10 กลยุทธ์สำหรับการสื่อสารกับลูกค้าเอเจนซี่อย่างราบรื่น

การสื่อสารกับลูกค้าถือเป็นสิ่งสำคัญต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จในระยะยาว เอเจนซี่ดิจิทัลอาจสามารถปิดข้อตกลงโดยพิจารณาจากข้อเสนอเป็นส่วนใหญ่ แต่เพื่อรักษาความเป็นหุ้นส่วนกับลูกค้าและเพิ่มมูลค่าตลอดชีวิต การสื่อสารควรมีความสำคัญสูงสุด

โซเชียลมีเดียถือเป็นช่องทางการสื่อสารที่สำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสร้างเนื้อหาที่เชื่อมต่อกับผู้ชมของคุณโดยดาวน์โหลด "รายการตรวจสอบโซเชียลมีเดียป้ายขาว" ฟรีของเราทันที

ในบล็อกนี้ เราจะเจาะลึกว่าทำไมคุณจึงไม่ควรมองข้ามแง่มุมนี้ของการดำเนินธุรกิจเอเจนซี่ดิจิทัล และเจาะลึกกลยุทธ์ที่นำไปใช้ได้จริง 10 กลยุทธ์ที่คุณนำไปใช้ได้ทันที เพื่อปรับปรุงการสื่อสารกับลูกค้าของเอเจนซี่ และบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้เร็วขึ้น

เหตุใดการสื่อสารกับลูกค้าจึงมีความสำคัญสำหรับเอเจนซี่

การสื่อสารกับลูกค้าทำให้เอเจนซี่มีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับความต้องการและความคาดหวังของลูกค้า ช่วยเพิ่มการรักษาลูกค้าและความพึงพอใจ นอกจากนี้ยังปรับปรุงการส่งมอบเอเจนซี่ดิจิทัล: ด้วยการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับลูกค้า ทีมของคุณจะสามารถทำงานและตรงต่อเวลาได้ง่ายขึ้น โดยนำเสนอโซลูชันที่เน้นการบรีฟของลูกค้า

ทำความเข้าใจและขจัดความคาดหวังของลูกค้าออกไป

ไม่สำคัญว่าผลงานโซลูชันของคุณจะเหลือเชื่อแค่ไหนหากไม่สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า เอเจนซี่ที่ประสบความสำเร็จใช้แนวทางการแก้ปัญหาเป็นอันดับแรกโดยมุ่งที่จะรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับความท้าทายและปัญหาของลูกค้า ก่อน จากนั้นจึง มองหาแพ็คเกจโซลูชันที่สามารถแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้

การนำแนวทางนี้มาใช้จะทำให้คุณมีโอกาสมากขึ้นในการพบปะ—และเกิน—ความคาดหวังของลูกค้า แม้ว่าคุณจะอยู่ในช่วงเริ่มต้นก็ตาม

การปรับปรุงการรักษาและความพึงพอใจของลูกค้า

ลูกค้าที่พึงพอใจและรู้สึกว่าพันธมิตรตัวแทนการตลาดของตนเข้าใจ มีโอกาสน้อยที่จะหันไปหาคู่แข่งเพียงเพราะพวกเขาเห็นจุดราคาที่ดีขึ้นเล็กน้อยหรือแคมเปญที่ฉูดฉาด การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการรองรับเอเจนซี่ของคุณในอนาคตโดยจูงใจให้ลูกค้ายืนหยัดในระยะยาว ซึ่งนำไปสู่รายได้ที่คาดการณ์ได้มากขึ้น

นอกจากนี้ยังจะลดต้นทุนการได้มาซึ่งลูกค้า (CAC) ของคุณด้วย เนื่องจากลูกค้าใหม่มีราคาแพงในการดึงดูด ดังนั้นการรักษาลูกค้าที่ดีขึ้นหมายถึงค่าใช้จ่ายในการได้มาซึ่งสัมพันธ์กับรายได้น้อยลง

โครงการที่ประสบความสำเร็จมากขึ้น

การเข้าใจตรงกันกับลูกค้าจะช่วยให้ทีมงานภายในของคุณหรือพันธมิตรการตลาดดิจิทัลไวท์เลเบลจัดความพยายามของตนให้สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจของลูกค้า ส่งผลให้กลยุทธ์การตลาดดิจิทัลพลิกกลับได้เร็วขึ้น และเสียเวลาน้อยลงกับกิจกรรมที่ไม่สอดคล้องกัน

ธุรกิจผู้อ้างอิงมากขึ้นและชื่อเสียงเชิงบวก

อย่าลืมฮีโร่ของการเติบโตของเอเจนซี่แบบออร์แกนิก: การอ้างอิงแบบปากต่อปาก การสื่อสารกับลูกค้าคุณภาพสูงนำไปสู่ลูกค้าที่มีความสุข และลูกค้าเหล่านั้นมีแนวโน้มที่จะชื่นชมเอเจนซี่ของคุณมากขึ้น ผลลัพธ์? มีธุรกิจมากขึ้นโดยที่คุณไม่ต้องจ่ายเงินเพื่อยึดครอง

