2022 年整理收件箱的 27 个 Gmail 提示和技巧

1. Gmail 个性化提示
2. 整理收件箱
3. Gmail 生产力提示
4. Gmail 安全提示
5.高级黑客
6. 有用的扩展

有用的工具：
1. Newoldstamp - 电子邮件签名营销
2. Mailchimp - 电子邮件生成器和发件人
3. Hubspot 电子邮件营销 - 营销自动化平台
4. MailerLite - 登陆页面构建器
5. Canva - 制作设计的在线工具

Gmail 拥有 18 亿用户，已成为当今地球上最受欢迎的电子邮件服务。 该解决方案完全免费，上手毫不费力。 然而，这些并不是取得如此惊人成功的主要原因。 Gmail 在竞争中脱颖而出的原因是用户友好的简约界面和许多功能，可以在回复多封电子邮件时保持井井有条。

在本文中，我将介绍一些您在 2022 年需要了解的使用 Gmail 的最有趣的技巧。因此，请登录您的 Gmail 帐户并立即开始实施它们！

Gmail 个性化提示

对您的电子邮件进行个性化处理，使您的信息更加平易近人且值得信赖。 通过应用以下想法，让您的收件人知道谁是幕后黑手。

1. 更新您的 Google 帐户个人资料图片。

通过更新您的 Google 帐户个人资料图片，让您的电子邮件易于识别。 转到设置 > 常规 > 我的图片，然后单击关于我的链接。 这将打开您 Google 帐户的“关于我”部分。 添加您的照片并保存更改。 从现在开始，您的头像将出现在所有 Gmail 出站电子邮件中。

2.添加多个Gmail电子邮件签名。

2020 年 3 月，谷歌推出了一项新功能，允许用户为不同目的设置和使用多个电子邮件签名。 在个人层面上，电子邮件签名使您的在线交流更加友好。 专业地说，如果您将签收用于营销，此功能使您可以在电子邮件页脚中为不同的潜在客户定制促销信息。

转到设置>常规>签名，然后按创建新按钮。 为您的新签名命名并使用 Gmail 工具创建签名。 如果您正在寻找更专业的 HTML 布局，Newoldstamp 电子邮件签名生成器可让您在几分钟内在线创建品牌 Gmail 签名。

不要忘记保存更改。 返回您的收件箱，创建一条新消息，然后选择屏幕底部的钢笔图标。 在下拉菜单中，选择要在当前电子邮件中使用的签名。 简单的！

整理收件箱

没有什么比井井有条的 Gmail 收件箱更能减轻您生活​​中的压力和忧虑了。 现在让我们开始吧。

3.隐藏侧边栏

如果您想要更多空间，请单击三行菜单图标，屏幕左侧面板将折叠。 如果您需要它，请将鼠标悬停在它上面。

4.在列表中显示或隐藏附件

无需打开邮件即可直接从收件箱中查看附件。 Gmail 在电子邮件主题行的正下方显示附件。 便利！

5. 使用 Gmail 快速操作按钮

想要归档电子邮件、将其移至垃圾箱、将其标记为已读/未读或快速暂停（我们稍后会更详细地讨论此选项）？ 将鼠标指针悬停在收件箱中的电子邮件上，您将看到上述一系列快速访问操作。 很方便！

6.摆脱标签

如果您需要隐藏您从不使用的电子邮件标签，请转到“设置”>“标签”并选择要显示的标签。

7. 与消息列表并排查看您的消息

有时只需查看主题行即可了解电子邮件的内容。 有时不是。 但是您是否曾经想在不打开邮件的情况下阅读邮件？ 好吧，您可以在 Gmail 中执行此操作。 只需转到设置>收件箱。 向下滚动到阅读窗格，然后将其打开。 然后回到收件箱，在右上角寻找一个新的切换按钮。 选择垂直、水平或无预览窗格。

8.设置优先级

我相信您对每封邮件旁边的 Gmail 小星星很熟悉。 一旦你点击星星，它就会变成黄色。 这样，您就可以标记重要消息。 但是，如果您有 5 条重要信息，其中有两条非常重要，该怎么办？

借助彩色星星（六种不同颜色以及感叹号或勾号等其他彩色符号），您可以更好地整理收到的重要电子邮件。 要访问此选项，您需要前往“设置”>“常规”并查找“星星”。

保存更改后，您可以根据单击消息旁边的星号的次数，用星号或您喜欢的符号来标记消息。 您可以为稍后需要再次阅读的消息使用蓝色星号，为需要跟进的消息使用红色感叹号。 要查看所有已加星标的消息，请单击左侧边栏上的已加星标标签。

您可能想要更进一步并打开“优先收件箱”选项。 为此，请单击设置 > 收件箱 > 收件箱类型，然后选择收件箱优先级类型。 优先收件箱会找到重要的电子邮件，并根据您阅读的电子邮件和回复的电子邮件为您分类。 这将使您知道首先要阅读哪些消息。 如果您认为排序不完全准确，请将消息标记为不太重要且更重要以改进结果。

