27 Tips dan Trik Gmail untuk Mengatur Kotak Masuk Anda di 2022

1. Kiat personalisasi Gmail
2. Atur kotak masuk Anda
3. Kiat produktivitas Gmail
4. Kiat keamanan Gmail
5. Peretasan tingkat lanjut
6. Ekstensi yang berguna

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. Mailchimp - Pembuat dan pengirim email
3. Pemasaran Email Hubspot - Platform otomatisasi pemasaran
4. MailerLite - Pembuat halaman arahan
5. Canva - Alat online untuk membuat desain

Memiliki 1,8 miliar pengguna, Gmail telah berubah menjadi layanan email paling populer di planet ini saat ini. Solusinya sepenuhnya gratis dan mudah untuk memulai. Namun, ini bukan alasan utama untuk kesuksesan yang menakjubkan. Apa yang membuat Gmail menonjol dari persaingan adalah antarmuka minimalis yang ramah pengguna dan banyak fitur untuk tetap teratur saat menanggapi banyak email.

Dalam artikel ini, saya akan membahas beberapa tips paling menarik untuk menggunakan Gmail yang perlu Anda ketahui di tahun 2022. Jadi, masuklah ke akun Gmail Anda dan mulailah menerapkannya segera!

Kiat personalisasi Gmail

Memberikan sentuhan pribadi pada email Anda membuat pesan Anda lebih mudah didekati dan dipercaya. Biarkan penerima Anda tahu siapa orang di belakang garis dengan menerapkan ide-ide berikut.

1. Perbarui gambar profil Akun Google Anda.

Jadikan email Anda mudah dikenali dengan memperbarui gambar profil Akun Google Anda. Buka Pengaturan > Umum > Gambar Saya dan klik tautan Tentang Saya. Ini akan membuka bagian Tentang Saya di Akun Google Anda. Tambahkan foto Anda dan simpan perubahan. Mulai sekarang, headshot Anda akan muncul di semua email keluar Gmail.

2. Tambahkan beberapa tanda tangan email Gmail.

Pada bulan Maret 2020, Google meluncurkan fitur baru yang memungkinkan pengguna untuk mengatur dan menggunakan beberapa tanda tangan email untuk tujuan yang berbeda. Pada tingkat pribadi, tanda tangan email membuat komunikasi online Anda lebih ramah. Berbicara secara profesional, jika Anda menggunakan sign-off untuk pemasaran, fitur ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan pesan promosi di footer email Anda untuk prospek yang berbeda.

Buka Pengaturan > Umum > Tanda Tangan dan tekan tombol Buat Baru. Beri tanda tangan baru Anda nama dan buat tanda tangan menggunakan alat Gmail. Jika Anda mencari tata letak HTML yang lebih profesional, pembuat tanda tangan email Newoldstamp memungkinkan Anda membuat tanda tangan Gmail bermerek dalam hitungan menit secara online.

Jangan lupa untuk menyimpan perubahan. Kembali ke Kotak Masuk Anda, buat pesan baru, dan pilih ikon Pena di bagian bawah layar. Di menu tarik-turun, pilih tanda tangan yang ingin Anda gunakan di email saat ini. Mudah!

Atur kotak masuk Anda

Tidak ada yang seperti kotak masuk Gmail yang terorganisir dengan baik untuk menghilangkan stres dan kekhawatiran dari hidup Anda. Sekarang mari kita mulai.

3. Sembunyikan bilah sisi

Jika Anda ingin sedikit lebih banyak ruang, klik ikon menu tiga baris, dan panel kiri layar akan diciutkan. Arahkan kursor ke atasnya jika Anda membutuhkannya kembali.

4. Tampilkan atau sembunyikan lampiran dalam daftar

Lihat file terlampir langsung dari kotak masuk Anda bahkan tanpa membuka pesan. Gmail menampilkan lampiran langsung di bawah baris subjek email. Berguna!

5. Gunakan tombol tindakan cepat Gmail

Ingin mengarsipkan email, memindahkannya ke sampah, menandainya sebagai telah dibaca/belum dibaca, atau menundanya dengan cepat (kami akan segera membahas opsi ini lebih detail)? Arahkan penunjuk mouse ke email di kotak masuk Anda, dan Anda akan melihat serangkaian tindakan akses cepat yang disebutkan di atas. Sangat mudah!

