10 strategie per una comunicazione fluida con i clienti dell'agenzia

La comunicazione con il cliente è essenziale per qualsiasi rapporto commerciale di successo a lungo termine. Le agenzie digitali potrebbero essere in grado di concludere un accordo basandosi in gran parte sulla loro offerta, ma per sostenere la partnership con il cliente e massimizzarne il valore nel tempo, la comunicazione dovrebbe essere una priorità assoluta.

I social media sono un importante canale di comunicazione. Assicurati di creare contenuti in grado di entrare in contatto con il tuo pubblico scaricando subito la nostra "lista di controllo per social media white label" gratuita.

In questo blog, approfondiremo il motivo per cui non dovresti ignorare questo aspetto della gestione di un'agenzia digitale e approfondiremo 10 strategie attuabili che puoi implementare immediatamente per semplificare la comunicazione con i clienti della tua agenzia e raggiungere i tuoi obiettivi aziendali più rapidamente.

Perché la comunicazione con il cliente è importante per le agenzie?

La comunicazione con i clienti garantisce che le agenzie sviluppino una profonda comprensione delle esigenze e delle aspettative dei propri clienti, aumentandone la fidelizzazione e la soddisfazione. Migliora inoltre i risultati finali dell'agenzia digitale: comunicando in modo efficace con i clienti, il tuo team può rimanere più facilmente concentrato sui compiti e nei tempi previsti, fornendo soluzioni che soddisfano le esigenze del cliente.

Comprendere e superare le aspettative dei clienti fuori dal parco

Non importa quanto sia incredibile il tuo portafoglio di soluzioni se non sono in linea con le esigenze del tuo cliente. Le agenzie di successo adottano un approccio incentrato sulla risoluzione dei problemi mirando innanzitutto a raccogliere tutte le informazioni necessarie sulle sfide e sui punti critici dei propri clienti e quindi a cercare un pacchetto di soluzioni in grado di risolvere tali problemi.

Adottare questo orientamento ti offre maggiori possibilità di soddisfare e superare le aspettative dei clienti, anche se sei in fase di avvio.

Migliorare la fidelizzazione e la soddisfazione del cliente

Un cliente soddisfatto che si sente compreso dal partner della sua agenzia di marketing è molto meno propenso a rivolgersi a un concorrente solo perché vede un prezzo leggermente migliore o una campagna appariscente. Una comunicazione efficace è un modo efficace per rendere la tua agenzia a prova di futuro incentivando i clienti a restare a lungo termine, portando a entrate più prevedibili.

Ciò ridurrà anche il costo di acquisizione del cliente (CAC): i nuovi clienti sono costosi da acquisire, quindi una migliore fidelizzazione significa meno spese di acquisizione rispetto ai ricavi.

Progetti di maggior successo

Essere sulla stessa lunghezza d'onda dei clienti aiuterà il tuo team interno o il tuo partner di marketing digitale white label ad allineare i propri sforzi con gli obiettivi aziendali dei clienti, con conseguente tempi di realizzazione più rapidi delle strategie di marketing digitale e meno perdite di tempo in attività non allineate.

Più attività di riferimento e una reputazione positiva

Non dimenticare l'eroe della crescita organica dell'agenzia: il passaparola. Una comunicazione di alta qualità con i clienti porta a clienti soddisfatti e questi clienti hanno maggiori probabilità di cantare le lodi della tua agenzia. Il risultato? Più affari che non dovevi pagare per acquisire.

Sfide comuni che le agenzie devono affrontare nelle comunicazioni con i clienti

Anche i professionisti delle agenzie ben intenzionati possono commettere errori quando si tratta di comunicazione con i clienti, danneggiando inavvertitamente la loro attività. Essere consapevoli di queste potenziali insidie ​​​​ti aiuterà a evitare di crearle tu stesso.

Barriere comunicative

Gli ostacoli a una comunicazione efficace con il cliente possono derivare da:

• Uso del gergo: i clienti potrebbero non conoscere le ultime novità in termini di tecnologia di marketing e potrebbero non essere sicuri di dire di non capire.
• Differenze culturali: i clienti che operano in aree diverse possono avere aspettative culturali che non sono ovvie per le agenzie di marketing digitale.
• Tecnologia scadente: le giuste piattaforme tecnologiche possono fare molto per rendere più facile per le agenzie e i loro clienti rimanere in contatto.
• Mancanza di capacità di ascolto: i venditori sono abituati a parlare, ma è altrettanto importante sviluppare capacità di ascolto attivo per comprendere meglio le esigenze dei clienti.

