10 strategii pentru o comunicare perfectă cu clienții agenției

Comunicarea cu clienții este esențială pentru orice relație de afaceri de succes, pe termen lung. Agențiile digitale ar putea încheia o afacere bazată în mare parte pe oferta lor, dar pentru a susține acel parteneriat cu clienții și pentru a-și maximiza valoarea pe viață, comunicarea ar trebui să fie o prioritate de top.

Rețelele sociale sunt un canal de comunicare important. Asigurați-vă că creați conținut care se conectează cu publicul dvs. descarcând acum „lista noastră de verificare pentru rețelele sociale cu etichetă albă”.

În acest blog, vom cerceta de ce nu ar trebui să ignorați această fațetă a conducerii unei agenții digitale și vom explora 10 strategii acționabile pe care le puteți implementa imediat pentru a eficientiza comunicarea cu clienții agenției dvs. și pentru a vă atinge obiectivele de afaceri mai rapid.

De ce este importantă comunicarea cu clienții pentru agenții?

Comunicarea cu clienții asigură agențiile să dezvolte o înțelegere profundă a nevoilor și așteptărilor clienților lor, stimulând reținerea și satisfacția clienților. De asemenea, îmbunătățește livrabilele agențiilor digitale: comunicând eficient cu clienții, echipa dvs. poate rămâne mai ușor la sarcină și la timp, oferind soluții care strâng brief-ul clientului.

Acceptarea înțelegerii și eliminarea așteptărilor clienților din parc

Nu contează cât de incredibil este portofoliul tău de soluții dacă acestea nu se aliniază nevoilor clientului tău. Agențiile de succes adoptă o abordare de rezolvare a problemelor în primul rând, urmărind să adune mai întâi toate informațiile necesare despre provocările și punctele dureroase ale clienților lor și apoi să caute un pachet de soluții care pot rezolva aceste probleme.

Adoptarea acestei orientări vă oferă o șansă mai mare de a îndeplini și de a depăși așteptările clienților, chiar dacă sunteți în stadiul de pornire.

Îmbunătățirea reținerii și a satisfacției clienților

Un client mulțumit care se simte înțeles de partenerul său de agenție de marketing este mult mai puțin probabil să apeleze la un concurent doar pentru că vede un preț puțin mai bun sau o campanie spectaculoasă. Comunicarea eficientă este o modalitate puternică de a vă asigura agenția pentru viitor, stimulând clienții să rămână pe termen lung, ceea ce duce la venituri mai previzibile.

Acest lucru va reduce, de asemenea, costul de achiziție al clienților (CAC): clienții noi sunt scump de captat, așa că o reținere mai bună înseamnă mai puține cheltuieli pentru achiziție în raport cu veniturile.

Mai multe proiecte de succes

Fiind pe aceeași pagină cu clienții, vă va ajuta echipa internă sau partenerul de marketing digital cu etichetă albă să-și alinieze eforturile cu obiectivele de afaceri ale clienților, ceea ce va duce la o schimbare mai rapidă a strategiilor de marketing digital și mai puțin timp pierdut cu activități nealiniate.

Mai multe afaceri de recomandare și o reputație pozitivă

Nu uitați de eroul creșterii organice a agențiilor: recomandările din gură. Comunicarea de înaltă calitate cu clienții duce la clienți mulțumiți, iar acești clienți au mai multe șanse să cânte laudele agenției tale. Rezultatul? Mai multe afaceri pe care nu trebuia să le plătiți pentru a le captura.

Provocări comune cu care se confruntă agențiile în comunicarea cu clienții

Chiar și profesioniștii bine intenționați din agenție pot face greșeli atunci când vine vorba de comunicarea cu clienții, rănind din neatenție afacerea lor. A fi conștient de aceste potențiale capcane vă va ajuta să evitați să le faceți singur.

Bariere de comunicare

Barierele în calea comunicării eficiente cu clienții pot apărea din:

• Utilizarea jargonului: Clienții s-ar putea să nu cunoască cele mai recente tehnologii de marketing și s-ar putea să nu fie încrezători spunând că nu înțeleg.
• Diferențele culturale: clienții care operează în diferite zone pot avea așteptări culturale care nu sunt evidente pentru agențiile de marketing digital.
• Tehnologie slabă: platformele tehnologice potrivite pot ajuta în mare măsură agențiile și clienții lor să rămână în contact.
• Lipsa abilităților de ascultare: Oamenii de vânzări sunt obișnuiți să vorbească, dar este la fel de important să dezvoltați abilitățile de ascultare activă pentru a înțelege mai bine nevoile clienților.

