Scalenut diventa G2 Fall Leader 2022 - Categoria Creazione di contenuti

C'è una fazione di persone che pensa che gli articoli scritti da scienziati, medici, programmatori di computer e ingegneri costituiscano scrittura tecnica.

Un altro gruppo pensa che la scrittura tecnica riguardi solo la scrittura di manuali per l'utente.

Entrambi non possono essere più sbagliati.

Ma il loro pregiudizio è abbastanza comprensibile. Per una persona comune, questi sono i professionisti (medici, scienziati, ingegneri, ecc.) che possono essere definiti "tecnici" nella loro lingua. Presumono che i white paper e le tesi scritte da queste cosiddette persone "tecniche" siano l'essenza della scrittura tecnica.

Allo stesso modo, i manuali dell'utente sono i documenti a cui la maggior parte di noi è esposta quando comprende argomenti tecnici (apparecchiature e prodotti che utilizziamo). Quindi questo risponde al secondo pregiudizio.

Ma la verità è che la maggior parte delle persone non si rende conto che la scrittura tecnica riguarda la scrittura di contenuti per persone comuni come noi. In effetti, molti articoli tecnici vengono scritti solo dopo aver compreso a fondo ciò che i lettori stanno effettivamente cercando in primo luogo.

Questa guida è stata attentamente progettata per darti una profonda comprensione di cos'è la scrittura tecnica, di come si differenzia dalla normale scrittura di contenuti e dei passaggi che devi seguire per diventare uno scrittore tecnico.

Cos'è la scrittura tecnica?

Ecco come veniva definita la scrittura tecnica qualche anno fa -

"La pratica di annotare processi, manuali utente per software e istruzioni per l'apparecchiatura."

In passato, la scrittura tecnica era infatti limitata ai soli manuali utente. Tuttavia, nel mondo moderno, la scrittura tecnica è diventata un termine generico che comprende molte più definizioni.

Oggi, la scrittura tecnica è definita come:

“La documentazione dei processi tecnici in quasi tutti i campi. Si tratta di rapporti, brief, istruzioni e altro ancora."

Potrebbe essere in una vasta gamma di campi, come ingegneria, informatica, biotecnologia, finanza, ecc.

In poche parole, se lavori in un campo tecnico, c'è qualcuno che scrive la documentazione tecnica per te e per il tuo prodotto o servizio.

Qual è lo scopo della scrittura tecnica?

Gli scrittori tecnici possono aspettarsi che i loro ruoli e le loro responsabilità vengano modificati in base al settore e all'azienda con cui lavorano. Tuttavia, la maggior parte degli scrittori tecnici lavorerà con più team. Sono il ponte che collega il personale tecnico e gli impiegati meno tecnici ei clienti. In qualità di scrittore tecnico, è tua responsabilità comunicare esattamente ciò che lo staff tecnico vuole trasmettere ai lettori in una lingua che comprendono.

Consideriamo un semplice esempio. La tua azienda ha ideato un nuovo strumento di sensibilizzazione alle vendite. Sono disponibili più funzionalità per avviare, mettere in pausa e programmare le e-mail ai clienti finali. Un utente tipico dovrà conoscere tutte queste funzionalità per sfruttare appieno l'applicazione. Ora puoi lasciare che l'utente scopra le funzionalità da solo o fornire un documento che spieghi cos'è ciascuna funzionalità e come usarla per semplificare la loro vita.

Per gli utenti che non sono esperti di tecnologia, questo sarà un vantaggio. Senza questo documento, la comprensione e la navigazione nell'applicazione può essere piuttosto intimidatoria per loro. Potrebbero perdere funzionalità che potrebbero migliorare la loro esperienza o addirittura utilizzare determinate funzionalità in modo improprio.

In sintesi, lo scopo ultimo della scrittura tecnica è evitare tutte queste insidie ​​e garantire che le informazioni vengano comunicate in modo chiaro e semplice.

Qual è la differenza tra la scrittura tecnica e altre forme di scrittura?

