27 dicas e truques do Gmail para organizar sua caixa de entrada em 2022

1. Dicas de personalização do Gmail
2. Organize sua caixa de entrada
3. Dicas de produtividade do Gmail
4. Dicas de segurança do Gmail
5. Hacks avançados
6. Extensões úteis

Ferramentas úteis:
1. Newoldstamp - Marketing de assinatura de e-mail
2. Mailchimp - Criador e remetente de e-mail
3. Hubspot Email Marketing - plataforma de automação de marketing
4. MailerLite - Construtor de páginas de destino
5. Canva - Ferramenta online para fazer desenhos

Com 1,8 bilhão de usuários, o Gmail se tornou o serviço de e-mail mais popular do planeta atualmente. A solução é totalmente gratuita e sem esforço para começar. No entanto, estas não são as principais razões para um sucesso tão surpreendente. O que faz o Gmail se destacar da concorrência é uma interface minimalista amigável e muitos recursos para se manter organizado enquanto responde a vários e-mails.

Neste artigo, abordarei algumas das dicas mais interessantes para usar o Gmail que você precisa conhecer em 2022. Então, faça login na sua conta do Gmail e comece a implementá-las imediatamente!

Dicas de personalização do Gmail

Dar um toque pessoal aos seus e-mails torna suas mensagens mais acessíveis e confiáveis. Deixe seus destinatários saberem quem é a pessoa por trás das linhas aplicando as seguintes ideias.

1. Atualize a foto do perfil da sua Conta do Google.

Torne seus e-mails facilmente reconhecíveis atualizando a foto do perfil da sua Conta do Google. Vá para Configurações> Geral> Minha imagem e clique no link Sobre mim. Isso abrirá a seção Sobre mim da sua Conta do Google. Adicione sua foto e salve as alterações. A partir de agora, sua foto aparecerá em todos os e-mails de saída do Gmail.

2. Adicione várias assinaturas de e-mail do Gmail.

Em março de 2020, o Google lançou um novo recurso que permite aos usuários configurar e usar várias assinaturas de e-mail para diferentes finalidades. Em um nível pessoal, uma assinatura de e-mail torna suas comunicações online mais amigáveis. Falando profissionalmente, se você usa suas assinaturas para marketing, esse recurso permite que você personalize mensagens promocionais no rodapé do seu e-mail para diferentes clientes em potencial.

Vá para Configurações> Geral> Assinatura e pressione o botão Criar novo. Dê um nome à sua nova assinatura e crie uma assinatura usando as ferramentas do Gmail. Se você estiver procurando por um layout HTML mais profissional, o gerador de assinatura de e-mail Newoldstamp permite que você crie uma assinatura de marca do Gmail em minutos online.

Não se esqueça de salvar as alterações. Volte para sua caixa de entrada, crie uma nova mensagem e selecione o ícone de caneta na parte inferior da tela. No menu suspenso, selecione a assinatura que deseja usar no email atual. Fácil!

Organize sua caixa de entrada

Não há nada como uma caixa de entrada do Gmail bem organizada para tirar o estresse e as preocupações da sua vida. Agora vamos começar.

3. Oculte a barra lateral

Se você quiser um pouco mais de espaço, clique no ícone do menu de três linhas e o painel esquerdo da tela será recolhido. Passe o mouse sobre ele se precisar dele de volta.

4. Mostre ou oculte anexos na lista

Confira os arquivos anexados diretamente da sua caixa de entrada sem sequer abrir uma mensagem. O Gmail mostra o anexo logo abaixo da linha de assunto do e-mail. Prático!

5. Use os botões de ação rápida do Gmail

Deseja arquivar o e-mail, movê-lo para a lixeira, marcá-lo como lido/não lido ou adiá-lo rapidamente (discutiremos essa opção com mais detalhes em breve)? Passe o ponteiro do mouse sobre um e-mail em sua caixa de entrada e você verá uma série de ações de acesso rápido mencionadas acima. Muito conveniente!

6. Livre-se das abas

Se você precisar ocultar as guias de e-mail que nunca usa, vá para Configurações > Rótulos e selecione quais deseja exibir.

7. Visualize suas mensagens lado a lado com a lista de mensagens

Às vezes, basta olhar a linha de assunto para descobrir do que se trata uma mensagem de e-mail. Às vezes não é. Mas você já quis ler mensagens sem abri-las? Bem, você pode fazer isso no Gmail. Basta acessar Configurações > Caixa de entrada. Role para baixo até Painel de leitura e ative-o. Em seguida, volte para a caixa de entrada e procure um novo botão de alternância no canto superior direito. Selecione um painel vertical, horizontal ou sem visualização.

