Sürekli başarı için bir CRM entegrasyonunu denetlemenin 3 adımı

Bir CRM entegrasyonunu yeni tamamladıysanız, önce aferin! Hiç şüphe yok ki kafanız biraz yorgun ve hala satış ve pazarlama ekiplerinin otomasyonlar ve süreçlerle hayatlarını nasıl iyileştirdiğinize dair övgülerinin tadını çıkarıyorsunuz! Ama sonra ne olacak?

Entegrasyonunuzla ivme kazanmaya devam ettiğinizden ve ekipten daha da fazla selamlar aldığınızdan emin olmak için, bir sonraki adımda ne yapacağınızı ve neyin takılması gerektiğini görmek için hesabınızı denetlemeniz gerekir.

Bu nedenle, denetimlerin neden önemli olduğunu ve aksaklıklar için sürtüşme noktalarını nasıl belirleyeceğimizi geçmeden önce, "geçiş" ve "entegrasyon" arasındaki farklara bakmamız gerekiyor.

“Göç” ve “entegrasyon” arasındaki farklar.

Geçiş, bir işletim ortamının kullanımından başka bir işletim ortamına geçiş sürecidir. HubSpot'un hem pazarlama hem de satış uyumuna odaklanan birçok aracı vardır, bu nedenle birçok kişinin Salesforce veya dahili CRM sistemlerinden HubSpot Enterprise CRM'ye geçiş yaptığını görüyoruz. Bir CRM'yi taşıyorsanız, şirket için altın değerinde olduğu için geçmiş CRM verilerini kaybetmekten kaçınmak isteyeceksiniz. Bu taşınan veriler, ekiplerin etkili satış stratejileri hakkında rapor oluşturmasına, gereksiz çabalardan kaçınmasına, satış hızını artırmasına ve kesintileri azaltmasına olanak tanır.

Entegrasyon, bir veya her iki ortamın (PCMag'e göre) işlevselliğini geliştirmek için bir işletim ortamını diğerine bağlama sürecidir. Hiçbir yazılım her şeyi kendi başına yapmaz ve entegrasyonlar, müşterilerin iş sorunlarına eksiksiz çözümler oluşturmasına olanak tanır. Örneğin, HubSpot, HubSpot müşterilerinin HubSpot pazarlama kampanyalarında video içeriğini kullanmasına ve etkileşim ölçümlerini tek bir yerde analiz etmesine olanak tanıyan Vidyard ile entegre olur. Bir müşterinin CRM ve satış araçlarını uygulamak için işe alındıysanız, müşterinin ihtiyaçlarını karşılamak için birkaç sistemi entegre etmeniz istenebilir. Bazı durumlarda, yazılım yığınlarına bağlı olarak birkaç sistemi hem taşımanız hem de entegre etmeniz gerekebilir.

Verilerini korumak için gerekli tüm adımları atın. Teknik olarak taşımayı ve/veya ayrı sistemleri entegre etmeyi bitirdikten sonra bile, çalışmanızı baştan sona denetlemeniz ve müşteriden geri bildirim almanız gerekir.

Denetim neden bu kadar önemli?

Bir eve sahip olduğu ve onu yaptırdığı için şanslı olan herhangi biri için, ilk onarımdan sonra asla tamamen bitmediğini ve her zaman birkaç pürüz ve düzeltilmesi gereken şeyler olacağını bileceksiniz. CRM'niz için bu aynı süreçtir ve denetim, başarınızın önündeki olası engelleri ortaya çıkarır.

Kısa süre önce bir istemciyi Salesforce'tan HubSpot'a başarıyla taşıdınız. Ancak, geçişinizi denetlediğinizde, birkaç önemli özelliğin yanlış yapılandırıldığını keşfedersiniz. Bu özellikler olmadan müşteri, operasyonel faaliyetleri etkin bir şekilde otomatikleştiremezdi. Bu gecikmeyi erkenden düzelterek, müşterinizi aylarca gereksiz manuel çabadan kurtarırsınız.

