27 Gmail-Tipps und Tricks zum Organisieren Ihres Posteingangs im Jahr 2022

1. Gmail-Personalisierungstipps
2. Organisieren Sie Ihren Posteingang
3. Google Mail-Produktivitätstipps
4. Gmail-Sicherheitstipps
5. Fortgeschrittene Hacks
6. Nützliche Erweiterungen

Nützliche Hilfsmittel:
1. Newoldstamp – Marketing für E-Mail-Signaturen
2. Mailchimp – E-Mail-Builder und -Absender
3. Hubspot E-Mail-Marketing – Marketing-Automatisierungsplattform
4. MailerLite – Zielseitenersteller
5. Canva – Online-Tool zum Erstellen von Designs

Mit 1,8 Milliarden Nutzern hat sich Gmail heute zum beliebtesten E-Mail-Dienst der Welt entwickelt. Die Lösung ist völlig kostenlos und der Einstieg ist mühelos. Dies sind jedoch nicht die Hauptgründe für diesen erstaunlichen Erfolg. Was Google Mail von der Konkurrenz abhebt, sind eine benutzerfreundliche, minimalistische Oberfläche und viele Funktionen, um organisiert zu bleiben und gleichzeitig auf mehrere E-Mails zu antworten.

In diesem Artikel werde ich einige der interessantesten Tipps für die Verwendung von Google Mail behandeln, die Sie im Jahr 2022 kennen sollten. Melden Sie sich also bei Ihrem Google Mail-Konto an und beginnen Sie sofort mit der Implementierung!

Gmail-Personalisierungstipps

Wenn Sie Ihren E-Mails eine persönliche Note verleihen, werden Ihre Nachrichten zugänglicher und vertrauenswürdiger. Lassen Sie Ihre Empfänger wissen, wer die Person hinter den Zeilen ist, indem Sie die folgenden Ideen anwenden.

1. Aktualisieren Sie das Profilbild Ihres Google-Kontos.

Machen Sie Ihre E-Mails leicht erkennbar, indem Sie das Profilbild Ihres Google-Kontos aktualisieren. Gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Allgemein“ > „Mein Bild“ und klicken Sie auf den Link „Über mich“. Dadurch wird der Abschnitt „Über mich“ Ihres Google-Kontos geöffnet. Fügen Sie Ihr Foto hinzu und speichern Sie die Änderungen. Von nun an erscheint Ihr Foto in allen ausgehenden E-Mails von Gmail.

2. Fügen Sie mehrere Gmail-E-Mail-Signaturen hinzu.

Im März 2020 hat Google eine neue Funktion eingeführt, mit der Benutzer mehrere E-Mail-Signaturen für verschiedene Zwecke einrichten und verwenden können. Auf persönlicher Ebene macht eine E-Mail-Signatur Ihre Online-Kommunikation freundlicher. Wenn Sie professionell sprechen, können Sie mit dieser Funktion Werbebotschaften in Ihrer E-Mail-Fußzeile für verschiedene potenzielle Kunden anpassen, wenn Sie Ihre Abmeldungen für Marketingzwecke verwenden.

Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Signatur und drücken Sie die Schaltfläche Neu erstellen. Geben Sie Ihrer neuen Signatur einen Namen und erstellen Sie mit Google Mail-Tools eine Abmeldung. Wenn Sie nach einem professionelleren HTML-Layout suchen, können Sie mit dem Newoldstamp-E-Mail-Signaturgenerator in wenigen Minuten online eine Gmail-Signatur mit Ihrer Marke erstellen.

Vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern. Gehen Sie zurück zu Ihrem Posteingang, erstellen Sie eine neue Nachricht und wählen Sie das Stiftsymbol am unteren Bildschirmrand. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Signatur aus, die Sie in der aktuellen E-Mail verwenden möchten. Einfach!