Lipsa de claritate

Clienții nu sunt întotdeauna complet clari care sunt problemele lor principale. Ei pot fi copleșiți de nevoile lor de marketing și au dificultăți în a se concentra asupra punctelor lor dureroase cele mai presante.

Agențiile care nu au stăpânit comunicarea cu clientul ar putea fi în imposibilitatea de a-l ajuta pe client să stabilească claritate, ceea ce face mai dificilă găsirea celui mai bun coș de soluții pentru problemele lor.

Aşteptări diferite

Agențiile și clienții pot avea așteptări diferite când vine vorba de modul în care vor comunica pe parcursul relației lor. De exemplu, proprietarul unei întreprinderi mici sau mijlocii (IMM) s-ar putea aștepta la un apel telefonic bisăptămânal, în timp ce partenerul său din agenție dorește să folosească o platformă digitală. Nealinierea anticipată a așteptărilor poate duce la o întrerupere a comunicării pe termen lung.

Potrivit unui studiu întreprins de Grammarly, lucrătorii pierd o zi întreagă pe săptămână de lucru din cauza comunicării ineficiente (Grammarly). Unele dintre cele mai frecvente provocări sunt faptul de a nu primi răspunsuri în timp util de la alții, de a înțelege mesajele celorlalți și de a comunica clar.

Gramatical: starea comunicării în afaceri

Dacă vă puteți ajuta clienții să evite aceste probleme, nu veți doar să oferiți servicii de marketing mai bune, ci le veți putea oferi și multe ore pe săptămână înapoi.

10 strategii pentru o mai bună comunicare cu clientul

O perspectivă interesantă din studiul Grammarly este că provocările de comunicare cu clientul cuprind atât comunicările primite de la alții , cât și capacitatea de a comunica eficient nevoile cuiva. Aceasta înseamnă că strategia dvs. de îmbunătățire a comunicării cu clienții ar trebui să abordeze modul în care vă transmiteți punctul de vedere, precum și modul în care puteți oferi clienților instrumente pentru a se face mai bine înțeleși.

Iată 10 strategii care te vor ajuta să faci exact asta.

1. Stabiliți așteptări clare

Urmăriți-vă să stabiliți obiective clare ale proiectului, calendare și livrabile încă de la început. Dacă ambele părți sunt clare în ceea ce privește așteptările și acele obiective sunt surprinse într-o formă la care este ușor să ne referiți mai târziu, este mult mai ușor să definiți succesul.

De exemplu, să presupunem că agenția dvs. creează site-uri web. Dacă sunteți doar de acord că veți crea un site web pentru clientul dvs. la un anumit preț, ați putea fi surprins să descoperiți că se așteptau să fie livrat mult mai rapid sau să aibă 10 pagini suplimentare. Înainte de a semna pe linia punctată, ar trebui să definiți obiectivele construcției site-ului web, cronologia, prețul, domeniul de aplicare și costul revizuirilor suplimentare.

2. Ascultare activă

Dacă aveți o ofertă nouă și încântată și sunteți încântat să vă dezvoltați agenția vânzând-o, ați putea fi deosebit de motivat să vindeți acea soluție. Dar ce se întâmplă dacă nu este cea potrivită pentru nevoile clientului tău? Practicând ascultarea activă și punând multe întrebări clarificatoare, vă puteți concentra pe nevoile lor cele mai presante și puteți fi mai bine poziționat pentru a vinde soluția perfectă.

3. Actualizări regulate

Actualizările constante demonstrează că nu iei afacerea clientului de la sine înțeles și că lucrezi din greu pentru a o menține. Chiar dacă nu credeți că aveți multe progrese interesante de raportat, furnizarea de actualizări regulate vă ține clienții la curent și implicați, ceea ce cu siguranță îl vor aprecia.

4. Folosiți un limbaj simplu

În calitate de agenție digitală, ești cufundat în jargonul industriei în fiecare zi. A ține pasul cu blogurile și podcasturile de marketing, discuția cu colegii tăi și rămâne la curent cu noile tehnologii vă asigură că puteți vorbi ca un agent de marketing de top, dar aceasta ar putea să nu fie cea mai bună metodă de comunicare cu clienții.

