3 langkah untuk mengaudit integrasi CRM untuk kesuksesan yang berkelanjutan

Jika Anda baru saja menyelesaikan integrasi CRM, maka lakukan dengan baik terlebih dahulu! Tidak diragukan lagi kepala Anda sedikit lelah dan Anda masih menikmati pujian dari tim penjualan dan pemasaran tentang bagaimana Anda telah meningkatkan kehidupan mereka dengan otomatisasi dan proses! Tapi apa selanjutnya?

Untuk memastikan bahwa Anda melanjutkan momentum dengan integrasi Anda dan mendapatkan lebih banyak hi-five dari tim, Anda perlu mengaudit akun Anda untuk melihat apa yang harus dilakukan selanjutnya dan apa yang perlu tersangkut juga.

Jadi sebelum kita membahas mengapa audit itu penting dan bagaimana mengidentifikasi titik gesekan untuk tersangkut, kita perlu melihat perbedaan antara "migrasi" dan "integrasi."

Perbedaan antara "migrasi" dan "integrasi."

Migrasi adalah proses perpindahan dari penggunaan satu lingkungan operasi ke lingkungan operasi lain. HubSpot memiliki banyak alat yang berfokus pada penyelarasan pemasaran dan penjualan, jadi kami melihat banyak orang bermigrasi dari Salesforce atau sistem CRM bawaan ke HubSpot Enterprise CRM. Jika Anda memigrasikan CRM, Anda pasti ingin menghindari kehilangan data CRM sebelumnya karena ini adalah emas bagi perusahaan. Data yang dimigrasikan ini memungkinkan tim untuk melaporkan strategi penjualan yang efektif, menghindari upaya yang tidak perlu, meningkatkan kecepatan penjualan, dan akan mengurangi gangguan.

Integrasi adalah proses menghubungkan satu lingkungan operasi ke yang lain untuk meningkatkan fungsionalitas dari satu atau kedua lingkungan (menurut PCMag). Tidak ada perangkat lunak yang melakukan semuanya sendiri, dan integrasi memungkinkan klien membangun solusi lengkap untuk masalah bisnis. Misalnya, HubSpot terintegrasi dengan Vidyard, yang memungkinkan klien HubSpot menggunakan konten video dalam kampanye pemasaran HubSpot mereka dan menganalisis metrik keterlibatan—semuanya di satu tempat. Jika Anda dipekerjakan untuk mengimplementasikan CRM dan alat penjualan klien, Anda mungkin diminta untuk mengintegrasikan beberapa sistem untuk memenuhi kebutuhan klien. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu bermigrasi dan mengintegrasikan beberapa sistem, tergantung pada tumpukan perangkat lunaknya.

Ambil semua langkah yang diperlukan untuk melestarikan data mereka. Bahkan setelah Anda secara teknis selesai bermigrasi dan/atau mengintegrasikan sistem terpisah, Anda harus mengaudit pekerjaan Anda secara menyeluruh dan mengumpulkan umpan balik dari klien.

Mengapa audit begitu penting?

Bagi siapa pun yang beruntung memiliki rumah dan telah menyelesaikannya, Anda akan tahu bahwa itu tidak pernah sepenuhnya selesai setelah perbaikan pertama dan akan selalu ada beberapa hambatan dan hal-hal yang perlu diperbaiki. Untuk CRM Anda, ini adalah proses yang sama dan audit memperlihatkan potensi hambatan apa pun untuk kesuksesan Anda.

Anda baru saja berhasil memigrasikan klien dari Salesforce ke HubSpot. Namun, saat Anda mengaudit migrasi, Anda menemukan bahwa beberapa properti penting tidak dikonfigurasi dengan benar. Tanpa properti ini, klien tidak akan dapat mengotomatisasi kegiatan operasional secara efektif. Dengan memperbaiki selang waktu ini lebih awal, Anda menghemat berbulan-bulan klien Anda dari upaya manual yang tidak perlu.

