Scalenut становится лидером G2 Fall 2022 в категории «Создание контента»

Есть группа людей, которые думают, что статьи, написанные учеными, врачами, программистами и инженерами, представляют собой технические работы.

Другая группа считает, что техническое письмо — это только написание руководств пользователя.

Оба они не могут быть более неправильными.

Но их предубеждение вполне объяснимо. Для обычного человека это профессионалы (врачи, ученые, инженеры и т. д.), которых на их языке можно назвать «техническими». Они предполагают, что технические документы и тезисы, написанные этими так называемыми «технарями», и есть суть технического письма.

Точно так же руководства пользователя — это документы, с которыми сталкивается большинство из нас при понимании технических вещей (оборудования и продуктов, которые мы используем). Так что это ответ на второе предубеждение.

Но правда в том, что большинство людей не понимают, что техническое письмо — это написание контента для обычных людей, таких как мы. Фактически, многие технические статьи пишутся только после полного понимания того, что на самом деле ищут читатели.

Это руководство было тщательно разработано, чтобы дать вам глубокое понимание того, что такое техническое письмо, чем оно отличается от обычного написания контента, а также шаги, которые необходимо выполнить, чтобы стать техническим писателем.

Что такое техническое письмо?

Вот как несколько лет назад определяли техническое письмо:

«Практика записи процессов, руководств пользователя для программного обеспечения и инструкций для оборудования».

В прошлом техническое написание действительно ограничивалось только руководствами пользователя. Однако в современном мире техническое письмо стало общим термином, охватывающим гораздо больше определений.

Сегодня техническое письмо определяется как:

«Документация технических процессов практически в любой сфере. Это включает в себя отчеты, сводки, инструкции и многое другое».

Это может быть широкий спектр областей, таких как инженерия, информационные технологии, биотехнологии, финансы и т. д.

Короче говоря, если вы работаете в какой-либо технической области, кто-то пишет техническую документацию для вас и вашего продукта или услуги.

Какова цель технического письма?

Технические писатели могут ожидать, что их роли и обязанности изменятся в зависимости от отрасли и компании, с которой они работают. Однако большинство технических писателей будут работать с несколькими командами. Они являются мостом, соединяющим технический персонал с менее техническими сотрудниками и клиентами. Как технический писатель, вы обязаны точно передать то, что технический персонал хочет донести до читателей, на языке, который они понимают.

Рассмотрим простой пример. Ваша компания разработала новый инструмент для увеличения продаж. Существует несколько функций для запуска, приостановки и планирования электронных писем конечным клиентам. Типичный пользователь должен будет узнать обо всех этих функциях, чтобы в полной мере использовать приложение. Теперь вы можете либо позволить пользователю самостоятельно изучить функции, либо предоставить документ, в котором объясняется, что представляет собой каждая функция и как ее использовать, чтобы упростить их жизнь.

Для пользователей, не разбирающихся в технологиях, это будет благом. Без этого документа понимание и навигация по приложению могут быть для них довольно пугающими. Они могут упустить функции, которые могли бы улучшить их работу, или даже неправильно использовать определенные функции.

Таким образом, конечной целью технического письма является избежание всех этих ловушек и обеспечение того, чтобы информация сообщалась ясно и просто.

В чем разница между техническим письмом и другими формами письма?

В предыдущем разделе мы указывали, что основная идея технического письма состоит в том, чтобы передавать информацию в понятной форме. Но вам может быть интересно, относится ли это к любым другим формам письма. В конце концов, любая статья предназначена для того, чтобы донести до пользователя какую-то информацию на понятном читателю языке. Что ж, сходство начинается и заканчивается на этом. Вот основные различия между техническим письмом и другими формами письма:

Зона фокусировки

Технический документ фокусируется только на соответствующих темах. Например, руководство пользователя просто фокусируется на функциях продукта. Тем не менее, другие формы письма могут придать гораздо больше тем и креативности контенту. Например, в блоге по электронному обучению можно рассказывать о советах по лучшему проведению занятий, а также о ориентировочной стоимости открытия собственной академии электронного обучения.

Целевое назначение

Несмотря на то, что другие формы письма передают информацию, целью этого контента обычно является развлечение для маркетинга. С другой стороны, технический контент ориентирован только на улучшение пользовательского опыта. Он дает информацию, предоставляет инструкции и предлагает объяснения по теме, применению или оборудованию, и это все.

