ScalenutがG2 Fall Leader 2022 - Content Creation部門に

公開: 2022-11-29

科学者、医師、コンピュータープログラマー、およびエンジニアによって書かれた記事がテクニカルライティングであると考える人々の派閥があります。

別のグループは、テクニカルライティングはユーザーマニュアルを書くことだけだと考えています。

どちらもこれ以上間違っていることはありません。

しかし、彼らの偏見は非常に理解できます。一般の人にとって、これらは専門家 (医師、科学者、エンジニアなど) であり、彼らの言葉で「技術者」と呼ぶことができます。彼らは、これらのいわゆる「テクニカル」の人々によって書かれたホワイトペーパーと論文が、テクニカルライティングのすべてであると想定しています。

同様に、ユーザーマニュアルは、ほとんどの人が技術的なこと (使用する機器や製品) を理解するときに目にするドキュメントです。これで、2 つ目の偏見が解決されます。

しかし、実際のところ、ほとんどの人は、テクニカルライティングとは、私たちのような一般の人々のためにコンテンツを書くことであることに気づいていません。実際、多くの技術記事は、そもそも読者が実際に何を求めているのかを十分に理解した上で書かれています。

このガイドは、テクニカルライティングとは何か、通常のコンテンツライティングとの違い、およびテクニカルライターになるために必要な手順を深く理解できるように慎重に作成されています。

テクニカルライティングとは？

数年前、テクニカルライティングは次のように定義されていました。

「プロセス、ソフトウェアのユーザーマニュアル、機器の説明書を書き留める習慣」

これまで、テクニカルライティングはユーザーマニュアルに限定されていました。しかし、現代の世界では、テクニカルライティングはより多くの定義を含む包括的な用語になりました。

今日、テクニカルライティングは次のように定義されています。

「ほぼすべての分野における技術プロセスの文書化。レポート、概要、指示などが含まれます。」

エンジニアリング、情報技術、バイオテクノロジー、金融など、幅広い分野にある可能性があります。

一言で言えば、技術分野で働いている場合、誰かがあなたとあなたの製品またはサービスに関する技術文書を書いています。

テクニカルライティングの目的は何ですか?

テクニカルライターは、仕事をしている業界や会社に基づいて、役割と責任が変わることが予想されます。ただし、ほとんどのテクニカルライターは複数のチームで作業します。彼らは、技術スタッフと、技術に疎い従業員や顧客をつなぐ架け橋です。テクニカルライターとして、テクニカルスタッフが読者に伝えたいことを、読者が理解できる言語で正確に伝える責任があります。

簡単な例を考えてみましょう。あなたの会社は、新しいセールスアウトリーチツールを考案しました。エンドカスタマーへのメールを開始、一時停止、およびスケジュールするための複数の機能があります。一般的なユーザーは、アプリケーションを最大限に活用するために、これらすべての機能について学習する必要があります。これで、ユーザーが自分で機能を発見できるようにするか、各機能とその使用方法を説明したドキュメントを提供して、ユーザーの生活をよりシンプルにすることができます。

技術に詳しくないユーザーにとって、これは恩恵となるでしょう。このドキュメントがなければ、アプリケーションを理解してナビゲートすることは、彼らにとって非常に恐ろしいものになる可能性があります. エクスペリエンスを向上させる機能を見逃したり、特定の機能を不適切に使用したりする可能性さえあります。

要約すると、テクニカルライティングの最終的な目的は、これらすべての落とし穴を回避し、情報が明確かつ簡潔に伝達されるようにすることです。

テクニカルライティングと他の形式のライティングの違いは何ですか?

前のセクションで、テクニカルライティングの背後にある核となる考え方は、明快な方法で情報を伝達することであると述べました。しかし、それが他の形式の文章にも当てはまるかどうか疑問に思うかもしれません。結局のところ、どの記事も、読者が理解できる言語でユーザーに情報を提供することを目的としています。まあ、類似点はそこに始まり、そこで終わります。テクニカルライティングと他の形式のライティングとの主な違いは次のとおりです。

注目されるところ

技術文書は、関連する主題のみに焦点を当てています。たとえば、ユーザーマニュアルは製品の機能のみに焦点を当てています。ただし、他の形式の執筆は、より多くのトピックと創造性をコンテンツに吹き込むことができます. たとえば、e ラーニングに関するブログでは、授業をより適切に実施するためのヒントや、独自の e ラーニングアカデミーを開始するための推定費用について説明できます。