9. 查看更多未读邮件

如果您想查看更多未读邮件并将它们全部放在顶部，请打开设置，选择收件箱选项卡，然后在收件箱类型下拉菜单中选择未读第一个选项。

然后您将看到两个收件箱部分，未读和其他所有内容。 您可以强制 Gmail 一次显示最多 5、10、25 或 50 封未读电子邮件。 确保您保存了更改，并享受。

10.隐藏片段

Gmail 为您提供电子邮件预览，为您提供发件人姓名、主题行和该电子邮件的几行等信息。 如果您出于某种原因不希望显示此信息，请转到“设置”>“常规”并滚动到“片段”部分。 禁用片段后，滚动到页面底部并单击保存更改按钮。

11.下载留言

Gmail 还允许您下载邮件。 为此，请单击任何电子邮件右上角的三个点，然后选择下载消息。

Gmail 生产力提示

为了提高您的工作效率，请务必应用下面介绍的 Gmail 最佳做法。

12.设置桌面Gmail通知器

为 Gmail 启用桌面通知后，即使您没有查看收件箱，您也会在收到电子邮件时看到一个漂亮的弹出窗口。 要开始使用，请转到设置 > 常规并向下滚动到桌面通知部分。 在那里，您将看到三个通知选项。 默认选项通常设置为关闭，但您也可以打开新邮件通知，或者如果您不想收到太多此类通知，您可以选择打开重要邮件通知。

13. 暂停电子邮件

此选项会暂时从您的收件箱中删除电子邮件。 要将它们带回来，只需让 Gmail 知道您希望它们何时重新出现。 将鼠标悬停在您要打盹的电子邮件上，然后单击小时钟。

14. 静音电子邮件线程

有时，您只是因为您的名字出现在 CC 上而成为电子邮件线程或对话的一部分。 如果您现在无法处理，可以将对话静音。

打开要静音的邮件，点击页面顶部的更多，选择静音，就大功告成了。 您不会再收到这些消息的通知。

如果您想取消对话静音，最简单的方法是从 Gmail 顶部的搜索栏中搜索“is:muted”。 然后打开要取消静音的邮件，点击更多 > 取消静音。

15.获取附加文件的提醒

您是否知道 Gmail 有一个内置功能，可以提醒发件人在点击发送之前添加附件？ 要获得警报，请务必在您的消息中承诺一个文件。 例如，“我已附加”、“我已包含”等。

16.使用模板

如果您有必须一遍又一遍地写的东西，您可能希望减少写此类电子邮件的时间。 在 Gmail 中，您可以保存电子邮件模板以快速填写电子邮件并将其发送给他人。 让我们看看它是如何工作的。 转到设置，选择高级选项卡并启用模板选项。 像往常一样，不要忘记保存更改。

完成此操作后，在撰写窗口中，您将有一个新选项。 要访问模板，请单击右下角的更多按钮。 然后写一封您将来需要与多人共享的消息，单击将草稿另存为模板并保存。

因此，当有一天有人会向您发送一封电子邮件，要求向他们提供例如最近网络研讨会的所有资源时，您将能够以极少的努力非常快速地做到这一点。

17.获取提醒以跟进和回复

想象一下，您前段时间发送了一封电子邮件，但还没有收到收件人的消息。 后续提醒不就好了吗？ 好吧，如果您启用此提醒，这就是 Gmail 可以为您做的事情。 另一个出色的功能是提醒您回复收到的电子邮件。 您可以通过转到“设置”并单击“常规”选项卡来启用这两个提醒。 向下滚动到微调部分。

18.设置多个收件箱

此选项将允许您将收件箱分成多个部分。 它们可以基于优先级（响应、阅读等）、标签（已加星标、重要等）部门（营销部门、QA 部门等）等等。 要开始使用此功能，请按照以下步骤操作：

前往设置。 选择收件箱选项卡。 在收件箱类型旁边，选择多个收件箱。 自定义多个收件箱设置并保存更改。

19. 使用搜索运算符和 Gmail 搜索过滤器

您可以使用搜索运算符在各种电子邮件中查找重要消息。 例如，清除垃圾邮件的一种简单方法是在搜索栏中输入“is:important”命令。 Google 的算法会根据您回复发件人的频率自动确定邮件的重要性。 您将获得所有标记为重要的电子邮件的列表。

如果您需要查找图片，请尝试命令文件名：[文件格式]。 例如，“文件名：jpg”或“文件名：png” 。 在此处查看可用于 Gmail 的搜索运算符列表。

Gmail 安全提示

20.使用双步验证。

尽管双重身份验证是 Google 最有效的安全功能之一，但只有 10% 的用户启用了它。 要提高您帐户的安全性，请访问Google 两步验证页面。 启用此功能后，您需要输入密码以及发送到手机的验证码才能登录。