Тон контента

Части нетехнического контента обычно написаны в субъективном тоне, где мнения и анекдоты используются, чтобы сделать контент более интересным. С другой стороны, техническое письмо всегда носит объективный характер. В данных инструкциях не может быть никаких мнений или какой-либо путаницы.

Формат

Общее письмо может принимать различные формы. Например, существует множество форматов ведения блога, чтобы сделать его интересным и забавным для читателя. Но это не относится к техническому письму. В технической письменной форме всегда есть установленная структура, которой нужно следовать. Это гарантирует, что доставляемая информация будет по существу, и конечные пользователи смогут сразу же приступить к работе с продуктом.

Стиль письма

Еще одним ключевым отличием общего письма от технического письма является голос. В нетехнических материалах авторы часто используют формат от первого лица и неформальный тон, чтобы контент казался разговорным и увлекательным.

В технической письменной форме, чтобы упростить задачу для читателя, содержание всегда пишется в формате от третьего лица. Это также сверхформально, чтобы не оставлять места для различных интерпретаций предоставленного контента.

Запас слов

Еще одно важное различие между ними заключается в используемой лексике. В обычном написании контента используемая лексика часто носит вызывающий воспоминания характер, чтобы вдохновить читателя на действие или эмоцию.

В техническом письме лексика узкоспециализирована и зависит от типа продукта. Вы увидите специальные термины, используемые в содержании, чтобы дать читателю точные инструкции или пояснения, просто чтобы помочь им.

Аудитория

Конечно, аудитория также сильно различается между ними. В технической литературе аудитория всегда специализирована и знает свое дело. Это люди, которые будут покупать ваш продукт или услугу. Это также могут быть бизнес-аналитики или менеджеры по продуктам, которым нужна информация о программе или услуге, чтобы лучше их использовать. Здесь технические писатели обнаружат, что их цель — обеспечить своевременное получение необходимой информации всеми заинтересованными сторонами. На писателей не оказывается давление, чтобы привлечь больше людей, чтобы прочитать его.

В другой форме письма аудитория намного более обобщена. Могут быть большие различия в их возрастной группе, профессии и т. д. Короче говоря, нет определенного набора людей, на которых рассчитано письмо. Писатель также должен сосредоточиться на том, чтобы контент транслировался гораздо большему количеству людей (которые заинтересованы в теме).

Примеры технического письма

Вот самые популярные примеры технического письма или типы контента, которые вы найдете написанными техническими писателями:

Стандартные операционные процедуры

Это документы, предназначенные для предоставления пользователю инструкций и информации о надлежащих рабочих процедурах в организации. Такие документы будут охватывать их правила, положения и рекомендации для процессов и ситуаций. Кроме того, он также предоставит информацию о процедурах эскалации и людях, к которым можно обратиться в конкретных случаях.

Инструкции по эксплуатации

Большинство из нас знакомы с инструкциями по эксплуатации. Это могут быть небольшие буклеты, которые мы получаем, когда покупаем новое электронное устройство, такое как смартфон, или это могут быть толстые книги, которые мы получаем вместе с более крупным товаром, например автомобилем. Все эти документы написаны техническими писателями. Здесь авторы стремятся предоставить информацию о том, как правильно использовать устройство или оборудование.

Правовые оговорки

Их также называют оговорками о хеджировании. Обычно они написаны, чтобы предоставить читателю заявление об отказе от ответственности в отношении того, за что организация отвечает и за что не несет ответственности при использовании своего продукта или услуги. Техническим писателям часто приходится консультироваться со специалистами по правовым вопросам и разработчиками продуктов, чтобы понять, что можно и что нельзя указывать в заявлении об отказе от ответственности.

Юридические заявления об отказе от ответственности имеют дополнительный уровень сложности в зависимости от рынка, на котором продается продукт или услуга. Это связано с тем, что в разных странах действуют разные юридические требования к компаниям по поддержке и обслуживанию своих клиентов в этом регионе.

Есть много других типов. Упомянутые выше — это всего лишь несколько примеров технического письма для справки.

Как стать техническим писателем?

Если вы хотите стать техническим писателем, у нас есть хорошие новости. Мало того, что есть много способов выйти на поле, но всегда есть растущий спрос на технических писателей среди компаний по всему миру. Им нужна ваша помощь в написании технической документации для их продуктов, услуг и процессов. На этой позитивной ноте, вот несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы стать техническим писателем:

Научиться писать

Хотя это может показаться очевидным, обучение письму заключается не только в составлении предложений. Вам нужно будет изучить различные подтемы в письменной форме, такие как использование разных голосов для разных типов письма, понимание того, как четко описывать иллюстрации и ссылаться на них, и многое другое.

