7 praktycznych wskazówek, jak zaplanować budżet na nowe technologie i zasoby IT

Planując budżet na nową technologię IT, upewnij się, że priorytetowo traktujesz najważniejsze potrzeby.

Technologia szybko się zmienia, a firmy różnej wielkości muszą nadążać za trendami, jeśli chcą konkurować. Liczne czynniki, takie jak analiza danych, przetwarzanie w chmurze, urządzenia mobilne, uczenie maszynowe/AI oraz Internet rzeczy (IoT) zmieniają coraz bardziej połączony krajobraz technologii biznesowych.

Kiedy praca zdalna stała się normą, niektóre firmy mogły przeinwestować w technologię i zasoby IT, a teraz mają zbyt wiele narzędzi. Obawy dotyczyły śledzenia zasobów IT, które nie wszystkie znajdowały się w tradycyjnym środowisku biurowym, oraz utrzymywania bezpieczeństwa cybernetycznego. Firmy, które nie zainwestowały wystarczająco dużo, mogą nadal nadrabiać zaległości i nie mają wystarczającej liczby narzędzi lub oprogramowania biznesowego, aby pomóc w rozwoju.

Menedżerowie IT w małych i średnich firmach często stają przed trudnymi corocznymi wyborami, zadając jedno pytanie: Bez czego możemy żyć? Znajdź odpowiedź, zapoznając się z naszymi siedmioma praktycznymi wskazówkami dotyczącymi planowania budżetu na nowe technologie i zasoby IT.

1. Sporządź plan budżetowania IT

Podczas procesu budżetowania masz na myśli budżet marzeń i budżet minimalny. Opierając się na twardych danych i prognozach, rzeczywisty budżet, na który zostałeś zatwierdzony, jest prawdopodobnie gdzieś pomiędzy. Zacznij od tegorocznego budżetu jako punktu odniesienia, a następnie ustal, gdzie (i czy) możesz zaoszczędzić na kosztach, aby uzyskać większy budżet na następny rok.

Następnym krokiem jest ustalenie priorytetów dla pilnych potrzeb Twojej firmy, które musisz mieć w przyszłym roku. Potrzebujesz więcej pracowników? Potrzebujesz więcej narzędzi, aby Twój obecny zespół był bardziej efektywny? Czy możesz później zautomatyzować i zaoszczędzić na kosztach pracy?

Przeprowadź ocenę potrzeb w zakresie oprogramowania, aby określić, jaki poziom inwestycji pasuje do Twojego modelu biznesowego. Jakie trendy zauważyłeś w przeszłości? Dokąd zmierza Twoja branża? Czy istniało oprogramowanie, które kilka lat temu było zbyt drogie, a teraz jest bardziej przystępne cenowo? Ukończenie tej oceny prowadzi do badania produktu w ramach nowego budżetu na technologie i zasoby IT.

2. Zbadaj swoje opcje

Zrozumienie, w co możesz zainwestować (oprogramowanie, więcej pracowników) to tylko część formuły budżetu na technologię IT i zasoby. Menedżerowie IT muszą wziąć pod uwagę każdy aspekt inwestycji.

Jak szybko Twoja inwestycja zwróci się w Twoim budżecie na technologię IT? W jaki sposób Twój budżet oszczędza pieniądze firmy? W jaki sposób, jako menedżer IT, pokażesz zwrot z inwestycji?

Bez względu na budżet, każda firma inwestuje w ulepszenia kapitałowe lub personel w oparciu o zwrot z inwestycji tych zasobów. Aktywa działu IT nie różnią się niczym, gdy zawężasz swoje wybory, na co wydać pieniądze w przyszłym roku.

3. Oceń mocne i słabe strony każdego wyboru

Teraz, gdy ustaliłeś priorytety, co musi być najważniejsze, nadszedł czas, aby zagłębić się w głębsze badania, aby jeszcze bardziej zawęzić opcje. Możesz tworzyć proste wykresy lub arkusze kalkulacyjne, aby ocenić mocne i słabe strony każdego wyboru. Możesz nawet stworzyć ważoną skalę lub system punktowy, aby zliczyć, które wybory wypadły najlepiej.