Nella sezione precedente, avevamo citato che l'idea alla base della scrittura tecnica è quella di comunicare le informazioni in modo lucido. Ma potresti chiederti se questo è il caso di qualsiasi altra forma di scrittura. Dopotutto, qualsiasi articolo ha lo scopo di fornire alcune informazioni all'utente in una lingua che i lettori possono comprendere. Bene, le somiglianze iniziano e finiscono qui. Ecco le principali differenze tra la scrittura tecnica e altre forme di scrittura:

Area di messa a fuoco

Un documento tecnico si concentra solo sugli argomenti interessati. Ad esempio, un manuale utente si concentra solo sulle funzioni del prodotto. Tuttavia, altre forme di scrittura possono infondere molti più argomenti e creatività al contenuto. Ad esempio, un blog sull'e-learning può parlare di suggerimenti per condurre meglio le lezioni e anche del costo stimato per avviare la propria accademia di e-learning.

Scopo previsto

Anche se altre forme di scrittura forniscono informazioni, lo scopo di quel contenuto è solitamente per l'intrattenimento per il marketing. D'altra parte, il contenuto tecnico è focalizzato solo sul miglioramento dell'esperienza dell'utente. Fornisce informazioni, fornisce istruzioni e offre spiegazioni per l'argomento, l'applicazione o l'attrezzatura, e questo è tutto.

Il tono del contenuto

I pezzi di contenuto non tecnico sono generalmente scritti in un tono soggettivo, in cui vengono utilizzate opinioni e aneddoti per rendere il contenuto più interessante. D'altra parte, la scrittura tecnica è sempre di natura oggettiva. Non ci possono essere opinioni o qualsiasi tipo di confusione nelle istruzioni fornite.

Formato

La scrittura generale può assumere più forme. Ad esempio, ci sono molti formati per scrivere un blog per renderlo interessante e divertente per il lettore. Ma non è il caso della scrittura tecnica. Nella scrittura tecnica, c'è sempre una struttura prestabilita da seguire. Ciò garantisce che le informazioni fornite siano dritte al punto e che gli utenti finali possano iniziare immediatamente a utilizzare il prodotto.

Stile di scrittura

Un altro elemento chiave di differenziazione tra scrittura generale e scrittura tecnica è la voce. Nei pezzi di contenuto non tecnico, gli scrittori usano spesso il formato in prima persona e il tono informale per far sembrare il contenuto colloquiale e coinvolgente.

Nella scrittura tecnica, nell'interesse di mantenere le cose facili per il lettore, il contenuto è sempre scritto in un formato in terza persona. È anche super formale per non lasciare spazio a varie interpretazioni dei contenuti forniti.

Vocabolario

Un'altra grande differenza tra i due è il vocabolario utilizzato. Nella solita scrittura di contenuti, il vocabolario utilizzato è spesso di natura evocativa per ispirare un'azione o un'emozione nel lettore.

Nella scrittura tecnica, il vocabolario è altamente specializzato e dipendente dal tipo di prodotto. Vedrai termini specializzati utilizzati nel contenuto per fornire istruzioni o spiegazioni accurate al lettore, solo per aiutarlo.

Pubblico

Naturalmente, anche il pubblico varia notevolmente tra i due. Nella scrittura tecnica, il pubblico è sempre specializzato e sa il fatto suo. Sono le persone che acquisteranno il tuo prodotto o servizio. Potrebbero anche essere analisti aziendali o product manager che necessitano di informazioni sul programma o sul servizio per sfruttarlo al meglio. Qui, gli scrittori tecnici scopriranno che il loro obiettivo è garantire che tutte le parti interessate necessarie ottengano le informazioni richieste in tempo. Gli scrittori non sono sotto pressione per attirare più persone a leggerlo.

Nell'altra forma di scrittura, il pubblico è molto più generalizzato. Possono esserci grandi differenze nella loro fascia di età, professioni, ecc. In breve, non esiste un gruppo specifico di persone per le quali la scrittura è progettata. Lo scrittore deve anche concentrarsi sul contenuto che viene trasmesso a molte più persone (che sono interessate all'argomento).

