10 Strategien für eine reibungslose Kommunikation mit Agenturkunden

Die Kundenkommunikation ist für jede erfolgreiche, langfristige Geschäftsbeziehung von entscheidender Bedeutung. Digitalagenturen können einen Deal möglicherweise weitgehend auf der Grundlage ihres Angebots abschließen, aber um die Kundenpartnerschaft aufrechtzuerhalten und ihren Lifetime-Wert zu maximieren, sollte die Kommunikation oberste Priorität haben.

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In diesem Blog gehen wir darauf ein, warum Sie diesen Aspekt der Führung einer Digitalagentur nicht ignorieren sollten, und tauchen in 10 umsetzbare Strategien ein, die Sie sofort umsetzen können, um die Kundenkommunikation Ihrer Agentur zu optimieren und Ihre Geschäftsziele schneller zu erreichen.

Warum ist Kundenkommunikation für Agenturen wichtig?

Die Kundenkommunikation stellt sicher, dass Agenturen ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse und Erwartungen ihrer Kunden entwickeln und so die Kundenbindung und -zufriedenheit steigern. Es verbessert auch die Ergebnisse digitaler Agenturen: Durch die effektive Kommunikation mit Kunden kann Ihr Team leichter seine Aufgaben erfüllen und pünktlich sein und Lösungen liefern, die den Anforderungen des Kunden gerecht werden.

Das Verständnis verbessern und die Erwartungen der Kunden übertreffen

Es spielt keine Rolle, wie unglaublich Ihr Lösungsportfolio ist, wenn es nicht auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden abgestimmt ist. Erfolgreiche Agenturen verfolgen einen Ansatz, bei dem die Problemlösung an erster Stelle steht, indem sie darauf abzielen, zunächst alle notwendigen Informationen über die Herausforderungen und Schwachstellen ihrer Kunden zu sammeln und dann nach einem Lösungspaket zu suchen, das diese Probleme lösen kann.

Mit dieser Ausrichtung haben Sie bessere Chancen, die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen und zu übertreffen, selbst wenn Sie sich noch in der Startup-Phase befinden.

Verbesserung der Kundenbindung und Kundenzufriedenheit

Ein zufriedener Kunde, der sich von seinem Partner in der Marketingagentur verstanden fühlt, wird sich deutlich seltener an einen Konkurrenten wenden, nur weil er einen etwas besseren Preis oder eine auffällige Kampagne sieht. Effektive Kommunikation ist eine wirksame Möglichkeit, Ihre Agentur zukunftssicher zu machen, indem sie Kunden dazu anregt, langfristig zu bleiben, was zu vorhersehbareren Einnahmen führt.

Dadurch werden auch Ihre Kundenakquisekosten (CAC) gesenkt: Die Gewinnung neuer Kunden ist teuer, eine bessere Kundenbindung bedeutet also weniger Ausgaben für die Akquise im Verhältnis zum Umsatz.

Weitere erfolgreiche Projekte

Wenn Sie mit den Kunden auf derselben Wellenlänge sind, können Ihr internes Team oder Ihr White-Label-Partner für digitales Marketing seine Bemühungen an den Geschäftszielen der Kunden ausrichten, was zu einer schnelleren Umsetzung digitaler Marketingstrategien und weniger Zeitverschwendung durch nicht ausgerichtete Aktivitäten führt.

Mehr Empfehlungsgeschäft und ein positiver Ruf

Vergessen Sie nicht den Helden des organischen Agenturwachstums: Mundpropaganda. Eine qualitativ hochwertige Kundenkommunikation führt zu zufriedenen Kunden, und diese Kunden neigen eher dazu, Ihre Agentur zu loben. Das Ergebnis? Mehr Geschäft, für dessen Erfassung Sie nicht bezahlen mussten.

Häufige Herausforderungen, mit denen Agenturen in der Kundenkommunikation konfrontiert sind

Selbst wohlmeinende Agenturprofis können in der Kundenkommunikation Fehler machen und so unbeabsichtigt ihrem Geschäft schaden. Wenn Sie sich dieser potenziellen Fallstricke bewusst sind, können Sie vermeiden, sie selbst zu verursachen.

Kommunikationsbarrieren

Hindernisse für eine effektive Kundenkommunikation können folgende Ursachen haben:

• Verwendung von Fachjargon: Kunden kennen möglicherweise nicht die neuesten Marketing-Fachbegriffe und sind möglicherweise nicht sicher, wenn sie sagen, dass sie sie nicht verstehen.
• Kulturelle Unterschiede: Kunden, die in unterschiedlichen Bereichen tätig sind, haben möglicherweise kulturelle Erwartungen, die für Agenturen für digitales Marketing nicht offensichtlich sind.
• Schlechte Technologie: Die richtigen technologischen Plattformen können einen großen Beitrag dazu leisten, dass Agenturen und ihre Kunden einfacher in Kontakt bleiben.
• Mangelnde Zuhörfähigkeiten: Verkäufer sind es gewohnt zu reden, aber es ist genauso wichtig, aktive Zuhörfähigkeiten zu entwickeln, um die Kundenbedürfnisse besser zu verstehen.