Fakta kedua adalah bahwa melalui audit, Anda akan lebih memahami kebutuhan strategis CRM. Baru-baru ini kami telah mengintegrasikan HubSpot dengan beberapa alat lain dan CRM internal yang dipesan lebih dahulu. Selama ini, kami menemukan bahwa kami dapat meningkatkan semua area perusahaan dengan melakukan persilangan yang mulus menggunakan saluran dan otomatisasi kesepakatan yang tersegmentasi. Kami merancang solusi bisnis jangka panjang yang lebih baik untuk klien dengan memastikan kami mengaudit dan berkonsultasi dengan tim secara keseluruhan. Audit dan komunikasi terus-menerus meningkatkan kemungkinan implementasi yang berhasil, yang pada gilirannya memperkuat posisi Anda.

Cara mengaudit migrasi dan integrasi dalam tiga langkah

Di bawah ini, kita akan melihat beberapa praktik terbaik audit.

Kami dapat membagi audit menjadi tiga langkah berurutan:

1. Periksa data yang hilang - Periksa kembali objek, catatan, asosiasi, dan properti untuk memastikan tidak ada data yang terlewat selama migrasi atau integrasi.

2. Analisis kebutuhan pengguna - Analisis laporan dan daftar utama dari CRM klien sebelumnya untuk memastikan mereka dapat dibuat ulang di HubSpot dan berbicara dengan pengguna.

3. Migrasi delta - Lakukan “migrasi delta” untuk mentransfer data yang baru dimodifikasi yang mungkin tidak disertakan dalam migrasi atau integrasi awal.

Ini bukan jumlah langkah yang sempurna untuk audit integrasi, tetapi setiap audit yang baik harus mencakup setidaknya tindakan ini. Melewatkan salah satu langkah ini dapat menciptakan pekerjaan yang tidak perlu bagi Anda. Mengambil langkah yang salah juga dapat melipatgandakan beban kerja Anda. Misalnya, jika Anda mulai dengan mencoba membuat laporan (langkah 2), Anda mungkin menemukan bahwa data penting tidak dimigrasikan, dan Anda harus kembali ke langkah 1. Jika langsung melompat ke langkah 3, Anda mungkin menemukan bahwa Anda harus kembali dan mengoreksi data yang hilang dua kali.

Petakan kasus penggunaan

Anda dan pengguna akhir harus dapat memvisualisasikan bagaimana mereka bermaksud menggunakan akun HubSpot mereka. Tapi mari kita nyatakan, ini sulit, karena beberapa orang di organisasi tidak akan tahu apa itu CRM atau apa yang bisa dilakukan untuk mereka. Sebagai pelaksana utama, Anda perlu meluangkan waktu untuk mengatasi masalah mereka dan kemudian pada tingkat manusia yang normal, berdiskusi dengan mereka bagaimana CRM dapat digunakan untuk keuntungan mereka.

Untuk melakukan ini, gunakan pertanyaan terpandu agar mereka memberi tahu Anda secara tidak langsung cara mengatur CRM dan otomatisasi. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat Anda ajukan kepada mereka:

• Apa waktu terbesar Anda dalam bekerja? Mengapa?
• Bisakah Anda menunjukkan kepada saya (melalui berbagi layar, atau secara langsung) contoh klien yang baru saja ditutup di instans [CRM sebelumnya] Anda?
• Bagaimana rekaman bergerak (dari prospek ke klien) di sistem Anda? Bagaimana objek terkait bergerak?
• Bisakah Anda menunjukkan kepada saya seperti apa proses ini di [CRM sebelumnya]?
• Jika Anda bisa melambaikan tongkat ajaib, bagaimana Anda akan mengubah proses ini?
• Apakah ada proses yang tidak ingin Anda ubah? Mengapa?

Dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini, Anda akan mempelajari lebih lanjut tentang apa yang harus dibuat ulang dan/atau ditingkatkan untuk mereka di HubSpot. Untuk hasil terbaik, Anda harus mengomunikasikan garis waktu yang jelas kepada klien untuk masing-masing dari tiga langkah audit. Hanya kembali ke klien ketika Anda memiliki garis besar yang jelas tentang apa yang dapat Anda lakukan, apa yang akan ditingkatkan, langkah-langkah yang diperlukan dan pelatihan yang akan Anda berikan untuk menghilangkan gesekan. Dengan memberikan garis besar dan arah langkah yang jelas dan kemudian garis besar pelatihan yang konsisten dalam layanan ke depan, Anda dapat membatasi gangguan pada mereka.

Klien harus diperbarui pada status audit secara teratur, mungkin dalam pertemuan mingguan. Karena Anda tidak dapat menyelesaikan langkah apa pun tanpa umpan balik klien, sisihkan waktu yang cukup untuk membiarkan klien meninjau pekerjaan Anda, mengajukan pertanyaan, dan menyarankan perubahan. Bangun hubungan kerja yang kuat dengan pemangku kepentingan utama di tim klien, dan pastikan Anda bertemu dengan mereka secara teratur.F

CARI LEBIH LANJUT TENTANG IMPLEMENTASI CRM

Langkah 1: Cara Memeriksa Data yang Hilang

Setelah fase 1 integrasi Anda selesai, Anda ingin memastikan semua blok bangunan CRM mereka telah berhasil ditransfer.

Jika mereka kehilangan catatan kunci, objek, properti, atau asosiasi, mungkin akan lebih sulit untuk mentransfernya di masa mendatang. Meskipun Anda harus melakukan uji tuntas dan memeriksa kesalahan dalam data yang dimigrasikan dan/atau terintegrasi, Anda juga harus meminta tim klien Anda memeriksa akun mereka sendiri.

Mereka lebih mungkin untuk menangkap perusahaan, individu, dan properti yang hilang karena mereka mungkin menggunakan data ini dalam pekerjaan sehari-hari mereka. Pelanggan yang tidak terlibat selama migrasi atau integrasi lebih cenderung tidak senang dengan penerapannya, jadi terserah Anda untuk memastikan mereka terlibat secara aktif.

Pastikan Anda menjadwalkan cukup waktu untuk menjelaskan cara kerja objek, rekaman, dan properti HubSpot, karena ini akan membantu klien menilai kebutuhan mereka dengan lebih baik.

Dalam beberapa kasus, pengguna mungkin belum cukup mengenal HubSpot untuk melakukan audit sendiri, jadi Anda perlu membantu mereka secara positif.

Setelah Anda memiliki CRM hingga tahap adopsi pertama dan Anda telah melatih staf tentang beberapa proses dasar, Anda perlu mundur sedikit dan membiarkan pengguna mulai memecahkan masalah, menggunakan sistem dengan cara mereka sendiri dan datang dengan proses baru.

Misalnya, dalam implementasi baru-baru ini, kami memiliki proses yang selaras dengan menggunakan alat penjualan HubSpot, tetapi yang kami temukan adalah tim penjualan kewalahan dengan solusi. Kami melangkah mundur dan menerapkan beberapa solusi yang lebih mendasar dan memberikan pelatihan tentang berbagai aspek alat, yaitu cuplikan, yang akan memberikan otomatisasi dan penghematan waktu sambil tetap memberi mereka kendali. Apa yang terjadi selanjutnya adalah bahwa dalam seminggu, dan dengan beberapa pertanyaan yang muncul kembali, mereka telah sepenuhnya menerapkan proses baru menggunakan cuplikan tetapi mengintegrasikannya dengan pengelola file HubSpot untuk membuat sejumlah proses yang, meskipun tidak sesuai dengan yang kami rencanakan, telah meningkatkan pengalaman dan adopsi beberapa bagian platform.