İkinci gerçek ise, denetim yoluyla CRM'in stratejik ihtiyaçlarını daha iyi kavrayacağınızdır. Son zamanlarda HubSpot'u diğer birkaç araçla ve dahili bir ısmarlama CRM ile entegre ettik. Bu sırada, segmentlere ayrılmış anlaşma boru hatlarını ve otomasyonları kullanarak sorunsuz bir geçiş yaparak şirketin tüm alanlarını iyileştirebileceğimizi gördük. Ekibimizi baştan sona denetlediğimizden ve onlara danıştığımızdan emin olarak müşteri için daha iyi bir uzun vadeli iş çözümü geliştirdik. Denetim ve sürekli iletişim, başarılı bir uygulama olasılığını artırır ve bu da konumunuzu güçlendirir.

Üç adımda geçişler ve entegrasyonlar nasıl denetlenir?

Aşağıda, bazı en iyi denetim uygulamalarına göz atacağız.

Denetimi sıralı üç adıma bölebiliriz:

1. Eksik verileri kontrol edin - Taşıma veya entegrasyon sırasında hiçbir verinin kaçırılmadığından emin olmak için nesneleri, kayıtları, ilişkileri ve özellikleri iki kez kontrol edin.

2. Kullanıcı ihtiyaç analizi - HubSpot'ta yeniden oluşturulabildiklerinden ve kullanıcılarla konuşulabildiklerinden emin olmak için müşterinin önceki CRM'sindeki önemli raporları ve listeleri analiz edin.

3. Delta geçişi - İlk geçiş veya entegrasyon dışında kalmış olabilecek yeni değiştirilmiş verileri aktarmak için bir "delta geçişi" gerçekleştirin.

Bu, bir entegrasyon denetimi için mükemmel sayıda adım değildir, ancak herhangi bir iyi denetim, en azından bu eylemleri içermelidir. Bu adımlardan birini atlamak, ileride sizin için gereksiz işler yaratabilir. Adımları düzensiz atmak da iş yükünüzü katlayabilir. Örneğin, raporlar oluşturmaya çalışırsanız (2. adım), kritik verilerin taşınmadığını görebilir ve 1. adıma geri dönmeniz gerekebilir. Doğrudan 3. adıma atlarsanız, bunu görebilirsiniz. iki kez geri dönüp eksik verileri düzeltmeniz gerekir.

Kullanım örneklerini haritalayın

Hem siz hem de son kullanıcı, HubSpot hesabını nasıl kullanmayı düşündüklerini görselleştirebilmelisiniz. Ancak gerçekçi olalım, bu zor, çünkü organizasyondaki bazı kişiler CRM'in ne olduğunu veya onlar için neler yapabileceğini bilmeyecek. Baş uygulayıcı olarak, onların sorunlarını çözmek için zaman ayırmanız ve ardından normal, insani bir düzeyde onlarla CRM'nin onların yararına nasıl kullanılabileceğini tartışmanız gerekir.

Bunu yapmak için, CRM ve otomasyonları nasıl kuracağınızı dolaylı olarak size söylemelerine izin vermek için rehberli sorgulamayı kullanın. İşte onlara sorabileceğiniz bazı sorular:

• İş yerindeki en büyük zaman kaybınız nedir? Neden? Niye?
• [Önceki CRM] bulut sunucunuzda yakın zamanda kapatılan bir istemci örneğini bana (ekran paylaşımı üzerinden veya şahsen) gösterebilir misiniz?
• Kayıt sisteminizde nasıl hareket etti (kayıttan müşteriye)? İlişkili nesneler nasıl hareket etti?
• [önceki CRM]'de bu sürecin tam olarak nasıl göründüğünü gösterebilir misiniz?
• Sihirli bir değnek sallayabilseydin, bu süreci nasıl değiştirirdin?
• Değiştirmeye açık olmadığınız süreçler var mı? Neden? Niye?