Unklarheit

Den Klienten ist nicht immer völlig klar, was ihre Hauptprobleme sind. Möglicherweise sind sie mit ihren Marketingbedürfnissen überfordert und haben Schwierigkeiten, sich auf ihre dringendsten Schwachstellen zu konzentrieren.

Agenturen, die die Kundenkommunikation nicht beherrschen, sind möglicherweise nicht in der Lage, dem Kunden dabei zu helfen, Klarheit zu schaffen, was es schwieriger macht, die besten Lösungen für seine Probleme zu finden.

Unterschiedliche Erwartungen

Agenturen und Kunden haben möglicherweise unterschiedliche Erwartungen an die Art und Weise, wie sie während ihrer Beziehung kommunizieren. Beispielsweise könnte ein Inhaber eines kleinen oder mittleren Unternehmens (KMU) einen zweiwöchentlichen Anruf erwarten, während sein Agenturpartner eine digitale Plattform nutzen möchte. Wenn es nicht gelingt, die Erwartungen frühzeitig in Einklang zu bringen, kann dies zu einem langfristigen Scheitern der Kommunikation führen.

Laut einer von Grammarly durchgeführten Studie verlieren Arbeitnehmer einen ganzen Tag pro Arbeitswoche durch ineffektive Kommunikation (Grammarly). Zu den häufigsten Herausforderungen gehört es, nicht rechtzeitig Antworten von anderen zu erhalten, die Botschaften anderer nicht zu verstehen und nicht klar zu kommunizieren.

Grammatik: Der Stand der Geschäftskommunikation

Wenn Sie Ihren Kunden helfen können, diese Probleme zu vermeiden, werden Sie nicht nur bessere Marketingdienstleistungen erbringen, sondern ihnen möglicherweise auch viele Stunden pro Woche zurückgeben.

10 Strategien für eine bessere Kundenkommunikation

Eine interessante Erkenntnis aus der Grammarly-Studie ist, dass die Herausforderungen bei der Kundenkommunikation sowohl die Kommunikation anderer umfassen als auch die Fähigkeit, die eigenen Bedürfnisse effektiv zu kommunizieren. Das bedeutet, dass Ihre Strategie zur Verbesserung der Kundenkommunikation darauf abzielen sollte, wie Sie Ihren Standpunkt klar zum Ausdruck bringen und wie Sie Ihren Kunden die Werkzeuge an die Hand geben können, mit denen sie sich besser verständlich machen können.

Hier sind 10 Strategien, die Ihnen dabei helfen.

1. Setzen Sie klare Erwartungen

Versuchen Sie, von Anfang an klare Projektziele, Zeitpläne und Ergebnisse festzulegen. Wenn sich beide Parteien über die Erwartungen im Klaren sind und diese Ziele in einer Form festgehalten werden, auf die später leicht zurückgegriffen werden kann, ist es viel einfacher, Erfolg zu definieren.

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihre Agentur erstellt Websites. Wenn Sie lediglich zustimmen, dass Sie für einen bestimmten Preis eine Website für Ihren Kunden erstellen, werden Sie überrascht sein, dass dieser eine viel schnellere Lieferung oder 10 zusätzliche Seiten erwartet. Bevor sie die gepunktete Linie unterschreiben, sollten Sie die Ziele der Website-Erstellung, den Zeitplan, den Preis, den Umfang und die Kosten für zusätzliche Überarbeitungen definieren.

2. Aktives Zuhören

Wenn Sie ein heißes neues Angebot haben und Ihre Agentur durch den Verkauf vergrößern möchten, sind Sie möglicherweise besonders motiviert, diese Lösung zu verkaufen. Aber was ist, wenn es nicht das Richtige für die Bedürfnisse Ihres Kunden ist? Indem Sie aktives Zuhören üben und viele klärende Fragen stellen, können Sie auf die dringendsten Bedürfnisse eingehen und sind besser in der Lage, die perfekte Lösung zu verkaufen.

3. Regelmäßige Updates

Kontinuierliche Aktualisierungen zeigen, dass Sie das Geschäft Ihres Kunden nicht als selbstverständlich betrachten und hart daran arbeiten, es aufrechtzuerhalten. Auch wenn Sie der Meinung sind, dass Sie keine großen Fortschritte zu vermelden haben, bleiben Ihre Kunden durch die Bereitstellung regelmäßiger Updates auf dem Laufenden und engagiert, was sie sicher zu schätzen wissen.

4. Verwenden Sie eine einfache Sprache

Als Digitalagentur sind Sie täglich mit Branchenjargon beschäftigt. Mit Marketing-Blogs und Podcasts auf dem Laufenden zu bleiben, mit Ihren Kollegen zu chatten und über neue Technologien auf dem Laufenden zu bleiben, stellt sicher, dass Sie wie ein Top-Vermarkter sprechen können, aber das ist möglicherweise nicht die beste Methode der Kundenkommunikation.