Знайте различные этапы написания

Почти в любом проекте технического письма у вас будут эти три шага:

№1. Планирование

Планирование проекта часто инициируется вашим работодателем или клиентом. На этом этапе определяются основные требования, такие как тип документа, предмет, цель, объем и целевая аудитория.

Если все не предусмотрено изначально, вам нужно поговорить с вашим клиентом или работодателем и получить эти детали в ходе разговора. Иногда они могут быть не уверены в том, что ищут. Как технический писатель, ваша работа также заключается в том, чтобы убедиться, что вы можете сообщить о своих потребностях для завершения проекта.

При правильном опросе и беседах этот шаг может сэкономить вам много времени и усилий.

№ 2. Понимание требований аудитории

Если вы смогли сузить круг своей аудитории на первом этапе, то на втором этапе необходимо понять, кто ваша аудитория и что она ищет.

Соберите как можно больше информации о вашей аудитории, прежде чем начать писать. Например, есть ли у ваших читателей технические знания в этой области? Смогут ли они понять сложные термины и жаргон? Или они совсем новички в этой области?

Кроме того, у аудитории могут быть определенные ожидания при чтении технической документации. Что они будут искать? Они ищут глубокое понимание продукта, или они просто непрофессионалы, желающие знать, как использовать продукт? Предоставление того, что действительно хочет читатель, определит весь ваш писательский процесс. Помните — они задают вопросы, и вы должны дать точные ответы.

Кроме того, разработчик, ищущий документацию по API, полностью отличается от клиента, который приобрел совершенно новый предмет мебели, который нужно собрать. Это две разные аудитории с разными требованиями к своей технической документации.

№3. Пишите для аудитории

Поняв потребности аудитории, подумайте, как вы собираетесь создавать документ для удовлетворения этих потребностей. Распространенной ошибкой, которую склонны совершать авторы, является создание документа, который может быть очень хорошо воспринят другими авторами, но практически не представляет ценности для конечного пользователя.

Итак, прежде чем вы начнете печатать на клавиатуре, задайте себе эти вопросы:

• Доступен ли документ для аудитории, для которой я пишу?
• Легко ли понять документ с точки зрения аудитории?
• Как читатель собирается использовать этот документ?
• Легко ли ориентироваться в этом документе?
• Является ли документ слишком сложным для моего читателя?
• Документ слишком прост для моего читателя?

Развивайте навыки технического письма

В какой бы области вы ни решили писать, эта область потребует определенного уровня технических знаний. Вы не можете писать документацию по программному обеспечению, не зная, что такое синтаксис, API и языки программирования. Если вы хотите написать документ о C++, вы должны хотя бы знать, как работает C++. Если вы можете кодировать с ним, это еще лучше.

Проведите множество исследований

Это нужно не только для того, чтобы узнать, как написать следующее задание по техническому письму. Вы хотите быть в курсе того, что происходит в вашей области, чтобы вы могли лучше объяснять термины и концепции своим пользователям. Если ваша аудитория состоит из продвинутых программистов, вам нужно оставаться на их уровне, чтобы ваш контент был для них полезен.

Обладая всеми этими навыками технического письма, вы будете готовы взять на себя роль технического писателя, собираетесь ли вы заниматься этим полный рабочий день или заниматься внештатными проектами по техническому письму. Но важно помнить, что подготовка технического писателя — это непрерывный опыт.

Роли технического писателя

Писательство — это часть работы технического писателя, даже если это основная роль. Если вы хотите стать полноценным техническим писателем, который может взяться за любой проект, важно понимать все роли, которые вам предстоит выполнять, приступая к работе по техническому письму.

Написание, редактирование и корректура документов

Конечно, как писатель, вы должны знать, как писать техническую документацию. Как упоминалось выше, это может включать в себя различную документацию, от руководств пользователя до юридических заявлений об отказе от ответственности. Кроме того, ожидается, что технические писатели будут редактировать и корректировать документы, чтобы обеспечить их точность и удобочитаемость. Если вы работаете с другими техническими писателями в вашей команде, вы будете проверять тексты друг друга, чтобы убедиться, что они соответствуют стандартам качества и предоставляют аудитории необходимую информацию.

Координация с заинтересованными сторонами проекта

В каждом проекте будут разработчики, инженеры, менеджеры, клиенты и другие заинтересованные стороны. Ваша работа также будет включать в себя координацию и общение с ними о том, что потребуется для документа, кому он будет адресован и что он должен содержать.