使用目的

他の形式の書き込みでも情報が伝えられますが、そのコンテンツの目的は通常、マーケティングのための娯楽です。一方、技術的なコンテンツは、ユーザーエクスペリエンスの向上のみに焦点を当てています。トピック、アプリケーション、または機器に関する情報を提供し、指示を与え、説明を提供します。それだけです。

コンテンツのトーン

非技術的なコンテンツは通常、主観的な口調で書かれており、コンテンツをより面白くするために意見や逸話が使用されています。一方、テクニカルライティングは常に本質的に客観的です。与えられた指示に意見や混乱はありません。

フォーマット

一般的なライティングには複数の形式があります。たとえば、ブログを書いて、読者にとって興味深く面白いものにするための多くの形式があります。しかし、テクニカルライティングはそうではありません。テクニカルライティングでは、従うべき一連の構造が常にあります。これにより、提供される情報が的確であり、エンドユーザーはすぐに製品を使い始めることができます。

文体

ジェネラルライティングとテクニカルライティングのもう 1 つの重要な違いは、音声です。技術的でないコンテンツでは、ライターは一人称形式とくだけた口調を使用して、コンテンツを会話的で魅力的に感じさせることがよくあります。

テクニカルライティングでは、読み手にわかりやすくするために、内容は常に第三者形式で書かれています。また、提供されたコンテンツのさまざまな解釈のためのスペースを許可しないように、非常に形式的です.

単語

両者のもう1つの大きな違いは、使用される語彙です。通常のコンテンツライティングでは、使用される語彙は本質的に刺激的で、読者の行動や感情を刺激することがよくあります。

テクニカルライティングでは、語彙は高度に専門化されており、製品の種類に依存しています。読者に正確な指示や説明を提供するため、または読者を助けるためだけに、コンテンツ内で専門用語が使用されていることがわかります。

観客

もちろん、聴衆も両者の間で大きく異なります。テクニカルライティングでは、聴衆は常に専門的であり、自分のことをよく知っています。彼らはあなたの製品やサービスを購入する人々です。また、プログラムやサービスをより有効に活用するために、その情報を必要とするビジネスアナリストやプロダクトマネージャーである場合もあります。ここで、テクニカルライターは、必要なすべての利害関係者が必要な情報を時間どおりに確実に入手できるようにすることが目標であることに気付くでしょう。作家は、より多くの人に読んでもらうよう圧力をかけられていません。

もう一方の書き方では、聴衆はより一般化されています。年齢層、職業などに大きな違いがある可能性があります。要するに、文章が設計されている特定の人々のセットはありません。ライターは、コンテンツがより多くの人々 (トピックに関心のある人) に放送されることに集中する必要もあります。

テクニカルライティングの例

最も一般的なテクニカルライティングの例、またはテクニカルライターによって書かれたコンテンツの種類を次に示します。

標準作業手順

これらは、組織内の適切な操作手順について、ユーザーに説明および情報コンテンツを提供するように設計されたドキュメントです。このような文書には、プロセスと状況に関するルール、規制、およびガイドラインが含まれます。さらに、エスカレーション手順と、特定の出来事について連絡を取る人に関する情報も提供します。

取扱説明書

私たちのほとんどは取扱説明書に精通しています。スマートフォンなどの新しい電子機器を購入したときに入手する小さな小冊子の場合もあれば、車などの大きなアイテムと一緒に受け取った分厚い本である場合もあります。これらのドキュメントはすべて、テクニカルライターによって書かれています。ここで、ライターは、デバイスまたは機器を適切に使用する方法に関する情報を提供することを目指しています.

免責事項

これらはヘッジ条項とも呼ばれます。それらは通常、組織がその製品またはサービスを使用する際に責任を負うものと責任を負わないものについて、読者に免責事項を提供するために書かれています. テクニカルライターは、法律の専門家や製品開発者に相談して、法的免責事項に記載できる内容とできない内容を理解する必要があります。

法的免責事項は、製品またはサービスが販売されている市場に基づいて、さらに複雑なレベルになります。これは、国によって、企業がその地域の顧客をサポートおよびサービスするための法的要件が異なるためです。

他にもたくさんの種類があります。上記の例は、参照用のテクニカルライティングの例のほんの一部です。

テクニカルライターになるにはどうすればよいですか?

