2022年に受信トレイを整理するための27のGmailのヒントとコツ
公開: 2022-06-031.Gmailのパーソナライズのヒント
2.受信トレイを整理します
3.Gmailの生産性に関するヒント
4.Gmailのセキュリティに関するヒント
5.高度なハック
6.便利な拡張機能
便利なツール：
1.Newoldstamp-電子メール署名マーケティング
2.Mailchimp-メールビルダーと送信者
3.Hubspotメールマーケティング-マーケティング自動化プラットフォーム
4.MailerLite-ランディングページビルダー
5.Canva-デザインを作成するためのオンラインツール
18億人のユーザーを抱えるGmailは、今日、地球上で最も人気のあるメールサービスになりました。 このソリューションは完全に無料で、簡単に始めることができます。 しかし、これらはそのような驚くべき成功の主な理由ではありません。 Gmailを競合他社から際立たせているのは、ユーザーフレンドリーなミニマリストインターフェースと、複数のメールに返信しながら整理された状態を維持するための多くの機能です。
この記事では、2022年に知っておく必要のあるGmailを使用するための最も興味深いヒントをいくつか取り上げます。Gmailアカウントにログインして、すぐに実装を開始してください。
Gmailのパーソナライズのヒント
あなたの電子メールに個人的なタッチを与えることはあなたのメッセージをより親しみやすくそして信頼できるものにします。 次のアイデアを適用して、受信者にラインの背後にいる人物を知らせます。
1.Googleアカウントのプロフィール写真を更新します。
Googleアカウントのプロフィール写真を更新して、メールを簡単に認識できるようにします。 [設定]>[一般]>[MyPicture]に移動し、[自己紹介]リンクをクリックします。 これにより、Googleアカウントの[自己紹介]セクションが開きます。 写真を追加して変更を保存します。 今後、ヘッドショットはすべてのGmail送信メールに表示されます。
2.複数のGmailメール署名を追加します。
2020年3月、Googleは、ユーザーがさまざまな目的で複数のメール署名を設定して使用できるようにする新機能を公開しました。 個人的なレベルでは、電子メールの署名により、オンラインコミュニケーションがより親しみやすくなります。 専門的に言えば、マーケティングにサインオフを使用する場合、この機能を使用すると、さまざまな見込み客向けに電子メールフッターのプロモーションメッセージをカスタマイズできます。
[設定]>[一般]>[署名]に移動し、[新規作成]ボタンを押します。 新しい署名に名前を付け、Gmailツールを使用してサインオフを作成します。 よりプロフェッショナルなHTMLレイアウトをお探しの場合は、Newoldstampメール署名ジェネレーターを使用すると、ブランド化されたGmail署名をオンラインで数分で作成できます。
変更を保存することを忘れないでください。 受信トレイに戻り、新しいメッセージを作成して、画面の下部にあるペンアイコンを選択します。 ドロップダウンメニューで、現在の電子メールで使用する署名を選択します。 簡単！
受信トレイを整理する
ストレスや心配事を人生から取り除くために、きちんと整理されたGmailの受信トレイに勝るものはありません。 それでは始めましょう。
3.サイドバーを非表示にします
もう少しスペースが必要な場合は、3行のメニューアイコンをクリックすると、画面の左側のパネルが折りたたまれます。 必要に応じて、その上にカーソルを合わせます。
4.リスト内の添付ファイルを表示または非表示にします
メッセージを開かなくても、受信トレイから添付ファイルをチェックアウトできます。 Gmailでは、メールの件名のすぐ下に添付ファイルが表示されます。 ハンディ！
5.Gmailのクイックアクションボタンを使用する
メールをアーカイブしたり、ゴミ箱に移動したり、既読/未読としてマークしたり、すばやくスヌーズしたりしたいですか（このオプションについてはすぐに詳しく説明します）。 受信トレイのメールにマウスカーソルを合わせると、上記の一連のクイックアクセスアクションが表示されます。 とても便利！
6.タブを取り除く
使用しないメールタブを非表示にする必要がある場合は、[設定]> [ラベル]に移動して、表示するタブを選択します。
7.メッセージリストと並べてメッセージを表示します
場合によっては、件名を調べて、電子メールメッセージの内容を確認するだけで十分な場合があります。 時々そうではありません。 しかし、メッセージを開かずに読みたいと思ったことはありませんか？ そうですね、Gmailでそれを行うことができます。 [設定]>[受信トレイ]に移動するだけです。 閲覧ウィンドウまで下にスクロールして、オンにします。 次に、受信トレイに戻り、右上隅にある新しいトグルボタンを探します。 垂直、水平、またはプレビューペインなしを選択します。