Вам также необходимо будет понять, какой бюджет доступен для конкретных проектов, и соответствующим образом распределить свое время, ресурсы и усилия. Если для завершения определенного проекта недостаточно ресурсов или времени, вам необходимо убедиться, что вы можете получить эти ресурсы от руководителей и руководителей проектов.

Работа с экспериментальным программным обеспечением для предоставления документации

Если вы пишете для программного обеспечения, выпускаемого регулярно, вам необходимо понимать функции и возможности экспериментального программного обеспечения, чтобы информировать пользователей о том, что будет содержать каждое обновление. Это может включать примечания к исправлениям, исправления ошибок и т. д. Обычно примечания к исправлениям и исправлениям ошибок намного короче, чем традиционная техническая документация, но график их выпуска более частый.

Оценить и рекомендовать стандарты и рекомендации

Как технический писатель, вы будете придерживаться определенных рекомендаций и стандартов, основанных на проекте или организации, в которой вы работаете. Эти руководящие принципы и стандарты необходимо будет обновлять и изменять в различных случаях. Процессы и продукты будут меняться, поэтому стандарты и рекомендации необходимо время от времени пересматривать и контролировать, чтобы убедиться, что они отвечают потребностям аудитории, продукта/услуги и организации.

Навыки, необходимые для технического письма

Если вы хотите сделать эту профессию своей любимой, поймите, что требуется больше навыков, чем умение писать. Великие технические писатели обладают разнообразными навыками, позволяющими им создавать отличную техническую документацию. Вот различные навыки, необходимые для технического письма:

№1. Навыки письма

Это данность. Технические писатели должны иметь безупречные языковые навыки и глубокое понимание грамматики, тона и лексики, чтобы их документы были понятны аудитории.

№ 2. Исследовательская работа

Технические писатели должны знать, как глубоко погрузиться в предмет и найти информацию, которую в противном случае было бы трудно найти. Читатели хотят знать полную картину, когда они читают вашу документацию, и вы должны сделать тяжелую работу.

№3. Командная работа

Часто вы оказываетесь частью команды, работая вместе с другими техническими писателями, инженерами, руководителями групп, менеджерами и юристами. Вам нужно научиться эффективно работать с командой, чтобы стать отличным техническим писателем.

№ 4. Единый источник

Единый источник позволяет создавать несколько документов, используя один и тот же исходный документ. Это удобно, когда у вас есть задача, требующая создания нескольких руководств пользователя для разных аудиторий, но с одним и тем же исходным документом.

Одна аудитория может быть опытным пользователем, а другая может быть полным непрофессионалом. Здесь ссылка на один документ и создание нескольких документов для каждой аудитории может помочь вам эффективно управлять своим временем и ресурсами.

№ 5. Быть систематическим

Техническое письмо, хотя и тщательное, не должно уступать в удобочитаемости. Хорошо проработанный технический документ бесполезен, если он не структурирован и не представлен должным образом. Читатель будет изо всех сил пытаться ориентироваться в документе, что станет рутиной для читателя, чтобы понять. Систематичность и организованность в написании помогут вам быстрее завершать проекты, а также гарантируют, что аудитория сможет четко и эффективно извлечь пользу из вашей работы.

№ 6. Навыки веб-дизайна

В современном подключенном мире большая часть документации редко переносится на бумагу для использования. Хотя это необязательно, изучение веб-дизайна и навыков разработки может быть полезным, чтобы упростить доступ к вашей документации на веб-сайте для онлайн-пользователей, которые ищут инструкции и информацию.

Подведение итогов

Планируете ли вы заняться техническим письмом внештатно или планируете работать полный рабочий день в этой области, вам необходимо понять и освоить все, что упоминалось выше. Работа по техническому письму может быть невероятно полезной, если все сделано правильно, поскольку вы предоставляете четкую и легко понятную информацию тысячам, если не миллионам людей.

Но в то же время, судя по приведенным выше примерам, это также невероятно требовательная профессия, требующая от вас быть в курсе последних тенденций, рынков, инноваций и многого другого в каждой области, в которой вы планируете предоставлять свои услуги. .

Если вам нужен технический контент и вам нужна профессиональная услуга по составлению фантастического руководства пользователя, подкрепленного гарантией качества на основе искусственного интеллекта, у Scalenut есть все, что вам нужно. Свяжитесь с нами с вашими требованиями сейчас.