2022 年整理收件箱的 27 個 Gmail 提示和技巧

1. Gmail 個性化提示
2. 整理收件箱
3. Gmail 生產力提示
4. Gmail 安全提示
5.高級黑客
6. 有用的擴展

有用的工具：
1. Newoldstamp - 電子郵件簽名營銷
2. Mailchimp - 電子郵件生成器和發件人
3. Hubspot 電子郵件營銷 - 營銷自動化平台
4. MailerLite - 登陸頁面構建器
5. Canva - 製作設計的在線工具

Gmail 擁有 18 億用戶，已成為當今地球上最受歡迎的電子郵件服務。 該解決方案完全免費，上手毫不費力。 然而，這些並不是取得如此驚人成功的主要原因。 Gmail 在競爭中脫穎而出的原因是用戶友好的簡約界面和許多功能，可以在回復多封電子郵件時保持井井有條。

在本文中，我將介紹一些您在 2022 年需要了解的使用 Gmail 的最有趣的技巧。因此，請登錄您的 Gmail 帳戶並立即開始實施它們！

Gmail 個性化提示

對您的電子郵件進行個性化處理，使您的信息更加平易近人且值得信賴。 通過應用以下想法，讓您的收件人知道誰是幕後黑手。

1. 更新您的 Google 帳戶個人資料圖片。

通過更新您的 Google 帳戶個人資料圖片，讓您的電子郵件易於識別。 轉到設置 > 常規 > 我的圖片，然後單擊關於我的鏈接。 這將打開您 Google 帳戶的“關於我”部分。 添加您的照片並保存更改。 從現在開始，您的頭像將出現在所有 Gmail 出站電子郵件中。

2.添加多個Gmail電子郵件簽名。

2020 年 3 月，谷歌推出了一項新功能，允許用戶為不同目的設置和使用多個電子郵件簽名。 在個人層面上，電子郵件簽名使您的在線交流更加友好。 專業地說，如果您將簽收用於營銷，此功能使您可以在電子郵件頁腳中為不同的潛在客戶定制促銷信息。

轉到設置>常規>簽名，然後按創建新按鈕。 為您的新簽名命名並使用 Gmail 工具創建簽名。 如果您正在尋找更專業的 HTML 佈局，Newoldstamp 電子郵件簽名生成器可讓您在幾分鐘內在線創建品牌 Gmail 簽名。

不要忘記保存更改。 返回您的收件箱，創建一條新消息，然後選擇屏幕底部的鋼筆圖標。 在下拉菜單中，選擇要在當前電子郵件中使用的簽名。 簡單的！

整理收件箱

沒有什麼比井井有條的 Gmail 收件箱更能減輕您生活中的壓力和憂慮了。 現在讓我們開始吧。

3.隱藏側邊欄

如果您想要更多空間，請單擊三行菜單圖標，屏幕左側面板將折疊。 如果您需要它，請將鼠標懸停在它上面。

4.在列表中顯示或隱藏附件

無需打開郵件即可直接從收件箱中查看附件。 Gmail 在電子郵件主題行的正下方顯示附件。 便利！

5. 使用 Gmail 快速操作按鈕

想要歸檔電子郵件、將其移至垃圾箱、將其標記為已讀/未讀或快速暫停（我們稍後會更詳細地討論此選項）？ 將鼠標指針懸停在收件箱中的電子郵件上，您將看到上述一系列快速訪問操作。 很方便！

6.擺脫標籤

如果您需要隱藏您從不使用的電子郵件標籤，請轉到“設置”>“標籤”並選擇要顯示的標籤。

7. 與消息列表並排查看您的消息

有時只需查看主題行即可了解電子郵件的內容。 有時不是。 但是您是否曾經想在不打開郵件的情況下閱讀郵件？ 好吧，您可以在 Gmail 中執行此操作。 只需轉到設置>收件箱。 向下滾動到閱讀窗格，然後將其打開。 然後回到收件箱，在右上角尋找一個新的切換按鈕。 選擇垂直、水平或無預覽窗格。

8.設置優先級

我相信您對每封郵件旁邊的 Gmail 小星星很熟悉。 一旦你點擊星星，它就會變成黃色。 這樣，您就可以標記重要消息。 但是，如果您有 5 條重要信息，其中有兩條非常重要，該怎麼辦？

借助彩色星星（六種不同顏色以及感嘆號或勾號等其他彩色符號），您可以更好地整理收到的重要電子郵件。 要訪問此選項，您需要前往“設置”>“常規”並查找“星星”。

保存更改後，您可以根據單擊消息旁邊的星號的次數，用星號或您喜歡的符號來標記消息。 您可以為稍後需要再次閱讀的消息使用藍色星號，為需要跟進的消息使用紅色感嘆號。 要查看所有已加星標的消息，請單擊左側邊欄上的已加星標標籤。

您可能想要更進一步並打開“優先收件箱”選項。 為此，請單擊設置 > 收件箱 > 收件箱類型，然後選擇收件箱優先級類型。 優先收件箱會找到重要的電子郵件，並根據您閱讀的電子郵件和回复的電子郵件為您分類。 這將使您知道首先要閱讀哪些消息。 如果您認為排序不完全準確，請將消息標記為不太重要且更重要以改進結果。