Verwenden Sie stattdessen eine klare, gemeinsame Sprache und laden Sie Ihre Kunden ein, Fragen zu stellen, wenn sie Begriffe oder Konzepte nicht verstehen.

5. Seien Sie reaktionsschnell

Eine der häufigsten Beschwerden im Zusammenhang mit der Kommunikation ist mangelndes zeitnahes Feedback. Nehmen Sie sich im Laufe des Tages ein paar Minuten Zeit, um sich darauf zu konzentrieren, den Überblick über Ihren Posteingang und verpasste Anrufe zu behalten: Ihre Kunden werden es Ihnen danken.

6. Holen Sie Feedback ein

Laden Sie Ihre Kunden regelmäßig ein, ihr Feedback mitzuteilen. Wenn sie Bedenken haben, können Sie diese umgehend ansprechen. Dies ist Ihre Chance, den Kurs zu korrigieren und ihnen ein positives Gefühl gegenüber Ihrer Agentur zu vermitteln. Warten Sie nicht einfach darauf, dass sie sich mit Problemen an Sie wenden: Seien Sie proaktiv und ermutigen Sie die Kunden, sich dazu zu äußern.

7. Richten Sie einen einzigen Ansprechpartner ein

Mehrere Kontaktpunkte sind eine gute Möglichkeit, Ihren Kunden zu verwirren und die Kommunikation durcheinander zu bringen. Sie müssen möglicherweise ihre Zeit damit verschwenden, sich zu wiederholen, wenn sie mit mehreren Kontakten sprechen. Vermeiden Sie dieses Problem und vereinfachen Sie ihnen das Leben, indem Sie ihnen einen einzigen, zuverlässigen Ansprechpartner bieten.

8. Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel

Beim digitalen Marketing dreht sich alles um Daten, und die Datenvisualisierung macht die Informationsflut viel einfacher zu verstehen. Diagramme, Diagramme und andere visuelle Darstellungen bieten Ihren Kunden die wichtigsten Informationen, die sie benötigen, in einem mundgerechten, leicht verständlichen Format.

9. Übe Empathie

Einfühlsamer Umgang mit Ihren Kunden gibt ihnen das Gefühl, dass Sie ein vertrauenswürdiger Partner sind. Bringen Sie Verständnis und Mitgefühl für ihre Herausforderungen zum Ausdruck und versuchen Sie, mit ihnen als hilfreicher Marketing-Mentor und nicht nur als Verkäufer zu sprechen.

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10. Kontinuierliche Verbesserung

Wie jeder Prozess in Ihrer Agentur sollte auch die Kundenkommunikation regelmäßig überprüft und verbessert werden. Von der Nutzung besserer Kommunikationsplattformen bis hin zur Systematisierung einer Methode zur Aufzeichnung von Gesprächen gibt es für die meisten Unternehmen viele Möglichkeiten, ihre Kommunikation zu verbessern.

Worauf Sie bei Tools zur Kundenkommunikation achten sollten

Während Telefonanrufe und E-Mails früher vielleicht ausgereicht haben, sind die heutigen Kommunikationsmittel leistungsfähiger und ausgefeilter. Zu den zu berücksichtigenden Tools gehören:

• Messaging-Plattformen: Instant-Messaging-Plattformen wirken informeller als E-Mail und eignen sich gut für eine schnelle und effiziente Kommunikation.
• Videokonferenzplattformen: Videokonferenzen sind in unserer Post-COVID-Ära fest verankert und viele Kunden schätzen die zusätzliche Beziehung, die im Vergleich zu einem Telefonanruf aufgebaut werden kann.
• File-Sharing-Plattformen: Anstatt E-Mails mit riesigen Anhängen zu versenden, die leicht vergraben werden können, verbessern File-Sharing-Plattformen die Möglichkeit der Zusammenarbeit an Dateien und Dokumenten.
• Kunden-Dashboards : Die Verwendung eines einheitlichen Kunden-Dashboards macht es einfach, Kunden mit Daten zu Ihren Projekten auf dem Laufenden zu halten. Wenn Ihre Agentur wächst, werden Sie die Möglichkeit zu schätzen wissen, aktuelle Informationen in großem Maßstab automatisch zu übermitteln.
• Tools zur Aufgabenverwaltung : Den Überblick über Ihre Kundenkommunikationsverpflichtungen zu behalten, ist viel einfacher, wenn Sie über einen robusten Aufgabenmanager verfügen, der Sie auf dem Laufenden hält.

Unabhängig davon, für welche Tools Sie sich entscheiden, achten Sie auf Praktikabilität, Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Integration mit anderen Lösungen. Viele Plattformen aktivieren diese und weitere Kontrollkästchen und erfüllen gleichzeitig viele der oben aufgeführten Funktionen, wie z. B. Google Workspace.