Tanpa urutan tertentu, Anda dan pengguna harus secara mandiri atau bersama-sama mengevaluasi elemen-elemen berikut:

• Semua objek (sejauh mungkin) telah dipindahkan (atau diintegrasikan dengan tepat). Ini termasuk Kontak, Perusahaan, Penawaran, Produk, Penawaran, dan Tugas.
• Semua properti/bidang/tag yang terkait dengan objek di #1 telah dipindahkan (atau diintegrasikan dengan tepat).
• Semua asosiasi antara objek (#1) dan properti (#2) telah dipindahkan (atau terintegrasi). Misalnya, akan menyakitkan jika harus mengaitkan ratusan Transaksi (atau nilai properti penting) secara manual dengan Kontak/Perusahaan yang sesuai di lain waktu.
• Semua data fisik telah diimpor.
• Semua item "pemutus kesepakatan" telah dimigrasikan. Ini adalah asosiasi, objek, atau proses lain yang tidak dapat berfungsi tanpa klien.

Biarkan setidaknya satu atau dua minggu untuk langkah pertama ini. Jika klien tampaknya enggan untuk mengambil bagian dalam audit, jelaskan kepada mereka mengapa Anda tidak dapat melakukan ini tanpa masukan mereka. Dalam semua kasus, ingatkan mereka bahwa Anda sedang mencoba untuk memecahkan kesuksesan mereka dan melindungi mereka dari rasa sakit hilir.

Cara menilai, membuat ulang, dan meningkatkan laporan pelanggan

Organisasi modern tenggelam dalam data. Itu dikumpulkan di mana-mana, dari operasi bisnis global hingga perangkat seluler individu. Tapi tanpa konteks atau tujuan, data seperti pasir di Sahara - berlimpah tapi tak bernyawa. Laporan sangat penting untuk kesuksesan perusahaan dan jika klien Anda menyimpan data di CRM, mereka mungkin perlu melaporkannya dengan cara tertentu. Dalam beberapa kasus, klien mungkin sudah mengetahui laporan apa yang ingin mereka buat. Dalam kasus lain, Anda mungkin perlu membuat rekomendasi yang tepat untuk keberhasilan mereka. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat Anda ajukan untuk menentukan kebutuhan pelaporan klien Anda:

• Pernahkah Anda melaporkan upaya pemasaran/penjualan Anda sebelumnya dengan cara apa pun?
• Ketika Anda mengatakan Anda ingin melihat pelaporan, apa yang Anda bayangkan di kepala Anda?
• Bisakah Anda membagikan layar Anda (atau tangkapan layar) untuk ditunjukkan kepada saya?
• Menurut Anda, laporan apa yang dilihat pesaing Anda?
• Hasil apa yang ingin Anda tunjukkan kepada manajer/VP/CEO Anda, di dunia yang ideal?
• Apa yang akan Anda LAKUKAN berdasarkan laporan ini? Tindakan apa yang akan Anda ambil berdasarkan laporan ini?
• Data apa yang akan membantu tim Anda melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik? Data apa yang akan membantu Anda memandu tim Anda dengan lebih baik?

Bergantung pada jawaban mereka atas pertanyaan-pertanyaan ini, Anda mungkin perlu mengalokasikan waktu tambahan untuk membangun dasbor pelaporan mereka.

Misalnya, jika klien belum pernah melaporkan Pemasaran/Penjualan dengan cara yang berarti sebelumnya, Anda mungkin ingin mengirimi mereka beberapa sumber daya praktik terbaik untuk ditinjau. Jika klien mengandalkan laporan di CRM mereka sebelumnya, Anda dapat menggunakan pertanyaan di atas untuk mempelajari lebih lanjut tentang jenis data yang perlu mereka visualisasikan. Gali lebih dalam preferensi pelaporan mereka, dan tingkatkan pelaporan mereka berdasarkan pengalaman masa lalu Anda dengan klien lain.

Dalam beberapa kasus, laporan yang melibatkan objek kustom tidak dapat dibuat ulang dalam HubSpot tetapi pastikan Anda mencoba yang terbaik untuk membengkokkan HubSpot ke dalam format yang Anda butuhkan. Dalam kasus tersebut, Anda berpotensi membuat acara khusus menggunakan Timeline API, atau membuat kartu data di bilah sisi CRM menggunakan Ekstensi CRM.

