Scalenut 成為 2022 年 G2 秋季領導者 - 內容創作類別

有一部分人認為科學家、醫生、計算機程序員和工程師撰寫的文章構成技術寫作。

另一組認為技術寫作只是關於編寫用戶手冊。

他們兩個都錯了。

但他們的偏見是可以理解的。 對於普通人來說，這些是可以用他們的語言稱為“技術”的專業人士（醫生、科學家、工程師等）。 他們認為這些所謂的“技術”人員撰寫的白皮書和論文就是技術寫作的全部內容。

同樣，用戶手冊是我們大多數人在理解技術資料（我們使用的設備和產品）時接觸到的文件。 所以這回答了第二個偏見。

但事實是大多數人並沒有意識到技術寫作就是為像我們這樣的普通人寫內容。 事實上，許多技術文章都是在首先徹底了解讀者實際尋找的內容之後才寫的。

本指南經過精心設計，旨在讓您深入了解什麼是技術寫作，它與常規內容寫作有何不同，以及成為技術作家需要遵循的步驟。

什麼是技術寫作？

幾年前，技術寫作是這樣定義的——

“記下流程、軟件用戶手冊和設備說明的做法。”

過去，技術寫作確實僅限於用戶手冊。 然而，在現代世界中，技術寫作已成為包含更多定義的總稱。

今天，技術寫作被定義為——

“幾乎所有領域的技術流程文檔。 它涉及報告、簡報、指示等。”

它可能涉及廣泛的領域，例如工程、信息技術、生物技術、金融等。

簡而言之，如果您在任何技術領域工作，就會有人為您和您的產品或服務編寫技術文檔。

技術寫作的目的是什麼？

技術作家可以期望他們的角色和職責會根據他們所工作的行業和公司而改變。 然而，大多數技術作家將與多個團隊合作。 他們是連接技術人員與技術水平較低的員工和客戶的橋樑。 作為一名技術作家，你有責任用他們理解的語言準確地傳達技術人員想要傳達給讀者的信息。

讓我們考慮一個簡單的例子。 貴公司提出了一種新的銷售推廣工具。 有多種功能可以啟動、暫停和安排發送給最終客戶的電子郵件。 典型用戶需要了解所有這些功能才能充分利用該應用程序。 現在，您既可以讓用戶自己發現這些功能，也可以提供一份文檔來解釋每個功能是什麼以及如何使用它來簡化他們的生活。

對於不懂技術的用戶來說，這將是一個福音。 如果沒有此文檔，理解和導航應用程序對他們來說可能會非常令人生畏。 他們可能會錯過可以改善他們體驗的功能，甚至不正確地使用某些功能。

總而言之，技術寫作的最終目的是避免所有這些陷阱，並確保信息的傳達清晰、簡單。

技術寫作和其他形式的寫作有什麼區別？

在上一節中，我們引用過技術寫作背後的核心思想是以清晰的方式傳達信息。 但您可能想知道是否其他任何形式的寫作都是如此。 畢竟，任何文章都是為了用讀者可以理解的語言向用戶傳遞一些信息。 好吧，相似之處就此開始和結束。 以下是技術寫作與其他寫作形式的主要區別——

重點地區

技術文件只關注相關主題。 例如，用戶手冊只關注產品的功能。 然而，其他形式的寫作可以為內容注入更多的主題和創造力。 例如，關於電子學習的博客可以討論更好地開展課程的技巧，以及開辦您自己的電子學習學院的估計成本。

預期目的

即使其他形式的寫作傳遞信息，該內容片段的目的通常是為了娛樂和營銷。 另一方面，技術內容只專注於提升用戶體驗。 它提供信息，提供說明，並提供有關主題、應用程序或設備的解釋，僅此而已。

內容基調

非技術內容通常以主觀的語氣編寫，其中使用觀點和軼事使內容更有趣。 另一方面，技術寫作本質上總是客觀的。 給出的說明中不能有任何意見或任何形式的混淆。

格式

一般寫作可以採用多種形式。 例如，有許多格式可以用來寫博客，以使其對讀者來說有趣和有趣。 但技術寫作並非如此。 在技​​術寫作中，總是有一個固定的結構可以遵循。 這確保了傳遞的信息切中要害，最終用戶可以立即開始使用該產品。

寫作風格

一般寫作和技術寫作之間的另一個關鍵區別是聲音。 在非技術內容作品中，作者經常使用第一人稱格式和非正式語氣來使內容具有對話性和吸引力。

在技​​術寫作中，為了方便讀者閱讀，內容總是以第三人稱的形式書寫。 它也是超級正式的，以至於不允許對所提供內容的各種解釋留出任何空間。

詞彙

兩者之間的另一個主要區別是使用的詞彙。 在通常的內容寫作中，所使用的詞彙通常具有喚起性，以激發讀者的行動或情感。

在技​​術寫作中，詞彙是高度專業化的，並且取決於產品的類型。 您會看到內容中使用專門術語來向讀者提供準確的說明或解釋，只是為了幫助他們。

觀眾

當然，兩者的受眾也大不相同。 在技​​術寫作中，讀者總是專業的並且了解他們的東西。 他們是會購買您的產品或服務的人。 他們也可能是需要有關程序或服務的信息以更好地利用它的業務分析師或產品經理。 在這裡，技術作家會發現他們的目標是確保所有必要的涉眾都能及時獲得所需的信息。 作家們沒有壓力去吸引更多人閱讀它。