テクニカルライターになることに興味がある方に朗報です。この分野に参入する方法がたくさんあるだけでなく、世界中の企業の間でテクニカルライターの需要が常に高まっています。彼らは、製品、サービス、およびプロセスに関する技術文書を作成するためにあなたの助けを必要としています。その前向きな点として、テクニカルライターになるためにできるさまざまなことを次に示します。

書くことを学ぶ

これは当たり前のように聞こえるかもしれませんが、書くことを学ぶことは単に文章をつなぎ合わせることだけではありません。さまざまな種類の文章にさまざまな声を使用したり、イラストを明確に説明および参照する方法を理解したりするなど、文章のさまざまなサブトピックを学ぶ必要があります。

執筆のさまざまな段階を知る

ほとんどのテクニカルライティングプロジェクトでは、次の 3 つの手順を実行します。

＃1。計画

プロジェクトの計画は、多くの場合、雇用主またはクライアントによって開始されます。このステップでは、ドキュメントの種類、主題、目標、範囲、対象となる読者など、基本的な要件が定義されます。

最初にすべてが提供されていない場合は、クライアントまたは雇用主と話し、会話を通じてそれらの詳細を取得する必要があります. 探しているものがわからない場合もあります。テクニカルライターとしてのあなたの仕事は、プロジェクトを完了するためのニーズを確実に伝えることでもあります。

適切な質問と会話があれば、このステップで多くの時間と労力を節約できます。

＃2。対象者の要件を理解する

最初のステップでオーディエンスを絞り込むことができた場合、次のステップでは、オーディエンスが誰で、何を求めているかを理解する必要があります。

書き始める前に、聴衆についてできるだけ多くの情報を収集してください。たとえば、読者はその分野で技術的な専門知識を持っていますか? 彼らは複雑な用語や専門用語を理解できますか? それとも、彼らはこの分野ではまったく新しい人ですか?

さらに、聴衆は、技術文書を読んでいるときに、いくつかの期待を持っているかもしれません. 彼らは何を探しているのでしょうか? 彼らは製品の詳細な理解を求めていますか、それとも製品の使用方法を知りたいだけの素人ですか? 読者が本当に求めているものを提供することで、執筆プロセス全体が決まります。覚えておいてください - 彼らは質問をしているので、あなたは正確な答えを提供する必要があります.

また、API に関するドキュメントを探している開発者は、組み立てが必要な新品の家具を購入した顧客とはまったく異なります。これらは、技術ドキュメントの要件が異なる 2 つの異なる対象者です。

＃3。聴衆のために書く

対象者のニーズを理解したら、それらのニーズに対応するドキュメントをどのように作成するかを理解します。ライターが犯しがちなよくある間違いは、他のライターには非常に好評であるが、エンドユーザーにはほとんどまたはまったく価値を提供しないドキュメントを作成することです。

ですから、キーボードでタイピングを始める前に、次の質問を自問してください。

私が書いている読者は、その文書に簡単にアクセスできますか?
文書は聴衆の視点から理解しやすいですか?
読者はこのドキュメントをどのように使用しますか?
このドキュメントは簡単にナビゲートできますか?
ドキュメントは読者にとって複雑すぎますか?
ドキュメントは読者にとって単純すぎますか?

テクニカルライティングスキルの開発

どの分野で執筆する場合でも、その分野にはある程度の技術的専門知識が必要です。構文、API、およびプログラミング言語が何であるかを知らずにソフトウェアドキュメントを作成することはできません。 C++ に関するドキュメントを書きたい場合は、少なくとも C++ の仕組みを知っている必要があります。それを使ってコーディングできれば、それはさらに良いことです。

たくさんの研究をする

これは、次のテクニカルライティングの課題の書き方を学ぶためだけのものではありません。ユーザーに用語や概念をより適切に説明できるように、自分の分野で起こっていることを常に把握しておく必要があります。聴衆が高度なソフトウェアプログラマーで構成されている場合は、コンテンツが彼らにとって役立つように、彼らのレベルにとどまる必要があります。

これらすべてのテクニカルライティングスキルがあれば、フルタイムで仕事をする場合でも、テクニカルライティングのフリーランスプロジェクトに参加する場合でも、テクニカルライターの役割を果たす準備ができています。ただし、テクニカルライターとしての準備は継続的な経験であることを覚えておくことが重要です。

テクニカルライターの役割

ライティングは、主要な役割であっても、テクニカルライターの一部です。あらゆるプロジェクトに対応できる、完全に肉付けされたテクニカルライターになりたい場合は、テクニカルライティングの仕事を引き受ける際に期待されるすべての役割を理解することが重要です。

文書の執筆、編集、校正

もちろん、ライターとして、技術文書の書き方を知っている必要があります。前述のように、これには、ユーザーマニュアルから法的免責事項まで、さまざまなドキュメントが含まれる場合があります。さらに、テクニカルライターは、ドキュメントの正確性と読みやすさを確保するために、ドキュメントを編集および校正することも求められます。チームの他のテクニカルライターと一緒に作業している場合は、お互いの文章をチェックして、品質基準を満たし、必要な情報を対象者に提供していることを確認します。