ความท้าทายทั่วไปที่เอเจนซี่ต้องเผชิญในการสื่อสารกับลูกค้า

แม้แต่เอเจนซี่มืออาชีพที่หวังดีก็อาจทำผิดพลาดในการสื่อสารกับลูกค้าได้ ซึ่งส่งผลเสียหายต่อธุรกิจโดยไม่ตั้งใจ การตระหนักถึงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นเหล่านี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการทำเองได้

อุปสรรคในการสื่อสาร

อุปสรรคต่อการสื่อสารกับลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพอาจเกิดจาก:

• การใช้ศัพท์เฉพาะ: ลูกค้าอาจไม่รู้จักเทคโนโลยีการตลาดล่าสุด และอาจไม่มั่นใจว่าตนเองไม่เข้าใจ
• ความแตกต่างทางวัฒนธรรม: ลูกค้าที่ดำเนินงานในพื้นที่ที่แตกต่างกันอาจมีความคาดหวังทางวัฒนธรรมที่ไม่ชัดเจนสำหรับเอเจนซี่การตลาดดิจิทัล
• เทคโนโลยีที่ไม่ดี: แพลตฟอร์มเทคโนโลยีที่เหมาะสมสามารถช่วยให้เอเจนซี่และลูกค้าติดต่อกันได้ง่ายขึ้น
• ขาดทักษะการฟัง: พนักงานขายคุ้นเคยกับการพูด แต่การพัฒนาทักษะการฟังเชิงรุกเพื่อเข้าใจความต้องการของลูกค้าก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน

ขาดความชัดเจน

ลูกค้าไม่ได้ระบุอย่างชัดเจนเสมอไปว่าปัญหาหลักของพวกเขาคืออะไร พวกเขาอาจมีความต้องการทางการตลาดมากเกินไป และมีปัญหาในการมุ่งเน้นไปที่ปัญหาที่เร่งด่วนที่สุด

หน่วยงานที่ไม่เข้าใจการสื่อสารกับลูกค้าอาจไม่สามารถช่วยให้ลูกค้าสร้างความชัดเจนได้ ทำให้ยากต่อการคิดหาแนวทางแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุด

ความคาดหวังที่แตกต่างกัน

เอเจนซี่และลูกค้าอาจมีความคาดหวังที่แตกต่างกันเมื่อพูดถึงวิธีสื่อสารตลอดความสัมพันธ์ ตัวอย่างเช่น เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดกลาง (SMB) อาจคาดหวังว่าจะได้รับโทรศัพท์รายปักษ์ ในขณะที่พันธมิตรเอเจนซี่ของพวกเขาต้องการใช้แพลตฟอร์มดิจิทัล การไม่ปรับความคาดหวังตั้งแต่เนิ่นๆ อาจนำไปสู่ความล้มเหลวในการสื่อสารในระยะยาว

จากการศึกษาของ Grammarly พบว่าพนักงานเสียเวลาหนึ่งวันเต็มต่อสัปดาห์ในการทำงานเนื่องจากการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ (Grammarly) ความท้าทายที่พบบ่อยที่สุดบางประการคือการไม่ได้รับการตอบกลับอย่างทันท่วงทีจากผู้อื่น การทำความเข้าใจข้อความของผู้อื่น และการสื่อสารอย่างชัดเจน

ไวยากรณ์: สถานะของการสื่อสารทางธุรกิจ

หากคุณสามารถช่วยลูกค้าของคุณหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ได้ คุณจะไม่เพียงให้บริการทางการตลาดที่ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังอาจให้เวลาพวกเขาคืนหลายชั่วโมงต่อสัปดาห์อีกด้วย

10 กลยุทธ์เพื่อการสื่อสารกับลูกค้าที่ดีขึ้น

ข้อมูลเชิงลึกที่น่าสนใจจากการศึกษาไวยากรณ์คือ ความท้าทายในการสื่อสารกับลูกค้าครอบคลุมทั้งการสื่อสารที่ได้รับจากผู้อื่น และ ความสามารถในการสื่อสารความต้องการของตนเองอย่างมีประสิทธิภาพ นั่นหมายความว่ากลยุทธ์ของคุณในการปรับปรุงการสื่อสารกับลูกค้าควรเน้นถึงวิธีการนำเสนอประเด็นของคุณ รวมถึงวิธีที่คุณสามารถมอบเครื่องมือให้กับลูกค้าเพื่อทำให้ตนเองเข้าใจได้ดีขึ้น