6. Singkirkan tab

Jika Anda perlu menyembunyikan tab email yang tidak pernah Anda gunakan, buka Pengaturan > Label dan pilih mana yang ingin Anda tampilkan.

7. Lihat pesan Anda berdampingan dengan daftar pesan

Terkadang cukup melihat baris subjek untuk mengetahui tentang apa pesan email itu. Terkadang tidak. Tapi pernahkah Anda ingin membaca pesan tanpa membukanya? Nah, Anda bisa melakukannya di Gmail. Cukup buka Pengaturan> Kotak Masuk. Gulir ke bawah ke Panel Baca, dan nyalakan. Kemudian kembali ke kotak masuk dan cari tombol sakelar baru di sudut kanan atas. Pilih panel pratinjau vertikal, horizontal, atau tanpa pratinjau.

8. Atur prioritas

Saya yakin Anda sudah familiar dengan bintang kecil Gmail di sebelah setiap pesan. Setelah Anda mengklik bintang, itu berubah menjadi kuning. Dengan cara ini, Anda menandai pesan penting. Tetapi bagaimana jika Anda memiliki lima pesan penting, dan dua di antaranya sangat penting?

Dengan bantuan bintang berwarna (dalam enam warna berbeda ditambah simbol warna-warni lainnya seperti tanda seru atau centang), Anda dapat mengatur email penting yang Anda terima dengan lebih baik. Untuk mengakses opsi ini, Anda harus pergi ke Pengaturan> Umum dan mencari Bintang.

Setelah Anda menyimpan perubahan, Anda dapat menandai pesan dengan bintang atau simbol yang Anda inginkan dengan berapa kali Anda mengklik bintang di sebelah pesan. Anda mungkin menggunakan bintang biru untuk pesan yang perlu Anda baca lagi nanti dan tanda seru merah untuk pesan yang perlu Anda tindak lanjuti. Untuk melihat semua pesan Anda yang berkilau bintangnya, klik label Berbintang di bilah sisi di sebelah kiri.

Anda mungkin ingin melangkah lebih jauh dan mengaktifkan opsi Kotak Prioritas. Untuk melakukannya, klik Pengaturan > Kotak Masuk > Jenis Kotak Masuk dan pilih jenis Prioritas Kotak Masuk. Kotak masuk prioritas menemukan email penting dan mengurutkannya untuk Anda berdasarkan email mana yang Anda baca dan email mana yang Anda balas. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengetahui pesan mana yang harus dibaca terlebih dahulu. Jika menurut Anda penyortiran tidak sepenuhnya akurat, tandai pesan sebagai kurang penting dan lebih penting untuk meningkatkan hasilnya.

9. Lihat lebih banyak email yang belum dibaca

Jika Anda ingin melihat lebih banyak pesan yang belum dibaca dan semuanya berada di atas, buka Pengaturan, pilih tab Kotak Masuk, lalu pilih opsi Belum dibaca pertama di menu tarik-turun Jenis kotak masuk.

Kemudian Anda akan melihat dua bagian kotak masuk, Belum Dibaca dan Lainnya. Anda dapat memaksa Gmail untuk menampilkan hingga 5, 10, 25, atau 50 email yang belum dibaca sekaligus. Pastikan Anda menyimpan perubahan, dan nikmati.

10. Sembunyikan cuplikan

Gmail memberi Anda pratinjau email Anda, memberi Anda informasi seperti nama pengirim, baris subjek, dan beberapa baris email itu. Jika Anda tidak ingin informasi ini ditampilkan karena alasan tertentu, buka Pengaturan > Umum dan gulir ke bagian Cuplikan. Setelah Anda menonaktifkan cuplikan, gulir ke bagian bawah halaman dan klik tombol Simpan Perubahan.

11. Unduh pesan

Gmail juga memungkinkan Anda mengunduh pesan. Untuk melakukannya, klik tiga titik di sudut kanan email mana pun dan pilih Unduh pesan.