21. 自毁电子邮件

机密模式允许我们发送包含敏感信息的电子邮件，并使其在一天/一周/几周/一个月/等内消失。 此外，此类邮件的收件人将无法转发、复制、下载或打印它们。

当您开始撰写新消息时，您会注意到右下角有一个带有锁和时钟的图标。 单击该图标以打开或关闭机密模式。

22.取消发送的电子邮件

这是最有用的 Gmail 改进之一。 您可以通过转到“设置”>“常规”来启用它。 在撤消发送部分，可以将取消时间设置为 5、10、20 或 30 秒。 下次发送电子邮件时，请使用“撤消”选项，该选项将显示在搜索栏下方。

23. 向其他人授予对您收件箱的访问权限

我们都知道检查电子邮件有时会花费太多时间。 Gmail 具有一项出色的功能，可让您的助手访问您的 Gmail，让您的生活更轻松。 我最喜欢这个功能的地方是你不需要与任何人分享你的登录数据。 您需要做的就是转到设置>帐户>检查来自其他帐户的邮件>添加邮件帐户。

高级黑客

24. 使用“。” 和“+”过滤来自不同订阅的消息。

要更好地控制您的收件箱，请在您的 Gmail 电子邮件地址后添加一个“+”号和任何字词或数字。 例如，如果您的电子邮件地址是[email protected]，您可以在注册网上银行时使用[email protected] 或[email protected] 进行个人通信。

那么，你为什么要使用这个？ 它将允许您轻松过滤所有传入的消息。 它还可以帮助您了解是否有人出售了您的地址。 您曾经在购买新车时添加了“+car”，现在当您看到其他人发给该地址的电子邮件时，您就知道他们是如何得到它的。 解决方法：过滤自动删除。

关于 Gmail 的另一个有趣的细节是它忽略了电子邮件地址中的点，因此 [email protected] 与 [email protected] 和 [email protected] 被视为相同。 这个技巧的好处主要是美观。 这也意味着，如果发件人不记得您的用户名中间是否有一个点，他们可以同时使用这两个版本，因为无论如何邮件都会发送给您。

25. 将照片直接插入电子邮件正文

希望图像与您的电子邮件文本一起出现，而不是作为附件？ 没问题。 开始撰写新消息或单击回复，然后将图像从 PC 上的文件夹拖放到电子邮件中的所需位置。

26.删除大消息

Gmail 空间不足？ 轻松快速地查找占用收件箱空间的超长电子邮件。 为此，请转到搜索并输入“larger:5mb”或“larger:10mb”。

27. 使用 Gmail 高级过滤器

通过选择设置、选择过滤器和阻止的地址选项卡并单击创建新过滤器链接，轻松创建 Gmail 过滤器。 借助过滤器，您可以自动归档或删除所有营销电子邮件，归档、删除或移动来自特定发件人的电子邮件，自动清理垃圾邮件文件夹等。

有用的扩展

正如我已经提到的，Gmail 有各种有用的插件。 现在让我们仔细看看您可能会利用的最流行的扩展。

• 像素块

PixelBlock 是一款出色的 Gmail 扩展，可保护您的电子邮件隐私。 它不仅可以阻止某人用于检测您的电子邮件打开的电子邮件跟踪尝试，还可以告诉您监视您的那个人是谁。

• 简单的 Gmail 笔记

此扩展程序允许您将便笺添加到任何电子邮件以供参考。

• 谷歌文档转换器

想要拥有像您的 Google Doc 一样格式的电子邮件吗？ 安装此插件并一键打开 Gmail 中的任何 Google 文档。

• 数字化

使用 Digify，您可以跟踪和取消发送已发送的电子邮件。 此外，您将能够了解收件人是否阅读了您的消息。 顺便说一句，可以取消任何已发送的消息，而不仅仅是在过去 30 秒内发送的消息。

• 展开我

快速清理来自不需要的订阅的电子邮件。

• 批量回复

批量回复允许您一次在 Gmail 上回复一组电子邮件。

• 排序

Sortd 是 Gmail 邮箱的一个插件，它彻底改变了它的界面。 安装后，您可以按多个列表对消息进行排序，以单独的垂直面板表示。 默认情况下，有四个这样的列表，名称为 To-Do、Follow Up、List 1 和 List 2。您可以快速更改这些名称、删除或添加其他任务列表。

• 邮件跟踪

此 Gmail 扩展程序有助于确定您的邮件是否已被看到。

结论

Gmail 属于占主导地位的电子邮件服务提供商之一，具有多种可提高生产力的功能。 尽管世界各地有很多人使用它，但我们中只有少数人知道可用的高级 Gmail 功能。 其中许多都隐藏在您的 Gmail 帐户中，一目了然。 让我们一起试试吧！