プロジェクト関係者との調整

すべてのプロジェクトには、開発者、エンジニア、マネージャー、顧客、およびその他の利害関係者がいます。あなたの仕事には、ドキュメントが何を必要とするか、誰に届き、何を含めるべきかについて、彼らと調整し、コミュニケーションを取ることも含まれます。

また、特定のプロジェクトに利用できる予算の種類を理解し、それに応じて時間、リソース、労力を割り当てる必要があります。特定のプロジェクトを完了するのに十分なリソースや時間がない場合は、プロジェクトマネージャーやリーダーからそれらのリソースを確保できることを確認する必要があります。

ドキュメントを提供するための実験的ソフトウェアの使用

定期的なリリース更新があるソフトウェアを作成している場合は、実験的なソフトウェアの機能と機能を理解して、各更新に含まれる内容についてユーザーを教育する必要があります。これには、パッチノート、バグ修正などが含まれます。通常、パッチノートとバグ修正は、従来の技術ドキュメントよりもはるかに短いものですが、リリーススケジュールはより頻繁です。

標準とガイドラインの評価と推奨

テクニカルライターは、所属するプロジェクトまたは組織に基づいた特定のガイドラインと基準を順守する必要があります。これらのガイドラインと基準は、さまざまな機会に更新および変更する必要があります。プロセスと製品は変化するため、標準とガイドラインを定期的に見直して監視し、対象者、製品/サービス、および組織のニーズを満たしていることを確認する必要があります。

テクニカルライティングに必要なスキル

これを自分の職業にしようと考えているなら、書くこと以外にも多くのスキルが必要であることを理解してください。優れたテクニカルライターは、優れたテクニカルドキュメントを確実に作成するためのさまざまなスキルを備えています。テクニカルライティングに必要なさまざまなスキルを次に示します。

＃1。ライティングスキル

これは与えられたものです。テクニカルライターは、非の打ちどころのない語学力と、文法、語調、語彙を深く理解して、対象者がドキュメントを簡単に理解できるようにする必要があります。

＃2。リサーチ

テクニカルライターは、主題を深く掘り下げ、他の方法では見つけるのが難しい情報を見つける方法を知る必要があります。読者はドキュメントを読んでいるときに全体像を知りたいと思っていますが、それはあなた次第です。

＃3。チームワーク

多くの場合、あなたはチームの一員として、他のテクニカルライター、エンジニア、チームリーダー、マネージャー、法律の専門家と一緒に仕事をしていることに気付くでしょう。優れたテクニカルライターになるには、チームと効果的に連携する方法を学ぶ必要があります。

＃4。シングルソーシング

シングルソーシングでは、同じソースドキュメントを使用して複数のドキュメントを作成できます。これは、同じソースドキュメントを使用して、さまざまな対象ユーザー向けに複数のユーザーガイドを作成する必要があるタスクがある場合に最適です。

ある聴衆はパワーユーザーであり、別の聴衆は完全な素人である可能性があります。ここでは、1 つのドキュメントを参照し、対象者ごとに複数のドキュメントを作成することで、時間とリソースを効果的に管理できます。

＃5。体系的であること

テクニカルライティングは、徹底しつつも、読みやすさを損なうべきではありません。十分に研究された技術文書は、適切に構成され提示されていなければ役に立ちません。読者はドキュメントをナビゲートするのに苦労し、読者が理解するのが面倒になります。文章を体系的かつ整理することで、プロジェクトをより迅速に完了することができると同時に、読者が作品から明確かつ効果的に価値を引き出せるようになります。

＃6。ウェブデザインスキル

今日の接続された世界では、ほとんどのドキュメントが紙に印刷されて消費されることはめったにありません。これはオプションですが、Web のデザインと開発のスキルを習得することは、オンラインユーザーが指示や情報を探している Web サイトでドキュメントに簡単にアクセスできるようにするのに役立ちます。

まとめ

テクニカルライティングのフリーランスの仕事を始めようとしている場合でも、フィールドでフルタイムで働くことを計画している場合でも、上記のすべてを理解し、マスターする必要があります。テクニカルライティングの仕事は、何百万人ではないにしても、何千人もの人々に明確で簡単に理解できる情報を提供しているため、正しく行うと信じられないほどのやりがいがあります。

しかし同時に、上記の例からわかるように、サービスを提供する予定の分野ごとに、最新のトレンド、市場、イノベーションなどについて常に把握しておく必要がある、非常に要求の厳しい職業でもあります。 .

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