ต่อไปนี้เป็นกลยุทธ์ 10 ประการที่จะช่วยให้คุณทำเช่นนั้นได้

1. ตั้งความคาดหวังที่ชัดเจน

มุ่งหวังที่จะกำหนดเป้าหมายโครงการ ลำดับเวลา และผลงานที่ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น หากทั้งสองฝ่ายมีความชัดเจนในความคาดหวัง และเป้าหมายเหล่านั้นได้รับการบันทึกในรูปแบบที่ง่ายต่อการอ้างอิงในภายหลัง การระบุความสำเร็จก็จะง่ายกว่ามาก

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเอเจนซี่ของคุณสร้างเว็บไซต์ หากคุณเพียงแต่ตกลงว่าคุณจะสร้างเว็บไซต์สำหรับลูกค้าของคุณในราคาที่กำหนด คุณอาจแปลกใจที่พบว่าพวกเขาคาดหวังว่าเว็บไซต์จะสามารถจัดส่งได้เร็วกว่ามากหรือมีหน้าเว็บเพิ่มเติมอีก 10 หน้า ก่อนที่จะเซ็นชื่อบนเส้นประ คุณควรกำหนดเป้าหมายของการสร้างเว็บไซต์ ไทม์ไลน์ ราคา ขอบเขต และค่าใช้จ่ายในการแก้ไขเพิ่มเติม

2. การฟังอย่างกระตือรือร้น

หากคุณมีข้อเสนอใหม่ที่กำลังมาแรง และคุณรู้สึกตื่นเต้นที่จะขยายเอเจนซี่ของคุณด้วยการขายมัน คุณอาจมีแรงจูงใจอย่างยิ่งที่จะขายโซลูชันนั้น แต่จะเกิดอะไรขึ้นหากไม่ตรงกับความต้องการของลูกค้าของคุณ? ด้วยการฝึกการฟังอย่างกระตือรือร้นและถามคำถามที่ชัดเจน คุณจะสามารถเจาะลึกความต้องการที่เร่งด่วนที่สุดของพวกเขา และอยู่ในตำแหน่งที่ดีกว่าในการขายโซลูชันที่สมบูรณ์แบบ

3. การอัปเดตเป็นประจำ

การอัปเดตอย่างสม่ำเสมอแสดงให้เห็นว่าคุณไม่ได้มองข้ามธุรกิจของลูกค้าไปโดยเปล่าประโยชน์ และคุณกำลังทำงานอย่างหนักเพื่อรักษาธุรกิจไว้ แม้ว่าคุณจะไม่คิดว่าคุณมีความคืบหน้าที่น่าตื่นเต้นในการรายงานมากนัก แต่การอัปเดตเป็นประจำจะช่วยให้ลูกค้าของคุณไม่พลาดและมีส่วนร่วม ซึ่งพวกเขาจะประทับใจอย่างแน่นอน

4. ใช้ภาษาธรรมดา

ในฐานะเอเจนซี่ดิจิทัล คุณคุ้นเคยกับศัพท์เฉพาะทางอุตสาหกรรมทุกวัน การติดตามบล็อกการตลาดและพอดแคสต์ พูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน และติดตามเทคโนโลยีใหม่ๆ ทำให้มั่นใจได้ว่าคุณจะสามารถพูดได้เหมือนนักการตลาดชั้นนำ แต่นั่นอาจไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารกับลูกค้า

ให้ใช้ภาษากลางที่ชัดเจน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเชิญลูกค้าของคุณมาถามคำถามว่ามีคำศัพท์หรือแนวคิดใดๆ ที่พวกเขาไม่เข้าใจหรือไม่

5. ตอบสนอง

ข้อร้องเรียนที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารที่พบบ่อยที่สุดประการหนึ่งคือการขาดข้อเสนอแนะที่ตรงเวลา ให้เวลาตัวเองสองสามส่วนตลอดทั้งวันเพื่อมุ่งเน้นไปที่การดูแลกล่องจดหมายและสายที่ไม่ได้รับ: ลูกค้าของคุณจะขอบคุณสำหรับสิ่งนี้

6. ขอคำติชม

เชิญลูกค้าของคุณให้แบ่งปันความคิดเห็นเป็นประจำ หากพวกเขามีข้อกังวลใดๆ การจัดการกับพวกเขาโดยทันทีถือเป็นโอกาสของคุณที่จะแก้ไขและทำให้พวกเขามีความรู้สึกเชิงบวกเกี่ยวกับเอเจนซี่ของคุณ อย่ารอให้พวกเขามาหาคุณพร้อมกับปัญหา แต่จงกระตือรือร้นในการสนับสนุนความคิดเห็นจากลูกค้า