Organisieren Sie Ihren Posteingang

Es gibt nichts Schöneres als einen gut organisierten Gmail-Posteingang, um Stress und Sorgen aus Ihrem Leben zu nehmen. Jetzt fangen wir an.

3. Blenden Sie die Seitenleiste aus

Wenn Sie etwas mehr Platz wünschen, klicken Sie auf das dreizeilige Menüsymbol, und das linke Fenster wird eingeklappt. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber, wenn Sie es wieder benötigen.

4. Anhänge in der Liste ein- oder ausblenden

Sehen Sie sich die angehängten Dateien direkt aus Ihrem Posteingang an, ohne auch nur eine Nachricht zu öffnen. Google Mail zeigt den Anhang direkt unter der Betreffzeile der E-Mail an. Praktisch!

5. Verwenden Sie die Schnellaktionsschaltflächen von Gmail

Möchten Sie die E-Mail archivieren, in den Papierkorb verschieben, als gelesen/ungelesen markieren oder schnell zurückstellen (wir werden diese Option in Kürze ausführlicher besprechen)? Bewegen Sie den Mauszeiger über eine E-Mail in Ihrem Posteingang, und Sie sehen eine Reihe von Schnellzugriffsaktionen, die oben erwähnt wurden. Sehr angenehm!

6. Befreien Sie sich von Registerkarten

Wenn Sie die E-Mail-Registerkarten ausblenden müssen, die Sie nie verwenden, gehen Sie zu Einstellungen > Labels und wählen Sie aus, welche angezeigt werden sollen.

7. Zeigen Sie Ihre Nachrichten neben der Nachrichtenliste an

Manchmal reicht ein Blick auf die Betreffzeile, um herauszufinden, worum es in einer E-Mail-Nachricht geht. Manchmal ist es nicht. Aber wollten Sie schon immer Nachrichten lesen, ohne sie zu öffnen? Nun, das können Sie in Google Mail tun. Gehen Sie einfach zu Einstellungen > Posteingang. Scrollen Sie nach unten zum Lesebereich und aktivieren Sie ihn. Gehen Sie dann zurück zum Posteingang und suchen Sie nach einem neuen Umschaltknopf in der oberen rechten Ecke. Wählen Sie ein vertikales, horizontales oder kein Vorschaufenster aus.

8. Richten Sie die Priorität ein

Ich bin sicher, Sie kennen die kleinen Sterne von Gmail neben jeder Nachricht. Sobald Sie auf den Stern klicken, wird er gelb. So markieren Sie wichtige Nachrichten. Aber was ist, wenn Sie fünf wichtige Botschaften haben und zwei davon superwichtig sind?

Mit Hilfe farbiger Sterne (in sechs verschiedenen Farben plus weitere bunte Symbole wie Ausrufezeichen oder Häkchen) können Sie wichtige E-Mails, die Sie erhalten haben, besser organisieren. Um auf diese Option zuzugreifen, müssen Sie zu Einstellungen > Allgemein gehen und nach Sternen suchen.

Nachdem Sie die Änderungen gespeichert haben, können Sie eine Nachricht mit dem Stern oder dem bevorzugten Symbol markieren, indem Sie so oft auf den Stern neben der Nachricht klicken. Sie können einen blauen Stern für Nachrichten verwenden, die Sie später erneut lesen müssen, und ein rotes Ausrufezeichen für Nachrichten, die Sie nachverfolgen müssen. Um alle Ihre markierten Nachrichten anzuzeigen, klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das Label Markiert.

Vielleicht möchten Sie sogar noch weiter gehen und die Option Priorisierter Posteingang aktivieren. Klicken Sie dazu auf Einstellungen > Posteingang > Posteingangstyp und wählen Sie den Typ Posteingangspriorität aus. Der bevorzugte Posteingang findet die wichtigen E-Mails und sortiert sie für Sie basierend darauf, welche E-Mails Sie lesen und auf welche Sie antworten. So wissen Sie, welche Nachrichten Sie zuerst lesen müssen. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Sortierung nicht ganz genau ist, markieren Sie die Nachrichten als weniger wichtig und wichtiger, um das Ergebnis zu verbessern.