Kiat produktivitas Gmail

Untuk meningkatkan produktivitas Anda, pastikan untuk menerapkan praktik terbaik Gmail yang disajikan di bawah ini.

12. Siapkan pemberitahuan Gmail desktop

Setelah mengaktifkan pemberitahuan desktop untuk Gmail, Anda akan melihat jendela pop-up yang bagus ketika Anda menerima email, bahkan jika Anda tidak melihat kotak masuk Anda. Untuk memulai, buka Pengaturan > Umum dan gulir ke bawah ke bagian Pemberitahuan Desktop. Di sana Anda akan melihat tiga opsi notifikasi. Opsi default biasanya disetel ke NONAKTIF tetapi Anda juga dapat mengaktifkan notifikasi untuk email baru, atau jika Anda tidak ingin menerima terlalu banyak, Anda dapat memilih Notifikasi email penting aktif.

13. Tunda email

Opsi ini untuk sementara menghapus email dari kotak masuk Anda. Untuk mengembalikannya, beri tahu Gmail kapan Anda ingin mereka muncul kembali. Arahkan kursor ke email yang ingin Anda tunda dan klik jam kecil.

14. Bungkam utas email

Terkadang Anda menjadi bagian dari utas email atau percakapan hanya karena nama Anda muncul di CC. Jika Anda tidak dapat menanganinya sekarang, Anda dapat membisukan percakapan.

Buka email yang ingin Anda bisukan, klik Lainnya di bagian atas halaman, pilih Bungkam, dan selesai. Anda tidak akan diberi tahu tentang pesan-pesan itu lagi.

Jika Anda ingin membunyikan percakapan, cara termudah untuk melakukannya adalah dengan mencari “ is:muted” dari bilah pencarian di bagian atas Gmail. Kemudian buka email yang ingin Anda suarakan, buka Lainnya > Suarakan.

15. Dapatkan pengingat untuk melampirkan file

Tahukah Anda bahwa Gmail memiliki fitur bawaan yang mengingatkan pengirim untuk menambahkan lampiran sebelum mereka menekan Kirim? Untuk mendapatkan peringatan, pastikan untuk menjanjikan file dalam pesan Anda. Misalnya, "Saya telah melampirkan", "Saya telah menyertakan", dll.

16. Gunakan template

Jika Anda memiliki hal-hal yang harus Anda tulis berulang kali, Anda mungkin ingin mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk menulis email semacam itu. Di Gmail, Anda dapat menyimpan template email untuk mengisi email dengan cepat dan mengirimkannya ke orang-orang. Mari kita lihat cara kerjanya. Pergi ke Setting, pilih tab Advanced dan aktifkan opsi Templates. Seperti biasa, jangan lupa untuk menyimpan perubahan.

Setelah Anda selesai melakukannya, di jendela penulisan Anda, Anda akan memiliki opsi baru. Untuk mengakses Template, klik tombol More di pojok kanan bawah. Kemudian tulis satu pesan yang perlu Anda bagikan dengan banyak orang di masa mendatang, klik Simpan draf sebagai templat dan simpan.

Jadi, ketika suatu hari seseorang akan mengirimi Anda email yang meminta untuk memberi mereka, misalnya, semua sumber daya dari webinar baru-baru ini, Anda akan dapat melakukannya dengan sangat cepat dengan sedikit usaha.

17. Dapatkan pengingat untuk menindaklanjuti dan membalas

Bayangkan Anda mengirim email beberapa waktu lalu tetapi belum mendapat kabar dari penerimanya. Bukankah lebih baik untuk diingatkan tentang tindak lanjut? Nah, itulah yang bisa dilakukan Gmail untuk Anda jika Anda mengaktifkan pengingat ini. Fitur unggulan lainnya adalah pengingat untuk membalas email yang Anda terima. Anda dapat mengaktifkan kedua pengingat dengan membuka Pengaturan dan mengklik tab Umum. Gulir ke bawah ke bagian Nudges.