Mancanza di chiarezza

I clienti non sono sempre del tutto chiari su quali siano i loro problemi principali. Potrebbero essere sopraffatti dalle loro esigenze di marketing e avere difficoltà a concentrarsi sui punti critici più urgenti.

Le agenzie che non hanno padroneggiato la comunicazione con il cliente potrebbero non essere in grado di aiutarlo a stabilire chiarezza, rendendo più difficile trovare il miglior paniere di soluzioni per i suoi problemi.

Aspettative diverse

Agenzie e clienti possono avere aspettative diverse riguardo al modo in cui comunicheranno durante la loro relazione. Ad esempio, il proprietario di una piccola o media impresa (PMI) potrebbe aspettarsi una telefonata bisettimanale, mentre la sua agenzia partner desidera utilizzare una piattaforma digitale. Il mancato allineamento precoce delle aspettative può portare a un’interruzione della comunicazione a lungo termine.

Secondo uno studio condotto da Grammarly, i lavoratori perdono un’intera giornata a settimana lavorativa a causa di una comunicazione inefficace (Grammarly). Alcune delle sfide più comuni sono non ricevere risposte tempestive dagli altri, comprendere i messaggi degli altri e comunicare chiaramente.

Grammatica: lo stato della comunicazione d'impresa

Se puoi aiutare i tuoi clienti a evitare questi problemi, non solo fornirai servizi di marketing migliori, ma potenzialmente regalerai loro molte ore alla settimana.

10 strategie per una migliore comunicazione con il cliente

Un aspetto interessante dello studio Grammarly è che le sfide comunicative del cliente comprendono sia le comunicazioni ricevute dagli altri sia la capacità di comunicare in modo efficace i propri bisogni. Ciò significa che la tua strategia per migliorare la comunicazione con i clienti dovrebbe riguardare il modo in cui esprimi il tuo punto di vista e il modo in cui puoi fornire ai tuoi clienti gli strumenti per farsi capire meglio.

Ecco 10 strategie per aiutarti a fare proprio questo.

1. Stabilisci aspettative chiare

Mirare a stabilire obiettivi di progetto, tempistiche e risultati finali chiari fin dall'inizio. Se entrambe le parti hanno chiare le aspettative e tali obiettivi vengono espressi in una forma a cui è facile fare riferimento in seguito, è molto più semplice definire il successo.

Ad esempio, supponiamo che la tua agenzia crei siti Web. Se accetti semplicemente di creare un sito web per il tuo cliente a un determinato prezzo, potresti essere sorpreso di scoprire che si aspettavano che fosse consegnato molto più velocemente o che avesse 10 pagine aggiuntive. Prima che firmino sulla linea tratteggiata, dovresti definire gli obiettivi della creazione del sito web, la sequenza temporale, il prezzo, la portata e il costo di revisioni aggiuntive.

2. Ascolto attivo

Se hai una nuova offerta interessante e sei entusiasta di far crescere la tua agenzia vendendola, potresti essere particolarmente motivato a vendere quella soluzione. Ma cosa succede se non è quello giusto per le esigenze del tuo cliente? Praticando l'ascolto attivo e ponendo molte domande chiarificatrici, puoi concentrarti sulle loro esigenze più urgenti ed essere in una posizione migliore per vendere la soluzione perfetta.

3. Aggiornamenti regolari

Aggiornamenti costanti dimostrano che non dai per scontata l'attività del tuo cliente e che stai lavorando duramente per mantenerla. Anche se non pensi di avere progressi entusiasmanti da segnalare, fornire aggiornamenti regolari mantiene i tuoi clienti aggiornati e coinvolti, cosa che sicuramente apprezzeranno.

