk atau layanan Anda. Itu membuat mereka menjadi pemimpin yang sangat terlibat dan berharga.
Sebuah survei majalah telemarketing menemukan bahwa 15% sampai 20% pelanggan melakukan pembelian berdasarkan informasi yang mereka dengar ditahan.
Jadi, jangan lewatkan kesempatan untuk mendorong penjualan tambahan. Gabungkan strategi penjualan dan pemasaran dalam pesan Anda.
Tambahkan informasi tentang:
- Penjualan/Penawaran Khusus
- Ikhtisar Produk dan Layanan Anda
- Pernyataan Misi Merek Anda
Dan panggil:
- Poin Rasa Sakit Pelanggan
- Manfaat Produk dan Layanan Anda
- Mengapa Anda Lebih Unggul dari Pesaing Anda
Jangan lewatkan kesempatan ini untuk menawarkan iklan gratis kepada sekelompok prospek yang tertarik.
5. Seberapa Sering Saya Akan Memperbarui Pesan yang Ditahan?
Satu-satunya hal yang lebih buruk daripada tidak memiliki pesan yang ditahan adalah memiliki pesan yang ditahan yang sudah usang.
Jadi, saat Anda memulai strategi Anda, buatlah rencana seberapa sering dan kapan Anda akan memperbarui pesan Anda.
Pertimbangkan ketepatan waktu informasi dalam pesan Anda dan kemudian putuskan seberapa sering Anda perlu menjadwalkan pembaruan Anda.
Jika Anda memiliki penawaran dan promosi yang sering berubah, pertimbangkan untuk merevisi pesan Anda lebih sering. Jika Anda telah menetapkan informasi yang jarang berubah, Anda dapat memperbarui lebih jarang.
Sebaiknya perbarui pesan Anda dengan salah satu jadwal berikut:
- Bulanan (12 pembaruan/tahun)
- Dua Bulanan (6 pembaruan/tahun)
- Triwulanan (4 pembaruan/tahun)
- Semi-Tahunan (2 pembaruan/tahun)
- Tahunan (1 pembaruan/tahun)
Bahkan jika Anda memilih untuk memperbarui hanya sekali per tahun, jangan hanya mengatur dan melupakannya.
Kalender waktu sebulan sekali, atau seminggu sekali jika Anda sering memperbarui skrip Anda, untuk menelepon dan mendengarkan pesan. Mendengarkan sendiri akan membantu Anda memverifikasi bahwa semua informasi terkini dan bahkan dapat memberi Anda ide tentang apa yang harus disertakan dalam pembaruan Anda berikutnya.
Jika jadwal sibuk Anda menyulitkan untuk menjadwalkan pembaruan dan ulasan, pertimbangkan untuk menggunakan penyedia yang akan mengelola kampanye perpesanan yang ditangguhkan untuk Anda.
Ada beberapa pertimbangan saat memilih program untuk pesan yang ditahan, tetapi faktornya akan selalu konstan.
Anda memerlukan pesan yang ditahan agar pelanggan Anda tetap terhubung. Ini bisa menjadi perbedaan antara 60% dari pelanggan Anda tetap di telepon untuk terhubung dengan Anda atau 100%.
Mana yang lebih kamu sukai?
Biarkan salah satu pakar kami membantu Anda melihat bagaimana Spectrio dapat menyiapkan pesan yang ditahan untuk melibatkan, mendidik, dan menginspirasi pelanggan Anda.