9. Weitere ungelesene E-Mails anzeigen

Wenn Sie mehr ungelesene Nachrichten sehen und alle oben haben möchten, öffnen Sie Einstellungen, wählen Sie die Registerkarte Posteingang und dann die Option Ungelesen zuerst im Dropdown-Menü Posteingangstyp.

Dann sehen Sie zwei Posteingangsabschnitte, Ungelesen und Alles andere. Sie können Google Mail dazu zwingen, bis zu 5, 10, 25 oder 50 ungelesene E-Mails gleichzeitig anzuzeigen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Änderungen gespeichert haben, und genießen Sie es.

10. Ausschnitte ausblenden

Google Mail gibt Ihnen eine Vorschau Ihrer E-Mails und liefert Ihnen Informationen wie den Namen des Absenders, die Betreffzeile und einige Zeilen dieser E-Mail. Wenn Sie aus irgendeinem Grund nicht möchten, dass diese Informationen angezeigt werden, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein und scrollen Sie zum Abschnitt Snippets. Nachdem Sie Snippets deaktiviert haben, scrollen Sie zum Ende der Seite und klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen speichern.

11. Nachricht herunterladen

Mit Google Mail können Sie auch Nachrichten herunterladen. Klicken Sie dazu auf drei Punkte in der rechten Ecke einer E-Mail und wählen Sie Nachricht herunterladen.

Google Mail-Produktivitätstipps

Wenden Sie zur Steigerung Ihrer Produktivität unbedingt die unten aufgeführten Best Practices für Google Mail an.

12. Richten Sie den Desktop-Google Mail-Notifier ein

Nachdem Sie die Desktop-Benachrichtigungen für Google Mail aktiviert haben, sehen Sie ein nettes Popup-Fenster, wenn Sie eine E-Mail erhalten, auch wenn Sie Ihren Posteingang nicht anzeigen. Um zu beginnen, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Desktop-Benachrichtigung. Dort sehen Sie drei Benachrichtigungsoptionen. Die Standardoption ist normalerweise auf AUS eingestellt, aber Sie können auch Benachrichtigungen für neue E-Mails aktivieren oder, wenn Sie nicht zu viele davon erhalten möchten, wichtige E-Mail-Benachrichtigungen einschalten.

13. E-Mail zurückstellen

Diese Option entfernt E-Mails vorübergehend aus Ihrem Posteingang. Um sie wieder anzuzeigen, teilen Sie Gmail einfach mit, wann sie wieder angezeigt werden sollen. Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail, die Sie zurückstellen möchten, und klicken Sie auf die kleine Uhr.

14. E-Mail-Threads stumm schalten

Manchmal werden Sie Teil eines E-Mail-Threads oder einer Konversation, nur weil Ihr Name auf dem CC erscheint. Wenn Sie im Moment nicht damit umgehen können, können Sie das Gespräch stumm schalten.

Öffnen Sie die E-Mail, die Sie stumm schalten möchten, klicken Sie oben auf der Seite auf Mehr, wählen Sie Stumm aus, und Sie sind fertig. Sie werden nicht mehr über diese Nachrichten benachrichtigt.

Wenn Sie die Stummschaltung der Konversation aufheben möchten, suchen Sie am einfachsten in der Suchleiste oben in Gmail nach „ist:stummgeschaltet“. Öffnen Sie dann die E-Mail, deren Stummschaltung Sie aufheben möchten, gehen Sie zu Mehr > Stummschaltung aufheben.

15. Erhalten Sie Erinnerungen zum Anhängen von Dateien

Wussten Sie, dass Google Mail über eine integrierte Funktion verfügt, die einen Absender daran erinnert, einen Anhang hinzuzufügen, bevor er auf Senden klickt? Um eine Benachrichtigung zu erhalten, stellen Sie sicher, dass Sie eine Datei in Ihrer Nachricht versprechen. Zum Beispiel „Ich habe angehängt“, „Ich habe eingeschlossen“ usw.

