7 Tips Praktis tentang Cara Membuat Anggaran untuk Teknologi & Sumber Daya TI Baru

Pastikan Anda memprioritaskan kebutuhan tertinggi Anda terlebih dahulu saat menganggarkan untuk teknologi IT baru.

Teknologi berubah dengan cepat, dan bisnis dari semua ukuran perlu mengikuti tren jika ingin bersaing. Banyak faktor seperti analitik data, komputasi berbasis cloud, perangkat seluler, pembelajaran mesin/AI, dan Internet of Things (IoT) mengubah lanskap teknologi bisnis yang semakin saling terhubung.

Ketika pekerjaan jarak jauh menjadi norma, beberapa perusahaan mungkin telah berinvestasi secara berlebihan dalam teknologi dan sumber daya IT, dan sekarang mereka memiliki terlalu banyak alat. Kekhawatiran termasuk melacak aset TI yang tidak semuanya berada di pengaturan kantor tradisional dan menjaga keamanan siber. Bisnis yang tidak cukup berinvestasi mungkin masih mengejar ketinggalan dan tidak memiliki cukup alat atau perangkat lunak bisnis untuk membantu berkembang.

Manajer TI di bisnis kecil dan menengah sering kali dihadapkan pada pilihan tahunan yang sulit dengan mengajukan satu pertanyaan: Tanpa apa kita bisa hidup? Temukan jawabannya dengan melihat tujuh tip praktis kami tentang cara menganggarkan teknologi dan sumber daya TI baru.

1. Buat rencana penganggaran TI

Anda memiliki anggaran impian dan anggaran minimal selama proses penganggaran. Berdasarkan data keras dan perkiraan, anggaran aktual yang Anda setujui mungkin berada di antara keduanya. Mulailah dengan anggaran tahun ini sebagai garis dasar, lalu tentukan di mana (dan apakah) Anda dapat menghemat biaya untuk memberi Anda lebih banyak anggaran untuk tahun depan.

Langkah selanjutnya adalah memprioritaskan kebutuhan mendesak perusahaan Anda yang harus Anda miliki tahun depan. Apakah Anda membutuhkan lebih banyak staf? Apakah Anda memerlukan lebih banyak alat untuk membuat tim Anda saat ini lebih efektif? Bisakah Anda mengotomatisasi dan menghemat biaya tenaga kerja nanti?

Lakukan penilaian kebutuhan perangkat lunak untuk menentukan tingkat investasi yang sesuai dengan model bisnis Anda. Tren apa yang Anda perhatikan di masa lalu? Kemana arah industri Anda? Apakah ada perangkat lunak yang terlalu mahal beberapa tahun lalu yang sekarang lebih terjangkau? Menyelesaikan penilaian ini mengarah ke penelitian produk untuk anggaran sumber daya dan teknologi TI baru Anda.

2. Teliti pilihan Anda

Memahami apa yang ada di luar sana untuk Anda investasikan (perangkat lunak, lebih banyak staf) hanyalah bagian dari formula anggaran teknologi dan sumber daya TI Anda. Manajer TI harus mempertimbangkan setiap aspek investasi.

Seberapa cepat investasi Anda akan terbayar dalam anggaran teknologi TI Anda? Bagaimana anggaran Anda menghemat uang perusahaan? Bagaimana Anda, sebagai manajer TI, menunjukkan ROI?

Berapa pun anggarannya, setiap perusahaan berinvestasi dalam peningkatan modal atau staf berdasarkan hasil sumber daya tersebut atas investasi mereka. Aset departemen TI tidak berbeda ketika Anda mempersempit pilihan Anda untuk membelanjakan uang tahun depan.

3. Nilai kekuatan dan kelemahan dari setiap pilihan

Sekarang setelah Anda memprioritaskan apa yang harus didahulukan, saatnya mempelajari penelitian lebih dalam untuk mempersempit pilihan Anda lebih jauh. Anda dapat membuat bagan atau spreadsheet sederhana untuk menilai kekuatan dan kelemahan dari setiap pilihan. Anda bahkan dapat membuat skala tertimbang atau sistem poin untuk menghitung pilihan apa yang keluar di atas.