8.優先度を設定します
各メッセージの横にあるGmailの小さな星に精通していると思います。 星をクリックすると黄色に変わります。 このようにして、重要なメッセージにマークを付けます。 しかし、5つの重要なメッセージがあり、そのうちの2つが非常に重要である場合はどうでしょうか。
色付きの星（6つの異なる色に加えて、感嘆符や目盛りなどの他のカラフルな記号）を使用すると、受信した重要な電子メールをより適切に整理できます。 このオプションにアクセスするには、[設定]> [一般]に移動して、スターを探す必要があります。
変更を保存したら、メッセージの横にある星をクリックした回数だけ、好きな星または記号でメッセージにマークを付けることができます。 後でもう一度読む必要のあるメッセージには青い星を使用し、フォローアップする必要のあるメッセージには赤い感嘆符を使用することができます。 スター付きのメッセージをすべて表示するには、左側のサイドバーにあるスター付きのラベルをクリックします。
さらに進んで、[優先受信トレイ]オプションをオンにすることをお勧めします。 これを行うには、[設定]>[受信トレイ]>[受信トレイタイプ]をクリックし、[受信トレイ優先度タイプ]を選択します。 優先受信トレイは重要なメールを検索し、読んだメールと返信したメールに基づいて並べ替えます。 これにより、最初に読むメッセージを知ることができます。 並べ替えが正確ではないと思われる場合は、メッセージを重要度が低く、重要度が高いものとしてマークして、結果を改善してください。
9.未読メールをもっと見る
より多くの未読メッセージを表示してすべてを上部に表示する場合は、[設定]を開き、[受信トレイ]タブを選択してから、[受信トレイの種類]ドロップダウンメニューで[未読]の最初のオプションを選択します。
次に、2つの受信トレイセクション、未読とその他すべてが表示されます。 Gmailに、一度に最大5、10、25、または50の未読メールを表示させることができます。 変更を保存したことを確認して、楽しんでください。
10.スニペットを非表示にする
Gmailはメールのプレビューを提供し、送信者の名前、件名、そのメールの数行などの情報を提供します。 何らかの理由でこの情報を表示したくない場合は、[設定]> [一般]に移動し、[スニペット]セクションまでスクロールします。 スニペットを無効にした後、ページの一番下までスクロールして、[変更を保存]ボタンをクリックします。
11.メッセージをダウンロード
Gmailでは、メッセージをダウンロードすることもできます。 これを行うには、電子メールの右隅にある3つのドットをクリックして、[メッセージのダウンロード]を選択します。
Gmailの生産性に関するヒント
生産性を向上させるために、以下に示すGmailのベストプラクティスを必ず適用してください。
12.デスクトップGmail通知機能を設定します
Gmailのデスクトップ通知を有効にすると、受信トレイを表示していなくても、メールを受信したときに素敵なポップアップウィンドウが表示されます。 開始するには、[設定]> [一般]に移動し、[デスクトップ通知]セクションまでスクロールします。 そこに3つの通知オプションが表示されます。 デフォルトのオプションは通常オフに設定されていますが、新着メールの通知をオンにすることもできます。これらの通知をあまり多く受信したくない場合は、[重要なメール通知]をオンに選択できます。
13.メールをスヌーズする
このオプションは、受信トレイから一時的にメールを削除します。 それらを元に戻すには、再表示するタイミングをGmailに通知してください。 スヌーズするメールにカーソルを合わせ、小さな時計をクリックします。
14.メールスレッドをミュートする
CCに自分の名前が表示されているという理由だけで、メールスレッドや会話の一部になることがあります。 現在対処できない場合は、会話をミュートすることができます。
ミュートするメールを開き、ページ上部の[その他]をクリックして[ミュート]を選択すると、完了です。 これらのメッセージはもう通知されません。
会話のミュートを解除する場合、これを行う最も簡単な方法は、Gmailの上部にある検索バーから「is：muted」を検索することです。 次に、ミュートを解除するメールを開き、[その他]>[ミュート解除]に移動します。
15.ファイルを添付するためのリマインダーを取得する
Gmailには、送信者が[送信]をクリックする前に添付ファイルを追加するように通知する機能が組み込まれていることをご存知ですか？ アラートを受け取るには、メッセージでファイルを約束してください。 たとえば、「添付しました」、「含めました」などです。