Bu soruları sorarak, HubSpot'ta onlar için nelerin yeniden oluşturulacağı ve/veya iyileştirileceği hakkında daha fazla bilgi edineceksiniz. En iyi sonuçları elde etmek için, denetimin üç adımının her biri için müşteriye net bir zaman çizelgesi iletmelisiniz. Müşteriye yalnızca ne yapabileceğiniz, bunun neleri iyileştireceği, gerekli adımlar ve sürtüşmeyi ortadan kaldırmak için sağlayacağınız eğitim konusunda net bir taslağa sahip olduğunuzda geri dönün. Adımların net bir taslağını ve yönünü ve ardından ileriye dönük hizmette tutarlı bir eğitimin ana hatlarını vererek, bunların kesintiye uğramasını sınırlayabilirsiniz.

Müşteri, denetimin durumu hakkında düzenli olarak, belki de haftalık bir toplantıda güncellenmelidir. Müşterinin geri bildirimi olmadan hiçbir adımı tamamlayamayacağınız için, müşterinin çalışmanızı gözden geçirmesine, soru sormasına ve değişiklik önermesine izin vermek için yeterli zaman ayırın. Müşterinin ekibindeki kilit paydaşlarla güçlü bir çalışma ilişkisi kurun ve onlarla düzenli olarak görüştüğünüzden emin olun.F

CRM UYGULAMASI HAKKINDA DAHA FAZLA BİLGİ

Adım 1: Eksik Veriler Nasıl Kontrol Edilir

Entegrasyonunuzun 1. aşaması tamamlandığında, CRM'lerinin tüm yapı taşlarının başarıyla aktarıldığından emin olmak istersiniz.

Anahtar kayıtları, nesneleri, özellikleri veya ilişkileri eksikse, bunları gelecekte aktarmak daha zor olabilir. Durum tespiti yapmanız ve taşınan ve/veya entegre verilerdeki hataları kontrol etmeniz gerekirken, müşterinizin ekibinin de hesabını incelemesini sağlamalısınız.

Kayıp şirketleri, bireyleri ve mülkleri yakalama olasılıkları daha yüksektir çünkü muhtemelen bu verileri günlük işlerinde kullanırlar. Geçiş veya entegrasyon sırasında etkileşimde olmayan müşterilerin uygulamadan memnun olmama olasılığı daha yüksektir, bu nedenle aktif olarak dahil olduklarından emin olmak size kalmıştır.

Müşterilerin ihtiyaçlarını daha iyi değerlendirmelerine yardımcı olacağından, HubSpot'un nesnelerinin, kayıtlarının ve özelliklerinin nasıl çalıştığını açıklamak için yeterli zaman planladığınızdan emin olun.

Bazı durumlarda, bir kullanıcı HubSpot'a henüz kendileri bir denetim yapacak kadar aşina olmayabilir, bu nedenle onlara olumlu bir şekilde yardım etmeniz gerekir.

CRM'i ilk benimseme aşamasına kadar edindikten ve personeli bazı temel süreçler konusunda eğittikten sonra, biraz geri çekilmeniz ve kullanıcının sistemi kendi yöntemleriyle kullanarak ve gelecek şekilde problem çözmeye başlamasına izin vermeniz gerekir. yeni süreçlerle karşınızda.

Örneğin, yakın tarihli bir uygulamada, HubSpot'un satış araçlarını kullanarak iyi hizalanmış bir süreci uygulamaya koyduk, ancak bulduğumuz şey, satış ekiplerinin çözümlerle boğulmuş olmasıydı. Geri adım attık ve bazı daha temel çözümler uyguladık ve aracın, otomasyon ve zaman tasarrufu sağlarken yine de onlara kontrol sağlayacak olan snippet'ler gibi farklı yönleri hakkında eğitim sağladık. Daha sonra olan şey, bir hafta içinde ve geri dönen birkaç soruyla, snippet'leri kullanarak ancak bunları HubSpot dosya yöneticisiyle entegre ederek yeni bir süreci tamamen uygulamış olmalarıydı. deneyimlerini ve platformun birçok bölümünü benimsemelerini geliştirmişti.