Jika ada sesuatu yang tidak bisa dilakukan, bersikaplah transparan. Lakukan yang terbaik untuk menemukan solusi kreatif menggunakan API HubSpot dan alat bawaan.

Katakanlah Anda membantu klien membuat ulang laporan pendapatan transaksi sederhana, dan Anda melihat peluang untuk mentransfer banyak laporan Excel yang kompleks ke HubSpot dengan kemampuan Pusat Penjualan untuk melaporkan di beberapa kumpulan data. Dengan merekayasa laporan lintas-objek ini, Anda akan secara dramatis meningkatkan wawasan klien Anda tentang metrik utama. Sebelum mempelajari pelaporan klien Anda, Anda harus menetapkan kerangka waktu dan irama yang jelas untuk percakapan. Alokasikan sekitar dua minggu untuk tugas ini, tetapi jangan ragu untuk menyesuaikan berdasarkan kebutuhan klien Anda. Selain itu, ada baiknya untuk mendokumentasikan dengan jelas semua yang dibutuhkan klien dari Anda untuk pelaporan. Bagikan dokumen ini dengan mereka untuk menghindari kejutan yang terlambat.

Bagaimana dan mengapa Anda harus melakukan migrasi delta

Melakukan migrasi delta adalah langkah terakhir dalam proses audit. Migrasi delta adalah migrasi skala kecil, yang dilakukan pada akhir audit migrasi, untuk mentransfer data yang baru dimodifikasi yang mungkin tidak disertakan dalam migrasi awal.

Misalnya, migrasi Anda mungkin telah menyertakan semuanya hingga 01/12/2019, tetapi katakanlah klien terus bekerja di sistem CRM lama hingga 30/12/2019 (hingga akun HubSpot disiapkan). Kesenjangan, atau delta, data selama 29 hari ini dapat berdampak buruk pada pelaporan dan implementasi klien di HubSpot.

Dengan melakukan migrasi delta kecil untuk membawa data yang tersisa, Anda akan menghemat banyak pekerjaan ekstra bagi klien Anda, dan memastikan implementasi yang lebih lancar sejak awal. Jika Anda memilih untuk tidak melakukan ini, atau jika klien memilih untuk melakukannya secara mandiri, ini dapat menyebabkan penundaan yang cukup besar ke dalam timeline Anda. Idealnya, Anda harus menyertakan migrasi delta dalam proposal awal Anda ke klien Anda.

Tanpa mengklarifikasi faktor-faktor ini, Anda berisiko harus melakukan lebih dari satu migrasi delta, yang akan menghabiskan waktu dan uang tambahan bagi semua pihak. Setelah melakukan migrasi delta, pastikan untuk mengulangi langkah #1, dan periksa data yang hilang sekali lagi. Minta pengguna Anda mengaudit data mereka sendiri lagi, untuk terakhir kalinya. Setelah kedua pihak puas dengan migrasi delta, Anda siap untuk memulai.

Kesimpulannya

Anda harus selalu memeriksa pekerjaan Anda - yang berjalan sebagai standar - tetapi ketika melakukan perubahan penuh pada CRM, ini sangat penting. Mengubah CRM adalah waktu yang sulit bagi organisasi mana pun, dan dalam banyak hal, ini seperti memindahkan anak-anak Anda ke sekolah yang berbeda. Untuk anak-anak, ini adalah proses yang sangat mengganggu, mereka tidak akan menyukainya, Anda akan mengalami kemarahan dan pertengkaran, tetapi dalam jangka panjang, Anda tahu itu akan memperbaiki kehidupan mereka. Pentingnya audit dan snagging CRM sangat penting, tetapi melakukannya dengan baik dan efektif akan membantu meningkatkan keberhasilan proyek Anda.