在另一種寫作形式中，受眾更為普遍。 他們的年齡段、職業等可能存在很大差異。簡而言之，沒有特定的寫作對象。 作者還必須關注向更多人（對該主題感興趣的人）廣播的內容。

技術寫作範例

以下是最流行的技術寫作示例或技術作家撰寫的內容類型 -

標準作業程序

這些文檔旨在為用戶提供有關組織內正確操作程序的指導和信息內容。 此類文件將涵蓋其流程和情況的規則、條例和指南。 此外，它還將提供有關升級程序的信息以及針對特定事件需要聯繫的人員。

使用說明書

我們大多數人都熟悉使用說明書。 它們可以是我們購買新電子設備（如智能手機）時獲得的小冊子，也可以是我們隨較大物品（如汽車）收到的厚書。 所有這些文檔都是由技術作家編寫的。 在這裡，作者旨在提供有關如何正確使用設備或設備的信息。

法律免責聲明

這些也稱為對沖條款。 它們通常是為了向讀者提供免責聲明，說明組織在使用其產品或服務時對什麼負責和不負責。 技術作家通常需要諮詢法律專家和產品開發人員，以了解可以和不能寫入法律免責聲明的內容。

根據銷售產品或服務的市場，法律免責聲明的複雜性更高。這是因為不同的國家/地區對公司在該地區支持和服務其客戶有不同的法律要求。

還有很多其他類型。 上面說的只是幾個技術寫作的例子，供大家參考。

你如何成為一名技術作家？

如果您有興趣成為一名技術作家，那麼有個好消息。 不僅進入該領域的方法有很多，而且世界各地的公司對技術作家的需求一直在增長。 他們需要您的幫助來為其產品、服務和流程編寫技術文檔。 從積極的角度來看，您可以通過以下不同的方式成為一名技術作家 -

學習寫作

雖然這聽起來很明顯，但學習寫作並不僅僅涉及將句子串在一起。 您需要學習寫作中的各種子主題，例如針對不同類型的寫作使用不同的聲音，了解如何清楚地描述和引用插圖等等。

了解寫作的不同階段

在幾乎任何技術寫作項目中，你都會有這三個步驟——

#1。 規劃

項目規劃通常由您的雇主或客戶發起。 在此步驟中，定義了基本要求，例如文件類型、主題、目標、範圍和目標受眾。

如果最初沒有提供所有內容，您需要與您的客戶或雇主交談並通過對話獲取這些詳細信息。 有時他們可能不確定自己在尋找什麼。 作為一名技術作家，您的工作還包括確保您能夠傳達完成項目的需求。

通過適當的提問和對話，這一步可以為您節省大量時間和精力。

#2。 了解觀眾需求

如果您能夠在第一步中縮小您的受眾範圍，那麼第二步就需要了解您的受眾是誰以及他們在尋找什麼。

在開始寫作之前，盡可能多地收集有關讀者的信息。 例如，您的讀者是否具有該領域的技術專長？ 他們能理解複雜的術語和行話嗎？ 或者他們是這個領域的新手？

此外，觀眾在閱讀技術文檔時可能也會有一些期望。 他們會尋找什麼？ 他們是想深入了解產品，還是外行只想知道如何使用產品？ 提供讀者真正想要的東西將決定你的整個寫作過程。 請記住 - 他們是在問問題，您需要提供準確的答案。

此外，尋找 API 文檔的開發人員與購買需要組裝的全新家具的客戶完全不同。 這是兩個不同的受眾，他們在技術文檔中有不同的要求。

#3。 為觀眾寫作

了解受眾的需求後，了解您將如何創建文檔來滿足這些需求。 作者往往會犯的一個常見錯誤是創建的文檔可以被其他作者很好地接受，但對最終用戶幾乎沒有價值。

所以在你開始在鍵盤上打字之前，問問自己這些問題——

• 我為之寫作的讀者是否可以輕鬆訪問該文檔？
• 從觀眾的角度來看，該文件是否易於理解？
• 讀者將如何使用這份文件？
• 該文檔是否易於瀏覽？
• 文檔對我的讀者來說太複雜了嗎？
• 文檔對我的讀者來說太簡單了嗎？