Na przykład Twoim priorytetem jest bezpieczeństwo zasobów IT, ponieważ 90% Twojego personelu pracuje zdalnie. Dlatego decydujesz się zainwestować w platformę sztucznej inteligencji do szyfrowania i ulepszania środków bezpieczeństwa, aby zapewnić bezpieczeństwo danych Twojej firmy w środowiskach pracy opartych na chmurze. Patrzysz na pięć najlepszych programów w tym obszarze i prowadzisz zestawienie, aby zawęzić wybór, który z nich jest najlepszą opcją dla Twojego budżetu.

Nie zapomnij wziąć pod uwagę ukrytych kosztów i kosztów początkowych w porównaniu z długoterminowymi zwrotami. Płacenie za nowe oprogramowanie w tej chwili może być stosunkowo dużym wydatkiem, ale zwrot z inwestycji może się znacznie zwrócić w czasie, jeśli odpowiednio zaplanujesz wydatki na technologię IT lub zasoby.

4. Określ swój zwrot z inwestycji

Kiedy badasz zwrot z inwestycji potencjalnej inwestycji, musisz ocenić coś więcej niż tylko koszty w porównaniu z korzyściami. Musisz spojrzeć na obecne najlepsze praktyki w branży, kiedy i czy produkt stanie się przestarzały oraz jakiego wsparcia możesz oczekiwać dla produktu w nadchodzących latach.

Czy wybrany zasób można ulepszyć? Niezależnie od tego, czy jest to sprzęt, czy oprogramowanie, aktualizacje są zwykle tańsze niż kupowanie zupełnie nowych. Nie bój się kupować używanego lub hurtowego sprzętu komputerowego, jeśli modernizacja jest tańsza lub nowszy sprzęt nie jest w tej chwili opłacalny. Poszukaj certyfikowanych firm renowacyjnych, które dostosują używany sprzęt do nowoczesnych specyfikacji.

5. Zabezpiecz swoją inwestycję na przyszłość

Zapytaj sprzedawców, jak długo wytrzymają ich produkty. Czy wybrane przez Ciebie narzędzia IT będą mogły rosnąć wraz z Twoją firmą? Czy narzędzia IT można aktualizować po pięciu latach? A dziesięć lat? Jeśli Twoja infrastruktura telekomunikacyjna potrzebuje więcej sprzętu, czy Twoje urządzenia i oprogramowanie mogą nadążyć?

Przyszłościowe narzędzia i zasoby technologiczne IT to coś więcej niż pytanie dostawcy, jak długo oczekuje każdego produktu. Musisz także ocenić, gdzie Twoja firma będzie w najbliższych latach.

6. Ustal ramy czasowe wdrożenia

Po zakupie aktywów lub zainwestowaniu w personel określ, kiedy te inwestycje zostaną uruchomione. Po jakim czasie Twoja firma zacznie dostrzegać korzyści z Twoich zakupów?

Twój budżet na technologię i zasoby IT powinien zawierać plan wdrożenia. Będziesz musiał wycofać starą technologię, jeśli zwiększasz skalę nowej technologii. Czy możesz to zrobić etapami, aby zminimalizować zakłócenia? A może lepiej zaktualizować wszystko na raz w całej firmie?

7. Rozważ outsourcing niektórych aspektów swojego IT

Chociaż prawdopodobnie chcesz zachować kontrolę nad swoimi zasobami i zasobami IT w jak największym stopniu, nie unikaj outsourcingu niektórych aspektów swojej technologii IT. Czasami tak jest po prostu taniej i możesz uzyskać zniżki, podpisując umowy roczne, a nie miesięczne.

Typowe opcje outsourcingu oprogramowania biznesowego obejmują zarządzanie bazami danych, hosting stron internetowych, uczenie maszynowe i narzędzia do analizy danych. Może się okazać, że niektórzy wybrani dostawcy są bardzo, bardzo dobrzy w tym, co robią. Inwestycja w zasób zlecony na zewnątrz może zwolnić więcej miejsca w budżecie na zasoby IT, które nadal chcesz zatrzymać we własnym zakresie.

Bądź dokładny w swoim budżecie na technologie i zasoby IT

Technologia IT to niezbędna inwestycja. Musisz jednak chronić wyniki finansowe swojej firmy, mając w swoim arsenale odpowiednie narzędzia, aby zapewnić, że Twoja firma pozostanie w czołówce ulepszeń technologicznych, które mogą zapewnić Twojej firmie konkurencyjność w stosunku do docelowych odbiorców.