Misalnya, prioritas Anda adalah keamanan aset TI Anda karena 90% staf Anda bekerja dari jarak jauh. Oleh karena itu, Anda memutuskan untuk berinvestasi dalam platform kecerdasan buatan untuk mengenkripsi dan meningkatkan tindakan keamanan Anda agar data perusahaan Anda tetap aman di lingkungan kerja berbasis cloud. Anda melihat lima program teratas di area ini, dan Anda menyimpan catatan untuk mempersempit mana yang merupakan pilihan terbaik untuk anggaran Anda.

Jangan lupa memperhitungkan biaya tersembunyi dan biaya di muka versus keuntungan jangka panjang. Membayar perangkat lunak baru sekarang mungkin merupakan pengeluaran yang relatif besar, tetapi ROI Anda dapat terbayar sangat besar dari waktu ke waktu jika Anda menganggarkan teknologi atau sumber daya TI dengan benar.

4. Tentukan ROI Anda

Ketika Anda memeriksa ROI dari investasi potensial Anda, Anda perlu menilai lebih dari sekedar biaya versus keuntungan. Anda harus melihat praktik terbaik industri saat ini, kapan dan apakah produk akan menjadi usang, dan berapa banyak dukungan yang dapat Anda harapkan untuk produk tersebut di tahun-tahun mendatang.

Bisakah aset pilihan Anda ditingkatkan? Baik perangkat keras maupun perangkat lunak, peningkatan biasanya lebih murah daripada membeli yang baru. Jangan takut untuk membeli peralatan komputer bekas atau grosir jika upgradenya lebih murah atau peralatan yang lebih baru tidak dapat dipertahankan saat ini. Cari rekondisi bersertifikat yang membawa peralatan bekas sedekat mungkin dengan spesifikasi modern.

5. Tahan masa depan investasi Anda

Tanyakan vendor berapa lama produk mereka akan bertahan. Apakah alat teknologi TI pilihan Anda akan dapat tumbuh bersama perusahaan Anda? Apakah alat TI dapat ditingkatkan setelah lima tahun? Bagaimana dengan sepuluh tahun? Jika infrastruktur telekomunikasi Anda membutuhkan lebih banyak peralatan, dapatkah perangkat dan perangkat lunak Anda mengikutinya?

Alat dan sumber daya teknologi TI yang tahan masa depan lebih dari sekadar bertanya kepada vendor berapa lama mereka mengharapkan setiap produk bertahan. Anda juga harus menilai di mana perusahaan Anda akan berada di tahun-tahun mendatang.

6. Tetapkan jadwal pelaksanaan

Setelah Anda membeli aset atau berinvestasi pada staf, tentukan kapan investasi ini akan online. Seberapa cepat sebelum bisnis Anda mulai melihat manfaat dari pembelian Anda?

Anggaran teknologi dan sumber daya TI Anda harus menyertakan rencana implementasi. Anda harus menghapus teknologi lama jika Anda meningkatkan teknologi baru. Bisakah Anda melakukannya secara bertahap untuk meminimalkan gangguan? Atau lebih baik memutakhirkan semuanya sekaligus di seluruh perusahaan?

7. Pertimbangkan untuk mengalihdayakan beberapa aspek TI Anda

Meskipun Anda mungkin ingin mempertahankan kendali atas aset dan sumber daya TI Anda sebanyak yang Anda bisa, jangan menghindari outsourcing beberapa aspek teknologi TI Anda. Terkadang lebih murah seperti itu, dan Anda mungkin bisa mendapatkan diskon dengan menandatangani kontrak tahunan dibandingkan dengan kontrak bulanan.

Pilihan umum untuk mengalihdayakan kebutuhan perangkat lunak bisnis Anda mencakup manajemen basis data, hosting web, pembelajaran mesin, dan alat analitik data. Anda mungkin menemukan bahwa beberapa vendor yang dipilih sangat, sangat bagus dalam apa yang mereka lakukan. Berinvestasi dalam aset outsourcing dapat membebaskan lebih banyak ruang anggaran untuk aset TI yang masih ingin Anda pertahankan.

Teliti dalam anggaran teknologi dan sumber daya TI Anda

Teknologi TI adalah investasi yang diperlukan. Namun, Anda harus melindungi keuntungan perusahaan Anda dengan memiliki alat yang tepat di gudang senjata Anda untuk memastikan perusahaan Anda tetap terdepan dalam peningkatan teknologi yang dapat membuat perusahaan Anda tetap kompetitif dengan audiens target Anda.