18. Siapkan beberapa kotak masuk

Opsi ini memungkinkan Anda membagi kotak masuk menjadi beberapa bagian. Mereka dapat didasarkan pada prioritas (tanggapan, baca, dll.), departemen label (berbintang, penting, dll.) (departemen pemasaran, departemen QA, dll.), dan seterusnya. Untuk mulai menggunakan fitur ini, ikuti prosedur di bawah ini:

Pergi ke pengaturan. Pilih tab Kotak Masuk. Di samping Jenis kotak masuk, pilih Beberapa kotak masuk. Sesuaikan pengaturan beberapa kotak masuk dan simpan perubahannya.

19. Gunakan operator pencarian dan filter pencarian Gmail

Anda dapat menggunakan operator pencarian untuk menemukan pesan penting di antara nada email. Misalnya, cara mudah untuk melewati tumpukan spam adalah dengan memasukkan perintah " is:penting" di bilah pencarian. Algoritme Google secara otomatis menentukan pentingnya pesan berdasarkan seberapa sering Anda menanggapi pengirimnya. Dan Anda akan mendapatkan daftar semua email yang ditandai sebagai penting.

Jika Anda perlu mencari gambar, coba perintah nama file:[format file]. Misalnya, " nama file:jpg" atau "nama file:png" . Lihat daftar operator penelusuran yang dapat Anda gunakan dengan Gmail di sini .

Kiat keamanan Gmail

20. Gunakan verifikasi dua langkah.

Meskipun otentikasi dua faktor adalah salah satu fitur keamanan Google yang paling efektif, hanya 10% pengguna yang mengaktifkannya. Untuk meningkatkan keamanan akun Anda, buka Halaman Verifikasi 2 Langkah Google . Setelah Anda mengaktifkan fitur ini, Anda harus memasukkan kata sandi Anda ditambah kode yang dikirim ke ponsel Anda untuk masuk.

21. Email penghancur sendiri

Mode rahasia memungkinkan kami mengirim email yang berisi informasi sensitif dan menghilangkannya dalam sehari/seminggu/beberapa minggu/sebulan/dll. Selain itu, penerima pesan tersebut tidak akan dapat meneruskan, menyalin, mengunduh, atau mencetaknya.

Saat Anda mulai menulis pesan baru, Anda akan melihat ikon dengan kunci dan jam di sudut kanan bawah. Klik ikon tersebut untuk mengaktifkan atau menonaktifkan mode rahasia.

22. Batalkan pengiriman email terkirim

Ini adalah salah satu peningkatan Gmail yang paling berguna. Anda dapat mengaktifkannya dengan masuk ke Pengaturan > Umum. Di bagian Undo Send, dimungkinkan untuk mengatur periode pembatalan sebagai 5, 10, 20 atau 30 detik. Lain kali ketika Anda mengirim email, gunakan opsi "Undo", yang akan muncul di bawah bilah pencarian.

23. Berikan akses ke kotak masuk Anda ke orang lain

Kita semua tahu bahwa memeriksa email terkadang memakan waktu terlalu lama. Gmail memiliki fitur luar biasa yang memungkinkan asisten Anda mengakses Gmail untuk membuat hidup Anda lebih mudah. Yang paling saya sukai dari fitur ini adalah Anda tidak perlu membagikan data login Anda dengan siapa pun. Yang perlu Anda lakukan adalah pergi ke Pengaturan > Akun > Periksa email dari akun lain > Tambahkan akun email.

Peretasan tingkat lanjut

24. Gunakan "." dan "+" untuk memfilter pesan dari langganan yang berbeda.

Untuk mendapatkan kontrol yang lebih besar atas kotak masuk Anda, tambahkan tanda "+" dan kata atau nomor apa pun setelah alamat email Gmail Anda. Misalnya, jika alamat email Anda adalah [email protected], Anda dapat menggunakan [email protected] saat mendaftar ke perbankan online atau [email protected] untuk komunikasi pribadi.

Jadi, mengapa Anda menggunakan ini? Ini akan memungkinkan Anda untuk memfilter semua pesan masuk dengan mudah. Ini juga dapat membantu Anda mengetahui apakah seseorang menjual alamat Anda. Anda menambahkan "+mobil" ketika Anda membeli mobil baru sekali, dan sekarang ketika Anda melihat email dari orang lain ke alamat itu, Anda tahu bagaimana mereka mendapatkannya. Solusi: difilter untuk dihapus otomatis.