培養技術寫作技巧

無論您選擇為哪個領域寫作，該領域都將涉及一定程度的技術專長。 如果不知道什麼是語法、API 和編程語言，就無法編寫軟件文檔。 如果你想寫一篇關於 C++ 的文檔，你至少應該知道 C++ 是如何工作的。 如果你能用它編碼，那就更好了。

做大量研究

這不僅僅是為了了解如何編寫下一個技術寫作作業。 您希望及時了解您所在領域的動態，以便更好地向用戶解釋術語和概念。 如果您的聽眾由高級軟件程序員組成，那麼您需要保持在他們的水平上以確保您的內容對他們有用。

有了所有這些技術寫作技巧，您就可以擔任技術作家的角色，無論您是全職還是從事技術寫作自由項目。 但重要的是要記住，準備成為一名技術作家是一種持續不斷的經歷。

技術作家的角色

寫作是成為技術作家的一部分，即使它是一個主要角色。 如果你想成為一個可以承擔任何項目的完全充實的技術作家，了解在從事技術寫作工作時你將扮演的所有角色是很重要的。

撰寫、編輯和校對文檔

當然，作為一名作家，您應該知道如何編寫技術文檔。 如上所述，這可以包括各種文檔，從用戶手冊到法律免責聲明。 此外，技術作家還需要編輯和校對文檔以確保其準確性和可讀性。 如果您與團隊中的其他技術作家一起工作，您將檢查彼此的作品以確保其符合質量標準並向觀眾提供所需的信息。

與項目利益相關者協調

每個項目都會有開發人員、工程師、經理、客戶和其他利益相關者。 您的工作還包括與他們協調和溝通文件的要求、文件的收件人以及文件應包含的內容。

您還需要了解特定項目可用的預算類型，並相應地分配您的時間、資源和精力。 如果沒有足夠的資源或時間來完成某個項目，您將需要確保能夠從項目經理和領導那裡獲得這些資源。

使用實驗軟件提供文檔

如果您正在為具有定期發布更新的軟件編寫代碼，您將需要了解實驗性軟件的功能和特性，以便讓用戶了解每次更新將包含的內容。 這可以包括補丁說明、錯誤修復等。通常，補丁說明和錯誤修復比傳統技術文檔短很多，但它們的發佈時間表更頻繁。

評估和推薦標準和指南

作為一名技術作家，您將根據您所工作的項目或組織遵守某些準則和標準。 這些指南和標準需要在不同的場合進行更新和更改。 流程和產品會發生變化，因此需要不時審查和監控標準和指南，以確保它們滿足受眾、產品/服務和組織的需求。

技術寫作所需的技能

如果您希望將此作為您的職業選擇，請了解需要比寫作更多的技能。 優秀的技術作家擁有多種技能，以確保他們能夠創建出色的技術文檔。 以下是技術寫作所需的不同技能 -

#1。 寫作技能

這是給定的。 技術作家需要具備無可挑剔的語言技能和對語法、語氣和詞彙的深刻理解，才能使他們的文檔易於讀者理解。

#2。 研究

技術作家需要知道如何深入研究一個主題並找到否則很難找到的信息。 讀者在閱讀您的文檔時希望了解全貌，而繁重的工作則由您來完成。

#3。 團隊合作

通常，您會發現自己是團隊的一員，與其他技術作家、工程師、團隊負責人、經理和法律專家一起工作。 您需要學習如何與團隊有效合作，才能成為一名出色的技術作家。

#4。 單一採購

單一來源使您可以使用相同的源文檔生成多個文檔。 當您的任務要求您使用相同的源文檔為不同的受眾製作多個用戶指南時，這非常有用。

一個聽眾可以是高級用戶，而另一個聽眾可以是一個完全的外行。 在這裡，參考單個文檔並為每個受眾創建多個文檔可以幫助您有效地管理您的時間和資源。

#5。 系統化

技術寫作雖然詳盡，但也不應失去可讀性。 如果結構和呈現不當，經過充分研究的技術文檔將毫無用處。 讀者將難以瀏覽文檔，成為讀者理解的苦差事。 在你的寫作中保持系統和有條理將幫助你更快地完成你的項目，同時也確保觀眾可以清楚有效地從你的作品中獲得價值。

#6。 網頁設計技巧

在當今的互聯世界中，大多數文檔很少寫在紙上以供使用。 雖然這是可選的，但學習網頁設計和開發技能可能有助於使您的文檔易於在網站上訪問，以供在線用戶查找說明和信息。

包起來

無論您打算從事技術寫作自由職業還是計劃在該領域全職工作，您都需要了解並掌握上述所有內容。 如果做得好，技術寫作工作會帶來令人難以置信的回報，因為您正在向成千上萬甚至數百萬人提供清晰易懂的信息。

但與此同時，從您在上述示例中看到的情況來看，這也是一個要求極高的職業，需要您了解最新趨勢、市場、創新以及您計劃投入服務的每個領域的更多信息.

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