9. 查看更多未讀郵件

如果您想查看更多未讀郵件並將它們全部放在頂部，請打開設置，選擇收件箱選項卡，然後在收件箱類型下拉菜單中選擇未讀第一個選項。

然後您將看到兩個收件箱部分，未讀和其他所有內容。 您可以強制 Gmail 一次顯示最多 5、10、25 或 50 封未讀電子郵件。 確保您保存了更改，並享受。

10.隱藏片段

Gmail 為您提供電子郵件預覽，為您提供發件人姓名、主題行和該電子郵件的幾行等信息。 如果您出於某種原因不希望顯示此信息，請轉到“設置”>“常規”並滾動到“片段”部分。 禁用片段後，滾動到頁面底部並單擊保存更改按鈕。

11.下載留言

Gmail 還允許您下載郵件。 為此，請單擊任何電子郵件右上角的三個點，然後選擇下載消息。

Gmail 生產力提示

為了提高您的工作效率，請務必應用下面介紹的 Gmail 最佳做法。

12.設置桌面Gmail通知器

為 Gmail 啟用桌面通知後，即使您沒有查看收件箱，您也會在收到電子郵件時看到一個漂亮的彈出窗口。 要開始使用，請轉到設置 > 常規並向下滾動到桌面通知部分。 在那裡，您將看到三個通知選項。 默認選項通常設置為關閉，但您也可以打開新郵件通知，或者如果您不想收到太多此類通知，您可以選擇打開重要郵件通知。

13. 暫停電子郵件

此選項會暫時從您的收件箱中刪除電子郵件。 要將它們帶回來，只需讓 Gmail 知道您希望它們何時重新出現。 將鼠標懸停在您要打盹的電子郵件上，然後單擊小時鐘。

14. 靜音電子郵件線程

有時，您只是因為您的名字出現在 CC 上而成為電子郵件線程或對話的一部分。 如果您現在無法處理，可以將對話靜音。

打開要靜音的郵件，點擊頁面頂部的更多，選擇靜音，就大功告成了。 您不會再收到這些消息的通知。

如果您想取消對話靜音，最簡單的方法是從 Gmail 頂部的搜索欄中搜索“is:muted”。 然後打開要取消靜音的郵件，點擊更多 > 取消靜音。

15.獲取附加文件的提醒

您是否知道 Gmail 有一個內置功能，可以提醒發件人在點擊發送之前添加附件？ 要獲得警報，請務必在您的消息中承諾一個文件。 例如，“我已附加”、“我已包含”等。

16.使用模板

如果您有必須一遍又一遍地寫的東西，您可能希望減少寫此類電子郵件的時間。 在 Gmail 中，您可以保存電子郵件模板以快速填寫電子郵件並將其發送給他人。 讓我們看看它是如何工作的。 轉到設置，選擇高級選項卡並啟用模板選項。 像往常一樣，不要忘記保存更改。

完成此操作後，在撰寫窗口中，您將有一個新選項。 要訪問模板，請單擊右下角的更多按鈕。 然後寫一封您將來需要與多人共享的消息，單擊將草稿另存為模板並保存。

因此，當有一天有人會向您發送一封電子郵件，要求向他們提供例如最近網絡研討會的所有資源時，您將能夠以極少的努力非常快速地做到這一點。

17.獲取提醒以跟進和回复

想像一下，您前段時間發送了一封電子郵件，但還沒有收到收件人的消息。 後續提醒不就好了嗎？ 好吧，如果您啟用此提醒，這就是 Gmail 可以為您做的事情。 另一個出色的功能是提醒您回複收到的電子郵件。 您可以通過轉到“設置”並單擊“常規”選項卡來啟用這兩個提醒。 向下滾動到微調部分。

18.設置多個收件箱

此選項將允許您將收件箱分成多個部分。 它們可以基於優先級（響應、閱讀等）、標籤（已加星標、重要等）部門（營銷部門、QA 部門等）等等。 要開始使用此功能，請按照以下步驟操作：

前往設置。 選擇收件箱選項卡。 在收件箱類型旁邊，選擇多個收件箱。 自定義多個收件箱設置並保存更改。

19. 使用搜索運算符和 Gmail 搜索過濾器

您可以使用搜索運算符在各種電子郵件中查找重要消息。 例如，清除垃圾郵件的一種簡單方法是在搜索欄中輸入“is:important”命令。 Google 的算法會根據您回復發件人的頻率自動確定郵件的重要性。 您將獲得所有標記為重要的電子郵件的列表。

如果您需要查找圖片，請嘗試命令文件名：[文件格式]。 例如，“文件名：jpg”或“文件名：png” 。 在此處查看可用於 Gmail 的搜索運算符列表。

Gmail 安全提示

20.使用雙步驗證。

儘管雙重身份驗證是 Google 最有效的安全功能之一，但只有 10% 的用戶啟用了它。 要提高您帳戶的安全性，請訪問Google 兩步驗證頁面。 啟用此功能後，您需要輸入密碼以及發送到手機的驗證碼才能登錄。