Belirli bir sırayla, siz ve kullanıcılar aşağıdaki unsurları bağımsız olarak veya birlikte değerlendirmelisiniz:

• Tüm nesneler (mümkün olduğunca) taşındı (veya uygun şekilde entegre edildi). Buna Kişiler, Şirketler, Anlaşmalar, Ürünler, Fiyat Teklifleri ve Görevler dahildir.
• #1'deki nesnelerle ilgili tüm özellikler/alanlar/etiketler taşınmıştır (veya uygun şekilde entegre edilmiştir).
• Nesneler (#1) ve özellikler (#2) arasındaki tüm ilişkiler taşındı (veya entegre edildi). Örneğin, yüzlerce Anlaşmayı (veya önemli mülk değerlerini) daha sonra uygun İrtibat Kişileri/Şirketler ile manuel olarak ilişkilendirmek zorunda kalmak acı verici olacaktır.
• Tüm fiziksel veriler içeri aktarıldı.
• Tüm "anlaşmayı bozan" öğeler taşındı. Bunlar, istemcinin onsuz çalışamayacağı ilişkilendirmeler, nesneler veya diğer işlemlerdir.

Bu ilk adım için en az bir veya iki hafta bekleyin. Müşteri denetime katılmak konusunda isteksiz görünüyorsa, onlara bunu neden onların katkısı olmadan yapamayacağınızı açıklayın. Her durumda, başarıları için çözmeye çalıştığınızı hatırlatın ve onları aşağı yöndeki acılardan koruyun.

Müşteri raporları nasıl değerlendirilir, yeniden oluşturulur ve geliştirilir?

Modern organizasyonlar verilerde boğuluyor. Küresel iş operasyonlarından bireyin mobil cihazına kadar her yerde toplanır. Ancak bağlam veya amaç olmadan, veriler Sahra'daki kum gibidir - bol ama cansızdır. Raporlar, şirketin başarısı için hayati öneme sahiptir ve müşteriniz CRM'de veri depoluyorsa, muhtemelen bir şekilde raporlamaları gerekir. Bazı durumlarda, müşteriler hangi raporları oluşturmak istediklerini zaten biliyor olabilirler. Diğer durumlarda, başarıları için uygun önerilerde bulunmanız gerekebilir. Müşterinizin raporlama ihtiyaçlarını belirlemek için sorabileceğiniz bazı sorular şunlardır:

• Pazarlama/satış çabalarınız hakkında daha önce herhangi bir şekilde rapor verdiniz mi?
• Raporlama görmek istediğini söylediğinde, kafanda ne hayal ediyorsun?
• Bana göstermek için ekranını (veya ekran görüntülerini) paylaşır mısın?
• Rakiplerinizin hangi raporlara baktığını düşünüyorsunuz?
• İdeal bir dünyada yöneticinize/VP/CEO'nuza hangi sonuçları göstermek istersiniz?
• Bu rapora göre ne yapacaksınız? Bu rapora göre hangi işlemleri yapacaksınız?
• Hangi veriler ekibinizin işlerini daha iyi yapmasına yardımcı olur? Hangi veriler ekibinize daha iyi rehberlik etmenize yardımcı olur?

Bu sorulara verdikleri yanıtlara bağlı olarak, raporlama panolarını oluşturmak için ek zaman ayırmanız gerekebilir.

Örneğin, müşteri daha önce Pazarlama/Satış hakkında herhangi bir anlamlı rapor yazmadıysa, incelemeleri için onlara en iyi uygulama kaynaklarını göndermek isteyebilirsiniz. Müşteri önceki CRM'lerindeki raporlara güveniyorsa, ne tür verileri görselleştirmeleri gerektiği hakkında daha fazla bilgi edinmek için yukarıdaki soruları kullanabilirsiniz. Raporlama tercihlerini derinlemesine inceleyin ve diğer müşterilerle olan geçmiş deneyimlerinize dayanarak raporlamalarını geliştirin.

Bazı durumlarda, özel nesneleri içeren raporlar HubSpot içinde yeniden oluşturulamaz, ancak HubSpot'u ihtiyacınız olan bir biçime dönüştürmek için elinizden gelenin en iyisini yaptığınızdan emin olun. Bu durumlarda, Zaman Çizelgesi API'sini kullanarak potansiyel olarak özel olaylar oluşturabilir veya CRM Uzantılarını kullanarak CRM kenar çubuğunda veri kartları oluşturabilirsiniz.