4. Usa un linguaggio semplice

Come agenzia digitale, sei ogni giorno immerso nel gergo del settore. Stare al passo con blog e podcast di marketing, chattare con i tuoi colleghi e rimanere al passo con le nuove tecnologie ti garantisce di poter parlare come un esperto di marketing, ma questo potrebbe non essere il metodo migliore di comunicazione con i clienti.

Utilizza invece un linguaggio chiaro e comune e assicurati di invitare i tuoi clienti a porre domande se ci sono termini o concetti che non capiscono.

5. Sii reattivo

Uno dei reclami più comuni legati alla comunicazione è la mancanza di feedback tempestivo. Concediti un paio di minuti durante la giornata per concentrarti sulla posta in arrivo e sulle chiamate perse: i tuoi clienti ti ringrazieranno per questo.

6. Cerca feedback

Invita regolarmente i tuoi clienti a condividere il loro feedback. Se hanno qualche dubbio, affrontarli tempestivamente è la tua occasione per correggere la rotta e lasciare loro un sentimento positivo nei confronti della tua agenzia. Non limitarti ad aspettare che siano loro a presentarti dei problemi: sii proattivo nell'incoraggiare il contributo dei clienti.

7. Stabilire un unico punto di contatto

Avere più punti di contatto è un ottimo modo per confondere il cliente e confondere la comunicazione. Potrebbero dover perdere tempo a ripetersi quando parlano con più contatti. Evita questo problema e semplifica loro la vita dando loro un unico, affidabile punto di contatto.

8. Utilizzare ausili visivi

Il marketing digitale è incentrato sui dati e la visualizzazione dei dati rende il diluvio di informazioni molto più facile da comprendere. Grafici, diagrammi e altre rappresentazioni visive forniscono ai tuoi clienti le informazioni chiave di cui hanno bisogno in un formato ridotto e facile da utilizzare.

9. Pratica l’empatia

Essere empatico con i tuoi clienti li aiuterà a sentirti un partner affidabile. Esprimi comprensione e simpatia per le loro sfide e cerca di parlare con loro come un utile mentore di marketing piuttosto che come un semplice venditore.

Ti piace esprimere il tuo apprezzamento alla vecchia maniera? Dai un'occhiata a questo episodio del podcast Conquer Local con Rick Elmore, fondatore e CEO di Simply Noted, su come la buona vecchia nota scritta a mano potrebbe avere un posto nella strategia di comunicazione del tuo cliente.

10. Miglioramento continuo

Come ogni processo nella tua agenzia, la comunicazione con il cliente dovrebbe essere regolarmente controllata e migliorata. Dall'utilizzo di piattaforme di comunicazione migliori alla sistematizzazione di un modo per acquisire le conversazioni, ci sono molti modi in cui la maggior parte delle aziende può migliorare le proprie comunicazioni.

Cosa cercare negli strumenti di comunicazione con il cliente

Mentre al giorno d'oggi telefonate ed e-mail potevano essere sufficienti, gli strumenti di comunicazione di oggi sono più potenti e sofisticati. Alcuni strumenti da considerare includono:

• Piattaforme di messaggistica: le piattaforme di messaggistica istantanea sono più informali della posta elettronica e si prestano bene a comunicazioni rapide ed efficienti.
• Piattaforme di videoconferenza: la videoconferenza è ben radicata nella nostra era post-COVID e molti clienti apprezzano il rapporto in più che è possibile costruire rispetto a una telefonata.
• Piattaforme di condivisione file: invece di inviare e-mail con allegati enormi che possono essere facilmente sepolti, le piattaforme di condivisione file migliorano la capacità di collaborare su file e documenti.
• Dashboard clienti : l'utilizzo di una dashboard client unificata semplifica l'aggiornamento dei clienti con i dati relativi ai tuoi progetti. Man mano che la tua agenzia cresce, apprezzerai la capacità di trasmettere automaticamente informazioni aggiornate e su larga scala.
• Strumenti di gestione delle attività : mantenere il controllo degli impegni di comunicazione dei clienti è molto più semplice se si dispone di un solido task manager per mantenersi in pista.

Qualunque strumento tu scelga, cerca praticità, facilità d'uso, sicurezza e integrazioni con altre soluzioni. Molte piattaforme selezioneranno queste e altre caselle, pur soddisfacendo molte delle funzioni elencate sopra, come Google Workspace.