16. Verwenden Sie Vorlagen

Wenn Sie Dinge immer wieder schreiben müssen, möchten Sie wahrscheinlich die Zeit reduzieren, die Sie mit dem Schreiben solcher E-Mails verbringen. In Google Mail können Sie E-Mail-Vorlagen speichern, um E-Mails schnell auszufüllen und an Personen zu senden. Mal sehen, wie es funktioniert. Gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie die Registerkarte Erweitert und aktivieren Sie die Option Vorlagen. Vergessen Sie wie üblich nicht, Änderungen zu speichern.

Sobald Sie dies getan haben, haben Sie in Ihrem Erstellungsfenster eine neue Option. Um auf Vorlagen zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr in der unteren rechten Ecke. Schreiben Sie dann eine Nachricht, die Sie in Zukunft mit mehreren Personen teilen müssen, klicken Sie auf Entwurf als Vorlage speichern und speichern Sie sie.

Wenn Ihnen also eines Tages jemand eine E-Mail mit der Bitte sendet, ihm beispielsweise alle Ressourcen aus dem letzten Webinar zur Verfügung zu stellen, können Sie dies sehr schnell und mit so wenig Aufwand tun.

17. Erhalten Sie Erinnerungen, um nachzufassen und zu antworten

Stellen Sie sich vor, Sie haben vor einiger Zeit eine E-Mail gesendet, aber noch nichts vom Empfänger gehört. Wäre es nicht gut, an die Nachfolge erinnert zu werden? Nun, das kann Google Mail für Sie tun, wenn Sie diese Erinnerung aktivieren. Eine weitere hervorragende Funktion ist eine Erinnerung, auf E-Mails zu antworten, die Sie erhalten haben. Sie können beide Erinnerungen aktivieren, indem Sie zu Einstellungen gehen und auf die Registerkarte Allgemein klicken. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Nudges.

18. Richten Sie mehrere Posteingänge ein

Mit dieser Option können Sie Ihren Posteingang in mehrere Abschnitte unterteilen. Sie können auf Prioritäten (antworten, lesen usw.), Bezeichnungen (markiert, wichtig usw.), Abteilungen (Marketingabteilung, QA-Abteilung usw.) und so weiter basieren. Um diese Funktion zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:

Gehe zu den Einstellungen. Wählen Sie die Registerkarte Posteingang. Wählen Sie neben Posteingangstyp die Option Mehrere Posteingänge aus. Passen Sie die Einstellungen für mehrere Posteingänge an und speichern Sie die Änderungen.

19. Verwenden Sie Suchoperatoren und Gmail-Suchfilter

Sie können Suchoperatoren verwenden, um wichtige Nachrichten in vielen E-Mails zu finden. Eine einfache Möglichkeit, durch Spam-Stapel zu kommen, ist beispielsweise, den Befehl „ist:wichtig“ in die Suchleiste einzugeben. Die Algorithmen von Google bestimmen automatisch die Wichtigkeit von Nachrichten anhand der Häufigkeit, mit der Sie ihren Absendern antworten. Und Sie erhalten eine Liste aller als wichtig markierten E-Mails.

Wenn Sie Bilder suchen müssen, versuchen Sie es mit dem Befehl Dateiname:[Dateiformat]. Zum Beispiel " Dateiname:jpg" oder "Dateiname:png" . Eine Liste der Suchoperatoren, die Sie mit Gmail verwenden können, finden Sie hier .

Gmail-Sicherheitstipps

20. Verwenden Sie die Bestätigung in zwei Schritten.

Obwohl die Zwei-Faktor-Authentifizierung eine der effektivsten Sicherheitsfunktionen von Google ist, haben nur 10 % der Nutzer sie aktiviert. Rufen Sie zur Verbesserung der Sicherheit Ihres Kontos die Google-Bestätigungsseite in zwei Schritten auf . Sobald Sie diese Funktion aktivieren, müssen Sie Ihr Passwort und einen Code eingeben, der an Ihr Telefon gesendet wird, um sich anzumelden.