Esempi di scrittura tecnica

Ecco gli esempi di scrittura tecnica più popolari o i tipi di contenuto che troverai scritti da scrittori tecnici:

Procedure operative standard

Si tratta di documenti progettati per fornire contenuti didattici e informativi all'utente sulle corrette procedure operative all'interno di un'organizzazione. Tali documenti copriranno le loro regole, regolamenti e linee guida per processi e situazioni. Inoltre, fornirà anche informazioni sulle procedure di escalation e sulle persone a cui rivolgersi per eventi specifici.

Manuali di istruzione

La maggior parte di noi ha familiarità con i manuali di istruzioni. Possono essere i piccoli opuscoli che riceviamo quando acquistiamo un nuovo dispositivo elettronico come uno smartphone, oppure possono essere libri spessi che riceviamo con un oggetto più grande, come un'auto. Tutti questi documenti sono scritti da scrittori tecnici. Qui, gli autori mirano a fornire informazioni su come utilizzare correttamente il dispositivo o l'attrezzatura.

Avvertenze legali

Queste sono anche chiamate clausole di copertura. Di solito sono scritti per fornire una dichiarazione di non responsabilità al lettore su ciò che un'organizzazione è e non è responsabile quando utilizza il suo prodotto o servizio. Gli scrittori tecnici dovranno spesso consultarsi con specialisti legali e sviluppatori di prodotti per capire cosa può e cosa non può essere scritto in un disclaimer legale.

I disclaimer legali hanno un ulteriore livello di complessità in base al mercato in cui viene venduto il prodotto o il servizio. Questo perché paesi diversi hanno requisiti legali diversi per le aziende per supportare e servire i propri clienti in quella regione.

Ci sono molti altri tipi. Quelli sopra menzionati sono solo alcuni esempi di scrittura tecnica per il tuo riferimento.

Come si diventa uno scrittore tecnico?

Se sei interessato a diventare uno scrittore tecnico, ci sono buone notizie. Non solo ci sono molti modi per entrare nel campo, ma c'è sempre una crescente domanda di redattori tecnici tra le aziende di tutto il mondo. Hanno bisogno del tuo aiuto per scrivere la documentazione tecnica per i loro prodotti, servizi e processi. In quella nota positiva, ecco le diverse cose che puoi fare per diventare uno scrittore tecnico:

Impara a scrivere

Anche se questo può sembrare ovvio, imparare a scrivere non implica solo mettere insieme le frasi. Dovrai imparare una varietà di argomenti secondari all'interno della scrittura, come usare voci diverse per diversi tipi di scrittura, capire come descrivere e fare riferimento alle illustrazioni in modo chiaro e altro ancora.

Conoscere le diverse fasi della scrittura

In quasi tutti i progetti di scrittura tecnica, avrai questi tre passaggi:

#1. Pianificazione

La pianificazione del progetto viene spesso avviata dal datore di lavoro o dal cliente. In questa fase vengono definiti i requisiti di base, ad esempio il tipo di documento, l'oggetto, l'obiettivo, l'ambito e il pubblico a cui rivolgersi.

Se inizialmente non viene fornito tutto, dovrai parlare con il tuo cliente o datore di lavoro e ottenere quei dettagli attraverso una conversazione. A volte potrebbero non essere sicuri di ciò che stanno cercando. In qualità di redattore tecnico, il tuo compito è anche assicurarti di essere in grado di comunicare le tue esigenze per completare il progetto.

Con domande e conversazioni adeguate, questo passaggio può farti risparmiare un sacco di tempo e fatica.

#2. Comprensione dei requisiti del pubblico

Se sei stato in grado di restringere il campo del tuo pubblico nel primo passaggio, il secondo passaggio comporta la comprensione di chi è il tuo pubblico e cosa sta cercando.

Raccogli quante più informazioni possibili sul tuo pubblico prima di iniziare a scrivere. Ad esempio, i tuoi lettori hanno competenze tecniche nel campo? Saranno in grado di comprendere termini complessi e gergo? O sono totalmente nuovi nel campo?