7. สร้างจุดติดต่อจุดเดียว

การมีจุดติดต่อหลายจุดเป็นวิธีที่ดีในการทำให้ลูกค้าสับสนและการสื่อสารที่ยุ่งเหยิง พวกเขาอาจต้องเสียเวลาพูดซ้ำเมื่อพูดคุยกับผู้ติดต่อหลายคน หลีกเลี่ยงปัญหานี้และทำให้ชีวิตของพวกเขาง่ายขึ้นโดยให้จุดติดต่อเดียวและเชื่อถือได้แก่พวกเขา

8. ใช้อุปกรณ์ช่วยการมองเห็น

การตลาดดิจิทัลเป็นเรื่องเกี่ยวกับข้อมูล และการแสดงภาพข้อมูลช่วยให้เข้าใจข้อมูลที่มีอยู่มากมายได้ง่ายขึ้นมาก แผนภูมิ ไดอะแกรม และการแสดงภาพอื่นๆ ช่วยให้ลูกค้าของคุณได้รับข้อมูลสำคัญที่พวกเขาต้องการในรูปแบบขนาดพอดีคำและง่ายต่อการจัดการ

9. ฝึกความเห็นอกเห็นใจ

การเห็นอกเห็นใจลูกค้าจะช่วยให้พวกเขารู้สึกว่าคุณเป็นพันธมิตรที่น่าเชื่อถือ แสดงความเข้าใจและความเห็นอกเห็นใจต่อความท้าทายของพวกเขา และตั้งเป้าที่จะพูดคุยกับพวกเขาในฐานะที่ปรึกษาทางการตลาดที่เป็นประโยชน์ ไม่ใช่แค่พนักงานขาย

ชอบแสดงความขอบคุณแบบเก่าๆ ไหม? ลองดู Conquer Local Podcast ตอนนี้กับ Rick Elmore ผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ Simply Noted ว่าโน้ตที่เขียนด้วยลายมือดีๆ สมัยเก่าอาจมีบทบาทในกลยุทธ์การสื่อสารกับลูกค้าของคุณได้อย่างไร

10. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

เช่นเดียวกับกระบวนการอื่นๆ ในเอเจนซี่ของคุณ การสื่อสารกับลูกค้าควรได้รับการตรวจสอบและปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ ตั้งแต่การใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารที่ดีขึ้นไปจนถึงการจัดระบบวิธีการบันทึกการสนทนา มีหลายวิธีที่ธุรกิจส่วนใหญ่สามารถปรับปรุงการสื่อสารของตนได้

สิ่งที่ควรมองหาในเครื่องมือสื่อสารกับลูกค้า

แม้ว่าการโทรและอีเมลอาจเพียงพอแล้วในปัจจุบัน แต่เครื่องมือสื่อสารในปัจจุบันก็มีประสิทธิภาพและซับซ้อนมากขึ้น เครื่องมือบางอย่างที่ต้องพิจารณา ได้แก่ :

• แพลตฟอร์มการส่งข้อความ: แพลตฟอร์มการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีให้ความรู้สึกเป็นกันเองมากกว่าอีเมล และช่วยให้การสื่อสารรวดเร็วและมีประสิทธิภาพได้ดี
• แพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอ: การประชุมทางวิดีโอได้รับการสนับสนุนอย่างดีในยุคหลังโควิดของเรา และลูกค้าจำนวนมากชื่นชมสายสัมพันธ์พิเศษที่สามารถสร้างได้เมื่อเปรียบเทียบกับการโทร
• แพลตฟอร์มการแชร์ไฟล์: แทนที่จะส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบขนาดใหญ่ที่สามารถฝังได้ง่าย แพลตฟอร์มการแชร์ไฟล์จะปรับปรุงความสามารถในการทำงานร่วมกันในไฟล์และเอกสาร
• แดชบอร์ดลูกค้า : การใช้แดชบอร์ดลูกค้าแบบรวมช่วยให้ลูกค้าอัปเดตข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณได้อย่างง่ายดาย เมื่อเอเจนซี่ของคุณเติบโตขึ้น คุณจะประทับใจกับความสามารถในการถ่ายทอดข้อมูลล่าสุดในวงกว้างโดยอัตโนมัติ
• เครื่องมือการจัดการงาน : การปฏิบัติตามข้อผูกพันในการสื่อสารกับลูกค้าจะง่ายกว่ามากหากคุณมีตัวจัดการงานที่แข็งแกร่งที่คอยติดตามคุณ

ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้เครื่องมือใด ให้มองหาการใช้งานจริง ความง่ายในการใช้งาน ความปลอดภัย และการผสานรวมกับโซลูชันอื่นๆ แพลตฟอร์มจำนวนมากจะทำเครื่องหมายที่ช่องเหล่านี้และอื่นๆ อีกมากมาย ในขณะเดียวกันก็ตอบสนองฟังก์ชันต่างๆ ที่ระบุไว้ข้างต้นได้ เช่น Google Workspace