21. Selbstzerstörungs-E-Mails

Der vertrauliche Modus ermöglicht es uns, E-Mails zu versenden, die vertrauliche Informationen enthalten, und sie innerhalb eines Tages/einer Woche/ein paar Wochen/eines Monats/usw. verschwinden zu lassen. Außerdem können Empfänger solcher Nachrichten diese nicht weiterleiten, kopieren, herunterladen oder drucken.

Wenn Sie mit dem Verfassen einer neuen Nachricht beginnen, sehen Sie ein Symbol mit einem Schloss und einer Uhr in der unteren rechten Ecke. Klicken Sie auf dieses Symbol, um den vertraulichen Modus ein- oder auszuschalten.

22. Senden Sie gesendete E-Mails zurück

Es ist eine der nützlichsten Gmail-Verbesserungen. Sie können es aktivieren, indem Sie zu Einstellungen > Allgemein gehen. Im Abschnitt Versand rückgängig machen ist es möglich, die Abbruchfrist auf 5, 10, 20 oder 30 Sekunden einzustellen. Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail senden, verwenden Sie die Option „Rückgängig machen“, die unterhalb der Suchleiste angezeigt wird.

23. Gewähren Sie anderen Personen Zugriff auf Ihren Posteingang

Wir alle wissen, dass das Abrufen von E-Mails manchmal zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Google Mail verfügt über eine hervorragende Funktion, mit der Sie Ihrem Assistenten Zugriff auf Ihr Google Mail gewähren können, um Ihnen das Leben zu erleichtern. Was mir an dieser Funktion am besten gefällt, ist, dass Sie Ihre Anmeldedaten mit niemandem teilen müssen. Alles, was Sie tun müssen, ist, zu Einstellungen > Konten > E-Mails von anderen Konten abrufen > E-Mail-Konto hinzufügen zu gehen.

Fortgeschrittene Hacks

24. Verwenden Sie "." und "+", um Nachrichten von verschiedenen Abonnements zu filtern.

Um mehr Kontrolle über Ihren Posteingang zu erhalten, fügen Sie nach Ihrer Gmail-E-Mail-Adresse ein „+“-Zeichen und ein beliebiges Wort oder eine Zahl hinzu. Wenn Ihre E-Mail-Adresse beispielsweise [email protected] lautet, können Sie [email protected] verwenden, wenn Sie sich für das Online-Banking anmelden, oder [email protected] für die persönliche Kommunikation.

Also, warum sollten Sie das verwenden? Damit können Sie alle eingehenden Nachrichten einfach filtern. Es könnte Ihnen auch helfen zu wissen, ob jemand Ihre Adresse verkauft hat. Sie haben einmal "+Auto" hinzugefügt, als Sie ein neues Auto gekauft haben, und wenn Sie jetzt E-Mails von anderen Personen an diese Adresse sehen, wissen Sie, wie sie es bekommen haben. Lösung: zum automatischen Löschen gefiltert.

Ein weiteres lustiges Detail von Google Mail ist, dass Punkte in E-Mail-Adressen ignoriert werden, sodass [email protected] genauso behandelt wird wie [email protected] und [email protected]. Der Vorteil dieses Tricks ist hauptsächlich ästhetischer Natur. Das bedeutet auch, dass ein Absender, wenn er sich nicht erinnern kann, ob Ihr Benutzername einen Punkt in der Mitte hat oder nicht, beide Versionen verwenden kann, da die Nachricht trotzdem an Sie gesendet wird.