Inoltre, il pubblico potrebbe anche avere delle aspettative quando legge la documentazione tecnica. Cosa staranno cercando? Stanno cercando una comprensione approfondita del prodotto o sono dei profani che vogliono solo sapere come utilizzare il prodotto? Fornire ciò che il lettore vuole veramente deciderà il tuo intero processo di scrittura. Ricorda: stanno facendo domande e tu devi fornire risposte accurate.

Inoltre, uno sviluppatore alla ricerca di documentazione su un'API è completamente diverso da un cliente che ha acquistato un mobile nuovo di zecca che deve essere assemblato. Si tratta di due pubblici diversi con requisiti diversi nella loro documentazione tecnica.

#3. Scrivi per il pubblico

Dopo aver compreso le esigenze del pubblico, capire come creerai il documento per soddisfare tali esigenze. Un errore comune che gli scrittori tendono a fare è creare un documento che può essere accolto molto bene da altri scrittori ma che fornisce poco o nessun valore all'utente finale.

Quindi, prima di iniziare a digitare sulla tastiera, poniti queste domande:

• Il documento è facilmente accessibile al pubblico per cui sto scrivendo?
• Il documento è di facile comprensione dal punto di vista del pubblico?
• In che modo il lettore utilizzerà questo documento?
• Questo documento è facile da navigare?
• Il documento è troppo complesso per il mio lettore?
• Il documento è troppo semplice per il mio lettore?

Sviluppa abilità di scrittura tecnica

Qualunque sia il campo per cui scegli di scrivere, il campo richiederà un certo livello di competenza tecnica. Non puoi scrivere documentazione software senza sapere cosa sono sintassi, API e linguaggi di programmazione. Se vuoi scrivere un documento sul C++, dovresti almeno sapere come funziona il C++. Se riesci a programmare con esso, è ancora meglio.

Fai molte ricerche

Questo non è solo per imparare come scrivere il tuo prossimo incarico di scrittura tecnica. Vuoi rimanere al passo con ciò che sta accadendo nel tuo campo in modo da poter spiegare meglio termini e concetti al tuo utente. Se il tuo pubblico è composto da programmatori di software avanzati, dovrai rimanere al loro livello per assicurarti che i tuoi contenuti siano utili per loro.

Con tutte queste capacità di scrittura tecnica, sarai pronto ad assumere il ruolo di scrittore tecnico, sia che tu lo faccia a tempo pieno o intraprendendo progetti freelance di scrittura tecnica. Ma è importante ricordare che essere preparati come redattori tecnici è un'esperienza continua.

Ruoli di un redattore tecnico

La scrittura è una parte dell'essere uno scrittore tecnico, anche se è un ruolo importante. Se vuoi diventare uno scrittore tecnico completo in grado di affrontare qualsiasi progetto, è importante comprendere tutti i ruoli che dovrai ricoprire quando accetti un lavoro di scrittura tecnica.

Scrittura, modifica e correzione di documenti

Ovviamente, come scrittore, dovrai sapere come scrivere documentazione tecnica. Come accennato in precedenza, questo può includere una varietà di documentazione, dai manuali dell'utente alle note legali. Inoltre, gli scrittori tecnici devono anche modificare e correggere le bozze dei documenti per garantirne l'accuratezza e la leggibilità. Se lavori con altri scrittori tecnici del tuo team, controllerai la scrittura dell'altro per assicurarti che soddisfi gli standard di qualità e fornisca le informazioni richieste al pubblico.

Coordinarsi con le parti interessate del progetto

Ogni progetto avrà sviluppatori, ingegneri, manager, clienti e altre parti interessate. Il tuo lavoro includerà anche il coordinamento e la comunicazione con loro su ciò che il documento richiederà, chi raggiungerà e cosa dovrebbe contenere.

Dovrai anche capire quale tipo di budget è disponibile per progetti particolari e allocare di conseguenza tempo, risorse e sforzi. Se non ci sono risorse o tempo sufficienti per completare un determinato progetto, ti verrà richiesto di assicurarti di essere in grado di proteggere tali risorse da project manager e leader.