În schimb, folosiți un limbaj clar și comun și asigurați-vă că vă invitați clienții să pună întrebări dacă există termeni sau concepte pe care nu le înțeleg.

5. Fii receptiv

Una dintre cele mai frecvente plângeri legate de comunicare este lipsa de feedback în timp util. Acordați-vă câteva părți de timp pe parcursul zilei pentru a vă concentra pe a rămâne la curent cu căsuța de e-mail și apelurile pierdute: clienții vă vor mulțumi pentru asta.

6. Căutați feedback

Invită-ți în mod regulat clienții să-și împărtășească feedback-ul. Dacă au vreo îngrijorare, să le adresezi prompt este șansa ta de a corecta cursul și de a le lăsa cu un sentiment pozitiv despre agenția ta. Nu așteptați doar să vină la dvs. cu probleme: fiți proactiv în ceea ce privește încurajarea contribuțiilor clienților.

7. Stabiliți un singur punct de contact

A avea mai multe puncte de contact este o modalitate excelentă de a-ți deruta clientul și de a încurca comunicarea. Este posibil să fie nevoiți să-și piardă timpul repetându-se atunci când vorbesc cu mai multe persoane de contact. Evitați această problemă și simplificați-le viața, oferindu-le un singur punct de contact de încredere.

8. Folosiți mijloace vizuale

Marketingul digital se referă la date, iar vizualizarea datelor face potopul de informații mult mai ușor de înțeles. Diagramele, diagramele și alte reprezentări vizuale oferă clienților informațiile cheie de care au nevoie, într-un format de dimensiuni mici, ușor de abordat.

9. Exersează empatia

A fi empatic cu clienții tăi îi va ajuta să simtă că ești un partener de încredere. Exprimați înțelegerea și simpatia pentru provocările lor și încercați să le vorbiți ca un mentor de marketing util, mai degrabă decât un simplu agent de vânzări.

Îți place să-ți exprimi aprecierea în mod vechi? Consultați acest episod din Podcastul Conquer Local cu Rick Elmore, fondatorul și CEO-ul Simply Noted, despre modul în care nota bună, de modă veche, scrisă de mână, ar putea avea un loc în strategia dvs. de comunicare cu clienții.

10. Îmbunătățirea continuă

Ca orice proces din agenția dvs., comunicarea cu clienții ar trebui să fie auditată și îmbunătățită în mod regulat. De la utilizarea unor platforme de comunicare mai bune până la sistematizarea unei modalități de a capta conversațiile, există o mulțime de moduri prin care majoritatea companiilor își pot îmbunătăți comunicațiile.

Ce să căutați în instrumentele de comunicare cu clienții

În timp ce apelurile telefonice și e-mailurile ar fi fost suficiente în prezent, instrumentele de comunicare de astăzi sunt mai puternice și mai sofisticate. Unele instrumente de luat în considerare includ:

• Platforme de mesagerie: platformele de mesagerie instantanee par mai informale decât e-mailul și se pretează bine pentru comunicații rapide și eficiente.
• Platforme de videoconferință: videoconferința este bine înrădăcinată în era noastră post-COVID și mulți clienți apreciază raportul suplimentar care poate fi construit în comparație cu un apel telefonic.
• Platforme de partajare a fișierelor: în loc să trimită e-mailuri cu atașamente uriașe care pot fi îngropate cu ușurință, platformele de partajare a fișierelor îmbunătățesc capacitatea de a colabora la fișiere și documente.
• Tablouri de bord pentru clienți : utilizarea unui tablou de bord unificat pentru clienți facilitează păstrarea clienților la curent cu datele legate de proiectele dvs. pentru ei. Pe măsură ce agenția dvs. crește, veți aprecia capacitatea de a transmite automat informații de ultimă oră la scară.
• Instrumente de gestionare a sarcinilor : a rămâne la curent cu angajamentele de comunicare cu clienții este mult mai ușor dacă aveți un manager de sarcini robust care să vă țină pe drumul cel bun.

Indiferent de instrumentele pentru care optați, căutați caracterul practic, ușurința în utilizare, securitatea și integrările cu alte soluții. Multe platforme vor bifa aceste casete și multe altele, îndeplinind în același timp multe dintre funcțiile enumerate mai sus, cum ar fi Google Workspace.