25. Fügen Sie Fotos direkt in den Text Ihrer E-Mail ein

Möchten Sie, dass Bilder zusammen mit Ihrem E-Mail-Text und nicht als Anhänge angezeigt werden? Kein Problem. Beginnen Sie mit dem Verfassen einer neuen Nachricht oder klicken Sie auf „Antworten“ und ziehen Sie das Bild dann per Drag-and-Drop aus dem Ordner auf Ihrem PC an die gewünschte Position in der E-Mail.

26. Entfernen Sie große Nachrichten

Kein Platz mehr in Gmail? Finden Sie sehr lange E-Mails, die den Platz in Ihrem Posteingang verschlingen, einfach und schnell. Gehen Sie dazu zur Suche und geben Sie „größer: 5 MB“ oder „größer: 10 MB“ ein.

27. Verwenden Sie erweiterte Gmail-Filter

Erstellen Sie ganz einfach Google Mail-Filter, indem Sie Einstellungen auswählen, die Registerkarte Filter und blockierte Adressen auswählen und auf den Link Neuen Filter erstellen klicken. Mithilfe der Filter können Sie alle Marketing-E-Mails automatisch archivieren oder löschen, E-Mails von bestimmten Absendern archivieren, löschen oder verschieben, Ihren Spam-Ordner automatisch bereinigen usw.

Nützliche Erweiterungen

Wie ich bereits erwähnt habe, gibt es eine Vielzahl nützlicher Plugins für Gmail. Lassen Sie uns nun einen genaueren Blick auf die beliebtesten Erweiterungen werfen, die Sie möglicherweise nutzen.

• PixelBlock

PixelBlock ist eine hervorragende Erweiterung für Google Mail, die Ihre E-Mail-Privatsphäre schützt. Es blockiert nicht nur die E-Mail-Tracking-Versuche von jemandem, die gegen Sie verwendet werden, um Ihre E-Mail-Öffnungen zu erkennen, sondern sagt Ihnen auch, wer diese Person ist, die Sie ausspioniert.

• Einfache Gmail-Notizen

Mit dieser Erweiterung können Sie jeder E-Mail Haftnotizen als Referenz hinzufügen.

• Google Doc Converter

Möchten Sie eine E-Mail haben, die wie Ihr Google-Dokument formatiert ist? Installieren Sie dieses Add-on und öffnen Sie jedes Google-Dokument in Google Mail mit einem Klick.

• Digitalisieren

Mit Digify können Sie bereits gesendete E-Mails nachverfolgen und rückgängig machen. Außerdem können Sie herausfinden, ob der Empfänger Ihre Nachricht gelesen hat. Übrigens ist es möglich, ALLE gesendeten Nachrichten abzubrechen, nicht nur die, die in den letzten 30 Sekunden gesendet wurden.

• Unroll.Me

E-Mails schnell von unerwünschten Abonnements bereinigen.

• Batch-Antwort

Batch-Antwort ermöglicht es Ihnen, auf eine Reihe von E-Mails auf Google Mail gleichzeitig zu antworten.

• Sortiert

Sortd ist ein Add-on für das Gmail-Postfach, das seine Benutzeroberfläche komplett verändert. Nach der Installation können Sie Nachrichten nach mehreren Listen sortieren, die als separate vertikale Felder dargestellt werden. Standardmäßig gibt es vier solcher Listen mit den Namen To-Do, Follow Up, List 1 und List 2. Sie können diese Namen schnell ändern, löschen oder weitere Aufgabenlisten hinzufügen.

• MailTrack

Diese Gmail-Erweiterung hilft herauszufinden, ob Ihre Nachricht gesehen wurde.

Fazit

Gmail gehört zu einem der dominierenden E-Mail-Dienstleister mit einer breiten Palette von Funktionen, die die Produktivität steigern. Obwohl viele Menschen auf der ganzen Welt es verwenden, sind sich nur wenige von uns der erweiterten Google Mail-Funktionen bewusst, die verfügbar sind. Viele von ihnen sind in Ihrem Google Mail-Konto versteckt. Lass sie uns gemeinsam ausprobieren!