Lavorare con il software sperimentale per fornire la documentazione

Se stai scrivendo per un software che ha regolari aggiornamenti di rilascio, dovrai comprendere le funzioni e le caratteristiche del software sperimentale per istruire gli utenti su cosa conterrà ogni aggiornamento. Ciò può includere note sulla patch, correzioni di bug, ecc. Di solito, le note sulla patch e le correzioni di bug sono molto più brevi della documentazione tecnica tradizionale, ma il loro programma di rilascio è più frequente.

Valutare e raccomandare standard e linee guida

In qualità di redattore tecnico, aderirai a determinate linee guida e standard in base al progetto o all'organizzazione per cui lavori. Queste linee guida e standard dovranno essere aggiornati e modificati in diverse occasioni. Processi e prodotti cambieranno, quindi gli standard e le linee guida dovranno essere rivisti e monitorati occasionalmente per garantire che soddisfino le esigenze del pubblico, del prodotto/servizio e dell'organizzazione.

Competenze necessarie per la scrittura tecnica

Se stai cercando di rendere questa la tua professione preferita, tieni presente che ci sono più abilità richieste oltre alla scrittura. I grandi scrittori tecnici possiedono una varietà di abilità per garantire che siano in grado di creare un'ottima documentazione tecnica. Ecco le diverse competenze necessarie per la scrittura tecnica:

#1. Capacità di scrittura

Questo è un dato di fatto. Gli scrittori tecnici devono avere abilità linguistiche impeccabili e una profonda comprensione della grammatica, del tono e del vocabolario per rendere i loro documenti facili da capire per il pubblico.

#2. Ricerca

Gli scrittori tecnici devono sapere come immergersi in profondità in un argomento e trovare informazioni che altrimenti sarebbero difficili da trovare. I lettori vogliono conoscere l'intero quadro quando leggono la tua documentazione, e sta a te fare il lavoro pesante.

#3. Lavoro di squadra

Spesso ti ritroverai a far parte di un team, lavorando a fianco di altri scrittori tecnici, ingegneri, responsabili di team, manager ed esperti legali. Dovrai imparare a lavorare efficacemente con il team per essere un ottimo scrittore tecnico.

#4. Unica fonte

L'approvvigionamento singolo consente di produrre più documenti utilizzando lo stesso documento di origine. Questo è fantastico quando hai un'attività che richiede di creare più guide per l'utente per diversi tipi di pubblico ma con lo stesso documento di origine.

Un pubblico può essere un utente esperto, mentre un altro potrebbe essere un laico completo. Qui, fare riferimento a un singolo documento e creare più documenti per ciascun pubblico può aiutarti a gestire il tuo tempo e le tue risorse in modo efficace.

#5. Essere sistematici

Anche la scrittura tecnica, pur essendo completa, non dovrebbe perdere in leggibilità. Un documento tecnico ben studiato è inutile se non è strutturato e presentato correttamente. Il lettore farà fatica a navigare nel documento, diventando un lavoro ingrato per il lettore da capire. Essere sistematici e organizzati nella tua scrittura ti aiuterà a completare i tuoi progetti più velocemente, assicurandoti anche che il pubblico possa trarre valore dal tuo lavoro in modo chiaro ed efficace.

#6. Competenze di web design

Nel mondo connesso di oggi, la maggior parte della documentazione viene raramente messa su carta per essere consumata. Anche se questo è facoltativo, l'apprendimento delle competenze di web design e sviluppo può essere utile per rendere la documentazione di facile accesso su un sito Web per gli utenti online che cercano istruzioni e informazioni.

Avvolgendo

Sia che tu stia pianificando di intraprendere un lavoro freelance di scrittura tecnica o di lavorare a tempo pieno nel campo, dovrai comprendere e padroneggiare tutto quanto sopra menzionato. Un lavoro di scrittura tecnica può essere incredibilmente gratificante se fatto bene, poiché fornisci informazioni chiare e facilmente comprensibili a migliaia, se non milioni di persone.

Ma allo stesso tempo, da quello che hai visto con gli esempi precedenti, è anche una professione incredibilmente impegnativa che richiede di rimanere al passo con le ultime tendenze, mercati, innovazioni e altro per ogni campo in cui prevedi di inserire i tuoi servizi .

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