16.テンプレートを使用する
あなたが何度も何度も書かなければならないことがあるなら、あなたはおそらくそのような電子メールを書くのに費やす時間を減らしたいでしょう。 Gmailでは、メールテンプレートを保存して、メールにすばやく入力して他のユーザーに送信できます。 それがどのように機能するか見てみましょう。 [設定]に移動し、[詳細設定]タブを選択して、[テンプレート]オプションを有効にします。 いつものように、変更を保存することを忘れないでください。
それが完了すると、作成ウィンドウに新しいオプションが表示されます。 テンプレートにアクセスするには、右下隅にある[その他]ボタンをクリックします。 次に、将来複数の人と共有する必要があるメッセージを1つ作成し、[下書きをテンプレートとして保存]をクリックして保存します。
したがって、ある日、誰かがあなたに、たとえば最近のウェビナーからのすべてのリソースを提供するように求める電子メールを送信すると、あなたは非常に少ない労力でそれを非常に迅速に行うことができます。
17.フォローアップと返信のリマインダーを取得する
しばらく前にメールを送信したが、受信者からまだ連絡がない場合を想像してみてください。 フォローアップを思い出させるのは良いことではないでしょうか？ このリマインダーを有効にすると、Gmailでできることです。 もう1つの優れた機能は、受信した電子メールに返信するためのリマインダーです。 [設定]に移動して[全般]タブをクリックすると、両方のリマインダーを有効にできます。 [ナッジ]セクションまで下にスクロールします。
18.複数の受信トレイを設定します
このオプションを使用すると、受信トレイを複数のセクションに分割できます。 それらは、優先度（応答、読み取りなど）、ラベル（スター付き、重要など）部門（マーケティング部門、QA部門など）などに基づくことができます。 この機能の使用を開始するには、次の手順に従います。
設定に移動。 [受信トレイ]タブを選択します。 [受信トレイの種類]の横にある[複数の受信トレイ]を選択します。 複数の受信トレイの設定をカスタマイズし、変更を保存します。
19.検索演算子とGmail検索フィルターを使用する
検索演算子を使用して、大量の電子メールの中から重要なメッセージを見つけることができます。 たとえば、スパムの山を通り抜ける簡単な方法は、検索バーに「is：important」コマンドを入力することです。 Googleのアルゴリズムは、送信者に返信する頻度によってメッセージの重要性を自動的に判断します。 そして、あなたは重要としてマークされたすべての電子メールのリストを取得します。
写真を検索する必要がある場合は、コマンドfilename：[fileformat]を試してください。 たとえば、「 filename：jpg」または「filename：png」です。 Gmailで使用できる検索演算子のリストはこちらをご覧ください。
Gmailのセキュリティに関するヒント
20.ダブルステップ検証を使用します。
二要素認証はGoogleの最も効果的なセキュリティ機能の1つですが、ユーザーの10％だけがそれを有効にしています。 アカウントのセキュリティを向上させるには、 Googleの2段階認証プロセスページにアクセスしてください。 この機能を有効にしたら、パスワードと、サインインするために携帯電話に送信されたコードを入力する必要があります。
21.電子メールを自己破壊する
機密モードでは、機密情報を含む電子メールを送信し、それらを1日/1週間/数週間/1か月などで非表示にすることができます。 また、そのようなメッセージの受信者は、メッセージを転送、コピー、ダウンロード、または印刷することはできません。
新しいメッセージの作成を開始すると、右下隅に鍵と時計が付いたアイコンが表示されます。 そのアイコンをクリックして、機密モードをオンまたはオフにします。
22.送信されたメールの送信を取り消す
これは、Gmailの最も便利な改善点の1つです。 [設定]>[一般]に移動して有効にできます。 [送信を元に戻す]セクションでは、キャンセル期間を5、10、20、または30秒に設定できます。 次回メールを送信するときは、検索バーの下に表示される[元に戻す]オプションを使用してください。
23.受信トレイへのアクセスを他の人に許可する
メールのチェックに時間がかかりすぎることは誰もが知っています。 Gmailには、アシスタントがGmailにアクセスできるようにする優れた機能があり、生活が楽になります。 この機能で私が最も気に入っているのは、ログインデータを他の人と共有する必要がないことです。 あなたがする必要があるのは、設定>アカウント>他のアカウントからのメールをチェックする>メールアカウントを追加することです。
高度なハック