8. Configure a prioridade

Tenho certeza de que você conhece as pequenas estrelas do Gmail ao lado de cada mensagem. Depois de clicar na estrela, ela fica amarela. Dessa forma, você marca mensagens importantes. Mas e se você tiver cinco mensagens importantes e duas delas forem super importantes?

Com a ajuda de estrelas coloridas (em seis cores diferentes, além de outros símbolos coloridos, como um ponto de exclamação ou um carrapato), você pode organizar melhor os e-mails importantes que recebeu. Para acessar essa opção, você precisa ir em Configurações > Geral e procurar por Estrelas.

Depois de salvar as alterações, você pode marcar uma mensagem com a estrela ou o símbolo de sua preferência pelo número de vezes que clicar na estrela ao lado da mensagem. Você pode usar uma estrela azul para as mensagens que precisa ler novamente mais tarde e um ponto de exclamação vermelho para as mensagens que precisa acompanhar. Para ver todas as suas mensagens com estrela, clique no marcador Com estrela na barra lateral à esquerda.

Você pode querer ir ainda mais longe e ativar a opção Caixa prioritária. Para isso, clique em Configurações > Caixa de entrada > Tipo de caixa de entrada e selecione o tipo de prioridade da caixa de entrada. A caixa de entrada prioritária encontra os e-mails importantes e os classifica para você com base em qual e-mail você lê e em qual deles você responde. Isso permitirá que você saiba quais mensagens ler primeiro. Se você achar que a classificação não está exatamente precisa, marque as mensagens como menos importantes e mais importantes para melhorar o resultado.

9. Veja mais e-mails não lidos

Se você quiser ver mais mensagens não lidas e colocá-las todas na parte superior, abra Configurações, selecione a guia Caixa de entrada e escolha a primeira opção Não lida no menu suspenso Tipo de caixa de entrada.

Em seguida, você verá duas seções da caixa de entrada, Não lidas e Todo o resto. Você pode forçar o Gmail a exibir até 5, 10, 25 ou 50 e-mails não lidos de uma só vez. Certifique-se de salvar as alterações e aproveite.

10. Ocultar trechos

O Gmail oferece uma visualização de seus e-mails, fornecendo informações como o nome do remetente, a linha de assunto e algumas linhas desse e-mail. Se você não quiser que essas informações sejam exibidas por algum motivo, vá para Configurações> Geral e role até a seção Snippets. Depois de desativar os snippets, role até a parte inferior da página e clique no botão Salvar alterações.

11. Baixar mensagem

O Gmail também permite que você baixe mensagens. Para fazer isso, clique nos três pontos no canto direito de qualquer e-mail e escolha Baixar mensagem.

Dicas de produtividade do Gmail

Para melhorar sua produtividade, certifique-se de aplicar as práticas recomendadas do Gmail apresentadas abaixo.

12. Configure o notificador do Gmail para computador

Depois de ativar as notificações na área de trabalho do Gmail, você verá uma bela janela pop-up ao receber um e-mail, mesmo que não esteja visualizando sua caixa de entrada. Para começar, vá para Configurações> Geral e role para baixo até a seção Notificação da área de trabalho. Lá você verá três opções de notificação. A opção padrão geralmente está definida como DESATIVADO, mas você também pode ativar as notificações para novos e-mails ou, se não quiser receber muitos deles, pode selecionar Notificações de e-mail importantes ativadas.

13. Suspender e-mail

Esta opção remove temporariamente os e-mails da sua caixa de entrada. Para trazê-los de volta, basta informar ao Gmail quando você deseja que eles reapareçam. Passe o mouse sobre o e-mail que você deseja adiar e clique no pequeno relógio.

14. Silenciar tópicos de e-mail

Às vezes, você se torna parte de um tópico de e-mail ou conversa apenas porque seu nome aparece no CC. Se você não pode lidar com isso agora, você pode silenciar a conversa.

Abra o e-mail que deseja silenciar, clique em Mais na parte superior da página, selecione Silenciar e pronto. Você não é mais notificado sobre essas mensagens.

Se você quiser ativar o som da conversa, a maneira mais fácil de fazer isso é pesquisar " is: muted" na barra de pesquisa na parte superior do Gmail. Em seguida, abra o e-mail que você deseja ativar o som, vá para Mais > Ativar o som.

