關於如何為新 IT 技術和資源進行預算的 7 個實用技巧

在為新 IT 技術編制預算時，請確保首先優先考慮最高需求。

技術日新月異，各種規模的企業都需要跟上趨勢才能參與競爭。 數據分析、基於雲的計算、移動設備、機器學習/AI 和物聯網 (IoT) 等眾多因素改變了業務技術日益互聯的格局。

當遠程工作成為常態時，一些公司可能在 IT 技術和資源上過度投資，現在他們擁有的工具太多了。 問題包括跟踪並非全部位於傳統辦公環境中的 IT 資產以及維護網絡安全。 投資不足的企業可能仍在迎頭趕上，沒有足夠的工具或商業軟件來幫助擴張。

中小型企業的 IT 經理經常面臨做出艱難的年度選擇，他們會問一個問題：沒有什麼我們可以活下去？ 查看我們關於如何為新 IT 技術和資源製定預算的七個實用技巧，找到答案。

1. 制定 IT 預算計劃

在預算過程中，您有一個理想的預算和一個最低預算。 根據硬數據和預測，您獲得批准的實際預算可能介於兩者之間。 從今年的預算作為基准開始，然後確定（以及是否）可以在哪些方面節省成本，以便為明年提供更多預算。

下一步是優先考慮貴公司明年必須滿足的迫切需求。 您需要更多員工嗎？ 您是否需要更多工具來提高當前團隊的效率？ 您以後可以實現自動化並節省人工成本嗎？

執行軟件需求評估以確定適合您的業務模型的投資級別。 您過去注意到了哪些趨勢？ 你的行業將走向何方？ 有沒有幾年前太貴的軟件現在更便宜了？ 完成此評估會導致您對新 IT 技術和資源預算進行產品研究。

2.研究你的選擇

了解可供您投資的內容（軟件、更多員工）只是 IT 技術和資源預算公式的一部分。 IT 經理必須考慮投資的各個方面。

您的 IT 技術預算投資多久能收回成本？ 您的預算如何為公司節省資金？ 作為 IT​​ 經理，您將如何顯示投資回報率？

無論預算如何，每家公司都會根據這些資源的投資回報來投資於資本改善或員工。 當您縮小對明年花錢的選擇範圍時，IT 部門的資產也沒有什麼不同。

3. 評估每個選擇的優勢和劣勢

現在您已經確定了必須優先處理的事情的優先級，是時候深入研究以進一步縮小您的選擇範圍了。 您可以創建簡單的圖表或電子表格來評估每個選擇的優缺點。 你甚至可以製作一個加權比例或分數係統來計算哪些選擇排在首位。

例如，您的首要任務是 IT 資產的安全，因為您 90% 的員工都在遠程工作。 因此，您決定投資一個人工智能平台來加密和增強您的安全措施，以確保您公司的數據在基於雲的工作環境中安全。 您查看該領域的前五個項目，並保留一張統計表以縮小哪個項目是您預算的最佳選擇。

不要忘記考慮隱性成本和前期成本與長期回報的關係。 現在為新軟件付費可能是一筆相對較大的費用，但如果您對 IT 技術或資源進行適當的預算，您的投資回報率會隨著時間的推移而得到巨大回報。

4. 確定您的投資回報率

在檢查潛在投資的投資回報率時，您需要評估的不僅僅是成本與收益。 您必須查看當前的行業最佳實踐、產品何時以及是否會過時，以及在未來幾年您可以期望對該產品提供多少支持。

您選擇的資產可以升級嗎？ 無論是硬件還是軟件，升級通常都比購買全新的便宜。 如果升級便宜或更新的設備現在無法使用，請不要害怕購買二手或批發的計算機設備。 尋找經過認證的翻新商，他們可以使二手設備盡可能接近現代規格。

5. 面向未來的投資

詢問供應商他們的產品可以使用多長時間。 您選擇的 IT 技術工具是否能夠與您的公司一起成長？ 五年後 IT 工具是否可以升級？ 十年又怎樣？ 如果您的電信基礎設施需要更多設備，您的設備和軟件能否跟上？

面向未來的 IT 技術工具和資源不僅僅是詢問供應商他們期望每種產品能使用多長時間。 您還必須評估貴公司在未來幾年的發展狀況。

6. 制定實施時間表

購買資產或投資員工後，確定這些投資何時上線。 您的企業多久會開始看到您的購買帶來的好處？

您的 IT 技術和資源預算應包括實施計劃。 如果要擴大新技術的規模，就必須逐步淘汰舊技術。 您能否分階段完成此操作以最大程度地減少中斷？ 還是一次性升級整個公司的一切更好？

7. 考慮將 IT 的某些方面外包

儘管您可能希望盡可能多地保持對 IT 資產和資源的控制，但不要迴避外包 IT 技術的某些方面。 有時這樣會更便宜，而且您可以通過簽訂年度合同而不是按月簽訂合同來實現折扣。

外包業務軟件需求的常見選擇包括數據庫管理、網絡託管、機器學習和數據分析工具。 您可能會發現一些選定的供應商非常非常擅長他們的工作。 投資於外包資產可為您仍希望保留在內部的 IT 資產騰出更多預算空間。

徹底了解您的 IT 技術和資源預算

IT 技術是一項必要的投資。然而，您必須通過在您的武器庫中擁有正確的工具來保護您公司的底線，以確保您的公司處於技術升級的最前沿，從而使您的公司在目標受眾中保持競爭力。