24.「。」を使用しますおよび「+」は、異なるサブスクリプションからのメッセージをフィルタリングします。
受信トレイをより細かく制御するには、Gmailのメールアドレスの後に「+」記号と任意の単語または数字を追加します。 たとえば、メールアドレスが[email protected]の場合、オンラインバンキングにサインアップするときに[email protected]を使用するか、個人的なコミュニケーションのために[email protected]を使用できます。
では、なぜこれを使用するのでしょうか。 これにより、すべての着信メッセージを簡単にフィルタリングできます。 また、誰かがあなたの住所を売ったかどうかを知るのにも役立ちます。 一度新しい車を購入したときに「+car」を追加しましたが、他の人からそのアドレスへのメールを見ると、彼らがどのようにしてそれを入手したかがわかります。 解決策：自動削除するようにフィルタリングされました。
Gmailのもう1つの面白い詳細は、メールアドレスのドットを無視することです。そのため、[email protected]は[email protected]および[email protected]と同じように扱われます。 このトリックの利点は主に美的です。 また、送信者がユーザー名の中央にドットが含まれているかどうかを思い出せない場合でも、メッセージが配信されるため、両方のバージョンを使用できます。
25.写真をメールの本文に直接挿入します
画像を添付ファイルとしてではなく、メールテキストと一緒に表示したいですか？ 問題ない。 新しいメッセージの作成を開始するか、[返信]をクリックしてから、PC上のフォルダーから電子メールの目的の位置に画像をドラッグアンドドロップします。
26.大きなメッセージを削除する
Gmailの空き容量が不足していませんか？ 受信トレイのスペースを簡単かつ迅速に消費する非常に長いメールを見つけます。 これを行うには、検索に移動して「larger：5mb」または「larger：10mb」と入力します。
27.Gmailの高度なフィルタを使用する
[設定]を選択し、[フィルターとブロックされたアドレス]タブを選択して、[新しいフィルターの作成]リンクをクリックすると、Gmailフィルターを簡単に作成できます。 フィルタを使用すると、すべてのマーケティングメールを自動的にアーカイブまたは削除したり、特定の送信者からのメールをアーカイブ、削除、または移動したり、スパムフォルダを自動的にクリーンアップしたりできます。
便利な拡張機能
すでに述べたように、Gmailにはさまざまな便利なプラグインがあります。 それでは、利用する可能性のある最も人気のある拡張機能を詳しく見てみましょう。
PixelBlock
PixelBlockは、メールのプライバシーを保護するGmailの優れた拡張機能です。 それはあなたの電子メールの開封を検出するためにあなたに対して使用される誰かの電子メール追跡の試みをブロックするだけでなく、あなたをスパイしているその人が誰であるかをあなたに知らせます。
シンプルなGmailノート
この拡張機能を使用すると、参照用に任意の電子メールに付箋を追加できます。
Google Doc Converter
Googleドキュメントのような形式のメールを作成したいですか？ このアドオンをインストールして、GmailでワンクリックでGoogleドキュメントを開きます。
Digify
Digifyを使用すると、すでに送信した電子メールを追跡および送信解除できます。 また、受信者があなたのメッセージを読んだかどうかを知ることができます。 ちなみに、過去30秒間に送信されたメッセージだけでなく、送信されたメッセージをキャンセルすることもできます。
Unroll.Me
不要なサブスクリプションからの電子メールをすばやくクリーンアップします。
バッチ返信
バッチ返信を使用すると、Gmailの一連のメールに一度に返信できます。
並べ替え
Sortedは、Gmailメールボックスのアドオンであり、インターフェースを完全に変換します。 インストール後、個別の垂直パネルとして表されるいくつかのリストでメッセージを並べ替えることができます。 デフォルトでは、To-Do、Follow Up、List 1、およびList 2という名前の4つのリストがあります。これらの名前をすばやく変更したり、タスクリストを削除または追加したりできます。
MailTrack
このGmail拡張機能は、メッセージが表示されたかどうかを確認するのに役立ちます。
結論
Gmailは、生産性を向上させる幅広い機能を備えた主要なメールサービスプロバイダーの1つに属しています。 世界中の多くの人がそれを使用していますが、利用可能な高度なGmail機能を知っている人はごくわずかです。 それらの多くは、Gmailアカウント内に一目で隠されています。 一緒にやってみよう！