Detail lucu lainnya tentang Gmail adalah ia mengabaikan titik di alamat email, jadi [email protected] diperlakukan sama seperti [email protected], dan [email protected]. Manfaat dari trik ini sebagian besar estetika. Ini juga berarti bahwa jika pengirim tidak dapat mengingat apakah nama pengguna Anda memiliki titik di tengah atau tidak, mereka dapat menggunakan kedua versi tersebut, karena pesan akan tetap dikirimkan kepada Anda.

25. Sisipkan foto langsung ke badan email Anda

Ingin gambar muncul bersama dengan teks email Anda, bukan sebagai lampiran? Tidak masalah. Mulai buat pesan baru atau klik Balas, lalu seret dan lepas gambar dari foldernya di PC ke posisi yang diinginkan di email.

26. Hapus pesan besar

Kehabisan ruang di Gmail? Temukan email yang sangat panjang yang memakan ruang di kotak masuk Anda dengan mudah dan cepat. Untuk melakukannya, buka pencarian dan ketik “lebih besar:5mb,” atau “lebih besar:10mb.”

27. Gunakan filter lanjutan Gmail

Buat filter Gmail dengan mudah dengan memilih Pengaturan, memilih tab Filter dan Alamat yang Diblokir, dan mengklik tautan Buat filter baru. Dengan bantuan filter, Anda dapat secara otomatis mengarsipkan atau menghapus semua email pemasaran, mengarsipkan, menghapus, atau memindahkan email dari pengirim tertentu, membersihkan folder spam secara otomatis, dll.

Ekstensi yang berguna

Seperti yang telah saya sebutkan, ada berbagai plugin yang berguna untuk Gmail. Sekarang mari kita lihat lebih dekat ekstensi paling populer yang mungkin Anda manfaatkan.

• PixelBlock

PixelBlock adalah ekstensi luar biasa untuk Gmail yang melindungi privasi email Anda. Ini tidak hanya memblokir upaya pelacakan email seseorang yang digunakan untuk mendeteksi email Anda terbuka, tetapi juga memberi tahu Anda siapa orang yang memata-matai Anda.

• Catatan Gmail Sederhana

Ekstensi ini memungkinkan Anda menambahkan catatan tempel ke email apa pun untuk referensi Anda.

• Konverter Google Dokumen

Ingin memiliki email yang diformat seperti Google Doc Anda? Instal add-on ini dan buka Google Doc apa pun di Gmail dalam satu klik.

• Digify

Dengan Digify, Anda dapat melacak dan membatalkan pengiriman email yang sudah Anda kirim. Juga, Anda akan dapat mengetahui apakah penerima membaca pesan Anda. Omong-omong, dimungkinkan untuk membatalkan APAPUN pesan terkirim, bukan hanya yang telah terkirim dalam 30 detik terakhir.

• Buka gulungan. Saya

Bersihkan email dengan cepat dari langganan yang tidak diinginkan.

• Balasan Batch

Batch Reply memungkinkan Anda membalas satu set email di Gmail sekaligus.

• Urutkan

Sortd adalah add-on untuk kotak surat Gmail, yang mengubah antarmukanya sepenuhnya. Setelah menginstalnya, Anda dapat mengurutkan pesan berdasarkan beberapa daftar, yang direpresentasikan sebagai panel vertikal terpisah. Secara default, ada empat daftar yang memiliki nama To-Do, Follow Up, List 1, dan List 2. Anda dapat dengan cepat mengubah nama ini, menghapus atau menambahkan daftar tugas tambahan.

• Jalur Surat

Ekstensi Gmail ini membantu untuk mengetahui apakah pesan Anda telah dilihat.

Kesimpulan

Gmail milik salah satu penyedia layanan email yang dominan dengan berbagai fitur yang meningkatkan produktivitas. Meskipun banyak orang di seluruh dunia menggunakannya, hanya sedikit dari kita yang mengetahui fungsi lanjutan Gmail yang tersedia. Banyak dari mereka tersembunyi di dalam akun Gmail Anda di depan mata. Mari kita mencobanya bersama!