15. Receba lembretes para anexar arquivos

Você sabia que o Gmail tem um recurso integrado que lembra o remetente de adicionar um anexo antes de clicar em Enviar? Para receber um alerta, certifique-se de prometer um arquivo em sua mensagem. Por exemplo, "Anexei", ​​"Incluí" etc.

16. Use modelos

Se você tem coisas que precisa escrever repetidamente, provavelmente deseja reduzir o tempo gasto escrevendo esses e-mails. No Gmail, você pode salvar modelos de e-mail para preencher e-mails rapidamente e enviá-los às pessoas. Vamos ver como isso funciona. Vá em Configuração, selecione a aba Avançado e ative a opção Modelos. Como de costume, não se esqueça de salvar as alterações.

Feito isso, na sua janela de composição, você terá uma nova opção. Para acessar os Modelos, clique no botão Mais no canto inferior direito. Em seguida, escreva uma mensagem que você precisará compartilhar com várias pessoas no futuro, clique em Salvar rascunho como modelo e salve-o.

Então, quando um dia alguém lhe enviar um e-mail pedindo para fornecer, por exemplo, todos os recursos do webinar recente, você poderá fazer isso muito rapidamente com tão pouco esforço.

17. Receba lembretes para acompanhar e responder

Imagine que você enviou um e-mail há algum tempo, mas ainda não teve notícias do destinatário. Não seria bom ser lembrado do acompanhamento? Bem, é isso que o Gmail pode fazer por você se você ativar este lembrete. Outro excelente recurso é um lembrete para responder aos e-mails que você recebeu. Você pode ativar os dois lembretes acessando Configurações e clicando na guia Geral. Role para baixo até a seção Nudges.

18. Configure várias caixas de entrada

Essa opção permitirá que você divida sua caixa de entrada em várias seções. Eles podem ser baseados em departamentos de prioridade (responder, ler etc.), rótulo (com estrela, importante etc.) (departamento de marketing, departamento de controle de qualidade etc.) e assim por diante. Para começar a usar este recurso, siga o procedimento abaixo:

Vá para as configurações. Selecione a guia Caixa de entrada. Ao lado de Tipo de caixa de entrada, selecione Várias caixas de entrada. Personalize as configurações de várias caixas de entrada e salve as alterações.

19. Use operadores de pesquisa e filtros de pesquisa do Gmail

Você pode usar os operadores de pesquisa para encontrar mensagens importantes entre os tons de e-mails. Por exemplo, uma maneira fácil de passar por pilhas de spam é digitar o comando " is:important" na barra de pesquisa. Os algoritmos do Google determinam automaticamente a importância das mensagens pela frequência com que você responde aos remetentes. E você receberá uma lista de todos os e-mails marcados como importantes.

Se você precisar encontrar imagens, tente o comando filename:[formato do arquivo]. Por exemplo, " filename:jpg" ou "filename:png" . Veja uma lista de operadores de pesquisa que você pode usar com o Gmail aqui .

Dicas de segurança do Gmail

20. Use a verificação em duas etapas.

Embora a autenticação de dois fatores seja um dos recursos de segurança mais eficazes do Google, apenas 10% dos usuários a habilitam. Para melhorar a segurança de sua conta, acesse a página de verificação em duas etapas do Google . Depois de ativar esse recurso, você precisará inserir sua senha e um código enviado ao seu telefone para fazer login.

21. E-mails de autodestruição

O modo confidencial nos permite enviar e-mails que contêm informações confidenciais e fazê-los desaparecer em um dia/semana/algumas semanas/mês/etc. Além disso, os destinatários de tais mensagens não poderão encaminhá-las, copiá-las, baixá-las ou imprimi-las.

Ao começar a redigir uma nova mensagem, você notará um ícone com um cadeado e um relógio no canto inferior direito. Clique nesse ícone para ativar ou desativar o modo confidencial.

22. Cancelar envio de e-mails enviados

É uma das melhorias mais úteis do Gmail. Você pode ativá-lo acessando Configurações> Geral. Na seção Undo Send, é possível definir o período de cancelamento como 5, 10, 20 ou 30 segundos. Na próxima vez que você enviar um e-mail, use a opção “Desfazer”, que aparecerá abaixo da barra de pesquisa.

23. Conceda acesso à sua caixa de entrada para outras pessoas

Todos nós sabemos que verificar e-mails às vezes leva muito tempo. O Gmail possui um excelente recurso que permite que seu assistente acesse seu Gmail para facilitar sua vida. O que eu mais gosto nesse recurso é que você não precisa compartilhar seus dados de login com ninguém. Tudo o que você precisa fazer é acessar Configurações> Contas> Verificar e-mails de outras contas> Adicionar uma conta de e-mail.