21. 自毀電子郵件

機密模式允許我們發送包含敏感信息的電子郵件，並使其在一天/一周/幾週/一個月/等內消失。 此外，此類郵件的收件人將無法轉發、複製、下載或打印它們。

當您開始撰寫新消息時，您會注意到右下角有一個帶有鎖和時鐘的圖標。 單擊該圖標以打開或關閉機密模式。

22.取消發送的電子郵件

這是最有用的 Gmail 改進之一。 您可以通過轉到“設置”>“常規”來啟用它。 在撤消發送部分，可以將取消時間設置為 5、10、20 或 30 秒。 下次發送電子郵件時，請使用“撤消”選項，該選項將顯示在搜索欄下方。

23. 向其他人授予對您收件箱的訪問權限

我們都知道檢查電子郵件有時會花費太多時間。 Gmail 具有一項出色的功能，可讓您的助手訪問您的 Gmail，讓您的生活更輕鬆。 我最喜歡這個功能的地方是你不需要與任何人分享你的登錄數據。 您需要做的就是轉到設置>帳戶>檢查來自其他帳戶的郵件>添加郵件帳戶。

高級黑客

24. 使用“。” 和“+”過濾來自不同訂閱的消息。

要更好地控制您的收件箱，請在您的 Gmail 電子郵件地址後添加一個“+”號和任何字詞或數字。 例如，如果您的電子郵件地址是[email protected]，您可以在註冊網上銀行時使用[email protected] 或[email protected] 進行個人通信。

那麼，你為什麼要使用這個？ 它將允許您輕鬆過濾所有傳入的消息。 它還可以幫助您了解是否有人出售了您的地址。 您曾經在購買新車時添加了“+car”，現在當您看到其他人發給該地址的電子郵件時，您就知道他們是如何得到它的。 解決方法：過濾自動刪除。

關於 Gmail 的另一個有趣的細節是它忽略了電子郵件地址中的點，因此 [email protected] 與 [email protected] 和 [email protected] 被視為相同。 這個技巧的好處主要是美觀。 這也意味著，如果發件人不記得您的用戶名中間是否有一個點，他們可以同時使用這兩個版本，因為無論如何郵件都會發送給您。

25. 將照片直接插入電子郵件正文

希望圖像與您的電子郵件文本一起出現，而不是作為附件？ 沒問題。 開始撰寫新消息或單擊回复，然後將圖像從 PC 上的文件夾拖放到電子郵件中的所需位置。

26.刪除大消息

Gmail 空間不足？ 輕鬆快速地查找佔用收件箱空間的超長電子郵件。 為此，請轉到搜索並輸入“larger:5mb”或“larger:10mb”。

27. 使用 Gmail 高級過濾器

通過選擇設置、選擇過濾器和阻止的地址選項卡並單擊創建新過濾器鏈接，輕鬆創建 Gmail 過濾器。 借助過濾器，您可以自動歸檔或刪除所有營銷電子郵件，歸檔、刪除或移動來自特定發件人的電子郵件，自動清理垃圾郵件文件夾等。

有用的擴展

正如我已經提到的，Gmail 有各種有用的插件。 現在讓我們仔細看看您可能會利用的最流行的擴展。

• 像素塊

PixelBlock 是一款出色的 Gmail 擴展，可保護您的電子郵件隱私。 它不僅可以阻止某人用於檢測您的電子郵件打開的電子郵件跟踪嘗試，還可以告訴您監視您的那個人是誰。

• 簡單的 Gmail 筆記

此擴展程序允許您將便箋添加到任何電子郵件以供參考。

• 谷歌文檔轉換器

想要擁有像您的 Google Doc 一樣格式的電子郵件嗎？ 安裝此插件並一鍵打開 Gmail 中的任何 Google 文檔。

• 數字化

使用 Digify，您可以跟踪和取消發送已發送的電子郵件。 此外，您將能夠了解收件人是否閱讀了您的消息。 順便說一句，可以取消任何已發送的消息，而不僅僅是在過去 30 秒內發送的消息。

• 展開我

快速清理來自不需要的訂閱的電子郵件。

• 批量回复

批量回复允許您一次在 Gmail 上回復一組電子郵件。

• 排序

Sortd 是 Gmail 郵箱的一個插件，它徹底改變了它的界面。 安裝後，您可以按多個列表對消息進行排序，以單獨的垂直面板表示。 默認情況下，有四個這樣的列表，名稱為 To-Do、Follow Up、List 1 和 List 2。您可以快速更改這些名稱、刪除或添加其他任務列表。

• 郵件跟踪

此 Gmail 擴展程序有助於確定您的郵件是否已被看到。

結論

Gmail 屬於占主導地位的電子郵件服務提供商之一，具有多種可提高生產力的功能。 儘管世界各地有很多人使用它，但我們中只有少數人知道可用的高級 Gmail 功能。 其中許多都隱藏在您的 Gmail 帳戶中，一目了然。 讓我們一起試試吧！