Bir şey yapılamıyorsa, şeffaf olun. HubSpot'un API'sini ve yerleşik araçlarını kullanarak yaratıcı bir çözüm bulmak için elinizden gelenin en iyisini yapın.

Diyelim ki bir müşterinin basit bir anlaşma gelir raporunu yeniden oluşturmasına yardımcı oluyorsunuz ve Sales Hub'ın birden çok veri kümesinde raporlama yeteneği sayesinde çok sayıda karmaşık Excel raporunu HubSpot'a aktarma fırsatı görüyorsunuz. Bu nesneler arası raporları tasarlayarak, müşterinizin temel metriklere ilişkin anlayışını önemli ölçüde geliştireceksiniz. Müşterinizin raporlamasını incelemeden önce, konuşmalar için net bir zaman çerçevesi ve kadans belirlemelisiniz. Bu görev için yaklaşık iki hafta ayırın, ancak müşterinizin ihtiyaçlarına göre ayarlama yapmaktan çekinmeyin. Ayrıca, müşterinin raporlama için sizden ihtiyaç duyduğu her şeyi açıkça belgelemek iyi bir fikirdir. Geç sürprizlerle karşılaşmamak için bu belgeyi onlarla paylaşın.

Delta geçişini nasıl ve neden gerçekleştirmelisiniz?

Bir delta geçişi gerçekleştirmek, denetim sürecindeki son adımdır. Delta geçişi, ilk geçişin dışında kalmış olabilecek yeni değiştirilmiş verileri aktarmak için geçiş denetiminin sonunda gerçekleştirilen küçük ölçekli bir geçiştir.

Örneğin, geçişiniz 12/01/2019 tarihine kadar her şeyi içermiş olabilir, ancak diyelim ki müşteri 30/12/2019 tarihine kadar (HubSpot hesabı ayarlanana kadar) eski CRM sisteminde çalışmaya devam etti. 29 günlük veriden oluşan bu boşluk veya delta, müşterinin HubSpot'ta raporlamasını ve uygulamasını olumsuz etkileyebilir.

Kalan verileri getirmek için küçük bir delta geçişi yaparak, müşterinizi fazladan bir çok işten kurtaracak ve en başından itibaren daha sorunsuz bir uygulama sağlayacaktır. Bunu yapmamayı seçerseniz veya müşteri bunu bağımsız olarak yapmayı seçerse, zaman çizelgenizde büyük gecikmelere neden olabilir. İdeal olarak, müşterinize yaptığınız ilk teklife delta geçişini dahil etmelisiniz.

Bu faktörleri netleştirmeden, tüm taraflara ek zaman ve paraya mal olacak birden fazla delta geçişi yapmak zorunda kalma riskiniz vardır. Delta geçişini gerçekleştirdikten sonra, 1. adımı tekrarladığınızdan emin olun ve eksik veri olup olmadığını bir kez daha kontrol edin. Kullanıcılarınızın kendi verilerini de son bir kez daha denetlemesini sağlayın. Her iki taraf da delta geçişinden memnun kaldığında, başlamaya hazırsınız.

Sonuç olarak

Her zaman çalışmanızı kontrol etmelisiniz - bu standarttır - ancak bir CRM'de tam bir değişiklik yaparken bu çok önemlidir. CRM'yi değiştirmek, herhangi bir kuruluş için zor bir zamandır ve birçok yönden, çocuklarınızı farklı bir okula taşımak gibidir. Çocuklar için bu son derece yıkıcı bir süreç, bundan hoşlanmayacaklar, bazı öfke nöbetleri ve tartışmalar yaşayacaksınız ama uzun vadede hayatlarını iyileştireceğini biliyorsunuz. Bir CRM'nin denetlenmesi ve takılmasının önemi inanılmaz derecede önemlidir, ancak bunu iyi ve etkili bir şekilde yapmak projenizin başarısını artırmaya yardımcı olacaktır.