Hacks avançados

24. Use "." e "+" para filtrar mensagens de diferentes assinaturas.

Para ter mais controle sobre sua caixa de entrada, adicione um sinal de "+" e qualquer palavra ou número após seu endereço de e-mail do Gmail. Por exemplo, se seu endereço de e-mail for [email protected], você pode usar [email protected] ao se inscrever no banco on-line ou [email protected] para comunicação pessoal.

Então, por que você usaria isso? Ele permitirá que você filtre todas as mensagens recebidas facilmente. Também pode ajudá-lo a saber se alguém vendeu seu endereço. Você adicionou "+carro" quando comprou um carro novo uma vez e agora, quando você vê e-mails de outras pessoas para esse endereço, sabe como eles conseguiram. Solução: filtrado para exclusão automática.

Outro detalhe engraçado sobre o Gmail é que ele ignora pontos em endereços de e-mail, então [email protected] é tratado da mesma forma que [email protected] e [email protected]. O benefício deste truque é principalmente estético. Isso também significa que, se um remetente não conseguir lembrar se seu nome de usuário tem um ponto no meio ou não, ele pode usar as duas versões, pois a mensagem será entregue a você de qualquer maneira.

25. Insira fotos diretamente no corpo do seu e-mail

Quer que as imagens apareçam junto com o texto do seu e-mail, não como anexos? Sem problemas. Comece a redigir uma nova mensagem ou clique em Responder e arraste e solte a imagem de sua pasta em seu PC para a posição desejada no e-mail.

26. Remova mensagens grandes

Ficou sem espaço no Gmail? Encontre e-mails muito longos que ocupam o espaço da sua caixa de entrada com facilidade e rapidez. Para fazer isso, vá para pesquisar e digite “larger:5mb” ou “larger:10mb”.

27. Use os filtros avançados do Gmail

Crie facilmente filtros do Gmail escolhendo Configurações, selecionando a guia Filtros e endereços bloqueados e clicando no link Criar um novo filtro. Com a ajuda dos filtros, você pode arquivar ou excluir automaticamente todos os emails de marketing, arquivar, excluir ou mover emails de remetentes específicos, limpar automaticamente sua pasta de spam etc.

Extensões úteis

Como já mencionei, há uma variedade de plugins úteis para o Gmail. Agora vamos dar uma olhada nas extensões mais populares que você pode aproveitar.

• PixelBlock

PixelBlock é uma excelente extensão para Gmail que protege a privacidade do seu e-mail. Ele não apenas bloqueia as tentativas de rastreamento de e-mail de alguém usadas contra você para detectar a abertura de seu e-mail, mas também informa quem é essa pessoa que espiona você.

• Notas simples do Gmail

Esta extensão permite que você adicione notas adesivas a qualquer e-mail para sua referência.

• Conversor de Documentos Google

Quer ter um e-mail formatado como seu Google Doc? Instale este complemento e abra qualquer Google Doc no Gmail com um clique.

• Digitalizar

Com o Digify, você pode rastrear e cancelar o envio de e-mails que já enviou. Além disso, você poderá descobrir se o destinatário leu sua mensagem. A propósito, é possível cancelar QUALQUER mensagem enviada, não apenas as que foram enviadas nos últimos 30 segundos.

• Unroll.Me

Limpe rapidamente e-mails de assinaturas indesejadas.

• Resposta em lote

A resposta em lote permite que você responda a um conjunto de e-mails no Gmail de uma só vez.

• Classificado

Sortd é um add-on para a caixa de correio do Gmail, que transforma completamente sua interface. Depois de instalá-lo, você pode classificar as mensagens por várias listas, representadas como painéis verticais separados. Por padrão, há quatro dessas listas que têm os nomes de Tarefas, Acompanhamento, Lista 1 e Lista 2. Você pode alterar rapidamente esses nomes, excluir ou adicionar listas de tarefas adicionais.

• MailTrack

Esta extensão do Gmail ajuda a descobrir se sua mensagem foi vista.

Conclusão

O Gmail pertence a um dos provedores de serviços de e-mail dominantes, com uma ampla variedade de recursos que aumentam a produtividade. Embora muitas pessoas em todo o mundo o usem, apenas alguns de nós estão cientes das funções avançadas do Gmail que estão disponíveis. Muitos deles estão escondidos na sua conta do Gmail à vista de todos. Vamos experimentá-los juntos!